BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Arsip merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan suatu kegiatan pemerintahan, hal ini mengingat arsip mencakup jangkauan informasi antara lain sebagai rekaman sejarah berdirinya suatu organisasi atau pemerintahan, aktifitas atau kegiatan yang sedang dilakukan oleh pemerintahan atau organisasi ataupun mengenai kegiatan yang sedang dilakukan atau sedang berjalan baik di pemerintahan tingkat pusat maupun daerah 1. Selama ini fungsi dari arsip yang sudah dimiliki oleh suatu daerah belum begitu tampak di permukaan publik, hal ini disebabkan karena kurang gencarnya promosi dari suatu pemerintah setempat terkait dengan pentingnya kehadiran suatu lembaga, badan, maupun kantor arsip yang menjadi bukti fisik sebagai tempat menyimpan dokumen-dokumen penting bukti dari suatu peritiwa sejarah maupun kegiatan administrasi di masa lampau. Di Indonesia urusan kearsipan di kelola oleh suatu lembaga di bidang kearsipan yaitu ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) yang merupakan lembaga pemerintahan non departemen yang di bentuk berdasarkan undangundang nomor 7 tahun 1971 mengenai ketentuan pokok-pokok kearsipan. 1 Maulana,M.N. 1979, Administrasi Kearsipan, Bharata Karya Aksara, Jakarta, hlm 5
Menurut data yang dihimpun oleh Arsip Nasional Republik Indonesia, jumlah lembaga arsip daerah yang ada di Indonesia per tahun 2003 ada 221 lembaga kearsipan dari 386 lembaga arsip daerah di kabupaten atau kota. Dari jumlah tersebut dengan rincian 60 lembaga arsip daerah berdiri sendiri, dan 161 lembaga daerah yang masih bergabung dengan perangkat daerah lainnya. Dengan demikian hanya 53% daerah yang mempunyai lembaga arsip daerah, dari 100% kabupaten atau kota di Indonesia, dan dari 53% tersebut sisa 47% yang daerahnya belum memiliki lembaga arsip daerah 2.Di Indonesia kegiatan mengelola arsip masih tergolong lemah, hal ini disebabkan adanya pemikiran yang salah mengenai arsip, tidak menempatkan arsip sesuai dengan tempat dan prosedur yang ada, bahkan tenaga yang ahli di bidang kearsipan masih sedikit. Dengan tidak meratanya jumlah lembaga kearsipan daerah akan menyebabkan pengelolaan arsip tidak optimal yang menyebabkan arsip-arsip berharga tidak dapat tersimpan dan pada akhirnya arsip akan rusak. Indonesia mempunyai banyak peristiwa bersejarah yang terekam di dalam arsip, akan tetapi sampai saat ini masih banyak arsip baik di tingkat nasional maupun di daerah banyak yang hilang 3.Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia, seperti arsip supersemar 11 Maret 1966, arsip-arsip politik, bahkan arsip-arsip di jaman orde baru juga belum 2 ANRI.2003. Pengkajian Efektifitas dan Percepatan pembentukan lembaga kearsipan daerah propinsi kabupaten/kota. Jakarta: ANRI 3 Arsip supersemar, http://www.antaranews.com/berita/424663/keberadaan supersemar aslimasih misterius, diakses 20 Januari 2015
banyak ditemukan.selain itu banyak arsip naskah-naskah kuno milik Indonesia yang sampai saat ini masih berada di Belanda.Ada beberapa factor yang menyebabkan arsip tersebut sulit ditemukan : arsip tersebut musnah karena bencana, arsip sengaja dihilangkan untuk menutupi penyimpangan suatu pemerintahn dan dimusnahkan karena kurang sadar akan hukum dan peraturan 4. Hal ini akan berdampak dalam pengelolaan arsip di setiap daerah yang mempunyai fungsi dalam mengelola arsip di setiap daerah, setelah adanya kebijakan otonomi daerah mewajibkan di setiap daerah harus mempunyai lembaga kearsipan agar setiap daerah mampu mengurusi arsip milik daerah masing-masing, namun permasalahan yang selalu muncul terkait dengan sulitnya menemukan arsip yang bernilai penting. Padahal arsip-arsip tersebut dapat digunakan sebagai memori suatu bangsa untuk bahan pembelajaran, bahan penelitian bahkan bisa dipakai dalam hal penyelidikan dalam penanganan masalah hukum 5. Setiap ada pemerintahan pasti akan ada arsip, karena kegiatan dalam pemerintahan di dalamnya pasti akan ada kegiatan pengadministrasian yang tanpa disadari hasil dari kegiatan tersebut akan menghasilkan arsip, jadi arsip secara otomatis akan terlahir sendiri bukan karena suatu hasil dari produk apapun. 4 Widjaja, A.W,1990. Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar,Rajawali Press, Jakarta, hlm 15 5 Media Indonesia, Banyak Arsip Nasional Hilang.htm, diakses 20 Maret 2015
Kegiatan apapun di semua bidang pemerintahan, baik di dalam pelayanan publik jenis apapun akan tetap melahirkan arsip. Pekerjaan mengelola arsip masih sering diabaikan bahkan sering ditinggalkan, tidak salah di Indonesia sampai saat ini masih terdapat kekurangan pegawai yang membidangi jabatan sebagai arsiparis. Menurut data yang dihimpun oleh Asosiasi Arsiparis Indonesia jumlah arsiparis di Indonesia yang tersedia hanya ada 3.377 orang dengan tingkat pendidikan dari SMU, D3, maupun S1, padahal jumlah arsiparis yang seharusnya tersebar di suruh lembaga arsip daerah berjumlah 15.000 orang 6. Hal ini disebabkan karena banyaknya pemahaman masyarakat tentang buruknya jabatan pengelola arsip, dimana arsiparis hanya sebagai penjaga kertas yang bisa mengganggu kesehatan karena dalam mengelola arsip akan selalu berhadapan dengan debu. Dalam penyelenggaraan tertib kearsipan yang harus dipenuhi adalah penggunaan penyimpanan yang tepat, adanya fasilitas kearsipan, dan harus ada petugas yang memenuhi syarat. Penulisan hukum ini akan difokuskan pada pengelolaan arsip di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta, dimana Yogyakarta mempunyai banyak riwayat sejarah. Pemerintahan di Kota Yogyakarta dibagi menjadi dua, Pemerintah Kota Yogyakarta dan Pemerintah Provinsi Daerah 6 Tantangan arsiparis, http: //arsip.ugm.ac.id/ download/ 05121106ArsiparisIndonesia.pdf, diakses 25 Maret 2015
Istimewa Yogyakarta, yang akan menjadi pokok bahasan penulis adalah Pemerintah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pemerintah Provinsi DIY membawahi 33 bidang instansi atau dalam hal ini disebut dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) 7. Dalam melaksanakan penyelenggaraan pemerintahan setiap hari pastinya akan bertemu dengan dokumen berbentuk kertas, karena dalam aktifitasnya melaksanakan pekerjaannya yang berbaur dengan kegiatan pengadministrasian. Tanpa disadari dari kegiatan tersebut akan menciptakan arsip, dengan intensitas pekerjaan yang setiap hari dilakukan akan menambah jumlah arsip. Dengan bertambahnya volume arsip harus memerlukan sistem untuk mengelola sesuai dengan prosedur kearsipan.berdasarkan observasi penulis di setiap SKPD DIY tidak mempunyai ruangan khusus penyimpanan arsip sesuai dengan yang ada dalam ketentuan, dalam hal ini tempat yang digunakan menyimpan arsip atau unit kearsipan adalah gudang yang tidak terpakai 8. Banyak arsip yang sering dipakai berada ditumpukan meja di setiap staff, dan seiring bertambahnya berkas kerja tersebut akan menambah tumpukan saja dan jelas mengganggu pemandangan. Di setiap SKPD DIY memang mempunyai ruang unit pengolah, akan tetapi ruangan ini hanya berfungsi sebagai ruang tata usaha yang pada khususnya hanya untuk mengolah surat. Sementara itu 7 Anna Nunuk Nuryani, http://portal.jogjaprov.go.id, Persepsi arsip di Pemerintah DIY, diakses 20 Januari 2015 8 Wawancara dengan arsiparis bpad diy, pada tanggal 8 Juni 2015
penyimpanan arsip di lakukan di gudang, dan biasanya arsip tersebut dibungkus dengan karung tanpa di klasifikasikan. Hal yang menyebabkan tidak adanya pengelolaan arsip tersebut akan berdampak besar dalam hal menjaga kelestarian arsip, selain itu di setiap SKPD DIY belum mempunyai tenaga yang handal dan khusus di bidang kearsipan yang nantinya akn bisa mengelola arsip. Selama ini pegawai yang ditempatkan di setiap SKPD DIY disamakan dengan pegawai yang menjabat urusan dalam hal tata usaha.pegawai yang ditempatkan di unit kearsipan, termasuk mengurus suratmenyurat, di kalangan instansi pemerintah rata-rata merupakan pegawai yang mengalami masalah dengan pekerjaannya atau mutasi.pegawai tersebut biasanya mempunyai kualitas yang rendah atau mempunyai pendidikan yang rendah.selain itu tidak adanya kemauan untuk mengani arsip dikarenakan setiap pegawai sudah mempunyai pekerjaan masing-masing dan hal ini bisa menyita waktu.hal ini cenderung tidak proporsional sesuai dengan ketentuan dalam Peraturan Gubernur DIY Nomor 1 Tahun 2011 bahwa setiap SKPD harus memiliki arsiparis sesuai dengan kebutuhan. Hal ini jelas tidak sesuai dengan yang ada dalam peraturan. Unit kearsipan merupakan unit fasilitatif yang sejajar dengan bagian keuangan dan kepegawaian.fungsi fasilitatif disini untuk memberikan pelayanan agar tugas pokok suatu instansi dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkualitas. Dengan adanya ketidak sesuaian dalm menangani arsip tersebut akan berdampak buruk terutama dalam hal pelayanan, maupun dalam pengambialn keputusan, maupun
dalam pencarian data. Selain itu pegawai-pegawai SKPD DIY dalam prakteknya masih sulit menemukan arsip yang ingin dicari, bahkan banyak juga arsip yang tidak ditemukan. Dampak apabila arsip-arsip tersebut tidak ditangani akan menghilangkan sumber informasi penting yang berasal dari arsip, rahasia-rahasia instansi sewaktu-waktu bisa bocor, arsip-arsip tersebut akan menyusut dengan sendirinya yang bisa disebabkan dari kerusakan kertas itu sendiri. Dampak-dampak yang timbul tersebut ditangani dengan melakukan pengelolaan arsip.pengelolaan mengenai arsip ini menjadi perhatian pemerintah baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah terutama bagi kota-kota besar yang intensitas penghasil arsipnya tinggi. Kewajiban untuk mengatur pengelolaan arsip yang memiliki dampak bagi kelestarian arsip menjadi tugas negara dalam hal ini pemerintah. Pemerintah mendapatkan amanat dari negara untuk menjalankan tugas yakni kewajiban negara untuk mewujudkan kepentingan masyarakat atau yang lebih tepat dikatakan kepentingan umum,tidak peduli bentuk atau sistem pemerintahan yang digunakan oleh negara yang bersangkutan 9. Pengelolaan arsip yang tidak mempergunakan metode dan teknikakan merusak nilai guna arsip sendiri.untuk itu diperlukan suatu lembaga khusus dalam menangani masalah arsip tersebut. Dengan semakin meningkatnya jumlah arsip yang belum ditangani tersebut, pemerintah mengambil langakah untuk membentuk lembaga kearsipan daerah, 9 Muchsan, 2007, Sistem Pengawasan Terhadap Perbuatan Aparat Pemerintahan Dan Peradilan Tata Usaha Negara di Indonesia, Liberty, Yogyakarta, hlm 2
yang mempunyai tugas dalam menyelamatkan arsip-arsip pemerintahan tersebut agar nantinya asrip-arsip tersebut bisa dipilah sesuai dengan jenisnya dan mempunyai nilai guna dalam memberikan informasi yang tentunya informasi tersebut bisa dilayankan kepada masyarakat dan mempunyai manfaat. Pemerintah Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta membentuk Badan Perpustakaan dan Arsip Daerah Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta (BPAD DIY), yang mempunyai tugas membantu kepala daerah dalam mengelola arsiparsip daerah supaya arsip yang tersimpan di dalam suatu pemerintahan bisa diselamatkan maupun ditangani sesuai dengan prosedur yanga ada. Dalam menangani permasalahan arsip tersebut, BPAD DIY mengelompokkan arsip menjadi arsip dinamis dan statis yang mempunyai kriteria yang berbeda dalam pengelolaannya.untuk arsip dinamis meliputi arsip-arsip yang masih digunakan oleh suatu pemerintahan atau organisaasi, sedangkan untuk arsip statis merupakan arsip-arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pengadministrasian. Dimana dalam menangani arsip-arsip tersebut BPAD DIY harus mempunyai tenaga ahli yang menguasai arsip atau yang disebut arsiparis. Peranan BPAD DIY dalam mengelola arsip-arsip daerah tersebut perlu ketelitian, dimana dalam mengelola tersbut akan berdampak dalam arsip yang berhasil mereka olah. Supaya arsip tersebut bisa dilayankan kepada masyarakat ataupun pengguna yang ingin memakainya.
Permasalahan arsip sangat penting untuk ditangani, mengingat pentingnya fungsi arsip untuk kehidupan berbangsa dan bernegara.bagaimana jika arsip bertambah setiap hari, dan tidak adanya penanganan yang memadai untuk mengurusinya.dengan mengangkat tema terkait dengan peranan badan kearsipan daerah terhadap pengelolaan arsip di Daerah Istimewa Yogyakarta dalam rangka meningkatkan pelayanan arsip terhadap publik, maka penulis tertarik menulis skripsi dengan judul PERANAN BADAN PERPUSTAKAAN DAN ARSIP DAERAH PROVINSI DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA DALAM PENGELOLAAN ARSIP DAERAH GUNA MENINGKATKAN PELAYANAN ARSIP TERHADAP PUBLIK