BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Manajemen Proyek Proyek merupakan sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan dimana ada titik awal dan titik akhir serta hasil tertentu, proyek biasanya bersifat lintas fungsi organisasi sehingga membutuhkan bermacam keahlian (skills) dari berbagai profesi dan organisasi. Setiap proyek adalah unik, bahkan tidak ada dua proyek yang persis sama. Dipohusodo (1995) menyatakan bahwa suatu proyek merupakan upaya yang mengerahkan sumber daya yang tersedia, yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan, sasaran dan harapan penting tertentu serta harus diselesaikan dalam jangka waktu terbatas sesuai dengan kesepakatan. Proyek adalah aktivitas sementara dari personil, material, serta sarana untuk menjadikan/mewujudkan sasaran-sasaran (goals) proyek dalam kurun waktu tertentu yang kemudian berakhir (PT. PP, 2003). 6
Proyek konstruksi merupakan suatu rangkaian kegiatan yang saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu (bangunan/konstruksi) dalam batasan waktu, biaya dan mutu tertentu. Proyek konstruksi selalu memerlukan resources (sumber daya) yaitu man (manusia), material (bahan bangunan), machine (peralatan), method (metode pelaksanaan), money (uang), information (informasi), dan time (waktu). Dalam Suatu proyek konstruksi terdapat tiga hal penting yang harusdiperhatikan yaitu waktu, biaya dan mutu (Kerzner, 2006). Pada umumnya, mutu konstruksi merupakan elemen dasar yang harus dijaga untuk senantiasa sesuai dengan perencanaan. Namun demikian, pada kenyataannya sering terjadi pembengkakan biaya sekaligus keterlambatan waktu pelaksanaan (Proboyo, 1999;Tjaturono, 2004). Dengan demikian, seringkali efisiensi dan efektivitas kerja yang diharapkan tidak tercapai. Hal itu mengakibatkan pengembang akan kehilangan nilai kompetitif dan peluang pasar (Mora dan Li, 2001). Adapun pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek konstruksi antara lain: 1) Pemilik 2) Perencana (konsultan) 3) Pelaksana kontraktor 4) Pengawas (konsultan) 5) Penyandang dana 6) Pemerintah (regulasi) 7) Pemakai bangunan 8) Masyarakat : a) Asosiasi 7
b) Masyarakat 2.2 Integrasi Manajemen Proyek Manajemen integrasi proyek mencakup proses-proses dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mengindentifikasi, mendefinisikan, menggabungkan, menyatukan, dan mengkoordinasikan berbagai macam proses dan kegiatan di dalam proses manajemen proyek. Terutama berkaitan dengan mengintegrasikan proses-proses yang ada di dalam kegiatan manajemen proyek yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek secara efektif. Proses-proses utama dalam manajemen integrasi proyek: Membuat Project Charter (Develop Project Charter) Proses pembuatan sebuah dokumen yang secara formal mengesahkan keberadaan sebuah proyek dan memberikan manajer proyek kewenangan untuk menetapkan sumber daya organisasi yang akan digunakan dalam kegiatan proyek. Membuat Rencana Manajemen Proyek (Develop Project Management Plan) Proses penetapan, persiapan, dan koordinasi semua rencana subsidiary dan mengintegrasikan rencana-rencana tersebut ke dalam suatu rencana proyek yang komprehensif. Mengarahkan dan Mengelola Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Direct and Manage Project Work) 8
Proses pengarahan dan pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang sudah ditetapkan di dalam rencana manajemen proyek serta menerapkan perubahan yang sudah disetujui untuk mencapai sasaran proyek. Memantau dan Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Proyek (Monitor and Control Project Work) Proses pemonitoran, peninjauan, dan pelaporan perkembangan dari proyek terhadap sasaran kinerja proyek seperti yang telah ditetapkan dalam rencana manajemen proyek. Melaksanakan Pengontrolan Perubahan yang Terintegrasi (Perform Integrated Change Control) Proses peninjauan semua usulan perubahan; menyetujui perubahan dan mengelola perubahan ke dalam pelaksanaan, aset proses organisasi, dokumen proyek, dan rencana manajemen proyek dan mengkomunikasikan disposisi hal-hal tersebut. Penutupan Proyek (Close Project or Phase) Proses penyelesaian semua kegiatan-kegiatan di dalam pelaksanaan manajemen proyek dimana proyek telah berakhir secara formal. Dalam aplikasi dunia nyata yang melibatkan upaya koordinasi komponen Manajemen Proyek Integrasi dengan jelas didefinisikan oleh batasbatas. Interaksi antara proses-proses individu membutuhkan integrasi efektif dalam Manajemen Proyek. 9
1. Knowledge areas dari Project Integration Management 2. Project Scope Management. 3. Project Time Management. 4. Project Cost Management. 5. Project Quality Management. 6. Project Human Management. 7. Project Communication Management. 8. Project Risk Management. 9. Project Procurement Management. 2.3 Work Breakdown Structure (WBS) WBS merupakan diagram terstruktur atau hierarki yang berbentuk diagram pohon (tree structure diagram), biasanya terdiri dari kegiatan-kegiatan umum yang dipecahkan menjadi kegiatan-kegiatan khusus. Penyusunan WBS dilakukan dengan cara top down, dengan tujuan agar komponen-komponen kegiatan tetap berorientasi ke tujuan proyek. WBS juga memudahkan penjadwalan dan pengendalian karena merupakan elemen perencanaan. Menurut Husen (2009:96), kerangka perencanaan terdiri atas kerangkakerangka seperti dibawah ini: a) Kerangka penjabaran program. b) Kerangka perencanaan detail. c) Kerangka pembiayaan. d) Kerangka penjadwalan. 10
e) Kerangka cara pelaporan. f) Kerangka penyusunan organisasi Dari kerangka-kerangka tersebut, WBS dapat membantu proses penjadwalan dan pengendalian dalam suatu sistem yang terstruktur menurut hierarki yang makin terperinci, sampai pada lingkup yang makin kecil berupa paket-paket pekerjaan dengan aktivitas yang jelas. Paket-paket pekerjaan ini nantinya dapat dikelola sebagai unit kegiatan yang diberi kode identifikasi yang kinerja biaya, mutu, dan waktunya dapat diukur. Oleh karena itu, penyempurnaan dan tindakan koreksi dapat dilakukan bila terdapat penyimpangan-penyimpangan selama pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, WBS dapat dipakai untuk membagi seluruh level proyek menjadi elemen-elemen kerja, menjelaskan proyek dalam satu format struktur level, fasilitas, dan mencakup seluruh item pekerjaan hingga selesai, pemecahan level sampai pada paket pekerjaan terakhir dengan kegiatan yang jelas dan cukup untuk perencanaan detail sebagai fase awal proyek. 2.4 Project Charter Menurut buku Project Management Institute, Project Charter adalah dokumen yang dibuat oleh sponsor atau project initiator yang secara formal mempunyai kewenangan atas suatu project, dan memberikan kewenangan kepada project manager untuk menggunakan resource pada aktivitas-aktivitas project. Selain itu, project charter juga mencakup elemen-elemen persiapan dari skup project (mencakup yang termasuk dan tidak termasuk di dalam project). Project 11
charter juga membantu untuk mengkontrol perubahan terhadap skup selama project berlangsung. Project Charter merupakan gambaran secara umum project yang akan dilaksanakan, project charter juga merupakan alat untuk mencapai kesepakatan di antara para stakeholder mengenai aspek-aspek utama di dalam project seperti tujuan, skup, deliverables, dan sumberdaya yang dibutuhkan. Project charter membantu dalam mengambil keputusan dan bisa juga sebagai alat komunikasi. Project Charter dapat digunakan untuk berbagai project dengan berbagai skup dan tipe yang berbeda namun dengan prinsip dan proses yang sama dan juga mempunyai elemen-elemen yang sama. 2.5 Critical Path Methode CPM (Critical Path Method) adalah teknik menajemen proyek yang menggunakan hanya satu factor waktu per kegiatan. Merupakan jalur tercepat untuk mengerjakan suatu proyek, dimana setiap proyek yang termasuk pada jalur ini tidak diberikan waktu jeda/istirahat untuk pengerjaannya. Dengan asumsi bahwa estimasi waktu tahapan kegiatan proyek dan ketergantungannya secara logis sudah benar. Jalur kritis berkonsentrasi pada timbal balik waktu dan biaya. Menurut Ir.Rakhma Oktavina, M.T. jalur kritis merupakan jalur yang terdiri dari kegiatan-kegiatan yang bila terlambat akan mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek. Menurut (Subagyo & Pangestu, 2000,), analisa network biasa dikenal dengan nama teknik manajemen proyek. Kebutuhan penyusunan network ini dirasakan perlu karena adanya koordinasi dan pengurutan kegiatan kegiatan pabrik yang kompleks, yang saling berhubungan dan saling tergantung satu sama lain. Menurut 12
(Soepranto, 2001,), CPM mulai dikembangkan tahun 1957 oleh J.E.Kelly dari Remington Rand dan M.R.Walker dari DuPont dan PERT mulai dikembangkan tahun 1958 oleh Booz, Allen, dan Hamilton. Kedua teknik ini dikembangkan untuk membantu para manajer membuat penjadwalan, memonitor, dan mengendalikan proyek besar dan kompleks. Menurut Schwalbe (2004,p196), pengertian Critical Path Method atau juga disebut critical path analysis adalah tehnik analisisjaringan kerja proyek yang digunakan untuk memprediksi durasi total proyek. Jalur kritis untuk sebuah proyekadalah rangkaian aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang digunakan untuk menyelesaikan suatu proyek. Adapun pendapat lain menyebutkan, Critical Path Method yang dikenal dengan CPM adalah perhitungan matematika yang berbasiskan algoritma untuk menjadwalkan satu set aktivitas proyek. Ini merupakan alat yang penting bagi manajemen proyek yang efektif. Teknik yang penting dalam menggunakan CPM adalah untuk suatu model proyek yang meliputi sebagai berikut : 1. Daftar semua aktivitas yang diperlukan untuk meyelesaikan suatu proyek 2. Durasi waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan suatu proyek 3. Ketergantungan antar aktivitas CPM menghitung alur yang terpanjang dari aktivitas yang sudah terencana sampai akhir suatu proyek dan waktu tercepat dan terlama dari aktivitas itu dimulai dan diselesaikan. Proses ini menentukan aktivitas mana yang kritikal (memakan waktu yang paling panjang) dan yang mempunyai total float (waktu yang tertunda tanpa membuat proyek tersebut lebih lama) Representasi node critical path dapat dilihat pada (gambar 2.1) 13
Gambar 2. 1 Representasi Node Critical Path (Sumber : http://www.mindtools.com/critpath.html) Keterangan : a = nomor node b = ES (Early Start) Waktu mulai paling awal dari suatu kegiatan Mencari mulai dari titik start. Ambil yang terbesar dari aktivitas yang masuk. c = LS (Latest Start) : Waktu paling akhir kegiatan boleh dimulai tanpa memperlambat proyek secara keseluruhan Mencari mulai dari titik finish Ambil yang terkecil dari aktivitas yang keluar Untuk representasi aktivitas pada critical path method, dapat dilihat pada (gambar 2.1.) 14
Gambar 2. 2 Representasi Aktivitas (Sumber : http://www.mindtools.com/critpath.html) Keterangan: Kegiatan D : Kegiatan D dimulai paling cepat (E.S) hari ke 4. Rumus : ES = EF Duration (lama kegiatan) Kegiatan D dimulai paling lambat (L.S) hari ke 18. Rumus : LS = LF Duration (lama kegiatan) Ada waktu sisa 18 4 hari = 14 hari. Kegiatan D selesai paling cepat (E.F) hari ke 19. Rumus : EF = ES + Duration (lama kegiatan) Kegiatan D selesai paling lambat (L.F) hari ke 33. Rumus : LF = LS + Duration (lama kegiatan) 2.6 Manajemen Biaya (Project Cost Management) Menurut Schwalbe ( 2004, pp225-226 ), Project Cost Management terdiri dari aktifitas persiapan dan pengaturan anggaran untuk proyek. Manajemen biaya proyek melibatkan proses yang dibutuhkan untuk meyakinkan bahwa proyek terselesaikan dengan anggaran yang dianjurkan. Seorang manajer proyek harus dapat meyakinkan bahwa proyek sudah didefinisikan dengan baik, mempunyai perkiraan waktu dan harga yang akurat, dan mempunyai anggaran yang realistis dimana tim proyek terlibat dalam hal penganjuran tersebut. 15
Merupakan tugas manajer proyek untuk memuaskan stakeholders Proyek sekaligus memberikan tekanan yang berkelanjutan untuk mengurangi dan mengontrol biaya. Proses yang terlibat dalam manajemen biaya proyek adalah : 1. Perkiraan biaya (Cost Estimating) Melibatkan pengembangan sebuah pendekatan atau perkiraan dari biaya sumberdaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Hasil utama dari proses ini merupakan perkiraan biaya, dan mendukung rincian, dan sebuah perencanaan manajemen biaya. 2. Penganggaran biaya (Cost Budgeting) Melibatkan pengalokasian perkiraan biaya keseluruhan terhadap peralatan kerja individu untuk membangun sebuah dasar untuk pengukuran kinerja. Hasil utama dari proses ini dari proses ini adalah landasan biaya (cost baseline). 3. Pengendalian biaya (Cost Control) Melibatkan pengendalian perubahan terhadap anggaran proyek. Hasil utamanya adalah revisi perkiraan biaya, pembaharuan anggaran, landasan biaya (Cost baseline) dan pengukuran kinerja. 16