BAB IV MATERI KERJA PRAKTIK Website adalah media informasi yang dibuat untuk mengabarkan berita dan promosi melalui jaringan internet. Melalui media website ini, Indomaret bisa memperluas informasi dan promosi melalui platform digital, agar konsumen tetap update dan mengikuti perkembangan Indomaret. Website Indomaret didirikan pada 19 Mei 2000, sudah mengalami tiga kali perubahan desain layout beserta dengan programnya, yaitu pada tahun 2000, 2004 dan 2009. Website Indomaret saat ini dikunjungi rata-rata 10.000 pengunjung perhari. Halaman website Indomaret saat ini memiliki lebar ukuran seluas 950 pixel, sedangkan untuk panjang ke bawahnya fleksibel, tergantung dari konten atau isi halaman yang terdapat di dalam halaman tersebut, karena setiap isi halaman pada website ini berbeda-beda. Untuk Layout kolom nya rata-rata memilki 2 kolom, yaitu 570 pixel untuk lebar kolom kiri, dan 380 pixel untuk lebar kolom kanan. Website Indomaret menggunakan WordPress sebagai CMS (Content Management System) untuk mengelola dan memfasilitasi proses pembuatan, pembaruan, dan publikasi situsnya. Hal tersebut 28
dilakukan agar pengelolaan konten situs web dan portal menjadi lebih efisien dan efektif. Website Indomaret memiliki delapan menu utama yaitu: Depan; Profil Perusahaan; Waralaba; Indomaret Card; Promosi; Layanan; Aktivitas Indomaret; dan i-kupon. Tabel 4.1 Peta Isi dan Tautan pada Halaman Website Indomaret 29
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Depan Website Indomaret 30
Kegiatan saya selama pelaksanaan kerja praktik di PT Indomarco Prismatama ini ialah melakukan pembaruan rutin dan berkala pada beberapa isi atau konten halaman website www.indomaret.co.id. Isi atau konten tersebut beberapa diantaranya yaitu: Pembaruan isi banner headline, di halaman depan; Pembaruan isi banner informasi promosi di halaman depan; Pembaruan isi banner informasi promosi di halaman promosi; Pembaruan isi Leaflet promo Super Hemat di halaman Leaflet Super Hemat; Penambahan isi artikel dan informasi tentang perusahaan di halaman artikel. Pekerjaan-pekerjaan tersebut memilki tahapan-tahapan, yaitu diawali dengan tahap penerimaan softcopy materi desain yang sudah jadi dan disetujui oleh pihak manajemen dari berbagai departemen terkait, lalu pelaksanaan/eksekusi materi agar bisa tampil di website, sampai dengan tahap tayang/unggah (upload) di website dan review hasil. Proses pembaruan berkala isi website www.indomaret.co.id: 4.1. Pengumpulan Data Dalam proses pembaruan berkala isi website ini, saya melakukan beberapa tahap terlebih dahulu. Dimulai dengan penerimaan dan pengumpulan data/informasi yang perlu di tayangkan di website melalui pihak-pihak departemen terkait. 31
Pihak-pihak departemen terkait tersebut antara lain: Promotion, Promotion Development, Product Development, Public Relation, Corporate Social Responsibility, Partnership, Franchise Development, Perishable Merchandising, Recruitment. Perincian materi/data pembaruan berkala isi website Indomaret: www.indomaret.co.id 32
Tabel 4.3 Rincian Materi Pembaruan Berkala Isi Website Indomaret 4.1.1. Materi Data Penerimaan materi data untuk pembaruan isi website biasanya dilakukan melalui sharing folder dan e-mail internal perusahaan dari departemen terkait kepada admin website untuk ditindak lanjuti atau eksekusi agar bisa tampil di website, dan materi-materi tersebut tentunya sudah melalui persetujuan/ 33
approval dari pihak manajemen, artinya materi tersebut sudah bisa ditayangkan di website. 4.1.2. Jenis Data Jenis materi data yang diterima oleh admin ada dua jenis yaitu gambar (image) dan teks. Untuk materi jenis gambar biasanya berupa file tipe JPG atau PDF, selain itu juga bisa berupa file asli dari sumber pengeditan program olah gambar (program untuk merancang sebuah rancangan grafis) program yang biasa digunakan oleh para desainer grafis untuk perancangan media promosi seperti program adobe photoshop dan Ilustrator. Jenis file dari program tersebut berupa ekstensi PSD untuk program photoshop dan AI untuk program illustrator. File ekstensi ini dibutuhkan admin bila ada perubahan ukuran yang signifikan dari ukuran media promosi jenis cetak ke ukuran yang sesuai untuk kebutuhan halaman website, misalkan dari ukuran berdiri (portrait) ke ukuran landai (landscape) atau sebaliknya. Untuk materi jenis teks biasanya admin menerima dalam bentuk file ekstensi DOC dan XLS. Ekstensi DOC ini berasal dari program olah kata Microsoft Word, sedangkan XLS dari program Microsoft Excell. Untuk materi jenis teks ini biasanya berupa artikel tentang perusahaan. 34
4.1.3. Periode Pembaruan Untuk periode pembaruan isi website dilakukan secara berkala. Periode pembaruan ini ada yang rutin dan ada yang tidak rutin. Untuk pembaruan isi yang rutin dan memiliki periode yaitu yang berhubungan dengan promosi. Untuk yang tidak rutin atau waktu yang tidak tertentu biasanya yang berhubungan dengan informasi tentang perusahaan, seperti artikel kegiatan dan aktifitas serta testimoni, kontak person bagian waralaba, kontak person bagian sewa teras, dan informasi lowongan kerja. 4.2. Eksekusi Materi Dalam penjabaran point ini saya menjelaskan beberapa eksekusi pembaruan materi isi yang memang rutin dilakukan secara berkala yaitu: banner headline; banner informasi promosi; halaman Leaflet Super Hemat; serta penambahan artikel kegiatan dan informasi perusahaan. Eksekusi Materi yang akan saya jabarkan adalah materi yang saya ekesekusi untuk tayang pada periode 1-15 Juni 2013. Sebelum penjabaran lebih lanjut saya akan perlihatkan tampilan halaman-halaman website yang biasa mengalami pembaruan isi secara berkala. 35
Banner Headline (Swf) Artikel tentang informasi / kegiatan Perusahaan Banner Promosi (Swf) Gambar 4.4 Pembaruan Berkala pada Isi Halaman Depan 36
Banner Promosi (Jpeg) Gambar 4.5 Pembaruan Berkala pada Isi Halaman Promosi 37
Leaflet Super Hemat Gambar 4.6 Pembaruan Berkala pada Isi Halaman Super Hemat 38
Artikel Tentang Indomaret Gambar 4.7 Pembaruan Berkala pada Isi Halaman Artikel 39
4.2.1. Banner Headline Banner headline pada halaman depan website Indomaret ini adalah banner tempat atau ruang dimana diinformasikannya promo utama yang sedang berlangsung serta berita tentang perusahaan yang harus dipublikasikan. Headline ini memuat sembilan informasi. Tampilan berupa slideshow yang dapat berganti-ganti gambar secara otomatis dan interaktif. Di bawah tampilan utama terdapat sembilan thumbnail tombol yang mewakili gambar di atasnya. Tiap gambar biasanya hanya sekedar informasi ringkas dan memiliki landing page yang apabila di-klik pada gambar tersebut akan mengarahkan ke landing page yang memiliki informasi keseluruhan secara detail dari gambar informasi ringkas tersebut. Banner headline ini memiliki ukuran 550 x 375 pixel dengan format landscape. Dibuat dengan menggunakan program Adobe Flash, dan menghasilkan bentuk file SWF agar dinamis dan interaktif untuk pengunjung website. Pembaruan rutin berkala pada isi banner ini tergantung periode dari promosi yang ada di dalam banner ini, biasanyanya diambil dari leaflet dwi mingguan Super Hemat yang sedang berjalan periode promosinya, serta berita atau artikel tentang perusahaan yang sedang update dan terkini. 40
Gambar 4.8 Banner Headline (SWF) Proses Eksekusi Pertama yang harus dilakukan adalah melihat informasi promosi pada fisik leaflet Super Hemat versi cetak untuk periode yang akan terbit. Sebelum leaflet Super Hemat ini beredar ke toko-toko dan konsumen leaflet ini biasanya dibagikan ke seluruh staff departemen marketing untuk keperluan tertentu masing-masing staf. Setelah mendapatkan fisik leaflet ini lalu kita memilah mana info promosi yang harus naik ke banner headline tersebut. Selain itu kita juga memilih informasi promosi mana yang akan dihapus dari dalam banner headline tersebut. 41
Gambar 4.9 Fisik Leaflet Super Hemat Setelah kita dapat informasi promosi mana saja yang akan tayang, lalu kita meminta leaflet Super Hemat tersebut dalam bentuk file (softcopy). Untuk file leaflet ini biasanya kita mendapatkan berupa file PDF. Untuk info-info promosi utama biasanya kita meminta file mentah atau file yang bisa kita edit seperti file jenis PSD. Hal ini diperlukan agar kita bisa merubah format ukuran dari potarit ke landscape atau sebaliknya. Softcopy atau file ini kita minta kepada staf pembuat desain media promosi tersebut dan yang pasti sudah approval oleh manajemen. Setelah mendapatkan materi lalu kita mulai mengolah untuk dapat tampil di banner headline tersebut. Pengolahan dilakukan di program olah grafis Adobe Photoshop untuk diolah sesuai kebutuhan format ukuran, setelah itu ke program olah interaktif Adobe Flash. 42
Selain dari leaflet ada juga permintaan dari departemen lain yang memang ingin menginformasikan sesuatu di banner headline ini seperti dari departemen public relations, departemen franchise maupun dari departemen lainnya yang ingin menginformasikan berita ataupun hal-hal penting lainnya yang perlu ditayangkan pada banner headline ini. Untuk info berbentuk berita dan hal-hal penting lainnya biasanya kita mendapatkan file berbentuk doc, yaitu file yang dihasilkan dari program olah kata Microsoft Word beserta photo. Nantinya photo tersebut akan di tampilkan/dimasukan pada banner headline tersebut dan diberi keterangan singkat informasi berita atau judul dari artikel berita tersebut. 4.2.2. Banner Promosi di Halaman Depan Banner informasi promosi pada halaman depan adalah tempat atau ruang dimana diinformasikannya promo-promo yang sedang berlangsung. Isi banner informasi promosi di halaman depan ini fleksibel, bisa mengekspos lebih dari sembilan informasi promosi maupun kurang dari sembilan. Tampilan berupa slideshow yang dapat berganti-ganti gambar secara otomatis dan interaktif. Di samping banner tersebut terdapat tombol lanjut (next) transparan yang 43
menuju gambar informasi promosi berikutnya. Tiap gambar biasanya hanya sekedar informasi ringkas dan memiliki landing page yang apabila di-klik pada gambar tersebut akan mengarahkan ke halaman promosi. Banner informasi promosi ini memiliki ukuran 550 x 130 pixel dengan format landscape. Dibuat dengan menggunakan program Adobe Flash, dan menghasilkan bentuk file SWF agar dinamis dan interaktif untuk pengunjung website. Pembaruan rutin berkala pada isi banner ini tergantung periode setiap promosi yang ada dalam banner ini, biasanyanya diambil dari informasi promosi yang ada pada leaflet dwi mingguan Super Hemat atau promosi yang sedang berjalan periode promosinya. Gambar 4.10 Banner Informasi Promosi (SWF) Proses Eksekusi Untuk proses pembaruan isi pada banner informasi promosi ini tidak berbeda jauh dengan proses pembaruan isi pada 44
banner headline. Dimulai dengan melihat informasi promosi pada fisik leaflet yang akan terbit lalu meminta file mentah jenis PSD kepada staf pembuat desain media promosi tersebut dan sudah approval dari manajemen, lalu pengolahan di program Adobe Photoshop untuk diolah sesuai kebutuhan ukuran dan terakhir pengolahan dengan program Adobe Flash. Perbedaan hanya terletak pada format ukuran pixel gambar. 4.2.3. Banner Promosi di Halaman Promosi Halaman promosi adalah tempat atau ruang dimana diinformasikannya promo-promo yang sedang berlangsung. Isi banner informasi promosi di halaman promosi ini fleksibel, bisa mengekspos lebih dari sembilan informasi promosi maupun kurang dari sembilan. Tampilan berupa gambar berbentuk JPEG yang tersusun paralel dari atas ke bawah. Tiap gambar biasanya hanya sekedar informasi ringkas dan memiliki landing page yang apabila di-klik pada gambar tersebut akan mengarahkan ke informasi lebih detail dari promo tersebut. Banner informasi promosi ini memiliki ukuran 550 x 130 pixel dengan format landscape. Dibuat dengan menggunakan program olah gambar Adobe Photoshop. 45
Pembaruan rutin berkala pada isi banner ini tergantung periode setiap promosi yang ada dalam banner ini, biasanyanya diambil dari informasi promosi yang ada pada leaflet dwi mingguan Super Hemat atau promosi yang sedang berjalan periode promosinya. Gambar 4.11 Banner Informasi Promosi (JPEG) 46
Proses Eksekusi Untuk proses pembaruan banner pada halaman promosi ini tidak berbeda jauh dengan proses pembaruan isi pada banner headline. Dimulai dengan melihat informasi promosi pada fisik leaflet Super Hemat yang akan terbit lalu meminta file mentah jenis PSD kepada staf pembuat desain media promosi tersebut dan sudah approval dari manajemen, lalu diolah sesuai kebutuhan ukuran pada program Adobe Photoshop. 4.2.4. Halaman Leaflet Super Hemat Halaman leaflet Super Hemat adalah halaman dimana pengunjung website bisa melihat lembaran halaman leaflet Super Hemat yang sedang berlangsung periode promosinya. Gambar lembaran-lembaran ini berupa file jenis JPEG dengan ukuran 750 x 1165 pixel. Di bawah gambar lembaran ini terdapat tombol-tombol kotak bernomor sesuai dengan halaman leaflet Super Hemat tersebut, yang bila di-klik akan menuju ke nomor halaman leaflet yang dituju. Jumlah halaman leaflet ini biasanya 12 atau 16 halaman. Pembaruan rutin berkala pada halaman leaflet Super Hemat ini mengikuti periode dari leaflet itu sendiri yaitu dua minggu sekali. 47
Gambar 4.12 Leaflet Super Hemat (JPEG) 48
Proses Eksekusi Untuk proses pembaruan materi isi pada halaman leaflet Super Hemat ini tidak berbeda jauh dengan proses pembaruan isi pada banner headline, yaitu dimulai dengan melihat informasi promosi pada fisik leaflet Super Hemat yang akan terbit lalu meminta file mentah jenis PDF kepada staf pembuat desain media promosi tersebut dan sudah approval dari manajemen, lalu diolah sesuai kebutuhan ukuran pada program Adobe Photoshop. 4.2.5. Artikel Berita Artikel pada website Indomaret ini adalah artikel yang berisi tentang informasi dan kegiatan tentang perusahaan. Artikel ini berasal dari berbagai sumber, ada yang dari manajemen perusahaan, dan ada juga yang diambil dari surat kabar. Dua artikel yang terekspos pada halaman depan adalah artikel terbaru. Penambahan artikel baru biasanya dilakukan setiap ada event yang berhubungan dengan perusahaan. Untuk arsip artikel yang tersimpan di website ini pengunjung website bisa melihatnya di halaman Arsip Kliping Berita yang URL nya terdapat pada teks Seputar Indomaret dan Kliping Berita. 49
Gambar 4.13 Artikel di Halaman Depan Gambar 4.14 Arsip Artikel di Halaman Seputar Indomaret 50
Proses Eksekusi Untuk proses penambahan artikel biasanya kita menerima materi file berupa teks dari program Microsoft Word beserta photo dari departemen terkait yaitu departemen public relations. Bila ada departemen lain yang ingin memasukan artikel maka harus melalui departemen ini terlebih dahulu, karena departemen tersebut yang bertanggung jawab atas semua materi artikel yang ada di website Indomaret ini. Sebelum artikel dimasukan ke dalam website terlebih dahulu kita mengolah photo artikel tersebut dengan Adobe Photoshop untuk merubah ukurannya agar sesuai dengan ruang yang ada di kolom halaman artikel website yaitu 550 pixel untuk lebarnya, sedangkan untuk tingginya diproposionalkan dengan foto ukuran asli. Selain itu juga kita menambahkan keterangan (caption) dari photo tersebut. Untuk artikel yang memiliki lebih dari 5 photo maka photo-photo tersebut akan dibuat galeri kumpulan photo untuk artikel tersebut. Pembuatan galeri menggunakan aplikasi yang disediakan oleh program content management system (CMS) pada website ini. Setelah pengolahan photo selesai barulah kita memasukan teks artikel tersebut ke dalam website dan disisipkan dengan photo hasil olahan tersebut. 51
4.3. Unggah Materi Isi Website Setelah proses eksekusi materi selesai, barulah kita masuk ke tahap unggah (upload) materi. Terdapat dua cara dalam pengunggahan materi isi website indomaret ini yaitu menggunakan program atau aplikasi Content Management System (CMS) dan aplikasi File transfer Protocol (FTP). Hampir semua proses pembaruan atau pengunggahan materi konten pada website ini menggunakan aplikasi CMS, tetapi ada juga yang menggunakan aplikasi FTP. Untuk pengunggahan yang menggukan aplikasi FTP ini biasanya dilakukan untuk pengunggahan yang tidak bisa dilakukan oleh aplikasi CMS pada website ini. Materi konten yang pengunggahannya menggunakan aplikasi FTP diantaranya ialah file yang berjenis SWF seperti Banner Headline dan Banner Informasi Promosi yang ada di Halaman Depan, dan banner berjenis GIF seperti banner-banner yang ada di kolom sebelah kanan di halaman depan. Selain itu aplikasi FTP ini juga berfungsi untuk mengunggah materi halaman khusus yang sudah dimodifikasi atau ditambahan script seperti Halaman Lowongan Kerja, dan halaman kosong penuh (blank) yang berisi file JPG yang ukurannya hampir menempati seluruh halaman seperti Halaman Leaflet Super Hemat dan Halaman Pengumuman Lomba dan Undian. 52
Gambar 4.15 Unggah Materi Menggunakan Aplikasi Content Management System (CMS) Gambar 4.16 Unggah Materi Menggunakan Aplikasi File Transfer Protocol (FTP) 53
4.4. Review Hasil Pembaruan Materi Isi Website Setelah tahap unggah materi selesai, lalu kita masuk ke tahap terakhir yaitu tahap review atau pengecekan hasil pembaruan dan penambahan materi yang telah kita lakukan. Pengecekan dilakukan dengan melihat langsung tampilan materi yang sudah diperbarui tersebut pada browser. Tahap pengecekan ini diperlukan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan gambar, kesalahan teks ataupun kesalahan dan kekurangan informasi lainnya. Hal tersebut sangat penting untuk menjaga kepercayaan dan kepuasan pengunjung website yang mencari kebutuhan informasi tentang Indomaret. 54