BAB 1 PENDAHULUAN. Seperti diketahui bahwa kegiatan administrasi akan selalu ada pada perusahaan besar

Transkripsi

1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seperti diketahui bahwa kegiatan administrasi akan selalu ada pada perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Baik itu lembaga pemerintahan maupun swasta. Kegiatan ini akan terlihat sebagai fungsi kantor yang menyediakan jasa infomasi baik untuk keperluan internal atau eksternal kantor. Informasi sendiri dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber informasi adalah data. Data menyatakan segala hal, peristiwa atau kenyataan lain apapun yang mengandung sesuatu pengetahuan yang dijadikan dasar untuk penyusun keterangan, pembuatan kesimpulan, atau penetapan keputusan. Informasi diperoleh saat data-data mentah diproses dan diolah. Informasi harus memenuhi beberapa kriteria, antara lain: 1. Informasi harus akurat, sehingga mendukung pihak manajemen dalam mengambil keputusan.

2 2. Informasi harus relevan, benar-benar terasa manfaatnya bagi yang membutuhkan. 3. Informasi harus tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan pada saat dibutuhkan. Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkan informasi tersebut. Jasa informasi yang tersedia salah satunya antara lain meliputi kegiatan penanganan surat baik itu surat masuk yang dimulai dari surat diterima sampai surat ditindaklanjuti sebagai bahan pertimbangan hingga berkas tersebut menjadi arsip. Demikian juga pada penanganan surat keluar sejak berkas berupa konsep lalu ditangani hingga dikirim. Pada instansi atau perusahaan terkait yang sering menjadi kendala adalah penanganan surat masuk,sering kali atasan merasa surat yang menjadi bahan pertimbangan untuk pengambilan keputusan terselip atau hilang sehingga transaksi yang seharusnya menguntungkan tidak terjadi. Penanganan surat yang baik tentu diperlukan untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam bidang informasi. Pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan, penanganan surat yang dilakukan selama ini masih menggunakan aplikasi Microsoft Excel dalam pengerjaannya. Dalam hal ini, penulis bermaksud untuk melakukan

3 Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT ASKES(Persero) Regional I Medan dengan tujuan agar proses pengarsipan(surat masuk dan surat keluar) dapat ditangani lebih efektif dan efisien. 1.2 Identifikasi Masalah Penyusunan Tugas Akhir yang berjudul Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar (Mail Handling) Pada PT ASKES(Persero) Regional I Medan, akan menguraikan bagaimana proses penanganan surat masuk dan surat keluar pada sistem informasi yang dirancang dan dikembangkan oleh penulis.maka permasalahan yang dikaji dalam Tugas Akhir ini adalah : a. Kesulitan dalam menangani jumlah surat yang masuk dan keluar setiap harinya pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan. Pengklasifikasian jenis surat yang masuk dan keluar dalam bentuk kode surat dan no surat. Dalam hal ini termasuk juga, surat yang masuk pada PT ASKES (Persero) Regional I ditujukan ke departemen apa( bagian) dan surat yang keluar dari PT ASKES ( Persero) Regional I ditujukan ke departemen maupun instansi apa. b. Kesulitan untuk menemukan kembali/ pencarian (searching) surat masuk ataupun surat keluar jika dibutuhkan pada masa yang akan datang.

4 1.3 Batasan Masalah Dalam hal ini penulis melakukan pembatasan ruang lingkup masalah, hal ini dilakukan agar pembahasannya tidak menyimpang dari topik permasalahan tentang Perancangan Sistem Informasi Penanganan Surat Masuk dan Keluar Pada PT.Askes(Persero) Regional I Medan. Batasan masalahnya adalah seputar penginputan, pengupdatean, dan menampilkan kembali data surat yang masuk maupun keluar pada PT.Askes Reg.I Medan di dalam sebuah database. Perancangan sistem informasi ini menggunakan sistem operasi Windows XP, aplikasi server XAMPP yang terdiri dari Apache Web server, PHP, MySQL, serta menggunakan Macromedia Dreamweaver MX 2004 sebagai editor perancangan. 1.4Maksud dan Tujuan Adapun maksud dari penelitian yang penulis lakukan adalah untuk merancang suatu sistem informasi penanganan surat masuk dan keluar pada pada PT.Askes(Persero) Regional I Medan, serta untuk mengetahui bagaimana menampilkan informasi surat tersebut secara efektif dan efisien dari sistem yang telah ada. Adapun tujuan penulis dalam pemilihan judul tugas akhir ini adalah :

5 1. Untuk meningkatkan kinerja dalam bidang penanganan surat masuk dan keluar menjadi lebih efektif, cepat, akurat, dan efisien. 2. Menciptakan manajemen surat(mail handling) yang memanfaatkan teknologi informasi yang ada, sehingga meminimalisasikan kesalahan yang timbul dalam penanganan surat pada PT ASKES (Persero) Regional I Medan. 3. Dengan adanya sistem informasi ini, maka yang berhak melakukan pengaksesan terhadap surat yang masuk pada PT.ASKES (Persero) Regional I Medan adalah bagian/ departemen yang dituju. Adapun departemen lain tidak berhak mengakses surat sembarangan. 4. Adanya suatu sistem yang lebih praktis, mudah pelaksanaannya serta dapat dipertanggungjawabkan, pada setiap tingkat manajemen PT.Askes Metodologi Penelitian Untuk mendukung penyusunan Tugas Akhir, maka penulis membutuhkan data-data yang diperoleh melalui serangkaian tinjauan, penelitian, riset maupun pengambilan data. Data di dalam riset tersebut penulis menggunakan beberapa metode diantaranya:

6 1.Penelitian Lapangan Pengumpulan data untuk keperluan riset ini penulis lakukan dengan menggunakan data sekunder yang diperoleh dari PT.ASKES(Persero) Regional I Medan. Data yang dikumpulkan tersebut penulis gunakan sebagai acuan dalam melakukan perancangan sistem informasi yang akan penulis bangun. 2.Penelitian Kepustakaan (Studi Literatur) Dalam hal ini pengumpulan data serta keterangan-keterangan dapat dilakukan dengan membaca serta mempelajari buku-buku ataupun literatur pelajaran yang didapat di perkuliahan ataupun umum, serta sumber informasi lainnya yang berhubungan dengan objek yang diteliti. 3.Wawancara Pengumpulan data dengan wawancara ini digunakan untuk meyakinkan bahwa data yang diperoleh benar-benar akurat dari sumber yang berkompeten dalam bidang pengelolaan surat (mail handling). 1.6 Kontribusi Penelitian Adapun kegunaan penelitian ini adalah untuk menciptakan sistem informasi yang dapat membantu mempermudah pengelolaan surat (mail handling) menjadi lebih cepat dan akurat.

7 1.7 Tinjauan Pustaka Sebagai karya tulis yang ingin dinilai baik haruslah memiliki referensi yang cukup.oleh karena itu penulis mengumpulkan bahan bacaan guna mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan materi yang terdapat pada tugas akhir nantinya. Sebagai sumber bahan bacaan atau informasi tersebut penulis mendapatkannya dari perpustakaan, koleksi buku pribadi milik sendiri serta pinjaman dari tementeman penulis. Adapun bahan pustaka yang penulis maksud adalah sebagai berikut: 1.Sutarman, Membangun Aplikasi web dengan PHP dan MySql, Penerbit GRAHA ILMU(2007: hal 95) PHP adalah termasuk bahasa yang embedded (bisa ditempel atau diletakkan dalam tag HTML). 2. Arbie, Manajemen Database Dengan MySql, Penerbit Andi Yogyakarta(2003: hal 21) SQL adalah bahasa standar yang digunakan untuk mengakses database server. Bahasa ini pada awalnya dikembangkan oleh IBM, namun telah diadopsi dan digunakan sebagai standar industri. Dengan menggunakan SQL, proses akses database menjadi lebih user friendly. 3.Sutarman, Membangun Aplikasi Web Dengan PHP dan Mysql, Penerbit GRAHA ILMU (2007: hal 76) Macromedia Dreamweaver adalah sebuah editor HTML, profesional untuk mendesain secara visual dan mengolah situs web ataupun halaman web..

8 I.8 Sistematika Penulisan Untuk mempermudah penulisan tugas akhir ini, penulis membuat suatu sistematika penulisan yang terdiri dari : BAB 1 : PENDAHULUAN Bab ini merupakan bab pendahuluan dalam tugas akhir ini, penulis membuat latar belakang masalah, identifikasi masalah, pembatasan masalah, maksud dan tujuan, dan metode penelitian serta data-data yang dibutuhkan. BAB 2 :LANDASAN TEORI Pada Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa Pemrograman PHP, Apache, dan MySQL yang digunakan oleh penulis. BAB 3 : SEJARAH PERUSAHAAN Pada Bab ini dijelaskan dan diuraikan secara singkat profil PT.ASKES (Persero) Regional I Medan. BAB 4 : PERANCANGAN SISTEM Pada Bab ini dijelaskan dan diuraikan tentang pembuatan serta perancangan sistem.

9 BAB 5 : IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini menguraikan tentang definisi, tujuan, dan langkah-langkah dalam implementasi sistem juga disertai dengan komponen-komponen kebutuhan sistem. BAB 6: KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini, penulis berusaha menarik kesimpulan dan saran yang bermanfaat bagi kemajuan sistem yang dibangun ini kelak.