PERANCANGAN SISTEM INFORMASI SIMPAN PINJAM (STUDI KASUS: KOPERASI MITRA ABADI PANGALENGAN) Novrini Hasti, S.Si, MT Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Jl. Dipatiukur No. 112-116 Bandung, Indonesia Ika Sartika, S.Kom Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung, Indonesia e-mail : nhasti@yahoo.com no. telp. : 08164204449 no. fax : 022-2533754 ABSTRAK Koperasi merupakan salah satu bentuk badan usaha yang sesuai dengan kepribadian bangsa Indonesia yang pantas untuk ditumbuhkembangkan sebagai badan usaha penting dan bukan sebagai alternatif terakhir. Koperasi Mitra Abadi Pangalengan adalah suatu koperasi yang mempunyai kegiatan usaha simpan pinjam. Kegiatan simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan masih terdapat beberapa masalah diantaranya sulitnya pencarian data yang masih dalam bentuk arsip, perhitungan pinjaman yang dihitung secara manual menyebabkan lambatnya pelayanan pinjaman, serta terlambatnya dalam pembuatan laporan. Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototype dengan metode pendekatan berorientasi objek. Alat bantu analisis dan perancangan sistem yaitu menggunakan use case diagram, activity diagram, serta sequence diagram. Aplikasi yang digunakan dalam pembuatan software yaitu Java NetBeans 7.0 dengan aplikasi database MySql. Sistem yang dibangun adalah Sistem Informasi Simpan Pinjam dengan database berbasis client-server yang dapat mengelola data anggota, mengelola data petugas, simpanan, pinjaman, serta angsuran. Kata kunci : Koperasi, Simpan Pinjam, MySql, Metode Prototype, Metode Berorientasi Objek, Clint-Server I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Penelitian Dunia teknologi komputer dan informasi berkembang sangat pesat. Kondisi ini memungkinkan pengguna teknologi informasi dapat terbantu dalam menyelesaikan masalah secara cepat dan akurat. Perkembangan teknologi informasi ini selalu terkait dengan perkembangan sistem informasi. Teknologi informasi dipakai dalam sistem informasi untuk meyediakan informasi bagi para pemakai dalam rangka pengambilan keputusan. Sistem informasi yang baik akan meningkatkan aksesbilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, dukungan sistem informasi dapat membuat sebuah organisasi atau perusahaan memiliki keunggulan yang kompetitif dan sistem informasi dapat 1
mengembangkan berbagai produk, layanan, dan kemampuan yang memberikan perusahaan keunggulan besar dan berorientasi solusi untuk tantangan organisasi atau perusahaan. Koperasi merupakan badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan. Koperasi bertujuan untuk menyejahterakan anggotanya, serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional dalam rangka mewujudkan masyarakat yang maju, adil dan makmur berdasarkan pancasila dan UUD 1945. Koperasi pedagang Mitra Abadi pangalengan merupakan koperasi yang didirikan oleh para pedagang di Pasar Pangalengan yang anggotanya adalah para pedagang. Jenis dari Koperasi Pedagang Mitra Abadi ini adalah Koperasi Simpan Pinjam. 1.2 Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, maka identifikasi masalah pada penelitian ini adalah : 1. Kesulitan dalam pencarian seperti data anggota, simpanan, pinjaman ketika data atau arsip semakin banyak yang disebabkan oleh pencatatan transaksi simpan pinjam masih dituliskan dalam buku simpan pinjam, rekap simpan pinjam dan buku kas. 2. Belum adanya Aplikasi yang dapat membantu perhitungan transaksi pinjaman yang masih dilakukan secara manual, sehingga proses transaksi pinjaman menjadi lambat. 3. Pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama, karena pembuatan laporan dilakukan dengan merekap data atau arsip simpan dan pinjaman. 1.3 Rumusan Masalah Sedangkan rumusan masalahnya sebagai berikut : 1. Bagaimana sistem informasi simpan pinjam yang saat ini berjalan pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 2. Bagaimana perancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 3. Bagaimana pengujian sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 4. Bagaimana implementasi rancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangelengan. 1.4 Maksud Penelitian Maksud dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu Sistem Informasi Simpan Pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan serta untuk membuat perangkat lunak yang bisa membantu kegiatan simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 1.5 Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian ini adalah: 1. Untuk mengetahui sistem pelayanan simpan pinjam yang sedang berjalan pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 3. Untuk menguji sistem informasi simpan pinjam yang telah dibuat pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 4. Untuk mengimplementasikan rancangan sistem informasi simpan pinjam pada Koperasi Mitra Abadi Pangalengan. 1.6 Metode Pendekatan Sistem Metode pendekatan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah metode pendekatan berorientasi objek, karena analisis yang dilakukan lebih menekankan pada fungsi-fungsi objek dalam sistem. 2
1.7 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu prototype yang merupakan suatu metode dalam pengembangan sistem yang menggunakan pendekatan untuk membuat sesuatu program dengan cepat dan bertahap sehingga segera dapat dievaluasi oleh pemakai. Dalam metode prototype terdapat 3 tahapan yaitu (Roger S. Pressman, 2002) : 1. Mendengarkan Pelanggan Mendengarkan pelanggan bertujuan untuk mengetahui keluhan pelanggan mengenai masalah, serta kebutuhan sistem. Pada tahapan ini, kegiatan yang dilakukan penulis adalah melakukan wawancara pada ketua koperasi dan petugas koperasi untuk mengetahui kebutuhan dari sistem yang akan dibangun. Selain melakukan wawancara, penulis juga melakukan pengamatan terhadap kegiatan yang dilakukan di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan. 2. Merancang dan Membuat Prototype Pada tahapan ini, penulis merancang sistem berdasarkan kebutuhan awal dan analisis yang telah dilakukan. Perancangan difokuskan pada aspek-aspek perangkat lunak yang dibangun agar sesuai dengan kebutuhan yang didefinisikan sebelumnya oleh pihak koperasi. 3. Uji coba Pada tahap ini, prototype sistem yang telah dibangun diuji coba oleh pihak koperasi. Uji coba ini dilakukan dengan tujuan untuk melakukan evaluasi terhadap sistem, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak. Jika sistem belum sesuai kebutuhan, maka pihak koperasi menyampaikan kembali keluhan untuk dilakukan perbaikan pada sistem. II. LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting dalam pengambilan keputusan, permasalahannya adalah dimana informasi tersebut didapat. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi. Robert A Leitch dan K. Roscoe Davis mendefinisikan sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (HM Jogianto, 2005). Menurut Hall mendefinisikan sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, diproses, menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai (Abdul Kadir, 2003). Berdasarkan dua definisi diatas maka dapat didefinisikan bahwa sistem informasi adalah mencakup sejumlah komponen ada sesuatu yang diproses dan dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan tertentu. 2.2 Pengertian Jaringan Komputer Jaringan komputer (computer network) adalah hubungan dua buah simpul (umumnya berupa komputer) atau lebih yang bertujuan utamanya adalah untuk melakukan pertukaran data (Abdul Kadir, 2003). 2.3 Pengertian Client Server Client adalah sembarang sistem atau proses yang melakukan sesuatu permintaan data atau layanan ke server. Server adalah sistem atau proses yang menyediakan data atau layanan yang diminta oleh client. Secara fisik, sebuah server dapat berupa komputer (mainframe, mini computer, workstation, ataupun PC) atau piranti yang lain (misalnya printer) (Abdul Kadir, 2003). 3
2.4 Pengertian Koperasi Menurut Undang-undang No. 25/1992, koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang-perorangan atau badan hukum Koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip Koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan (Arifin Sitio dan Halomoan Tamba, 2001). 2.5 Pengertian Simpanan Berdasarkan UU No. 25 tentang perkoperasian (Pasal 55) menetapkan bahwa simpanan anggota, simpanan pokok dan simpanan wajib, merupakan modal yang menanggung resiko. Jika koperasi mengalami kerugian atau dibubarkan karena sebab tertentu, simpanan tersebut akan dipergunakan untuk menutup kerugian atau menyelesaikan kewajiban lainnya. Dengan ketentuan seperti itu, maka simpanan koperasi diartikan sebagai modal sendiri atau dapat disamakan dengan saham perusahaan. Berdasarkan ketentuan UU 10 tahun 1998 tentang Perubahan UU 7 tahun 1992 tentang Perbankan dengan rumusan : simpanan adalah dana yang dipercayakan oleh masyarakat kepada bank berdasarkan perjanjian penyimpanan dana dalam bentuk Giro, Deposito, Sertifikat Deposito, Tabungan dan/atau bentuk lainnya yang dipersamakan dengan itu (Arifin Sitio dan Halomoan Tamba, 2001).. 2.6 Pengertian Pinjaman Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 9 tahun 1995 tentang pelaksanaan kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi menyatakan bahwa pinjaman adalah penyediaan uang atau tagihan yang dapat dipersamakan dengan itu, berdasarkan persetujuan atau kesepakatan pinjam-meminjam antara Koperasi dengan pihak lain yang mewajibkan pihak peminjam untuk melunasi hutangnya setelah jangka waktu tertentu disertai dengan pembayaran sejumlah imbalan (Arifin Sitio dan Halomoan Tamba, 2001). III. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisis Prosedur yang sedang Berjalan 3.1.1 Prosedur pendaftaran Prosedur ini merupakan prosedur pendaftaran anggota baru di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan : 1. Calon anggota mengajukan permohonan anggota baru dan persyaratan kepada petugas koperasi, kemudian petugas koperasi akan memeriksa kelengkapan persyaratan. 2. Apabila semua persyaratan lengkap maka ketua akan memverifikasi pengajuan permohonan anggota baru. Apabila tidak maka formulir akan diserahkan kembali kepada calon anggota. 3. Petugas koperasi akan membuatkan buku anggota, lalu diserahkan kepada anggota sebagai bukti telah menjadi anggota baru. (syarat menjadi anggota adalah pedagang pasar pangalengan) 3.1.2 Prosedur Simpanan Simpanan Anggota terdiri dari : A. Simpanan Pokok Rp. 25.000 (dibayar satu kali disaat mendaftar) B. Simpanan wajib Rp. 10.000,-/ minggu C. Simpanan sukarela merupakan simpanan pribadi anggota yang bersifat tidak wajib bagi anggota. Untuk pengambilan simpanan pokok dan wajib hanya bisa diambil ketika anggota keluar dari keanggotaan koperasi, dan simpanan sukarela bisa diambil kapan saja. Prosedur ini merupakan prosedur simpanan di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan : 1. Anggota menyerahkan setoran simpanan kepada petugas koperasi 2. Petugas koperasi menerima setoran kemudian memperbaharui buku anggota. 4
3. Setelah buku anggota diperbaharui maka buku tersebut akan diserahkan kembali kepada anggota. 4. Petugas koperasi akan membuat laporan simpanan dan diserahkan kepada ketua. 3.1.3 Prosedur Pengambilan Simpanan Prosedur ini merupakan prosedur pengambilan simpanan di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan : 1. Anggota menyerahkan formulir pengambilan simpanan kepada petugas koperasi. 2. Petugas koperasi akan jumlah simpanan. 3. Petugas membuat laporan pengambilan simpanan. 3.1.4 Prosedur Peminjaman Terdapat ketentuan dalam peminjaman yaitu peminjam adalah pedagang di pasar pangalengan, lama keanggotan selama 3 bulan, dan jumlah pinjaman maksimal dua kali lebih besar dari jumlah simpanan, jumlah bunga atau uang jasa sebesar 0,5%/minggu dan 2%/bulan, dan apabila anggota masih mempunyai pinjaman maka anggota tidak bisa meminjam. Adapun perhitungan angsuran yaitu : Angsuran pokok : (pokok pinjaman/jangka waktu) jangka waktu disesuaikan dengan kesepakatan terlebih dahulu. Bunga perminggu/bulan : pokok pinjaman awal x bunga perminggu/bulan Angsuran perminggu/bulan : angsuran pokok + bunga. Prosedur ini merupakan prosedur peminjaman di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan adalah sebagai berikut: 1. Anggota menyerahkan formulir pengajuan pinjaman kepada petugas koperasi. 2. Petugas koperasi akan mengecek persyaratan pinjaman. 3. Petugas akan membuat perjanjian pinjaman yang akan di verifikasi oleh ketua dan anggota. 4. Petugas koperasi akan mempersiapkan dana pinjaman dan diserahkan kepada anggota. 5. Petugas koperasi membuat laporan pinjaman 3.1.5 Prosedur Angsuran Prosedur ini merupakan prosedur Angsuran di Koperasi Pedagang Mitra Abadi Pangalengan : 1. Anggota akan menyerahkan angsuran kepada petugas koperasi. 2. Petugas koperasi akan mengecek apakah ada denda angsuran atau tidak. 3. Petugas membuat laporan angsuran. Adapun perhitungan denda yaitu : Denda sebesar 0,5% / Minggu dari sisa angsuran, denda mingguan berlaku untuk angsuran perminggu atau perbulan. Denda : ( 0,5% x sisa angsuran) Jumlah denda : Denda x jumlah minggu telat bayar 3.1.6 Use Case Diagram Use case diagram menggambarkan hubungan antara use case dan aktor, aktor merepresentasikan seorang user atau subsistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan use case merupakan urutan kejadian yang menggambarkan interaksi antara user dengan sistem. Fungsionalitas sistem didefinisikan ke dalam use case dari sudut eksternal sistem yang berguna untuk uji kelayakan sistem. 5
Pendaftaran Pembuatan Buku Anggota Calon Anggota Simpanan Pembuatan Laporan Simpanan Anggota Penarikan Simpanan Cek Simpanan Petugas Koperasi Pembuatan Laporan Penarikan Simpanan Peminjaman Cek Persyaratan Ketua Perjanjian Pinjaman Pembuatan Laporan Peminjaman Angsuran Cek Denda Pembuatan Laporan Angsuran Gambar 1 Use Case Diagram Simpan Pinjam pada Koperasi pedagang Mitra Abadi yang Sedang Berjalan. 3.2 Perancangan Sistem 3.2.1 Tujuan Perancangan Sistem yang Diusulkan Tujuan dari perancangan sistem adalah sebagai gambaran umum pengembangan sistem usulan yang dapat memberikan spesifikasi sistem usulan perangkat lunak kepada pengguna dengan menganalisis kelemahan-kelemahan dalam sistem yang sudah ada yang mengembangkan sistem yang telah ada demi kepuasan, kenyamanan dan kemudahan. Selain itu perancangan sistem bertujuan untuk mempermudah petugas koperasi dalam melakukan pelayanan simpan pinjam. 3.2.2 Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Gambaran sistem yang diusulkan merupakan berbentuk aplikasi sistem informasi koperasi simpan pinjam untuk membantu petugas dalam melakukan pengolahan data. Dengan 6
dibangunnya aplikasi tersebut diharapkan bisa membantu petugas koperasi dalam kegiatan simpan pinjam yang meliputi mengolah data simpanan, penarikan simpanan, mengelola pinjaman, mengelola angsuran, perhitungan denda dan cicilan secara otomatis, dan pembuatan laporan. 3.2.3 Perancangan Prosedur yang Diusulkan Didalam perancangan ini akan dijelaskan tentang bagaimana pihak koperasi melakukan aktivitas simpan pinjam dengan sistem yang diusulkan. 3.2.4 Diagram Use case yang diusulkan Diagram use case memperlihatkan pada kita hubungan-hubungan yang terjadi antara aktor-aktor dengan use case-use case dalam sistem. System Login Mengelola Data Petugas Ubah Password Mengelola Data Anggota Mengelola Simpanan Anggota Admin Mengelola Pinjaman Anggota Petugas Mengelola Transaksi Penarikan Simpanan Mengelola Transaski Bayar Angsuran Melihat Laporan Logout Gambar 2 Use case Diagram Simpan Pinjam yang Diusulkan 7
IV. IMPLEMENTASI DAN PENGGUNAAN PROGRAM Pada bagian ini akan dijelaskan secara singkat cara penggunaan dari program Sistem Informasi Simpan Pinjam pada Koperasi Mitra Abadi. Cara penggunaan dari program ini adalah sebagai berikut : 4.1 Form Login Ketika program pertama kali dijalankan, maka form yang akan ditampilkan adalah form Login. Gambar 3 Form Login 4.2 Form Menu Utama Menu utama berisi semua menu pada sistem informasi simpan pinjam dan digunakan untuk melakukan berbagai aktivitas sistem dengan beberapa menu pilihan. Namun tidak semua menu bisa diakses. Pilihan menu yang bisa diakses sesuai dengan hak akses pada saat login. Gambar 4 Menu Utama 4.3 Form Data Simpanan Form ini digunakan untuk mengelola transaksi simpanan. Form ini dapat diakses oleh admin dan petugas. 8
Gambar 5 Form Data Simpanan 4.4 Form Data Pinjaman Form ini digunakan untuk mengelola transaksi pinjaman anggota. Form ini dapat diakses oleh admin dan petugas. Gambar 6 Form Data Pinjaman 4.5 Form Transaksi Penarikan Form ini digunakan untuk mengelola transaksi penarikan simpanan. Form ini hanya dapat diakses oleh admin dan petugas. Gambar 7 Form Transaksi Penarikan 9
4.6 Form Angsuran Form ini digunakan untuk mengelola transaksi angsuran. Form ini dapat diakses oleh admin dan petugas. Gambar 8 Form Angsuran 4.7 Laporan Data Anggota Form laporan data anggota berfungsi untuk menampilkan atau mencetak laporan data anggota. Gambar 9 Form Laporan Data Anggota V. KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan Kesimpulan dari penelitian ini adalah : 1. Dengan dibangunnya sistem informasi simpan pinjam, diharapkan dapat membantu menyelesaikan masalah dalam hal pencarian data pada koperasi tersebut. 2. Perhitungan transaksi pinjaman saat ini sudah dapat dihitung dengan komputerisasi sehingga proses transaksi pinjaman menjadi lebih cepat dan layanan pinjaman bisa lebih cepat. 3. Dengan dibangunnya sistem informasi simpan pinjam, dapat membantu menyelesaikan masalah dalam hal pembuatan laporan pada koperasi tersebut. 5.2 Saran Adapun saran untuk pengembangan sistem yang telah dirancang adalah sebagai berikut : 1. Dibutuhkan sistem yang bisa menangani anggota yang ingin keluar dari keanggotaan agar anggota bisa mangambil semua simpanannya. 2. Dibutuhkan sistem yang dapat membantu dalam perhitungan SHU (Sisa Hasil Usaha). 10
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. (2005), Analisis dan Desain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta, Andi Offset. Kadir, Abdul (2003), Pengenalan Sistem Informasi, Yogyakarta, Andi Offset. Pressman, Roger S., (2002), Rekayasa Perangkat Lunak Pendekatan Praktisi, Yogyakarta, Andi Offset. Sitio, Arifin dan Halomoan Tamba (2001), Koperasi Teori dan Praktik, Jakarta, Erlangga. 11