1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pembangunan kesehatan merupakan upaya penyelenggaraan kesehatan oleh bangsa Indonesia untuk meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas, Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya. Puskesmas berperan menyelenggarakan sebagian dari tugas teknis operasional dinas kesehatan kabupaten/kota dan merupakan unit pelaksanaan tingkat pertama serta ujung tombak pembangunan kesehatan di Indonesia. Puskesmas mempunyai tugas diantaranya memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh, yaitu usaha kesehatan 1
2 yang bersifat promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif pada wilayah kerjanya (Budi, 2011). Salah satu bagian terpenting dari suatu instalasi pelayanan kesehatan adalah manajemen pengolahan arsip-arsip dokumen. Arsip pasien kemudian disimpan dalam suatu berkas yang dinamakan berkas rekam medis. Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, yang dimaksud dengan rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan kepada pasien. Departemen Kesehatan Republik Indonesia telah mengeluarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indosesia nomor 269/ MENKES/ PER/ III/ 2008 tentang rekam medis yang bertujuan agar terciptanya keseragaman dalam persepsi dan pelaksanaan rekam medis disetiap institusi pelayanan kesehatan, dalam hal tata cara penyelenggaraan, kepemilikan, dan pemanfaatan isi, pengorganisasian dan sanksi jika terjadi pelanggaran dalam pelaksanaan. Pimpinan sarana pelayanan kesehatan bertanggung jawab atas hilang, rusak, pemalsuan, dan atau penggunaan oleh orang atau badan yang tidak berhak terhadap rekam medis (Permenkes No. 269/ MENKES/ PER/ III/
3 2008 tentang kepemilikan, pemanfaatan, dan tanggung jawab Pasal 14). Menurut Depkes RI (1997), Rekam medis mempunyai beberapa aspek, salah satu diantaranya adalah aspek hukum atau legal artinya sebagai alat bantu hukum bagi pasien, rumah sakit, dan dokter. Aspek hukum atau legal menjadi salah satu aspek penting yang harus dipenuhi oleh rekam medis untuk dapat menjadikannya sebagai alat bukti yang sah untuk menegakkan keadilan. Berdasarkan Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 pasal 5 ayat 1 bahwa Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik kedokteran wajib membuat rekam medis. Sebagai pemberi pelayanan kesehatan yang menjalankan praktik kedokteran juga wajib membuat rekam medis. Salah satu isi berkas rekam medis rawat jalan terdiri dari formulir-formulir yang berisi data sosial, data medis, data pegobatan, serta data tidakan terhadap pasien. Formulir-formulir yang telah terisi disatukan, kemudian disimpan agar dapat dimanfaatkan untuk kepentingan administrasi, hukum, financal atau keuangan, penelitian, pendidikan, dan pendokumentasian data pasien. Mengingat manfaat rekam medis tersebut, maka WHO
4 (2006) menyebutkan bahwa semua formulir rekam medis harus disimpan dalam map rekam medis. Salah satu fungsi map (folder) adalah untuk melindungi berkas rekam medis. Rekam medis harus diberi sampul pelindung dilengkapi penjepit (fastener) untuk memelihara keutuhan susunan lembar-lembar rekam medis, mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran sebagai akibat dari sering dibolak-balik lembaran tersebut. Sampul yang sering dipakai adalah sampul pelindung, map, amplop (Depkes RI, 1997). Menurut Huffman (1994) rekam medis yang baik adalah memiliki data yang continue (berkesinambungan), sejak awal hingga akhir perawatan diberikan, maupun sejak pasien mendaftar pertama kali hingga pasien menjadi pasien inaktif. Kesinambungan data rekam medis merupakan satu hal yang mutlak dipenuhi dalam menjaga nilai rekam medis yang baik untuk mendukung kesehatan yang maksimal. Ketersediaan berkas rekam medis secara cepat dan tepat pada saat dibutuhkan akan sangat membantu mutu pelayanan kesehatan yang diberikan kepada pasien, maka dari itu masalah penyimpanan berkas rekam medis merupakan hal yang penting untuk diperhatikan. Jika sistem penyimpanan berkas rekam medis yang dipakai kurang baik maka akan timbul masalah-masalah yang dapat mengganggu ketersediaan berkas secara tepat dan cepat.
5 Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan pada bulan Agustus 2014 di UPT Puskesmas Wonosari II maka diperoleh informasi sebagai berikut : Pada bagian penyimpanan petugas masih merasa kesulitan dalam melakukan pengambilan berkas rekam medis karena desain map berkas yang pada saat ini digunakan karena nomor rekam medis tidak terlihat. Pada saat pengambilan map berkas rekam medis petugas harus terlebih dahulu melihat muka tiap map untuk meyakinkan bahwa berkas yang diambil tepat. Pengambilan yang masih susah membuat waktu pencarian bertambah lama. Map yang saat ini digunakan masih familly folder belum personal folder.terdapat banyak item-item pengisian pada map, sehingga menyebabkan pemberian map pada pasien baru menambah waktu di bagian pendaftaran yang harusnya, jika terdapat sedikit item bisa lebih mempercepat proses pendaftaran. Map berkas rekam medis yang saagt ini digunakan bentuk dan warnanya tidak seragam, ukuran map berkas rekam medis lebih kecil daripada ukuran formulirnya, bahan map juga mudah rusak. Bahan kertas yang digunakan adalah kertas dupleks karton yang biasanya digunakan untuk kardus makanan dan obat. Ukuran map berkas rekam medis pasien yang terlalu kecil maka mengakibatkan hilangnya lembar-lembar pemeriksaan pasien dan hasil laboratorium. Serta banyak map rekam medis yang sudah
6 rusak. Perancangan ini dilakukan karena rata-rata jumlah kunjungan pasien perharinya juga tinggi yakni 20 orang untuk pasien baru dan 130 orang untuk pasien lama. Maka dari itu dibutuhkan map (folder) berkas rekam medis yang sesuai dengan teori, kebutuhan pihak yang menggunakannya dan sesuai dengan keadaan di UPT Puskesmas Wonosari II untuk menyimpan hasil pemeriksaan pasien. Dari hasil observasi tersebut maka peneliti mengangkat judul Perancangan Ulang Map (Folder) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di UPT Puskesmas Wonosari II. B. Rumusan Ide Perancangan Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam perancangan ini yaitu Bagaimana rancangan ulang map (folder) berkas rekam medis rawat jalan di UPT Puskesmas Wonosari II? C. Tujuan Perancangan 1. TujuanUmun Merancang ulang map (folder) berkas rekam medis rawat jalan yang sesuai dengan kebutuhan dan mempermudah petugas dalam melakukan pekerjaan di UPT Puskesmas Wonosari II. 2. Tujuan Khusus a. Mengetahui aturan map (folder) berkas rekam medis.
7 b. Mengetahui item yang dibutuhkan pada map (folder) berkas rekam medis c. Merancang map (folder) berkas rekam medis yang dapat menjaga keutuhan berkas rekam medis, serta terdapat kode warna untuk memudahkan petugas dalam proses penyediaan, pengambilan dan penyimpanan berkas rekam medis. D. Keaslian Rancangan / Orisinalitas Sejauh pengamatan peneliti tentang penelitian dengan judul Perancangan Ulang Map (Folder) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di UPT Puskesmas Wonosari II, belum pernah dilakukan. Namun ada beberapa penelitia sebelumnya yang serupa diantaranya: 1. Rancangan Asyhari Trinugroho (2008) dengan judul Rancangan Map (Folder) Berkas Rekam Medis Di Poliklinik SLB Negri 3 Yogyakarta. Tujuan rancangan : merancang map berkas rekam medis yang sebelumnya belum pernah ada untuk menjaga keutuhan isi berkas rekam medis dan mempermudah pekerjaan perekam medis pada sistem penyimpanan dan pengelolaan berkas rekam medis.
8 Hasil rancangan : map berkas rekam medis terbuat dari kertas ivori 230 gr ukuran 35 x 22 cm yang disatukan dengan penjepit. Map berkas rekam medis digunakan untuk disimpan dengan posisi bertumpu pada punggung map. Persamaan : rancangan Trinugroho (2008) dengan penulis adalah sama-sama tentang rancanagn map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap. Perbedaan: rancangan Trinugroho (2008) adalah merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang sebelumnya belum ada di Poliklinik SLB Negeri 3 Yogyakarta dengan dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancangan Berry (2006). Sedangkan penulis menggunakan teori perancangan dari Dharma (1998), dua rancangan alternatif, dan marancang ulang map berkas rekam medis yang sudah ada, bertujuan memperbaiki dan mempermudah pekerjaan pada bagian penyimpanan di UPT Puskesmas Wonosari II. 2. Rancangan Mayasari Agustina (2011) dengan judul Rancangan Map (Folder) Rekam Medis di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten. Tujuan rancangan Agustina (2011) adalah merancang map rekam medis rawat jalan dan rawat inap di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro klaten yang kuat secara fisik dan dapat
9 menjaga keutuhan berkas rekam medis. Sedangkan hasil dari rancangan Agustina (2011) adalah rancangan map yang kuat secara fisik. Map rekam medis terbuat dari kertas buffalo 150gr ukuran 35x25 cm. Persamaan : penelitian dengan Agustina (2011) dengan peneliti adalah sama-sama tentang rancangan map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap.. Perbedaan: pada rancangan Agustina (2011) merancang map berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap yang sebelumnya belum ada di RSUP Dr. Soeradji Tirtonegoro Klaten, pemilihan warna yang ditentukan oleh perancang, dua rancangan alternatif dan menggunakan teori unsur rancanagn Barry (2006), sedangkan pada rancangan ini penulis mendesain ulang map yang sudah ada dengan memberikan dua rancangan alternatif, menggunakan teori perancangan dari Dharma (1998) dan warna rancangan ditentukan oleh pihak UPT Puskesmas Wonosari II. 3. Rancangan Anjumi (2012) dengan judul Rancangan Map (Folder) Berkas Rekam Medis Rawat Jalan di RSU Rizki Amalia Kulonprogo. Tujuan rancangan Anjumi (2012) adalah merancang map berkas rekam medis pasien rawat inap yang kuat secara fisik
10 dan dapat menjaga keutuhan isi berkas rekam medis di RSU Rizki Amalia kabupaten Kulon progo, serta mempermudah pekerjaan perekam medis dalam proses penyimpanan dan pengembalian kembali berkas rekam medis. Hasil adalah ukuran map alternatif terpilih adalah 24x19 cm dengan kertas buffalo 150 gr warna hijau. Persamaan: sama-sama merancang map (folder) berkas rekam medis rawat jalan yang kuat secara fisik. Perbedaan: merancang ulang map berkas rekam medis rawat jalan sebelumnya sudah ada dengan menyesuaikan kebutuhan yang ada di UPT Puskesmas Wonosari II dengan merancang dua map alternatif, sedangkan pada penelitian Anjumi (2012) adalah khusus merangcang map rekam medis rawat jalan yang sebelumnya belum ada dan merancang dua map alternatif. E. Manfaat Perancangan 1. Bagi Puskesmas Hasil perancangan ini diharapkan memberikan masukan tentang bagaimana rancangan map (folder) rekam medis yang sesuai dengan kebutuhan di UPT Puskesmas Wonosari II serta dapat menjaga keutuhan isi berkas rekam medis dan
11 memudahkan pekerjaan petugas pada sistem penyimpanan, pengambilan kembali dan pengelolaan berkas rekam medis. 2. Bagi Instansi Pendidikan Sebagai bahan masukan dalam pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan pengetahuan tentang rekam medis. 3. Bagi Perancang Lain Dapat dijadikan referensi untuk pengembangan perancangan dan dasar acuan perancangan lainnya. 4. Bagi Perancang Menambah pengetahuan dan wawasan serta pengalaman yang berharga secara langsung mengenai perancangan map (folder) berkas rekam medis dan sesuai dengan tujuan maupun kebutuhan dari penggunanya. F. Gambaran Umum UPT Puskesmas Wonosari II Berdasarkan Profil Kesehatan UPT Puskesmas Wonosari II Gunungkidul Tahun 2013 diperoleh gambaran umum UPT Puskesmas Wonosari II sebagai berikut: 1. Kondisi Geografi UPT Puskesmas Wonosari II beralamatkan di Jl. Pramuka nomor 24, Wonosari, Gunungkidul. UPT Puskesmas Wonosari
12 II merupakan salah satu bagian wilayah kecamatan Wonosari, luas wilayah Puskesmas 33,10 dengan ketinggian tanah antara 100 m sampai dengan 350 m diatas permukaan laut dengan batas wilayah sebelah utara kecamatan Nglipar, sebelah selatan desa Siraman, sebelah barat kecamatan Playen dan sebelah timur kecamatan Karangmojo serta kecamatan Semanu. Di Puskesmas Wonosari II membawahi 7 desa/kelurahan, 61 dusun dan dari masing-masing sudah ada Puskesmas pembantu bahkan di desa/kelurahan Gari ada 2 Puskesmas pembantu. Dari 7 desa/kelurahan ada 3 desa/kelurahan masuk dalam status desa perkotaan yaitu desa Kepek, desa Wonosari dan desa Baleharjo lainnya masuk status pedesaan yaitu desa Selang, desa Piyaman, desa Gari dan desa Karang Tengah. Jumlah penduduk menurut Data Kependudukan Kecamatan Wonosari tahun 2013 52.333 jiwa dengan kepatan penduduk (Man land ratio) 15,48 / dengan perbandingan laki-laki sebesar 49,18% dan perempuan 50,82% perempuan. Jumlah rumah tangga 15.023 dengan jiwa per rumah tangga adalah 15.480 jiwa. 2. Pelayanan Kesehatan Pelayanan di UPT Puseksmas Wonosari II meliputi: a. Poli Pemeriksaan Umum
13 b. Poli Gigi c. Poli KIA d. Gizi e. Apotek f. Laboratorium (Hematologi dan Bakterialogi) 3. Jumlah Penduduk Jumlah penduduk menurut jenis kelamin di UPT Puskesmas Wonosari II. Tabel 1 Jumlah Penduduk Menurut Jenis Kelamin No Desa Pria (Jiwa) Wanita (Jiwa) Jumlah (Jiwa) 1 Wonosari 4251 4283 8534 2 Baleharjo 5122 5308 10430 3 Kepek 4079 4170 8249 4 Piyaman 3061 3137 6234 5 Gari 4077 4075 8152 6 Karang Tengah 2195 2267 4462 7 Selang 3010 3262 6267 Jumlah 25795 26538 52333 4. Tenaga Kesehatan Jumlah tenaga kesehatan yang ada di UPT Puskesmas Wonosari II meliputi: 3 dokter umum, 1 dokter gigi, 1 analis
14 laboratorium, 1 DIII Sanitasi, 2 Sarjana Keperawatan, 6 DIII perawat, 7 DIII bidan, 1 Asisten Apoteker, 1 DK1 III Gizi, 3 Karyaawan Kategori II, 9 Tata Usaha. 5. 10 Besar Penyakit di UPT Puskesmas Wonosari II Tabel 2 10 Besar Penyakit No Nama Penyakit ICD X Jumlah 1 Common cold/ nasopharingitis akut J00 5158 2 Hipertensi Essensial Primer I10 3754 3 Gangguan Otot Lainya M62 3252 4 Penyakit Pulpa dan Jaringan K04 2292 Periapikal 5 Gastritis dan Duodenis K29 2262 6 Infeksi Saluran Nafas Atas Akut J06 1929 Multipel dan YTT 7 Sakit Kepala R51 1663 8 Faringitis Akut J02 1525 9 Asma J45 1375 10 Gangguan Sendi M25 1186 Sumber Data: Laporan LB 1 UPT Puskesmas Wonosari II