BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. merupakan kantor yang saat ini sangat dicari oleh masyarakat untuk membantu membuat berbagai macam akta otentik. Baik itu dalam dalam otentifikasi dokumen untuk membuat perusahaan ataupun memberikan pengesahan yang berhubungan dengan tanah, property dan lainnya baik itu sebagai pribadi maupun perusahaan. Kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. merupakan kantor pelayanan jasa yang diberi tugas oleh pemerintah untuk membuat akta yang otentik yang berhubungan langsung dengan masyarakat, dimana kinerja para pegawai dituntut untuk dapat bekerja dengan cepat dan hati-hati. Selain itu, pekerjaan di kantor notaris ini sangat riskan karena banyak berhubungan dengan sertifikat orang yang dititipkan untuk diproses sesuai dengan permintaan masyarakat. Sehingga apabila administrasi kantor tidak tersusun dengan baik, rentan sertifikat tersebut hilang dan itu akan menjadi tanggung jawab kantor notaris itu sendiri. Untuk saat ini, di Kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. masih mengalami kesulitan dalam pengelolaan berkas dan pendokumentasian dokumen-dokumen penting berupa akta-akta minuta. Pengumpulan data atau dokumen-dokumen penting masih dilakukan secara manual yaitu disimpan di sebuah lemari penyimpanan yang besar. Sehingga untuk mencari data fisik atau dokumen seorang client membutuhkan waktu yang cukup lama. Dengan menyimpan suatu data tersebut, maka didapat surat yang disebut dengan berkas atau dokumen. Sistem pengarsipan yang berjalan saat ini dapat dikatakan masih kurang efektif dan efisien, dikarenakan semua proses masih dilakukan secara manual. Selain itu, kendala yang sedang dihadapi di Kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H ini adalah sulitnya notaris untuk memonitoring berkas client pengerjaannya sudah berjalan sejauh mana. Karena pencatatan berkas masih dilakukan secara manual, maka pegawai pun akan mengalami kesulitan dalam mencari data berkasnya. Sehingga saat notaris ingin mengetahui pengerjaan suatu berkas, membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari data berkas tersebut. Pekerjaan notaris PPAT dinilai pekerjaan yang banyak menyangkut tentang data atau keterangan yang harus dicatat dan diolah secara teratur, sehingga segala sesuatu yang 1
2 menyangkut tentang data atau keterangan tersebut mempunyai kegunaan dan nilai tertentu, sehingga berkas yang diperlukan dapat mudah ditemukan dan sistematis. Maka sesuai dengan permasalahan diatas, penulis bermaksud membangun sebuah sistem informasi yang dituangkan dalam bentuk skripsi dengan judul ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM MONITORING MANAJEMEN FILE & PENGARSIPAN DOKUMEN PADA KANTOR NOTARIS PPAT AGUS RACHMAN, S.H. BERBASIS WEB diharapkan dengan adanya sistem ini dapat membantu pekerjaan pegawai yang bekerja di kantor notaris ini. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan beberapa rumusan permasalahan, diantaranya: 1. Bagaimana mempermudah proses pencatatan berkas Client baru yang akan dibuat di kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H.? 2. Bagaimana mempermudah pegawai di kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. dalam mengelola berkas dan pendokumentasian dokumen-dokumen penting milik Client? 3. Bagaimana mempermudah notaris untuk memonitor status berkas client yang sedang ataupun sudah dikerjakan oleh para pegawainya? 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dalam pembuatan system ini adalah merancang dan membangun sebuah sistem atau aplikasi Monitoring Manajement file dimana dapat membantu kinerja pegawai yang ada di kantor Notaris dan PPAT ini. Sedangkan untuk manfaat dari pembuatan sistem informasi ini adalah: 1. Memberikan kemudahan kepada pegawai untuk proses pencatatan berkas Client baru yang akan dibuat di kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H.. 2. Mempermudah pegawai di kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. dalam mengelola berkas dan pendokumentasian dokumen-dokumen penting milik Client. 3. Memberikan mempermudah notaris untuk memonitor status berkas client yang sedang dikerjakan oleh para pegawainya.
3 1.4 Batasan Masalah Adapun beberapa hal yang membatasi sistem informasi dalam pembuatannya, antara lain: 1. Pembuatan sistem ini dibatasi hanya untuk input berkas Client serta pengelolaan berkas dan pendokumentasian dokumen-dokumen penting milik Client pada kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. 2. Pembuatan sistem ini hanya digunakan di bagian Administrasi dengan bagian-bagian terkait lainnya yang ada di kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. 1.5 Metodologi Penelitian Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dan keterangan yang diperlukan untuk penelitian dengan metode sebagai berikut: 1.5.1 Metodologi Pengumpulan Data Pada tahap awal ini, dilakukan pengumpulan data atau materi penulisan dengan cara: 1. Wawancara Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan cara mewawancarai atau tanya jawab kepada pegawai di bagian Administrasi kantor notaris ini, dimana pegawai bagian adminitrasi ini adalah pegawai yang bertugas untuk mengelola berbagai macam arsip dan dokumen-dokumen Client. Penulis akan mewawancarai langsung pegawai Administrasi kantor Notaris PPAT Agus Rachman, S.H. untuk mengetahui requirement apa saja yang diperlukan dalam pembuatan sistem ini. 2. Studi Pustaka Yaitu salah satu metode pengumpulan data dengan membaca buku-buku yang berhubungan dengan penelitian ini. 1.5.2 Metodologi Penelitian Sistem Metode penelitian yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini adalah sebagai berikut: 1. Metode Rekayasa Perangkat Lunak Metode yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini adalah menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) model Waterfall. Dimana dalam pengerjaannya dilakukan secara struktural dan sesuai alur yang sudah ditetapkan sesuai dengan teori Waterfall Model.
4 2. Metode Pemodelan Sistem Untuk pemodelan sistem yang digunakan dalam membangun sistem informasi ini adalah menggunakan UML Diagram, dimana UML ini digunakan untuk merepresentasikan rancangan sistem informsi ini dalam bentuk diagram seperti Use Case diagram, Class diagram, Activity Diagram, ERD, dan lain sebagainya. 3. Bahasa Pemograman yang Digunakan Bahasa pemograman yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi ini adalah menggunakna bahasa pemograman PHP dan dalam penyimpanan datanya menggunakan database MySQL. Selain itu untuk mempermudah dalam membangun sebuah sistem informasi ini, digunakan sebuah Framework CodeIginter dimana dalam pembuatan programnya lebih terstruktur dan jelas alur pembuatan sistemnya. 1.6 Sistematika Penulisan Skripsi ini terdiri dari 5 ( lima ) bab yang disusun sedemikian rupa untuk mempermudah dan memperjelas dalam pembahasan masalah dengan materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini berisi latar belakang, rumusan masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, metode penelitian dan sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang materi yang mendukung laporan tugas akhir dan sebagai dasar acuan agar penelitian yang dilakukan tidak menyimpang dari latar belakang yang sudah ada terdiri dari monitoring, alert dan validation. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini membahas deskripsi umum sistem, rancang bangun sistem, Diagram Alir Program dan Diagram Unified Modelling Language ( UML ). BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini membahas hal yang berhubungan dengan implementasi program mencakup rancang bangun pada perangkat android. Berdasarkan hasil implementasi yang
5 dilakukan, tahapan selanjutnya adalah pengujian dengan hasil yang akan dibahas pada bab ini. BAB V : PENUTUP Bab ini merupakan akhir penulisan skripsi, di mana berdasarkan uraian-uraian yang telah dibahas akan dituangkan ke dalam suatu bentuk simpulan akhir dan saransaran.