BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor penting dalam menjalankan suatu perusahaan. Salah satu upaya untuk meningkatkan kinerja dan kualitas pegawai adalah dengan mengadakan pelatihan dari perusahaan agar kinerja dan kualitas pegawai semakin baik dan berkembang. Melihat dari kebutuhan tersebut, tingkat kebutuhan teknologi informasi dalam dunia bisnis menjadi penting untuk meningkatkan kualitas perusahaan. Dalam jurnal yang ditulis oleh Nela Safelia, Susfayetti, dan Rita Friyan (2013) dengan judul Pengaruh Teknologi Sistem Informasi Baru Terhadap Kinerja Individu. Teknologi sistem informasi memiliki pengaruh positif dan signifikan dalam peningkatan kinerja individu dalam suatu organisasi atau perusahaan. PT Jhonlin Baratama adalah sebuah anak perusahaan dari Jhonlin Group yang didirikan di tahun 2003 dan berkantor pusat di Kabupaten Tanah Bambu, Kalimatan Selatan. Bidang usaha yang dijalani di PT Jhonlin Baratama adalah jasa kontraktor dan penyewaan peralatan tambang, serta penghasil dan ekspor batubara, dan saat ini PT Jhonlin Baratama telah menjadi salah satu perusahaan tambang terbesar di Tanah Bambu. PT Jhonlin Baratama selalu mengadakan training kepada pegawainya untuk meningkatkan kinerja dan kualitas pegawai. PT Jhonlin Baratama juga terus melakukan evaluasi terhadap training yang berjalan di perusahaan dan merekapitulasi data training, yang berguna untuk pengambilan keputusan perusahaan. PT Jhonlin Baratama saat ini masih menggunakan sistem manual dalam mengelola kegiatan training, yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel dan menyimpan data-data training ke dalam spreadsheet yang berbeda. Karena masih menggunakan sistem manual tersebut, PT Jhonlin Baratama kesulitan dalam mengelola penjadwalan dan pencatatan training yang menyebabkan terjadinya kesalahan dalam pembuatan laporan rekapitulasi training. 1
2 Berdasarkan kebutuhan PT Jhonlin Baratama dalam mengelola manajemen training, dibutuhkan sistem manajemen training yang dapat membantu PT Jhonlin Baratama dalam mengelola kegiatan training dan merekapitulasi data training yang disimpan ke dalam sistem basis data yang terintegrasi sehingga menjadikan kegiatan perusahaan berjalan lebih baik. Mengacu pada jurnal yang ditulis oleh Meiliana dan Dwi Handri Kurniawan (2014) dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Penjadwalan Dan Manajemen Training Pada Software Laboratory Center Universitas Bina Nusantara. Pengelolaan data training yang masih dilakukan secara manual menyebabkan SLC kesulitan dalam merekap data training yang telah diikuti oleh asisten lab dan membuat proses belajar mengajar terhambat, sehingga dibuat sistem informasi penjadwalan dan manajemen training yang dapat membantu proses manajemen training yang berjalan di SLC. Hal ini diperkuat (Vilova, 2011) dalam jurnalnya yang berjudul Database Design for the Web Based University Project Management Information System. Aplikasi berbasis web, khususnya sistem informasi berbasis web sangat terkenal karena kemampuannya untuk memperbarui dan mengelola aplikasi atau sistem tanpa harus menginstal perangkat lunak di komputer pengguna. Sistem informasi berbasis web ini mempermudah developer untuk mengembangkan, memelihara sistem yang berpusat di Batulicin, Tanah Bambu, Kalimantan Selatan dari jarak jauh. Maka sesuai dengan analisis sistem yang sedang berjalan dan kebutuhan perusahaan, akan dirancang dan diimplementasikan sebuah aplikasi basis data berbasis web yang berguna untuk pengelolaan manajemen training yang berjalan di PT Jhonlin Baratama. 1.2 Rumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi PT Jhonlin Baratama adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana mengelola kegiatan manajemen training secara keseluruhan mulai dari mengelola materi training, jadwal training, kehadiran peserta training, evaluasi training, dan biaya pengeluaran training agar dapat terintegrasi dengan baik. 2. Bagaimana mengelola data trainer, peserta training, dan vendor training dengan baik.
3 3. Bagaimana operasi manajemen training dapat dilakukan dengan akurat sehingga pembuatan laporan absensi peserta, evaluasi training, dan biaya pengeluaran training menjadi tepat waktu. 1.3 Ruang Lingkup Ruang lingkup untuk penulisan Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data Manajemen Training Berbasis Web Pada PT Jhonlin Baratama adalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan materi training. 2. Penjadwalan kegiatan training, yaitu dimasukkannya data training dan pembuatan laporan kegiatan training yang sudah berjalan. 3. Absensi peserta training. 4. Pengelolaan data peserta, trainer, dan vendor. 5. Pengelolaan evaluasi training, yaitu dimasukkannya hasil kuesioner evaluasi training dan pembuatan laporan evaluasi training. 6. Pengelolaan biaya pengeluaran kegiatan training, yaitu pencatatan jumlah biaya yang dibutuhkan untuk training dan biaya yang dikeluarkan untuk training. 1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan Tujuan dari pembuatan Analisis dan Perancangan Sistem Database Manajemen Training berbasis web pada PT Jhonlin Baratama adalah sebagai berikut: Terpenuhinya kebutuhan PT Jhonlin Baratama dalam mengelola kegiatan pelaksanaan training seperti mengelola materi, jadwal, data trainer dan vendor, data peserta, absensi peserta, evaluasi kegiatan training dan biaya pengeluaran training. Terwujudnya sistem basis data yang terintegrasi untuk membantu kegiatan manajemen training di PT Jhonlin Baratama. Terwujudnya aplikasi berbasis web yang dapat mempermudah perusahaan untuk mengolah data manajemen training.
4 1.4.2 Manfaat Manfaat dari pembuatan skripsi Analisis dan Perancangan Sistem Database Manajemen Training pada PT Jhonlin Baratama adalah sebagai berikut: Membantu perusahaan dalam mengelola data materi dan jadwal training. Membantu perusahaan dalam mengelola absensi pegawai yang menghadiri training. Memudahkan pengelolaan data peserta, trainer, dan vendor training. Memudahkan perusahaan untuk pengelolaan evaluasi kegiatan manajemen training. Menghasilkan informasi yang konsisten sehingga mempermudah pembuatan laporan rekapitulasi biaya training. 1.5 Metode Penelitian Metode yang digunakan dalam pembuatan skripsi adalah sebagai berikut: 1. Metode pengumpulan data 1.1 Wawancara Wawancara dengan sub divisi HR PT Jhonlin Baratama yang bertujuan untuk mempelajari kegiatan perusahaan. 1.2 Observasi Observasi dilakukan dengan meninjau kantor cabang PT Jhonlin Baratama yang berlokasi di Equity Tower Building 47th floor, SCBD, Jakarta Pusat mengenai sistem kerja yang bertujuan untuk mengetahui kegiatan perusahaan. 1.3 Studi Pustaka Studi pustaka dilakukan dengan membaca, mempelajari, dan meneliti sumber referensi serta mengumpulkan informasi teoritis melalui sumber pustaka ilmiah yang berkaitan dengan topik skripsi. 2. Metode Analisis 2.1 Melakukan analisis terhadap hasil pengumpulan data Dilakukan analisis secara mendalam untuk mengetahui kebutuhan data informasi pada perusahaan. 2.2 Mengidentifikasi kebutuhan informasi
5 Dilakukan identifikasi kebutuhan informasi dengan hasil berupa laporan kebutuhan informasi perusahaan. 2.3 Mengidentifikasi basis data berdasarkan informasi Dilakukan identifikasi basis data yang diperlukan berdasarkan laporan kebutuhan informasi perusahaan. 2.4 Mengidentifikasi persyaratan sistem Dilakukan identifikasi persyaratan sistem dengan hasil yang akan menjadi bahan acuan pada saat melakukan perancangan sistem dan hasil identifikasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan. 3. Metode perancangan 1. Perancangan basis data Metode perancangan basis data yang diterapkan dalam penulisan skripsi ini adalah Database Design Methodology yang dikemukakan oleh Thomas Connolly dan Carolyn Begg yang terdiri dari: 1. Perancangan basis data konseptual. 2. Perancangan basis data logikal. 3. Perancangan basis data fisikal 2. Perancangan aplikasi Metode perancangan aplikasi yang diterapkan dalam penulisan skripsi ini adalah metode 8 Golden Rules yang terdiri dari: 1. Konsistensi. 2. Melayani universal usability. 3. Memberikan umpan balik yang informatif. 4. Merancang dialog untuk menghasilkan suatu penutupan. 5. Memberikan penanganan kesalahan yang sederhana. 6. Mudah kembali ke tindakan sebelumnya. 7. Mendukung pusat kendali internal. 8. Mengurangi beban ingatan jangka pendek. 1.6 Sistematika Penulisan BAB 1 PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan latar belakang, rumusan masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, metode, serta sistematika penulisan dalam penelitian. BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
6 Bab ini menjelaskan teori-teori yang dikutip berdasarkan studi kepustakaan sebagai referensi dan sumber pemecahan masalah dalam analisis dan perancangan sistem. akan digunakan sebagai referensi sebagai referensi dan sumber pemecahan masalah dalam analisa dan perancangan. BAB 3 METODOLOGI Bab ini menjelaskan mengenai sejarah perusahaan, visi dan misi, struktur perusahaan, tugas jabatan, sistem yang berjalan, dan masalah yang dihadapi pada sistem yang berjalan pada PT Jhonlin Baratama. Bab ini juga menjelaskan hasil analisis dan perancangan yang ditampilkan untuk mendukung hasil metodologi. BAB 4 HASIL DAN PEMBAHASAN Bab ini menjelaskan spesifikasi sistem, tampilan layar, evaluasi basis data, dan evaluasi aplikasi dari hasil penelitian yang sudah dilakukan BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Bab ini menjelaskan kesimpulan dari penelitian yang telah dilakukan serta saran yang diusulkan untuk pengembangan sistem di masa yang akan datang.