Audit Sistem pada Digital Library System (Studi Kasus Universitas A) Inne Gartina Husein Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom, Bandung 1. Pendahuluan Digital library merupakan dampak dari perkembangan teknologi informasi, dimana saat ini dibutuhkan ketersediaan dokumen dalam bentuk digital sehingga dapat digunakan kembali atau dimodifikasi oleh pengguna untuk tujuan tertentu, misalnya untuk penyusunan karya ilmiah. Sampai saat ini sudah banyak universitas dan perguruan tinggi yang memiliki digital library yang dapat diakses dimanapun oleh mahasiswanya. Universitas A merupakan universitas di Bandung yang sejak 5 tahun yang lalu memiliki digital library dengan tujuan menyediakan dokumen-dokumen yang dibutuhkan mahasiswanya seperti materi-materi kuliah, dokumen tugas akhir mahasiswa yang telah selesai sidang, dengan demikian mahasiswa dapat membaca dan/atau mengunduh dokumen digital tersebut sesuai keperluan mereka. Sistem informasi merupakan aset bagi suatu perusahaan yang bila diterapkan dengan baik akan memberikan kelebihan bagi perusahaan/organisasi untuk berkompetensi. Sistem informasi diimplementasikan untuk meningkatkan kesuksesan suatu perusahaan. Dalam mengimplementasikan sistem informasi tersebut harus adanya suatu tolak ukur untuk mencegah terjadinya hal-hal di luar 317
rencana organisasi, dan agar pengoperasian sistem informasi bisa dilakukan secara efektif dan efisien. Tujuan pengukuran terhadap sistem informasi adalah untuk meyakinkan manajemen bahwa apakah kinerja sistem informasi yang ada pada organisasi nya sesuai dengan perencanaan dan tujuan usaha yang dimilikinya. Audit Sistem pada Digital Library merupakan wujud dari pengukuran tersebut. Secara umum kegiatan di dalam audit sistem adalah mengumpulkan bukti dan mengevaluasi bukti, yang dimaksud bukti adalah data yang menggambarkan kondisi nyata. Adapun cara yang digunakan penulis untuk pengumpulan bukti adalah dengan menyebarkan kuisioner (angket) kepada 40 orang mahasiswa secara acak di Universitas A. Penelitian ini dilakukan pada tahun 2009. Sedangkan dari berbagai macam kendali, penulis membatasi hanya membahas kendali aplikasi. 2. Landasan Teori 2.1. Audit Sistem Informasi Pengertian Audit Sistem Informasi adalah (Ron Weber, 1999) : The process of collecting and evaluating evidence to determine wether a computer system safeguards assets, maintains data integrity, allow organizational goals to be achieved effectively and uses resources efficiently. Dapat disimpulkan bahwa audit adalah kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi bukti. Tujuan audit sistem informasi adalah (1) meningkatkan keamanan aset organisasi, (2) meningkatkan integritas data, (3) meningkatkan efektifitas sistem, dan (4) meningkatkan efisiensi sistem. Pada awalnya audit hanya dilakukan untuk bidang keuangan dan akuntansi saja, namun seiring perkembangan teknologi informasi organisasi merasakan perlunya audit sistem informasi. Hal-hal yang melatar belakangi adanya audit sistem informasi adalah : a. Kerugian biaya dikarenakan hilangnya data organisasi, seperti hilangnya data kredit yang menyebabkan organisasi kehilangan banyak dana piutang yang seharusnya masuk ke dalam organisasi; b. Kerugian biaya dikarenakan manajemen salah mengambil keputusan, hal ini antara lain karena tidak didukung oleh data yang berkualitas yang menyebabkan kerugian yang dialami oleh organisasi; c. Kerugian biaya karena penyalah-gunaan komputer, seperti hacking, virus dan akses 318 ilegal terhadap komputer seseorang yang menyebabkan bocornya data-data organisasi; d. Nilai dari sumber daya manusia, perangkat lunak dan perangkat keras. Saat ini sudah banyak organisasi-organisasi yang menginvestasikan hardware dan software sebesar miliaran rupiah. Demikian pula biaya yang dikeluarkan untuk rekrutasi dan pengembangan pegawai banyak menguras dana organisasi. Apabila tidak dikendalikan akan menyebabkan pengeluaran dana yang sia-sia. e. Tingginya biaya untuk penanganan error. Sebuah error sederhana dapat mengakibatkan kerugian besar bagi organisasi, misalkan penggunaan komputer untuk memonitor kondisi pasien apabila terjadi error pada komputer (atau aplikasi) tersebut dapat menyebabkan hilangnya nyawa pasien. f. Pemeliharaan privasi komputer. Saat ini setiap orang di dalam organisasi (idealnya) memiliki komputer masing-masing, seperti kepala bagian dan para staf nya. Hal ini untuk memelihara privasi dalam penggunaan komputer. Dapat dibayangkan membengkaknya biaya untuk pemeliharaan privasi ini. g. Pengendalian perkembangan terhadap penggunaan komputer. Dari waktu ke waktu terjadi konflik bagaimana teknologi komputer seharusnya digunakan oleh manusia. Ada yang memanfaatkan komputer untuk tujuan kemanusiaan ada pula yang menggunakannya sedemikian sehingga menyebabkan kerusakan bagi manusia dan lingkungan. Penggunaan teknologi, bagaimanapun, menyebabkan masalah sosial yang membutuhkan pengendalian mengenai bagaimana komputer seharusnya digunakan di masyarakat. Baik pemerintah, badan profesi, grup, organisasi dan individu harus mengendalikan dan memonitor penggunaan teknologi komputer di masyarakat. Auditor adalah orang atau organisasi yang menetapkan kendali pada suatu hal yang akan di audit. Setelah itu mengumpulkan bukti mengenai adanya kendali di dalam organisasi untuk dievaluasi. Auditor dapat saja pihak internal organisasi, atau pihak dari luar organisasi, selama auditor dapat menilai dengan obyektif dan independen maka akan menghasilkan laporan audit yang sebenar-benarnya. Kendali adalah suatu alat atau sistem yang mencegah, mendeteksi atau memperbaiki kejadian yang tidak seharusnya terjadi. Contoh kendali adalah password. Password adalah suatu alat atau
sistem yang dapat mencegah dan mendeteksi kejadian yang salah. Pada saat mengumpulkan bukti, seorang auditor dapat mengumpulkannya dengan cara wawancara atau menyebarkan angket. Untuk wawancara, auditor membuat daftar pertanyaan yang menyelidiki adanya kendali atau tidak. Pertanyaan yang diajukan umumnya membutuhkan jawaban yang panjang dan detil, daftar pertanyaan pun dapat berkembang selama tidak melenceng dari topik pertanyaan. Untuk angket, auditor membuat daftar pertanyaan yang tidak membutuhkan jawaban panjang dari responden. Angket biasanya berupa pertanyaan pilihan ganda, mencentang, mengarsir, mengisi jawaban singkat dan menyilang pilihan Ya atau Tidak. 2.2. Kendali Manajemen dan Aplikasi Menurut Ron Weber, kendali pada organisasi terbagi menjadi dua bagian yaitu kendali manajemen dan kendali aplikasi. Penulis menitikberatkan penelitian pada kendali aplikasi, namun demikian akan dijelaskan secara singkat mengenai kendali manajemen. Kendali manajemen adalah kendali manajemen atas, kendali manajemen pengendalian sistem, kendali manajemen pemrograman, kendali sumber daya data, kendali manajemen keamanan, kendali manajemen operasional, dan kendali manajemen pemastian kualitas (QA). Contoh kendali manajemen atas adalah (1) apakah terdapat perencanaan jangka pendek dan jangka panjang untuk sistem informasi di organisasi tersebut, (2) bagaimana pengorganisasian sistem pada organisasi tersebut, (3) bagaimanakan memimpin staf-staf di unit sistem informasi? Dan (4) bagaimana mengendalikan staf unit sistem informasi. Kendali aplikasi adalah kendali ruang lingkup aplikasi, kendali input pada aplikasi, kendali komunikasi, kendali pemroresan pada aplikasi, kendali basis data dan kendali output. Kendali ruang lingkup membahas mengenai personal identification number (PIN) user, digital signature, id card. Kendali input membahas berbagai metode input data, seperti apakah aplikasi melakukan validasi untuk setiap data yang diinput ke aplikasi. Kendali komunikasi membahas mengenai pengiriman data antar subsistem di dalam organisasi, seperti komponen fisik, pengiriman data error, topologi jaringan dan akses jaringan. Kendali pemrosesan membahas mengenai proses data seperti sorting, klasifikasi, ringkasan data. Juga dibahas mengenai central processor, memory, operating system dan application program. Kendali basis data membahas mengenai pendefinisian, pembuatan, perubahan, penghapusan dan pembacaan data dari suatu basis data. Kendali output membahas mengenai konten data yang akan disediakan bagi user, bagaimana format data dan bagaimana penyajian keluaran kepada user. 2.3. Digital Library Digital Library adalah kumpulan dokumen yang disusun dalam bentuk elektronis, dapat disimpan dalam bentuk CD-ROM disk dan/atau ditampilkan di sebuah situs web. Umumnya digital library menyediakan artikel majalah, buku, jurnal, gambar, file audio dan video bagi pengunjung perpustakaan tersebut. 3. Pengumpulan Bukti Pengumpulan bukti dilakukan dengan menggunakan angket, yang terdiri dari 11 pertanyaan dan disebarkan kepada 40 orang mahasiswa secara acak di Universitas A. Pertanyaan yang ada pada angket terdiri dari pertanyaan pilihan ganda, arsiran, dan mencentang pilihan. Daftar pertanyaan tidak ditampilkan di sini, tetapi langsung kepada hasil angketnya saja. Pertanyaan yang diajukan mulai dari pertanyaan umum sampai pertanyaan yang berkaitan dengan kendali aplikasi. Kendali yang akan diaudit adalah kendali aplikasi yang terdiri dari kendali input, kendali komunikasi, kendali pemroresan, kendali basis data dan kendali output Di bawah ini adalah pertanyaan yang diajukan berikut hasil jawaban : 1. Apakah anda tahu tentang adanya Digital Library di kampus ini? Hasil : 90% responden menjawab Ya, dan 10% 2. Apakah anda pernah mencoba Digital Library kampus ini? 319
Hasil : 80,6% menjawab Pernah, dan 19,4% menjawab Tidak Pernah. 3. Apabila anda pernah mencoba Digital Library, maka seberapa seringkah dalam seminggu? Hasil : 27,6% menjawab 1 kali seminggu, 24,1% menjawab 2-5 kali seminggu, 6,9% menjawab 6-8 kali seminggu dan 41,1% menjawab lebih dari 8 kali seminggu. 4. Apakah anda mengetahui prosedur login untuk mengakses Digital Library di kampus ini? Hasil : 86,1% menjawab Ya, dan 13,9% 5. Apakah anda mengetahui penggunaan fasilitas searching dalam Digital Library? Hasil : 66,7% menjawab Ya, dan 33,3% 6. Pertanyaan mengenai User Friendly. Hasilnya adalah : 48% (17 orang) mengatakan Style font sudah sesuai 72% (26 orang) mengatakan Warna font dan background sudah sesuai 52% (19 orang) mengatakan Penempatan daftar e-book sudah rapi 48% (17 orang) mengatakan Penempatan link sudah sesuai dan jelas. 7. Pertanyaan mengenai kesesuaian dan keterhubungan link dengan e-book yang ada pada Digital Library. Hasilnya adalah : 42% (15 orang) mengatakan bahwa jaringan untuk Digital Library telah terhubung dengan baik 25% (9 orang) mengatakan bahwa Portal Digital Library sangat strategi bagi kampus 36% (13 orang) mengatakan bahwa telah tersedia forum komunikasi antar mahasiswa dengan admin Digital Library 33% (12 orang) mengatakan link dan e-book pada Digital Library sudah sesuai. 8. Pertanyaan mengenai kecepatan akses saat membuka e-book. Hasilnya adalah : 3% (1 orang) menjawab Sangat Memuaskan 30% (11 orang) menjawab Puas 10% (4 orang) menjawab Tidak Berpendapat 27% (10 orang) menjawab Kurang Puas 30% (11 orang) menjawab Sangat Tidak Puas. 9. Pertanyaan mengenai pencarian e-book di Digital Library. Hasilnya adalah : 50% (18 orang) menjawab Pencarian e-book Sangat Mudah 16,7% (6 orang) menjawab Tidak Terlalu Mudah tapi juga Tidak Sulit 33,3% (12 orang) menjawab Sulit Melakukan Pencarian e-book. 10. Pertanyaan mengenai menu-menu e-book pada Digital Libray (atau kelengkapan e-book). Hasilnya adalah : 30,5% (11 orang) mengatakan Menunya Lengkap atau Cukup Lengkap 41,7% (15 orang) mengatakan Menunya Biasa Saja 27,7% (10 orang) mengatakan Menunya Tidak Lengkap. 11. Pertanyaan mengenai tampilan e-book (output dari link-link) yang ada pada Digital Library. Hasilnya adalah : 2,8% (1 orang) menjawab Sangat Puas 30,6% (11 orang) menjawab Puas 22,2% (8 orang) menjawab Tidak Berpendapat 41,7% (15 orang) menjawab Kurang Puas 2,8% (1 orang) menjawab Sangat Tidak Puas 4. Evaluasi Bukti dan Rekomendasi Berdasarkan hasil pengumpulan bukti, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a. Kendali Input. Bagi mahasiswa yang sudah pernah menggunakan Digital Library, sebagian besar sudah mengetahui cara untuk login. Hal ini dikarenakan adanya validasi user yang tidak rumit (menggunakan NIM mahasiswa) dan validasi password yang baik dari aplikasi. b. Kendali Komunikasi. Kesesuaian link dan e- book memuaskan atau sangat memuaskan, hal ini dikarenakan judul link tepat dengan e-book (isi e-book). Untuk kecepatan akses e-book 320
tidak/kurang memuaskan dikarenakan lambatnya jaringan komunikasi. Hal ini dapat dikarenakan desain web yang tidak efektif atau kapasitas media penyipanan yang kecil dari web hosting nya atau dapat juga dikarenakan penyimpanan data di tabel yang tidak efisien menyebabkan aplikasi lama dalam mengakses data di basis data. c. Kendali Pemrosesan dan Basis Data. Sebagian menjawab fasilitas pencarian Search pada Digital Library memuaskan dikarenakan mudah pengoperasiannya, sedangkan sebagian lagi menjawab sulit hal ini dapat dikarenakan pengoperasiannya atau filtering datanya kurang baik. Mengenai kelengkapan menu e-book (atau ketersediaan sumber e-book) sebagian besar menjawab ketersediaan e-book biasa saja, namun ada juga yang menjawab lengkap. d. Kendali Output. Mengenai pertanyaan user friendly, sebagian besar menyatakan sudah sesuai dan jelas. Sedangkan mengenai tampilan e-book sebagian besar menjawab kurang puas, namun sebagian lagi mengatakan sudah puas. Hal ini dapat dikarenakan tampilan e-book tidak nyaman dibaca, dapat karena font e-book terlalu kecil sehingga dalam 1 halaman user harus menggeser-geser scrollbar agar dapat membaca 1 halaman penuh. Berdasarkan hasil evaluasi di atas, maka terdapat beberapa rekomendasi di bawah ini : 1. Kecepatan akses e-book masih dirasakan lambat. Disarankan untuk membuat desain web yang lebih efisien, menambah media penyimpanan saat hosting web dan/atau memperbaiki struktur tabel. 2. Kecepatan search e-book masih dirasakan lambat. Dikarenakan fasilitas search yang tidak menggunakan filtering yang efektif dan efisien. Sebaiknya pada fasilitas search dibolehkan menginputkan satu kata atau lebih dari satu kata dan pencarian tidak hanya berdasarkan judul e- Book melainkan dapat dikategorikan ke beberapa subtopik. 3. Kelengkapan e-book masih dirasa biasa saja. Disarankan untuk menambah koleksi materi kuliah dan tugas akhir, dari berbagai jurusan dan dikategorikan lagi ke dalam bidang minat, mata kuliah dan dosen. 4. Tampilan e-book dirasakan masih kurang. Disarankan agar menyiapkan e-book dalam bentuk interaktif, misalkan ada tombol next, previous, down dan top. Sehingga memudahkan pembacaan e-book bagi mahasiswa. 6. Kesimpulan Audit Sistem Informasi mulai dibutuhkan oleh organisasi dikarenakan perkembangan teknologi informasi yang pesat. Audit Sistem Informasi adalah kegiatan mengumpulkan bukti dan mengevaluasi bukti untuk akhirnya diberikan rekomendasi dari auditor kepada organisasi. Auditor adalah individu atau sekelompok individu yang melakukan kegiatan audit. Audito dapat merupakan pihak internal atau eksternal perusahaan, selama dapat melakukan audit secara obyektif dan independen bagi organisasi yang diperiksanya. Audit Sistem Informasi terbagi menjadi dua bagian yaitu Kendali Manajemen dan Kendali Aplikasi. Kendali adalah alat atau sistem yang dapat mencegah, mendeteksi dan memperbaiki sesuatu yang tidak seharusnya terjadi. Pada Kendali Aplikasi terdapat Kendali Ruang Lingkup, Kendali Input, Kendali Pemrosesan, Kendali Komunikasi, Kendali Basis Data dan Kendali Output. Pada saat mengumpulkan bukti, seorang auditor dapat mengumpulkannya dengan cara wawancara atau menyebarkan angket. Untuk wawancara, pertanyaan yang diajukan umumnya membutuhkan jawaban yang panjang dan detil, daftar pertanyaan pun dapat berkembang selama tidak melenceng dari topik pertanyaan. Untuk angket, daftar pertanyaannya biasanya tidak membutuhkan jawaban panjang dari responden. Angket biasanya berupa pertanyaan pilihan ganda, mencentang, mengarsir, mengisi jawaban singkat dan menyilang pilihan Ya atau Tidak. Kedua cara pengumpulan data di atas memiliki tujuan yang sama yaitu mencari tahu mengenai adanya kendali dalam aplikasi yang sedang diaudit. Setelah pengumpulan bukti, maka auditor melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi kepada organisasi. 7.REFERENCES [1] Weber, Ron. Information Systems Control and Audit. Prentice Hall. 1999. [2] Dube, Gulati. Information System Audit and Assurance. Tata McGraw-Hill. 2005 [3] Netaonline. Digital Library. Available online : www.netaonline.org/pd-digitalglossary.rtf. Diambil September 2010. 321