II. IMPLEMENTASI DAN PENGELOLAAN PROGRAM 1. Organisasi Pelaksana Kegiatan. Implementasi PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED dikelolaoleh Project Implementation Unit (PIU) yang merupakan sebuah struktur di lingkup Jurusan dan dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Rektor. Penanggungjawab utama implementasi PHK- PKPD adalah Rektor selaku pimpinan universitas. Rektor dibantu oleh Pembantu Rektor I bidang akademik dan Pembantu Rektor II bidang administrasi dan keuangan untuk memberikan arahan terkait isi kegiatan dan mekanisme pengelolaan administrasi dan keuangan yang harus dilakukan oleh PIU. Dekan FKIK UNSOED bertindak sebagai ketua pelaksana kegiatan di tingkat fakultas dan bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan operasional kegiatan PHK-PKPD. Tugas dekan secara teknis didelegasikan kepada struktur pengelola proyek yang terdiri atas direktur eksekutif, sekretaris eksekutif, koordinator program (aktivitas pengembangan), koordinator administrasi keuangan, dan koordinator pengadaan barang dan jasa, serta person in charge (PIC) kegiatan. Struktur teknis ini bertugas mengelola day to day business implementasi proyek, mengatasi permasalahan dan hambatan teknis yang muncul dalam pelaksanaan kegiatan, mengambil keputusan yang bersifat teknis dan operasional, serta melaporkan kemajuan pelaksanaan kegiatan kepada dekan secara berkala. Bila terdapat permasalahan yang bersifat strategis dan memerlukan pengambilan keputusan di tingkat yang lebih tinggi maka pengelola proyek akan berkoordinasi dengan dekan dan struktur yang lebih tinggi untuk mencari solusi permasalahan dan pengambilan keputusan. 2. Mekanisme Kerja Pelaksanaan Kegiatan. PIU PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED melaksanakan RIP 2011 dengan mekanisme sebagai berikut: a. Pelaksanaan kegiatan yang berwujud program kegiatan sesuai dengan tahapan yang telah direncanakan menjadi tanggungjawab koordinator program dan PIC kegiatan. Koordinator program dan PIC melaksanakan kegiatan sesuai dengan TOR, melakukan penyesuaian TOR bila perlu, membentuk kepanitian teknis yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Dalam pelaksanaan kegiatan berkoordinasi dengan direktur eksekutif, sekretaris eksekutif dan koordinator keuangan untuk mendapatkan 8
dukungan berkaitan dengan isi kegiatan, prosedur administratif yang harus dilakukan dan sumber daya yang dibutuhkan bagi terlaksananya kegiatan. b. Koordinator keuangan dan administrasi bertanggungjawab terhadap proses pengelolaan keuangan baik itu untuk manajemen program maupun pelaksanaan kegiatan. Koordinator keuangan melakukan koordinasi dengan bagian keuangan universitas terutama bendahara pengeluaran baik itu bendahara pengeluaran PNBP untuk dana pendamping dan bendahara rutin untuk dana loan. c. Koordinator pengadaan barang dan jasa bertanggungjawab terhadap proses pengadaan barang dan jasa yang telah direncanakan. Koordinator pengadaan berkoordinasi dengan Unit Layanan Pengadaan (ULP) di tingkat universitas dalam melakukan proses pengadaan. Seluruh teknis proses pengadaan pada prinsipnya dilakukan di tingkat universitas oleh ULP. Dengan demikian koordinator pengadaan lebih berperan pada penyusunan procurement plan, dan memastikan agar proses pengadaan yang dilakukan oleh ULP sudah sesuai dengan yang direncanakan baik itu dari sisi prosedur, jadwal, maupun kesesuaian dalam spesifikasi barang dan jasa yang telah direncanakan. d. Seluruh kegiatan diatas dikoordinasikan oleh direktur eksekutif dan sekretaris eksekutif. Direktur eksekutif merupakan penanggungjawab teknis utama dari seluruh pelaksanaan kegiatan PHK-PKPD. Untuk pelaksanaan tugas koordinatif ini dilakukan pembagian tugas antara direktur eksekutif dengan sekretaris eksekutif. Direktur eksekutif lebih berperan dalam arah kebijakan kegiatan secara garis besar., dan kegiatan yang berhubungan dengan pihak-pihak eksternal dari PIU. Sekretaris eksekutif lebih berperan pada tugas manajemen internal PIU, melakukan pengelolaan administratif dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan, dan berperan dalam memberikan arahan pada detil kegiatan yang bersifat sangat teknis. 3. Pengembangan Kapasitas Pengelola. PIU PHK-PKPD Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED terdiri atas beberapa personel yang memilliki latar belakang berbeda terkait dengan pemahaman mengenai program kegiatan yang telah direncanakan dalam RIP 2011-2013 PHK-PKPD. Terdapat personel yang terlibat sejak awal dari pembuatan proposal PHK-PKPD sehingga memiliki pemahaman yang memadai mengenai konsep dan substansi dari program diusulkan. Meskipun demikian terdapat beberapa personel baru yang bergabung setelah implementasi PHK-PKPD atau terdapat pergantian personel PIU di tengah periode karena berbagai alasan. Untuk itu perlu 9
dilakukan proses konsolidasi dan peningkatan kapasitas dari personel PIU PHK-PKPDagar dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Upaya pengembangan kapasitas pengelola tersebut dilakukan dengan beberapa cara sebagai berikut: a. Pertemuan rutin dari seluruh personel PIU untuk monitoring dan evaluasi pelaksanaan kegiatan, dilakukan setiap bulan. Bila dirasa perlu, maka dapat dilakukan pertemuan dengan agenda khusus terkait implementasi program kegiatan tertentu. b. Diseminasi bahan-bahan yang berkaitan dengan implementasi PHK-PKPD seperti proposal kegiatan, RIP, buku panduan proyek, dan SOP kepada seluruh personel PIU PHK-PKPD. c. Monitoring dan evaluasi rutin dengan Satuan Pengendali Internal (SPI) universitas. SPI banyak memberikan masukan berkaitan dengan permasalahan-permasalahan yang timbul saat pelaksanaan kegiatan. d. Melakukan magang ke proyek hibah kompetisi sejenis yang berada di lingkungan UNSOED untuk lebih memahami proses pengelolaan proyek. e. Melakukan rotasi pengiriman peserta workshop-workshop yang dilakukan oleh CPCU HPEQ project sehingga terdapat pemerataan kesempatan dari seluruh personel PIU PHK-PKPD mendapatkan pengayaan materi berkaitan dengan implementasi kegiatan PHK-PKPD. 4. Pengelolaan Keuangan dan Pengadaan. Dalam rangka menuju sistem pengelolaan keuangan yang baik, pengelolaan akan dilakukan oleh koordinator keuangan dan administrasi yang bekerjasama dengan bagian keuangan selaku pihak yang kompeten dan bertugas mengelola keuangan universitas. Mekanisme dan sistem pengelolaan keuangan akan dilaksanakan dengan menggunakan peraturan pemerintah yang ada. Dana untuk kegiatan ini akan dimasukkan dalam DIPA Unsoed untuk PHK-PKPD baik itu dari DIPA rutin (APBN) untuk dana loan dan DIPA PNBP untuk dana pendamping. Koordinator keuangan bertindak selaku bendahara pembantu yang menjalankan fungsi membantu bendahara universitas untuk mengelola dana kegiatan. Salah satu dasar dari sistem pengelola uang negara menyatakan bahwa setiap bendaharawan atau pemegang kas yang mengurus uang negara harus mempunyai Buku Kas Umum (BKU) dan mencatat semua pengeluaran dan penerimaan. Dengan memperhatikan peraturan tersebut, maka Bagian Administrasi dan Keuangan berkewajiban membuat Laporan Keuangan, Perpajakan dan Buku Pembantu Bank dalam rangka penyelenggaraan keuangan yang akuntabel. Secara periodik (tiap bulan), Bagian keuangan berkewajiban melaporkan Buku Kas Umum ke Ketua Pelaksana Program selaku penanggung-jawab langsung, 10
kemudian Ketua Pelaksana Program berkewajiban melaporkan dan bertanggung-jawab atas manajemen keuangan kepada pimpinan universitas (Rektor). Pengelolaan pengadaan barang dan jasa dalam pelaksanaan PHK-PKPD di Unsoed akan dilaksanakan dengan menggunakan guideline terbaru dari World Bank mengenai pengadaan barang dan jasa. Hal-hal yang belum diatur dalam guideline tersebut diatur dengan mengacu kepada Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah berdasarn Perpres 54/2009. Proses ini menjadi tanggung jawab koordinator pengadaan barang dan jasa yang dalam pelaksanaan teknis pengadaan akan dilaksanakan oleh Unit Layanan Pengadaan Barang dan Jasa (ULP) di tingkat universitas. Koordinator pengadaan bekerja sama dengan ULP berkewajiban untuk melaksanakan tugas-tugas pokoknya antara lain: (a) menyusun perencanaan pengadaan barang/jasa; (b) mengangkat panitia/pejabat pengadaan barang/jasa; (c) menetapkan paket-paket pekerjaan disertai ketentuan mengenai peningkatan penggunaan produksi dalam negeri dan peningkatan pemberian kesempatan bagi usaha kecil termasuk koperasi kecil serta kelompok masyarakat; (d) menetapkan dan mengesahkan harga perkiraan sendiri (HPS), jadwal, tatacara pelaksanaan dan lokasi yang disusun panitia pengadaan; (e) menetapkan dan mengesahkan hasil pengadaan panitia/pejabat pengadaan sesuai kewenangannya; (f) menetapkan besaran uang muka yang menjadi hak penyedia barang/jasa sesuai ketentuan yang berlaku; (g) menyiapkan dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan pihak penyedia barang/jasa; (h) melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada pimpinan institusi; (i) mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak; dan (j) menyerahkan aset hasil pengadaan barang/jasa dan aset lainnya pimpinan institusi dengan berita acara penyerahan. 5. Hambatan dan Best Practices. Beberapa hambatan yang diidentifikasi selama 3 tahun implementasi PHK-PKPD di Jurusan Kedokteran FKIK UNSOED adalah sebagai berikut: a. Keterlambatan akses dana loan karena adanya pemblokiran DIPA di tingkat pusat. Problem ini selalu berulang dalam 3 tahun pelaksanaan PHK-PKPD yang sangat menghambat pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan. b. Perubahan aturan dalam SOP mengenai eligible cost component dan standar biaya yang menyebabkan harus dilakukan revisi TOR kegiatan, sehingga ikut berperan terhadap mundurnya kegiatan dari jadwal yang direncanakan. c. Koordinasi yang belum terjalin baik pada awal kegiatan dengan bagian keuangan universitas dalam proses pencairan dana loan. Masih terdapat ketidaksepahaman 11
dalam aturan dan tata cara pencairan dana loan, sehingga menambah panjang durasi proses pencairan dana kegiatan. d. Situasi dan kondisi internal di tingkat universitas yang kurang kondusif pada tahun 2013 yang berpengaruh terhadap kelancaran proses implementasi terutama dalam pengadaan. Adapun best practices yang dijumpai dalam implementasi PHK-PKPD selama ini adalah: a. Keterlibatan personel dari ULP Universitas dalam struktur PIU PHK-PKPD sehingga memperlancar koordinasi proses pengadaan barang dan jasa yang telah direncanakan. Proses pengadaan barang terlepas dari hambatan yang bersifat eksternal relatif berjalan sesuai dengan jadwal. b. Adanya monitoring evaluasi internal dari SPI yang bersifat rutin membantu PIU PHK-PKPD untuk mengatasi hambatan dan permasalahan yang bersifat internal. Selain itu SPI juga melakukan advokasi di tingkat pimpinan universitas sehingga pimpinan universitas juga memahami perkembangan dan permasalahan yang dihadapi dalam implementasi PHK-PKPD. 12