BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dewasa ini hampir semua perusahaan milik pemerintah maupun perusahaan swasta berhati - hati dan serius dalam melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini sangat berguna dalam memudahkan perusahaan atau organisasi tersebut. Menyingkapi Perkembangan ilmu Pengetahuan Dan Teknologi serta arus informasi di Era Globalisasi ini, Perlu adanya sistem Adrninistrasi yang akurat baik dalam instansi pemerintahan maupun biro swasta lainnya. Begitu pula hanya Kantor Arpusda Kota Surakarta yang merupakan suatu instansi pemerintahan yang tidak lepas dari sistem pengarsipan yang baik. Di dalam instansi atau organisasi yang merupakan sumber data adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari segala kegiatan dan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Dewasa ini semua perusahan milik pemerintahan maupun perusahaan milik swasta teliti dan serius dalam melaksanakan penyimpanan arsip. Hal ini dipergunaltan untuk mempermudah pekerjaan di perusahan atau di organisasi tersebut. Di dalam instansi atau organisasi yang merupakan sumber data adalah arsip. Karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari segala kegiatan dan transaksi yang terjadi di dalam perusahaan. Hal ini disebabkan oleh karena manusia selalu memerlukan catatan atau rekaman dari setiap pekerjaan yang dilakukan sekaligus arsip merupakan alat bantu untuk mengingat segala 1
2 keperluan organisasi atau perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian yang otentik dari data tersebut. Pekerjaan tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang menyangkut tentang data atau keterangan yang harus dicatat atau diolah secara teratur, sehingga segala sesuatu yang menyangkut tentang data atau keteranga tersebut mempunyai kegunaan atau nilai tertentu, sehingga arsip yang dipeflukan dapat mudah ditemukan dan sistematis. Dengan menyisipkan data atau keterangan tersebut, terdapatlah surat atau warkap yang disebut dengan arsip. Arsip yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang rnenyebutkan sebagai "warkat", pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis, baik dalarn bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keteranganketerangan yang memuat sesuatu subyek (pokok personalia) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat sesorang dalam mengelolah dan menyimpan suatu data. Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian yang otentik dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan sebagai proses mengklasifikasi, menata, dan menyimpan arsip agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dapat juga dikatakan bahwa fungsi dasar pengarsipan adalah menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman dan dengan suatu cara yang
3 memungkinkan penemuan arsip tertentu dengan cepat.dari latar belakang tersebut, penulis mengangkat tema dengan judul "SISTEM INFORMASI PEMINJAMAN BUKU PADA KANTOR ARSIP DAN PERPUSTAKAAN DAERAH KOTA SURAKARTA" 1.2 Rumusan Masalah Kemampuan manusia dalam menyelesaikan pekerjaan yang semakin banyak dan rumit sangatlah terbatas, sehingga disini dibutuhkan suatu sistem yang dapat mengolah data dengan baik sehingga dapat mempercepat serta mengefisienkan pekerjaan pengolahan data di antaranya adalah 1. Apa saja kendala menghitung buku yang dipinjam pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. 2. Bagaimana sistem pencatatan buku keluar masuk pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. 3. Bagaimana cara mengelola suatu pinjaman buku yang teratur dan terarah pada kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta. 1.3 Batasan Masalah Dalam hal ini, penulis melakukan pembatasan masalah yang meliputi prosedur penyimpanan buku, peminjaman buku, dan pemeliharaan buku. Agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang peminjaman buku pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Kota Surakarta.
4 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian adalah : 1. Ingin mengetahui bagaimana Pengelolaan Arsip Peminjaman Buku dan Pengembalian Buku pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 2. Ingin mengetahui faktor faktor yang menghambat Pengelolaan Arsip pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta. 3. Ingin mengetahui usaha yang dilakukan untuk mengatasi hambatan hambatan tersebut 1.5 Manfaat Penelitian 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan pengalaman penulis terutama dalam pembuatan program aplikasi yang informatif dan efisien tentang informasi data yang up to date 2. Bagi Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta Diharapkan dapat menjadi bahan referensi baru bagi perpustakaan Kantor Arsip dan Perpustakaan serta untuk menambah perkembangan teknologi khususnya pada pembuatan aplikasi. 3. Pengembangan Untuk Penelitian Program ini tidak menutup kemungkinan dikembangkan oleh orang lain dengan kemampuan pengolahan data lebih canggih, bahkan dapat dikembangkan di luar.
5 1.6 Metodologi Penelitian Dalam metodologi penelitian ini penulis menggunakan beberapa metode yaitu: 1. Lokasi Penelitian Lokasi penelitian yang digunakan adalah di Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta. 2. Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. a. Data Primer Yaitu data yang diperoleh langsung dari sumber penelitian, dengan cara wawancara langsung dengan angket atau kuesioner dan observasi dalam hal ini penulis memperoleh data dari Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta. b. Data Sekunder Yaitu data yang didapat dari dokumentasi pada Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Surakarta.
6 1.7 Sistematika Penulisan Adapun sistematika tugas akhir adalah sebagai berikut: Bab I PENDAHULUAN. Bab ini merupakan bab pendahuluan, yang di dalamnya akan membahas latar belakang permasalahan, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II LANDASAN TEORI Bab ini membahas tentang landasan teori, sistem informasi, sistem pengolahan data, database, bagan alur sistem, delphi, permasalahan yang digunakan sebagai acuan penyelesaian analisa dan pembahasan pada bab IV. Bab III TINJAUAN UMUM Pada bab ini membahas tentang gambaran umum dari kantor Arpusda dan Struktur Organisasi. Bab IV ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH Pada bab ini menguraikan tentang implementasi dari sistem informasi administrasi pelayanan umum, cara pengoperasian program aplikasi, dan output yang dihasilkan dari aplikasi yang dibuat. Bab V PENUTUP Bab ini merupakan penutup, yang berisi kesimpulan serta saran-saran dari penulis.
7 1.8 Rencana Kegiatan DESEMBER JANUARI FEBRUARI MEI JUNI JULI KEGIATAN I II III IV I II III IV I II III IV I III III IV I II III IV I II III IV Pengumpulan Data Penulisan Laporan Asistensi BAB I Asistensi BAB II Asistensi BAB III Asistensi BAB IV Asistensi BAB V Analisis Kebutuhan Rancangan Bangun Program Uji Coba Program (testing) Revisi Naskah,Desain Rancangan,Code Program Implementasi Program Tabel 1.1 Rencana Kegiatan