BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dalam banyak hal surat menjadi suatu alat komunikasi yang sangat penting, khususnya dalam suatu perusahaan ataupun instansi pemerintahan yang sebagian dari arus informasi dilakukan dengan surat. Hal ini menunjukkan pentingnya pengolahan surat. Salah satu keuntungan pemakaian komputer adalah dalam hal manajemen penyimpanan dan pencarian data di mana ketepatan, kecepatan dan ketelitian komputer dalam pengolahan data banyak membantu berbagai perusahaan atau instansi. Perangkat lunak merupakan kumpulan perintah-perintah yang dieksekusi oleh mesin untuk menjalankan perintahnya. Seiring dengan berkembangnya teknologi, kini hampir semua hal telah berjalan dengan bantuan perangkat lunak. Perangkat lunak memberi kemudahan dalam suatu sistem hingga menjadi suatu kebutuhan. Perkembangan yang terjadi dalam pemenuhan kebutuhan ini juga terjadi pada alat komunikasi yang semakin membutuhkan suatu pengendalian khusus bagi penggunanya, terutama bagi lembaga-lembaga pemerintahan maupun swasta yang menggunakan surat sebagai media komunikasi utamanya. Surat sebagai media komunikasi harus dikendalikan dengan sebaik-baiknya agar tidak terjadi kesalahan informasi di mana kesalahan informasi dapat menimbulkan masalah internal dan eksternal di suatu perusahaan atau instansi. PT. PERKEBUNAN NUSANTARA V KEBUN TANAH PUTIH sebagai suatu perusahaan pemerintah yang menggunakan surat sebagai media komunikasi yang sah
2 membutuhkan suatu perangkat lunak yang dapat mengendalikan surat masuk dan surat keluar pada perusahaan tersebut. Berdasarkan pertimbangan tersebut penulis tertarik untuk membuat suatu program yang dapat mengendalikan surat masuk dan surat keluar suatu perusahaan atau instansi sebagai Tugas Akhir dengan judul PERANGKAT LUNAK PENGENDALIAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA V KEBUN TANAH PUTIH. 1.2 Identifikasi Masalah Pada bagian Sekretariat Umum PT. Perkebunan Nusantara-V Kebun Tanah Putih terdapat pintu masuk surat menyurat yang diolah oleh karyawan yang bertugas di mana dalam pengagendaan surat masuk dan surat keluar guna pengawasan dan pengendalian agar surat tersebut bisa sampai tujuan dengan tepat dan segera diproses. Masalah yang dihadapi adalah mengenai pengendalian surat masuk dan surat keluar. Ada kalanya surat yang masuk setelah diagendakan tidak diketahui keberadaannya karena sistem kearsipan secara manual memerlukan dokumendokumen yang banyak. Ada kalanya surat yang masuk diagendakan dua kali di mana surat sebelumnya pernah diagendakan dan dalam hal ini sistem yang digunakan masih menggunakan MS Excel yang mana tidak dapat mendeteksi surat tersebut sehingga surat yang sama dan dari instansi yang sama dapat diagendakan dua kali.
3 1.3 Perumusan Masalah Berdasarkan judul yang diambil dan latar belakang yang telah diuraikan oleh penulis sebelumnya, permasalahan yang muncul dalam perancangan dan pembuatan Perangkat Lunak ini adalah Bagaimana mengendalikan surat masuk dan surat keluar. 1.4 Pembatasan Masalah Agar pembahasan masalah dalam perancangan Tugas Akhir ini menjadi lebih terarah serta permasalahan yang dihadapi tidak terlalu luas, batasan masalah yang akan dibahas adalah: a. Sistem agenda surat masuk dan surat keluar dimulai dari proses pengendalian sampai ke pengolahan surat. b. Penyajian laporan surat masuk dan surat keluar. 1.5 Maksud dan Tujuan Penelitian Adapun maksud dari perancangan dan pembuatan Perangkat Lunak ini adalah untuk mengoptimalkan kinerja sistem yang ada di PT. Perkebunan Nusantara-V Kebun Tanah Putih. Adapun tujuan dari perancangan dan pembuatan Perangkat Lunak ini adalah untuk membantu kinerja perusahaan khususnya di bagian sekretariat umum agar mempermudah dalam mengolah data surat masuk dan surat keluar dengan
4 menggunakan sistem yang baru sehingga proses dan pembuatan laporan dilakukan dengan cepat. Selain itu, perancangan dan pembuatan Perangkat Lunak ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan selama ini. 1.6 Metode Penelitian Untuk menyusun Tugas Akhir ini penulis menerapkan beberapa metode penelitian dalam pengumpulan data yang dibutuhkan sehingga penyusunan Tugas Akhir ini dapat diselesaikan. Adapun metode penelitian yang dilakukan penulis adalah sebagai berikut: a. Studi lapangan Merupakan metode yang dilakukan penulis secara langsung ke lapangan. Penelitian ini dilaksanakan penulis pada PT. Perkebunan Nusantara-V Kebun Tanah Putih untuk pengambilan data. b. Penelitian pustaka Merupakan penelitian yang dilakukan pada perpustakaan untuk mendapatkan data yang bersifat teori. Dalam hal ini penulis berusaha mengumpulkan bukubuku ataupun bentuk tulisan lainnya yang mendukung dalam pembuatan laporan ini. Teori-teori yang diperoleh tersebut akan dihubungkan dengan kenyataan yang ada di lapangan sehingga diharapkan akan tercipta keseimbangan antara praktek dan teori yang telah dilakukan selama riset. c. Studi literatur Merupakan metode yang dilakukan penulis dengan mengunjungi dan mempelajari website atau situs-situs internet yang berhubungan dengan penelitian yang dilakukan penulis, metode penelitian.
5 d. Perancangan Pada tahap ini penulis melakukan perancangan perangkat lunak dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0. 1.7 Sistematika Penulisan Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis membuat suatu sistematika penulisan, hal ini bertujuan untuk menggambarkan secara ringkas seluruh isi bab yang mencakup halhal sebagai berikut: Bab 1 PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, identifikasi masalah, pembatasan masalah, perumusan masalah, maksud dan tujuan penelitian dan sistematika penulisan. Bab 2 LANDASAN TEORI Bab ini penulis menjelaskan teori-teori singkat tentang hal-hal yang berhubungan dengan judul dan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 yang digunakan penulis untuk mendesain perangkat lunak pengendalian surat masuk dan surat keluar. Bab 3 SEKILAS BERDIRINYA PT. PERKEBUNAN NUSANTARA-V KEBUN TANAH PUTIH
6 Bab ini berisi tentang sejarah singkat berdirinya perusahaan, Disiplin Jam Pegawai Kantor PTP. Nusantara V Kebun Tanah Putih, visi dan misi PTP. Nusantara V. Bab 4 PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini akan dijelaskan dan diuraikan tentang pembuatan serta perancangan sistem. Bab 5 IMPLEMENTASI SISTEM Bab ini akan diuraikan tentang definisi, tujuan dan langkah-langkah dalam implementasi sistem juga disertai dengan komponen-komponen yang dibutuhkan oleh sistem. Bab 6 KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran.