PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN AIR MINUM DALAM KEMASAN (AMDK) BERBASIS WEB PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) KOTA BANDUNG

Transkripsi

1 PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PEMESANAN AIR MINUM DALAM KEMASAN (AMDK) BERBASIS WEB PADA PERUSAHAAN DAERAH AIR MINUM (PDAM) KOTA BANDUNG Lusi Melian, S.Si, MT Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Jl. Dipati Ukur No Bandung, Indonesia Ginanjar Suryahadian, S.Kom Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia Bandung, Indonesia No. telp : No. fax : ABSTRAK WaterMed dan Hanaang merupakan produk air minum dalam kemasan (AMDK) yang diproduksi oleh Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Bandung.Hingga September 2012 pelanggan AMDK PDAM yang telah menjadi anggota tetap mencapai 1072 pelanggan.selain untuk menjangkau pemasaran yang lebih luas dan sebagai media pemesanan produk yang lebih mudah, serta meningkatkan pelayanan kepada konsumen, maka penulis merancang sistem informasi pemesanan air minum dalam kemasan berbasis web. Untuk membangun sebuah perancangan sistem informasi berbasis web metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metode prototype. Sedangkan metode pendekatan sistem, penulis menggunakan pendekatan object oriented.potensi teknologi informasi dapat membuka peluang bagi pengaksesan, pengolahan, dan pendayagunaan informasi yang besar secara cepat dan akurat dalam dunia bisnis. Dengan sistem informasi ini diharapkan menjadi media promosi yang efektif, mempermudah pelanggan dalam melakukan pemesanan, sehingga meningkatkan aktivitas bisnis AMDK PDAM. Kata kunci : air minum dalam kemasan, sistem informasi, web, bisnis I. PENDAHULUAN 1.1.Latar Belakang Penelitian Pemanfaatan teknologi informasi secara luas dapat membuka peluang bagi pengaksesan, pengolahan, dan pendayagunaan informasi yang besar secara cepat dan akurat.potensi teknologi informasi di dunia pendidikan di era ini memang tidak dipungkiri sudah menjadi kebutuhan yang vital. Dengan teknologi informasi ini kita dapat melakukan berbagai macam kegiatan dari pencarian informasi di internet, mengerjakan pekerjaan kantor, bermain game, mengerjakan tugas, melihat berita, mendengarkan musik dan video, dan lain sebagainya. Dilihat dari kemampuan komputer dan gadget sejenisnya dapat mengerjakan segala macam kegiatan, terutama dalam menyuguhkan berbagai macam media kepada penggunanya, kita dapat 1

2 melihat peluang untuk memanfaatkan teknologi ini untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia secara umum di masyarakat. Salah satu teknologi informasi yang saat ini banyak digunakan dalam dunia bisnis, baik pelayanan jasa maupun penjualan produk adalah web. Seiring dengan perkembangan web yang pesat untuk mengakses internet tidak hanya melalui komputer saja tetapisudah menjangkau hingga yang berbasis mobile, seperti laptop, netbook, smartphone bahkan handphone. Diperkirakan hingga saat ini jumlah pemakai web mencapai 30 juta di seluruh dunia. Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Bandung turut berkontribusi dalam memproduksi Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) kepada masyarakat dalam bentuk kemasan dengan merek dagang Hanaang dan WaterMed yang diproduksi secara higienis dengan mengacu pada standar mutu yang disesuaikan dengan SNI dan terdaftar pada BPOM RI dengan Nomor MD (WaterMed) dan MD (Hanaang). Hingga September 2012 pelanggan AMDK PDAM yang telah menjadi member tetap mencapai 1072 pelanggan dengan cakupan wilayah kota Bandung (Cibeunying, Gedebage, Ujungberung, Tegal Lega, Karees) dan wilayah Priangan (Garut, Sumedang, Majalengka, Cianjur, dan Purwakarta). Pendaftaran member dilakukan dengan cara datang langsung ke AMDK PDAM, dimana hal ini dianggap sulit untuk menjangkau daerah di luar kota Bandung. Maka untuk menjangkau pemasaran yang lebih luas dan sebagai media pemesanan produk yang lebih mudah, serta meningkatkan pelayanan kepada konsumen, maka penulis merancang sistem informasi pemesanan air minum dalam kemasan berbasis web.selain itu, sistem informasi pemesanan berbasis web ini diharapkan dapat meningkatkan pendapatan perusahaan. Berdasarkan latar belakang di atas, maka peneliti akan membuat perancangan sistem informasi berbasis web dengan judul sebagai berikut : Perancangan Sistem Informasi Pemesanan Air Minum Dalam Kemasan (AMDK) Berbasis Web pada Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Bandung Identifikasi Masalah Pada umumnya di setiap perusahaan tidak akan terlepas dari masalah dalam aktivitasnya untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Adapun masalah yang dapat diidentifikasi adalah : 1. Pendaftaran menjadi anggota/member, calon anggota harus datang langsung kekantor AMDK PDAM. 2. Media pemesanan produk hanya melalui telepon atau datang langsung ke AMDK PDAM. 3. Belum terdapat media promosi yang dapat menjangkau pemasaran yang luas Maksud dan Tujuan Penelitian Maksud dari pelaksanaan penelitian terhadap AMDK PDAM ini adalah : 1. Membangun media promosi tentang keberadaan AMDK PDAM (Hanaang dan Watermed) kota Bandung. 2. Membangun sistem informasi berbasis web sebagai salah satu sarana pendaftaran dan pemesanan memberamdk PDAM. Adapun tujuan daripelaksanaan penelitian untuk memenuhi kebutuhan AMDK PDAM adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui sistem pendaftaran member dan pemesanan produk yang sedang berjalan di AMDK PDAM. 2. Untuk membuat perancangan sistem informasi pemesanan berbasis web yang diusulkan kepada AMDK PDAM. 3. Untuk melakukan pengujian sistem informasi pemesanan dan promosi berbasis web pada AMDK PDAM. 4. Untuk mengimplementasikan sistem informasi pemesanan dan promosi berbasis web pada AMDK PDAM 2

3 1.4. Manfaat Penelitian Berikut kegunaan praktis dari perancangan sistem informasi pemesanan berbasis web yang dibuat: 1. Dengan dibangunnyasistem informasipemesanan berbasis web ini diharapkan dapat memperluas pemasaran produk kepada masyarakatluas. 2. Dengan adanya sistem ini diharapakan dapat meningkatkan kualitas pelayanan terhadap konsumen dan meningkatkan pendapatan perusahaan Lokasi Penelitian Lokasi objek penelitian pada unit bisnis AMDK Perusahaan Daerah Air Minum kota Bandung yang beralamat di Jl. SersanBajuri No. 5 Bandung. Penelitian dilakukan selama 5 bulan terhitung dari bulan September 2012 sampai Januari II. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (2005), sistem didefinisikan sebagai : Sistem adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Definisi informasi menurut Jogiyanto (2005) adalah : Informasi adalah data yang sudah diproses atau diolah sehingga mempunyai nilai bagi penerimanya dan dapat digunakan untuk dasar pengambilan keputusan yang disampaikan melalui media kertas (hard copy), tampilan (display), atau sarana suara (audio) Informasi merupakan hal yang penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan.informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information system) atau disebut juga dengan processing system atau information processing system atau information-generating system. Sistem informasi menurut Jogiyanto (2005) adalah : Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yanga mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan 2.2. Definisi Pemesanan ( Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, definisi pemesanan adalah proses, pembuatan, cara memesan atau memesankan. Jadi, berdasarkan pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa pemesanan adalah cara seseorang untuk melakukan pemesanan Aplikasi dan Teknologi WEB Menurut Budhi Irawan (2005) internet adalah suatu jaringan komputer global yang terbentuk dari jaringan-jaringan komputer lokal dan regional yang memungkinkan komunikasi data antar komputer yang terhubung ke jaringan tersebut. Internet merupakan jaringan komputer terbesar yang digunakan saat ini, jaringan ini bukan saja merupakan jaringan antar komputer tetapi juga merupakan jaringan antar jaringan komputer diseluruh dunia. III.METODE PENELITIAN 3.1. Metode Pendekatan Sistem 3

4 Metode pendekatan sistem yang penulis gunakan adalah metode pendekatan sistem yang berorientasi objek (Object-Oriented Analysis and Design) dengan alat bantu analisis menggunakan use case diagram, sequence diagram, activity diagram, class diagram, colaboration diagram, dan deployment diagram, 3.2. Metode Pengembangan Sistem Model prototype dapat digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak. Berikut adalah langkah-langkah penulis dalam merancang sebuah sistemyang menggunakan mekanisme pengembangan sistem dengan prototype,langkah- langkah tersebut antara lain: a. Penulis akan mengidentifikasi kebutuhan user,supaya penulis bisa merancang sistem yang akan dibangun sesuai dengan yang diharapkan user. Sebelum pada tahap perancangan, penulis menganalisis sistem dengan cara melakukan mengumpulkan data yaitu dengan field research (metode penelitian)/observasi, dan interview (wawancara) dan dengan cara literatur yaitu dengan dokumentasi terhadap kebutuhan yang diinginkan pemakai, baik dalam model interface, teknik, prosedural maupun dalam teknologi yang akan digunakan. b. Pada tahap kedua, penulis membuat prototype sistem tersebut untuk memperlihatkan kepada pemakai model sistem yang akan dirancang. c. Pada tahap ketiga, penulis melakukan uji coba sistem yang telah dirancang untuk memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan dengan baik dan benar, sesuai kebutuhan pemakai. d. Pada tahap keempat, penulis akan menentukan apakah sistem tersebut dapat diterima oleh pemakai, atau harus dilakukan beberapa perbaikan atau bahkan dibongkar semuanya dan mulai dari awal lagi, dan setelah perbaikan sistem itu selesai dikerjakan, penulis akan kembali lagi pada tahap yang ketiga yaitu dengan melakukan pengujian prototype kembali. e. Pada tahap kelima, penulis mengembangkan versi produksi, penulis akan merampungkan sesuai dengan masukan terakhir dari pemakai dan memberikan gambaran bagaimana penggunaan sistem tersebut kepada pemakai setelah sistem tersebut disetujui. Identifikasi Kebutuhan Sistem Membuat Prototype Menguji Prototype Memperbaiki Prototype Mengembangkan versi produksi Gambar 1.Metode Pendekatan Model Prototype (Sumber : Abdul Kadir, Pengenalan Sistem Informasi, 2003, Andi.Yogyakarta) 4

5 III. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Sebelum membuat suatu sistem, hendaknya melakukan analisis terlebih dahulu terhadap kebutuhan-kebutuhan apa saja yang diperlukan dengan menggunakan metode-metode yang telah ada. Use Case diagram memperlihatkan hubungan diantara aktor dan use case. Aktor merepresentasikan seorang user atau subsistem lain yang akan berinteraksi dengan sistem. Sedangkan use case merupakan urutan kejadian yang menggambarkan interaksi antara user dengan sistem. Fungsionalitas sistem didefinisikan ke dalam use case dari sudut eksternal sistem yang berguna untuk uji kelayakan sistem. Gambar 2. Use Case Diagram Pemesanan Hanaang & WaterMed yang sedang Berjalan 4.2. Perancangan Sistem Perancangan sistem ditujukan untuk memberikan gambaran umum tentang sistem yang akan dikembangkan atau sistem baru kepada pemakai (user). Sistem ini mempunyai jenis pelayanan diantaranya transaksi pemesanan dengan mengunjungi alamat website yang sudah disediakan. Sedangkan untuk petugas khususnya pada bagian penjualan, tidak perlu sulit lagi untuk harus menunggu di tempat atau mengirim sample produk tersebut, karena sistem ini mempunyai beberapa jenis pelayanan diantaranya transaksi penjualan. Maka petugas cukup dengan mengecek di internet pada halaman admin, maka akan segera di ketahui apakah ada yang memesan barang atau tidak, hal ini akan membantu efektifitas waktu pekerja menjadi lebih cepat dan efisien. Sistem informasi ini diharapkan dapat membantu mengatasi masalah yang ada dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat. Dengan adanya pengembangan sistem informasi berbasiskan web, proses pemesanan Hanaang & WaterMed dan transaksi dapat dilakukan dengan efektif yang dapat dilakukan oleh konsumen secara sendiri dan konsumen dapat secara langsung berinteraksi dengan sistem yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Use case adalah gambaran fungsionalitas dari suatu sistem, sehingga customer atau pengguna sistem paham dan mengerti mengenai kegunaan sistem yangakan dibangun. Berikut adalah use case diagram yang diusulkan : 5

6 Gambar 3.Use Case Diagram Pemesanan Hanaang & WaterMed Berbasis Web yang Diusulkan 4.3. Implementasi Penggunaan program merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menerangkan secara singkat bagaimana penggunaan program Perancangan Pemesanan Online pada Perusahaan AMDK PDAM Kota Bandung. Gambar berikut adalah halaman utama dari perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung. Gambar 4.Halaman Utama Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung Penggunaan Program Bagi Member Berikut adalah petunjuk penggunaan program PemesananAMDK PDAM bagi member. a. Form Registrasi Member Pada tampilan form registrasi ini digunakan oleh pengguna untuk registrasi menjadi member. 6

7 Gambar 5.Tampilan FormRegistrasi Memberpada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung b. Halaman Pemesanan Produk Pada tampilan pemesanan produk, digunakan untuk member untukmelakukan pemesanan Produk. Gambar 6.Tampilan FormPemesanan Produk pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung c. Form Konfirmasi Pembayaran Pada tampilan konfirmasi pembayaran, membermelakukan konfirmasi pembayaran atas pemesanan yang dilakukan.member mengisi form ini setelah melakukan transfer ke salah satu rekening milik AMDK PDAM Kota Bandung. 7

8 Gambar 7.Tampilan FormKonfirmasi Pembayaranpada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung. Halaman history pemesanan menampilkan informasi atas pemesanan yang dilakukan. Jika pada kolom tanggal pengiriman tertulis dan pada kolom status tidak ada tulisan (kosong) maka itu berarti member belum melakukan konfirmasi pembayaran. Apabila pada kolom tanggal pemesanan telah terisi tahun-bulan-tanggal dan pada kolom status terisi tulisan OK, maka transfer berhasil dilakukan, member tinggal menunggu produk yang dipesan sesuai tanggal pengiriman. Gambar 8. Halaman History Pemesanan pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung Penggunaan Program Bagi Admin a. Halaman Data Pemesanan Pada halaman ini terdapat field inputan untuk mencari data pemesanan berdasarkan tahunbulan-tanggal pemesanan. 8

9 Gambar 9.Halaman Data Pemesanan pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung b. Halaman Konfirmasi Pemesanan Petugas melakukan konfirmasi pemesanan dengan mengecek apakah transfer yang dilakukan member telah masuk ke rekening atau tidak. Apabila transfer masuk dan sesuai petugas mencentang OK dan memilih tanggal pengiriman produk. Gambar 10.Halaman Konfirmasi Pemesanan pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung c. Tampilan Print Surat Jalan Untuk mencetak surat jalan, agar Total muncul, klik pada field banyak pesanan kemudian ketik bebas pada keyboard sehingga field Total dan Total Bayar muncul. Berikut adalah tampilan print surat jalan : 9

10 Gambar 11. TampilanOutput Print Surat Jalan pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung. d. Halaman Data Penjualan Pada halaman ini admin dapat melihat data-data penjualan dan mengetahui jumlah produk yang terjual serta jumlah pemasukan pada pemesanan melalui web ini, dengan menginputkan tanggal yang diinginkan. Gambar 12.Halaman Output Data Penjualan pada Perancangan Website AMDK PDAM Kota Bandung. V.KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Berdasarkan dari uraian dan hasil analisis yang telah dilakukan selama ini, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Dengan dibangunnyasistem informasi untuk pendaftaran pelanggan baru, calon pelanggan tidak perlu datang langsung ke kantor AMDK PDAM dan mempermudah dalam melakukan pemesanan. 2. Sebagai media promosi yang efektif karena dengan dibangunnyawebsite ini, diharapkan agar masyarakat bisa lebih mengenal produk dari AMDK PDAM. 10

11 5.2. Saran Terdapat beberapa saran yang dapat dijadikan referensi untuk pengembangan dari perancangan sistem informasi pemesanan berbasis web ini, yaitu : 1. Jika wilayah pemasaran AMDK PDAM bertambah, perlu tambahan list menu pada field kota/wilayah. 2. Perlu tambahan untuk menghapus data pemesanan secara otomatis, jika member dalam 1x24 jam tidak melakukan konfirmasi pembayaran. 3. Bila perlu tambahkan sistem untuk mengelola stok produk dan retur penjualan. 4. Data base penjualan pada sistem ini terpisah dengan data base penjualan yang sedang berjalan. Alangkah lebih baik jika kedua data base ini bisa terintegrasi. DAFTAR PUSTAKA Hartono, Jogiyanto. (2005). Analisis dan Desain Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi Offset Irawan, Budhi. (2005). Jaringan Komputer.Yogyakarta : Graha Ilmu Kadir, Abdul. (2003). Pengenalan Sistem Informasi.Yogyakarta : Andi Offset ( 11