PELAYANAN PENGGUNA DI PERPUSTAKAAN BALAI BESAR PENELITIAN VETERINER SM KURAESIN Balai Besar Penelitian Veteriner, J1.R.E.Martadinata No. 30 Po.Box. 151 Bogor, Jawa Barat RINCKASAN Bentuk dan isi informasi yang beraneka ragam pada suatu perpustakaan harus dimanfaatkan oleh pengguna dengan tepat dan cepat. Perpustakaan sebagai pusat informasi, menghimpun informasi dan mengelola informasi tersebut berdasarkan ketentuan yang diatur dalam disiplin ilmu perpustakaan. Pelayanan perpustakaan merupakan penghubung antara perpustakaan dan pengguna, sehingga perpustakaan dimanfaatkan oleh pengguna. Pelayanan yang diberikan perpustakaan B. Balitvet dimanfaatkan oleh pengguna sehingga pengguna memperoleh informasi/literatur yang diperlukan dengan tepat dan cepat, pelayanan fotokopi banyak dimanfaatkan oleh pengguna terutama pengguna dari luar. Kata kunci : Perpustakaan, Pelayanan, Pengguna, Balitvet PEN DAHULUAN Ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini berkembnng dengan sangat pesatnya, sehingga mengakibatkan berlimpahnya informasi yang dihasilkan, balk dalam bentuk tercetak maupun terekam. Informasi itu sendiri perlu dikelola dengan balk agar dapat dimanfaatkan oleh pengguna secara efektif dan efisien. Keaneka ragaman bentuk informasi maupun isi informasi dimanfaatkan oleh pengguna yang mempunyai kebutuhan berbeda-beda sesuai dengan bidang yang ditekuninya. Begitu pula suatu lembaga penelitian seperti Balai Besar Penelitian Veteriner (B.Balitvet) yang melakukan penelitian dan menghasilkan informasi penyakit hewan yang dimanfaatkan oleh masyarakat veteriner yang terdiri dari peneliti, mahasiswa, dosen dan perusahaan swasta yang bergerak di bidang veteriner. Perpustakaan Balitvet termasuk kedalam perpustakaan khusus bidang penyakit hewan yang mencakup disiplin ilmu bakteriologi, toksikologi, virologi, pathologi dan parasitologi. Fungsi perpustakaan menurut Tim Penilai Jabatan Pustakawan (1993) ialah sebagai bank data atau informasi untuk kepentingan pemhangunan nasional dalam berbagai aspek kehidupan manusia. Agar dapat menjalankan fungsi di atas tugas perpustakaan adalah menghimpun media informasi seperti buku, majalah dan sebagainya, selain itu perpustakaan juga mengelola informasi berdasarkan ketentuanketentuan yang telah diatur dalam disiplin ilmu perpustakaan/dokumentasi dan informasi serta menyajikan kepada pengguna secara tepat waktu dan tepat guna. Menurut Tim Penilai Jabatan Pustakawan (1993) tujuan akhir perpustakaan ialah menyajikan atau menyampaikan informasi yang terkandung dalam bahan pustaka/ koleksi perpustakaan kepada kepada pengguna. Balk tidaknya suatu perpustakaan dapat dilihat dari mutu dan jenis pelayanan yang diberikan kepada pengguna. Pelayanan yang diberikan oleh perpustakaan B.Balitvet ialah pelayanan peminjaman, peminjaman antar perpustakaan, fotokopi, penelusuran literatur, jasa informasi kilat, jasa informasi terbaru, jasa pembuatan bibliografi dan jasa penyebaran daftar tambahan koleksi. Tujuan penulisan makalah ini ialah untuk membantu pengguna memperoleh informasi dan mengetahui layanan pengguna yang ada di perpustakaan Balitvet, sehingga pengguna dapat memanfaatkan layanan yang diberikan dan memperoleh informasi yang diinginkan. SISTEM PELAYANAN Perpustakaan Balitvet menggunakan dua sistem pelayanan yaitu, pelayanan terbuka (Open Access) pengguna dapat Iangsung mengambil sendiri bahan pustaka 534 Pusat Penelitian dan Pengenibangan Peternakan
yang ada di rak koleksi pada ruang baca utama dan pelayanan tertutup (closed Access) pengguna tidak dapat langsung mengambil bahan pustaka yang ada pada koleksi tua, koleksi tesis dan koleksi reprint. Bagi pengguna yang ingin memanfaatkan koleksi tersebut harus menghubungi petugas perpustakaan. Sebagai langkah pencegahan terhadap kemungkinan susunan koleksi menjadi tidak teratur, setelah menggunakan bahan pustaka pengguna dilarang mengembalikan sendiri bahan pustaka kedalam rak koleksi cukup disimpan di meja baca. Petugas perpustakaan akan melakukan shelving, menyusun, mencatat dan menyimpan bahan pustaka yang telah dipakai setiap hari. Kegiatan shelving ini kemudian dicatat kedalam statistik pernakaian buku dan majalah. PENGGUNA Pengguna utama perpustakaan Balitvet adalah peneliti dan staf Balai Penelitian Veteriner, sesuai mandat perpustakaan sebagai penunjang balai dalam penelitian bidang penyakit hewan. Perpustakaan Balitvet memberlakukan keanggotaan bagi pengunjung dari luar seperti mahasiswa, swasta, dosen dan peneliti dari instansi lain dengan mengisi biodata selanjutnya petugas akan membuatkan kartu anggota. Bagi anggota yang baru pertama kali datang akan dibimbing/ diterangkan oleh petugas perpustakaan mengenai peraturan atau tata tertib, katalog, jajaran koleksi dan layanan apa saja yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna. Bimbingan pengguna ini bertujuan untuk meningkatkan keterampilan kepada pengguna dalam memanfaatkan koleksi yang ada di perpustakaan Balitvet dengan cepat dan tepat. JENIS PELAYANAN Pelayanan perpustakaan merupakan salah satu kegiatan yang penting dalam perpustakaan yang menghubungkan antara perpustakaan dengan pengguna. Pelayanan perpustakaan bertujuan untuk memudahkan pengguna dalam memanfaatkan koleksi yang ada diperpustakaan dengan mudah, cepat dan tepat. Pelayanan pengguna yang ada diperpustakaan Balitvet antara lain : Pelayanan Peminjaman Bahan Pustaka Peminjaman bahan pustaka hanya diberikan kepada pengguna utama yaitu peneliti dan staf Balitvet. Jumlah buku yang dipinjam tidak dibatasi namun koleksi majalah, tesis, publikasi sekunder, koleksi atlas penyakit dan buku - buku referensi tidak dapat dipinjam, tapi apabila koleksi tersebut sangat diperlukan bisa dipinjam satu malam dengan menggunakan bon peminjaman. Waktu peminjaman selama I bulan, apabila buku yang sedang dipinjam diperlukan pengguna lain untuk difotokopi, dibaca atau dipinjam maka petugas akan menelepon peneliti atau staf yang merninjam bahan pustaka tersebut dan meminjam sementara atau bila sudah tidak dipakai dikembalikan ke perpustakaan. Tidak ada sanksi bagi pengguna utama yang terlambat mengembalikan buku, petugas perpustakaan akan mendaftar peminjaman bahan pustaka yang dilakukan setiap hari sehingga bagi peneliti atau staf yang masa pinjam bahan pustakanya telah habis akan langsung diingatkan oleh petugas. Apabila bahan pustaka tersebut masih diperlukan masa peminjamannya akan diperpanjang. Peminjaman dapat dilakukan secara langsung datang ke perpustakaan atau melalui telpon. Kehilangan bahan pustaka atau rusak menjadi tanggung jawab peminjam dengan cara memfotokopi buku yang sama atau membeli yang asli apabila ada ditoko buku. Peminjaman Antar Perpustakaan Peminjaman antar perpustakaan didasarkan atas interaksi antara perpustakaan Balitvet dan perpustakaan lain yang terkait atau berhubungan dengan penyakit hewan. Peminjaman antar perpustakaan dilakukan apabila ada pengguna perpustakaan yang memerlukan bahan pustaka tapi di perpustakaan Balitvet tidak tersedia. Petugas akan melihat daftar tambahan koleksi perpustakaan lain dimana bahan pustaka tersebut berada dan petugas akan menghubungi perpustakaan tersebut 535
Tennt Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian 2006 untuk mendnyakan atau langsung memesan bahan pustaka yang diperlukan balk difotokopi atau memimjam bahan pustakanya. Kerjasama yang selama ini sudah berjalan ialah dengan perpustakaan Balitnak Ciawi, PUSTAKA, perpustakaan BPIHP, perpustakaan BALITBIO, perpustakaan BATAN Pasar Jum'at, perpustakaan IPB, perpustakaan UNAIR dan perpustakaan BIOFARMA Bandung. Jasa Pelayanan Fotokopi Pelayanan fotokopi diberikan kepada semua pengguna perpustakaan, balk langsung datang sendiri dan mengisi bon pemesanan fotokopi atau pengguna yang memesan melalui telpon, email, surat, SMS dan fax. Koleksi tesis tidak difotokopi hanya boleh difotokopi daftar pustakanya saja. Perpustakaan Balitvet juga melakukan kerjasama dengan fotokopi diluar Balitvet untuk fotokopi bahan pustaka dalam jumlah banyak dan kualitas fotokopi yang balk. Jasa Pelayanan Penelusuran Literatur Penelusuran literature merupakan jasa aktif untuk men_jawab masalah/subyek yang diminta pengguna. Alat bantu penelusuran yang ada di Perpustakaan Balitvet ialah Internet, Teeal 1993-2002, CCOD 2000, CDS/ISIS, IGLO dan manual menggunakan publikasi sekunder seperti Veterinary Bulletin 2002 atau buku-buku referensi. Penelusuran menggunakan Teeal hanya diperoleh abstraknya saja untuk mendapatkan artikel penuhnya perpustakaan menghubungi PUSTAKA untuk mencetak artikelnya setelah pengguna membaca dan memilih hasil penelusuran mana yang sangat cocok dengan apa yang dicarinya. Kegiatan penelusuran selalu dicatat kedalam buku permintaan penelusuran untuk mengetahui berapa banyak permintaan penelusuran, subyeknya apa dan perminataan tersebut berhasil atau tidak. Apabila ada pengguna lain mencari dengan subyek yang telah dilakukan petugas tidak perlu melakukan penelusuran lagi cukup memfotokopi daftar basil temuan penelusuran yang telah dilakukan sebelumnya. Jasa Informasi Terbaru Kegiatan memberikan informasi terbaru kepada pengguna dalam bentuk penyebaran literature terbaru secara berkesinambungan dan sesuai dengan bidang minat pengguna. Layanan ini berikan kepada siapa saja yang memerlukan informasi daftar isi Majalah yang dilanggan perpustakaan B.Balitvet atau daftar isi majalah yang dibutuhkan oleh pengguna tetapi perpustakaan B.Balitvet tidak melanggan maka petugas akan mencari ke perpustakaan lain, Internet atau Teeal. Umpan balik dari jasa ini adalah permintaan fotokopi atau permintaan penelusuran. Pengguna jasa ini biasanya dosen, swasta dan peneliti instansi lain. Jasa Daftar Display Buku dan Majalah Terbaru Buku yang baru datang di perpustakaan diolah dan dimasukkan kedalam program CDS/ISIS dan dibuat daftar buku baru. Buku-buku tersebut dipamerkan di rak display dan diberi selipan kertas untuk memudahkan peneliti atau staf yang ingin meminjam buku, peminjaman buku dapat dilakukan setelah selesai masa display dan diganti dengan display yang baru. Majalah yang baru datang dibuat daftar secara alfabet dan setiap majalah dianalisa daftar isinya untuk mengeluarkan artikel yang cocok dengan disiplin ilmu di B.Balitvet, yang sedang diminati atau permintaan pengguna dengan subyek tertentu. Setelah daftar selesai dibuat, dikoreksi ulang dan majalah di display pada rak yang telah disediakan. Daftar buku dan majalah ditempel dipapan pengumuman sehingga pengguna dapat mengetahui koleksi yang baru diperpustakaan Balitvet. Daftar tersebut disebarkan ke Kepala Balai dan bagian-bagian seperti bakteriologi, virologi, toksikologi, mikologi, pathologi. Para peneliti dan staf dapat memesan fotokopi artikel yang diperlukan. Selain disebarkan di Balai daftar tersebut, juga disebarkan kepada pemerhati, penyumbang perpustakaan B.Balitvet dan perpustakaan yang terkait dengan B.Balitvet misalnya 536 Pusat Penelitian dan Pengentbangan Peternakan
Temu Teknis Nasiona! Tenaga Fungsiona! Pertanian 2006 Balitnak Ciawi diberikan secara cuma-cuma. Selama ini ada 6 alamat hadiah dan 20 alamat langganan yang dikirim secara rutin. Umpan balik dari jasa ini adalah permintaan fotokopi dan penelusuran. Penyebaran daftar display buku dan majalah terbaru perpustakaan Balitvet sebagai usaha promosi dan menyebarkan informasi apasaja terbaru yang sedang diminati pengguna. Jasa Pembuatan Bibliografi Jasa ini dilakukan atas dasar permintaan pengguna atau insiatif petugas perpustakaan. Pembuatan bibliografi atas permintaan pengguna biasanya dilayani sebagai berikut, pustakawan melakukan penelusuran dengan subyek yang sama dan memperoleh hasil yang banyak sehingga perlu disusun secara sistematis dan temu kembali informasinya mudah dengan adanya daftar isi, indek subyek dan indek pengarang. Pembuatan bibliograf atas dasar inisiatif petugas 'perpustakaan dilakukan apabila terjadi wabah penyakit yang meningkat seperti anthrax, avian influenza, atau karena tingginya jumlah permintaan penelusuran dengan permasalahan atau subyek yang sama. Jasa ini diberikan kepada siapa saja yang memerlukan dengan cara memesan secara langsung, telpon, email, surat atau fax. Jasa Penyebaran Daftar Tambahan Koleksi Daftar tambahan koleksi perpustakaan Balitvet diterbitkan satu tahun empat kali dan disebarkan ke tujuh Balai Penyidikan dan PengujIan Veteriner di seluruh Indonesia juga kepada pengguna yang memerlukan informasi ini. Penyebaran daftar ini sangat bermanfaat terutama bagi pengguna yang lokasinya jauh dari Balitvet dan informasi yang ada di perpustakaan Balitvet sampai kepada pengguna yang memerlukan. Umpan balik dari kegiatan ini adalah permintaan fotokopi dan penelusuran. Pelayanan yang diberikan di perpustakaan Balitvet diusahakan berkesinambungan dan meningkat, pustakawan harus memiliki kemampuan untuk memahami/mengerti pelayanan yang diberikan, koleksi yang dimiliki dan kemampuan berkomunikasi yang balk karena berhubungan langsung dengan pengguna.(sudarmini, E. Dan Surya Mansur. 2001). Semua hasil kegiatan pelayanan yang diberikan perpustakaan dicatat kedalam statistik perpustakaan untuk mengetahui kinerja pelayanan tersebut dimanfaatkan oleh pengguna dalam kurun waktu tertentu. Pada statistik ini dapat terlihat jenis pelayanan mana yang cukup atau kurang memperoleh tanggapan pengguna, sehingga dapat dipelajari permasalahannya. Gambaran pelayanan perpustakaan dapat dilihat pada tabel 1. Tabel 1. Gambaran Pelayanan Perpustakaan No Jenis Pelayanan Jumlah pemakai/hasil kegiatan 1. Pelayanan peminjaman bahan pustaka - Peneliti 229 bahan pustaka 2. Pelayanan peminjaman antar perpustakaan - PUSTAKA 180 artikel - Balitnak Ciawi 17 artikel 3. Pelayanan fotokopi - Peneliti 925 artikel - Mahasiswa dan swasta 1.738 artikel 4. Pelayanan penelusuran - peneliti 54 permintaan - swasta 42 perm intaan - mahasiswa 20 permintaan 537
5. Pelayanan informasi terbaru - dosen I orang 6. Pelayanan daftar display buku dan majalah - dalam 9 alamat - luar 26 alamat 7. Pelayanan daftar tambahan buku dan majalah 7 alamat Sumber : Laporan perpustakaan Balitvet 2005 dalam Laporan Tahunan Balivet 2005 (in press) Kegiatan pelayanan yang bersifat tidak tetap, tergantung pada permintaan atau inisiatif pustakawan yaitu pembuatan bibliografi. Contohnya akhir-akhir ini kejadian wabah flu burung meningkat, oleh karena itu pustakawan berinisiatif membuat bibliografi sebanyak 3 volume. Pelayanan yang tersedia di perpustakaan Balitvet telah dimanfaatkan oleh peneliti Balitvet 499 orang, teknisi Balitvet 11 orang, mahasiswa U3 76 orang, mahasiswa Sl 347 orang, mahasiswa S2 31 orang, mahasiswa S3 25 orang, peneliti luar Balitvet 43 orang, dosen 5 orang dan swasta 16 orang pada tahun 2G05. KESIMPULAN Perpustakaan Balitvet termasuk kedalam perpustakaan khusus dengan bidang penyakit hewan. Sistem pelayanan yang digunakan ialah sistem pelayanan terbuka dan sistem pelayanan tertutup. Pengguna utama perpustakaan adalah peneliti dan staf Balitvet. Pengguna dari luar ialah pengguna yang telah mendaftar menjadi anggota perpustakaan dengan mengisi biodata dan mereka tidak boleh meminjam bahan pustaka hanya memfotokopi saja. Pelayanan yang diberikan perpustakaan Balitvet ialah pelayanan peminjaman bahan pustaka, peminjaman antar perpustakaan, fotokopi, penelusuran, jasa informasi terbaru, jasa daftar display buku dan majalah terbaru, jasa pembuatan bibliografi dan jasa penyebaran daftar tambahan koleksi. Semua data hasil kegiatan pelayanan ini dicatat kedalam statistik perpustakaan. DAFTAR BACAAN IDEHAM, H. dan RASYIDI. 2004. Layanan jasa pengguna perpustakaan Balai Penelitian Pertanian LAHAN RAWA. Prosiding Temu Teknis Nasional Tenaga Fungsional Pertanian. Bogor.hal.249-255 SUDARMINI, E. dan SURYA MANSUR. 2001. Pemasaran Jasa Peprustakaan dan Informasi. Jurnal Perpustakaan Pertanian.Vol. 10(1) hal.6-9 SULISTYO-BASUKI. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta : Gramedia Pustaka Utama. 467 hal SUTIYAH. 1996. Pelayanan informasi di perpustakaan khusus : kasus di Balai Penelitian Tembakau dan Tanaman Serat. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol.5(2) hal.67-7 I TIM PENILAI JABATAN PUSTAKAWAN. 1993. Pedoman Teknis Pelaksanaan Kegiatan Perpustakaan. Bogor : Departemen Pertanian dan Pusat Perpustakaan Pertanian Komunikasi Penelitian. 117 hal 538