TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENJUALAN BARANG KPRI KAMBOJA SMKN 8 SURABAYA NURIL QOMARYAH PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA SURABAYA 2016
HALAMAN JUDUL TUGAS AKHIR SISTEM INFORMASI PENGADAAN DAN PENJUALAN BARANG KPRI KAMBOJA SMKN 8 SURABAYA NURIL QOMARYAH 081310113025 PROGRAM STUDI D3 SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN TEKNIK FAKULTAS VOKASI UNIVERSITAS AIRLANGGA 2016 i
HALAMAN PERNYATAAN ii
LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR iii
PEDOMAN PENGGUNAAN TUGAS AKHIR Naskah Tugas Akhir ini tidak dipublikasikan, namun tersedia di perpustakaan dalam lingkungan Universitas Airlangga. Diperkenankan untuk dipakai sebagai referensi kepustakaan, tetapi pengutipan seijin penulis dan harus menyebutkan sumbernya sesuai kebiasaan ilmiah. Airlangga. Dokumen Tugas Akhir ini merupakan hak milik Universitas iv
KATA PENGANTAR Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayah-nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir dengan judul Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. Dalam Tugas Akhir ini, penulis mencoba membuat sistem pengadaan dan penjualan barang KPRI Kamboja menjadi lebih mudah dan dinamis. Penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya, kepada Dosen Pembimbing I dan II, yakni Ir. Dyah Herawatie, M.Si. dan Army Justitia, S.Kom, M.Kom yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Penulis berharap semoga isi dari tugas akhir ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan bagi kemajuan di masa yang akan datang. Surabaya, Agustus 2016 Nuril Qomaryah v
Nuril Qomaryah, 2016, Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. Tugas Akhir ini dibimbing oleh Ir. Dyah Herawatie, M.Si dan Army Justitia, S.Kom, M.Kom. Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi, Fakultas Vokasi, Universitas Airlangga. ABSTRAK KPRI Kamboja adalah sebuah koperasi yang bergerak dalam bidang ekonomi, yaitu pelayanan simpan pinjam untuk anggota pegawai, pengadaan dan penjualan barang melalui toko koperasi, serta melayani air galon isi ulang. Pada koperasi ini proses pengadaan dan penjualannya belum efektif dan efisien. Tujuan dari Tugas Akhir ini adalah membuat Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya yang mencakup beberapa macam aktifitas yang berkaitan dengan proses pengadaan dan penjualan barang yang meliputi proses pemesanan barang, proses penerimaan barang, proses retur, proses penjualan, dan proses pembuatan laporan. Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya dibangun melalui empat tahap. Tahap pertama yang dilakukan adalah menganalisa kebutuhan yang digambarkan dengan Document Flow Diagram (DocFlow) dan Fishbone Diagram. Tahap kedua adalah mendesain sistem dan database. Desain sistem digambarkan dengan Data Flow Diagram (DFD). Sedangkan untuk mendesain database, proses yang dilakukan adalah membuat Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari 21 entitas, kemudian di generate ke Physical Data Model (PDM) yang terdiri dari 21 tabel. Dari PDM kemudian diimplementasikan ke DBMS. Tahap ketiga adalah mendesain form input dan output. Kemudian tahap terakhir adalah mengimplementasikannya ke dalam program dengan menggunakan pemrograman berbasis web. Implementasi sistem digambarkan dengan bagan alir untuk menjelaskan urutan-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem serta pengujian sistem dilakukan dengan skenario uji coba. Berdasarkan hasil implementasi dan uji coba sistem, Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang yang dibuat telah sesuai dengan kebutuhan fungsional pada proses bisnis di KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya yaitu dapat menangani beberapa proses bisnis yang ada secara efisien dan dapat menampilkan laporan secara tepat. Kata kunci: Sistem Informasi, pengadaan barang, penjualan barang, retur barang Nuril Qomaryah, 2016, Procurement and Sales Information System KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya. This final project was guidance by Ir. Dyah vi
Herawatie, M.Si. and Army Justitia, S.Kom, M.Kom. Diploma III of Information System Study Program, Faculty of Vokasi, Airlangga University. ABSTRACT KPRI Kamboja is a cooperative engaged in the economy, the ministry of savings and loans to members of employees, procure ment and sale of goods through cooperative store, as well as serving water gallon refill. In this cooperative, process of procurement and sales have not effectively and efficiently. The purpose of this final project is to make Procurement and Sales Information Systems KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya which includes several kinds of activities relating to the procurement and sale of goods which includes the process of ordering goods, the receipt of goods, process returns, sales process, and the process of making report. Procurement and Sales Information System in KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya built through four stages. The first stage have done by analyzing the needs described by Document Flow Diagram (DocFlow) and Fishbone Diagram. The second stage was to design the system and database. The system design was described by Data Flow diagram (DFD). As for designing a database, a process that does make Conceptual Data Model (CDM) which consists of 21 entities then generated to Physical Data Model (PDM) which consists of 21 tables. Of PDM then implemented to DBMS. The third stage was to design the form input and output. Then the last step was to implement it into the program by using webbased programming. Implementation of the system was described with a flowchart to explain the sequence of procedures that exist in the system as well as system testing have done with test scenarios Based on the results of implementation and system testing, Procurement and Sales Information Systems made in accordance with the functional needs of the business process in KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya that can handle some of the existing business processes efficiently and can display reports properly. Keywords: Information systems, procurement of goods, sale of goods, return of goods vii
UCAPAN TERIMA KASIH Ucapan terima kasih patut penulis ucapkan kepada seluruh pihak yang telah turut serta dalam menyelesaikannya Tugas Akhir yang berjudul Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya, pihak tersebut adalah : 1. Allah SWT, Tuhan pencipta alam semesta dan kehidupan atas semua nikmat dan karunia yang telah Engkau berikan. 2. Rektor Universitas Airlangga Prof. Dr. H.Fasich, Apt yang telah menerima menjadi salah satu mahasiswa di Universitas Airlangga. 3. Ir. Dyah Herawatie, M.Si selaku Ketua Departemen Teknik Fakultas Vokasi Universitas Airlangga dan Pembimbing I yang telah memberi masukan, kritik dan saran serta membantu kelancaran dalam proses akademik. 4. Endah Purwanti, S.Si, M.Kom selaku Koordinator Program Studi Diploma Tiga Sistem Informasi Fakultas Vokasi Universitas Airlangga 5. Army Justitia, S.Kom, M.Kom selaku pembimbing II yang telah memberi masukan, saran dan koreksi serta membantu kelancaran dalam proses akademik. 6. Badrus Zaman, S.Kom, M.Cs selaku dosen wali yang telah memberi nasehat dan motivasi. 7. Ayah dan Ibu serta kakak yang selalu memberikan doa, semangat dan nasehat untuk mengerjakan tugas akhir ini dengan baik. 8. Pihak KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya, khususnya Ibu Kukus Mimbarwati, S.Pd, Ibu Raras dan juga Putri yang telah memberi izin serta memberikan viii
waktunya untuk membantu dalam pembuatan sistem informasi ini dengan baik dan lancar. 9. Ibnu Aulia Nugraha Alihaq yang mana selalu memberikan dukungan, motivasi dan masukan agar saya bisa menyelesaikan tugas akhir ini dengan tepat. 10. Sahabat sahabat di kuliah, SMA maupun SMP yang tidak bisa disebutkan satu satu yang selalu mensupport dan memotivasi agar saya bisa cepat lulus. 11. Teman-Teman D3 Sistem Informasi 2013 dan kakak kelas 2012 serta adik kelas 2014 yang memberi motivasi dan referensi dalam kelancaran tugas akhir ini. 12. Dan semua pihak yang turut membantu. ix
DAFTAR ISI Halaman HALAMAN JUDUL... i HALAMAN PERNYATAAN... ii LEMBAR PENGESAHAN NASKAH TUGAS AKHIR... iii PEDOMAN PENGGUNAAN TUGAS AKHIR... iv KATA PENGANTAR... v ABSTRAK.... vi ABSTRACT.... vii UCAPAN TERIMA KASIH... viii DAFTAR ISI..... x DAFTAR GAMBAR... xiii DAFTAR TABEL... xix DAFTAR LAMPIRAN... xxii BAB I PENDAHULUAN... 1 1.1 Latar Belakang... 1 1.2 Rumusan Masalah... 3 1.3 Tujuan dan Manfaat... 4 1.4 Batasan Masalah... 5 x
BAB II ANALISIS SISTEM... 6 2.1 Metode Analisis Sistem... 6 2.2 Metode Desain Sistem... 10 2.3 Deskripsi perusahaan... 17 2.4 Dokumen yang digunakan... 20 2.5 Proses Kerja Saat Ini... 22 2.6 Prosedur Kerja Saat Ini... 24 2.7 Permasalahan Sistem Saat Ini... 34 2.8 Kebutuhan Fungsional... 37 BAB III DESAIN SISTEM... 40 3.1 Sistem Kerja Baru... 40 3.2 Desain Proses... 46 3.3 Desain Database... 57 3.4 Desain Input dan Output... 84 BAB IV IMPLEMENTASI DAN UJI COBA... 110 4.1 Implementasi Sistem... 110 4.2 Uji Coba Sistem... 129 4.3 Uji Coba Penerimaan Pengguna Sistem... 147 BAB V KESIMPULAN DAN SARAN... 149 5.1 Kesimpulan... 149 xi
5.2 Saran... 150 DAFTAR PUSTAKA... 151 xii
DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 2.1 Struktur Umum Diagram Fishbone... 9 Gambar 2.2 Contoh Struktur Diagram Jenjang... 11 Gambar 2.3 Struktur Organisasi KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya... 19 Gambar 2.4 Docflow Pengadaan Barang dari Distributor... 29 Gambar 2.5 Docflow Pengadaan Barang dari Pasar... 30 Gambar 2.6 Docflow Penerimaan Barang dari Distributor... 31 Gambar 2.7 Docflow Retur Barang... 32 Gambar 2.8 Docflow Penjualan Barang... 33 Gambar 2.9 Docflow Pembuatan Laporan... 34 Gambar 2.10 Fishbone Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang... 37 Gambar 3.1 Diagram Jenjang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya... 48 Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya... 52 Gambar 3.3 DFD level 0 Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 53 Gambar 3.4 DFD level 1 Proses Pengelolaan Data Master Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 54 xiii
Gambar 3.5 DFD level 1 Proses Pemesanan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 55 Gambar 3.6 DFD level 1 Proses Penerimaan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 55 Gambar 3.7 DFD level 1 Proses Retur Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 56 Gambar 3.8 DFD level 1 Proses Penjualan Barang Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 56 Gambar 3.9 DFD level 1 Proses Generate Laporan Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja... 57 Gambar 3.10 Diagram CDM Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya... 59 Gambar 3.11 Diagram PDM Sistem Informasi Pengadaan dan Penjualan Barang KPRI Kamboja SMKN 8 Surabaya... 68 Gambar 3.12 Form Login... 90 Gambar 3.13 Form Utama Admin... 90 Gambar 3.14 Form Data Jenis Barang... 91 Gambar 3.15 Form Data Provinsi... 91 Gambar 3.16 Form Data Jabatan... 92 Gambar 3.17 Form Data Otoritas... 92 Gambar 3.18 Form Data Satuan... 93 xiv
Gambar 3.19 Form Data Kota... 93 Gambar 3.20 Form Data Pegawai... 94 Gambar 3.21 Form Data Distributor... 94 Gambar 3.22 Form Data Barang... 95 Gambar 3.23 Form Utama Kasir... 95 Gambar 3.24 Form Input Pemesanan... 96 Gambar 3.25 Form Input Penerimaan Barang... 96 Gambar 3.26 Form Input Penerimaan Retur... 97 Gambar 3.27 Form Input Penjualan... 97 Gambar 3.28 Form Tambah Pembeli... 98 Gambar 3.29 Form Tambah Distributor... 98 Gambar 3.30 Form Cari Pembeli... 99 Gambar 3.31 Form Utama Ketua (1)... 99 Gambar 3.32 Form Utama Ketua (2)... 100 Gambar 3.33 Tampilan Laporan Pengadaan... 103 Gambar 3.34 Hasil output laporan pengadaan barang... 103 Gambar 3.35 Tampilan Laporan Retur... 104 Gambar 3.36 Hasil output laporan retur barang... 104 Gambar 3.37 Tampilan Laporan Penjualan... 105 Gambar 3.38 Hasil output laporan penjualan barang... 105 xv
Gambar 3.39 Tampilan Laporan Keluar Masuk... 106 Gambar 3.40 Hasil output laporan keluar masuk... 106 Gambar 3.41 Hasil output nota penjualan barang... 107 Gambar 3.42 Tampilan history harga barang... 107 Gambar 3.43 Tampilan Grafik Pengadaan(1)... 108 Gambar 3.44 Tampilan Grafik Pengadaan(2)... 108 Gambar 3.45 Tampilan Grafik Penjualan(1)... 109 Gambar 3.46 Tampilan Grafik Penjualan(2)... 109 Gambar 4.1 Pseudocode Login... 111 Gambar 4.2 Pseudocode Pengolahan Data Master... 111 Gambar 4.3 Pseudocode Pemesanan Barang... 112 Gambar 4.4 Pseudocode Penerimaan Barang... 113 Gambar 4.5 Pseudocode Penerimaan Retur... 113 Gambar 4.6 Pseudocode Penjualan Barang... 114 Gambar 4.7 Pseudocode Generate Laporan... 115 Gambar 4.8. Bagan Alir Login... 116 Gambar 4.9 Bagan Alir Menu Kasir... 117 Gambar 4.10 Bagan Alir Menu Admin... 117 Gambar 4.11 Bagan Alir Menu Ketua... 117 Gambar 4.12 Bagan Alir Pengelolaan Akun... 118 xvi
Gambar 4.13 Bagan Alir Penjualan... 119 Gambar 4.14 Bagan Alir Pemesanan... 120 Gambar 4.15 Bagan Alir Penerimaan Barang... 121 Gambar 4.16 Bagan Alir Penerimaan Retur... 123 Gambar 4.17 Bagan Alir Pengelolaan Data Master... 124 Gambar 4.18 Bagan Alir Laporan Pengadaan... 125 Gambar 4.19 Bagan Alir Laporan Penjualan... 125 Gambar 4.20 Bagan Alir Laporan Retur... 126 Gambar 4.21 Bagan Alir Laporan Keluar Masuk... 126 Gambar 4.22 Bagan Alir Grafik Pendapatan... 127 Gambar 4.23 Bagan Alir Grafik Pengadaan... 127 Gambar 4.24 Bagan Alir Grafik Penjualan... 128 Gambar 4.25 Bagan Alir Logout... 128 Gambar 4.26 Form Login... 129 Gambar 4.27 Form Insert Kota... 130 Gambar 4.28 Form Update Kota... 131 Gambar 4.30 Form Peneriman Barang... 133 Gambar 4.31 Form Penerimaan Retur... 135 Gambar 4.32 Form Input Penjualan Barang... 136 Gambar 4.33 Printout Nota Penjualan Barang... 136 xvii
Gambar 4.34 Laporan Pengadaan Barang... 138 Gambar 4.35 Form printout laporan pengadaan... 139 Gambar 4.36 Laporan Penjualan Barang... 139 Gambar 4.37 Form printout laporan penjualan... 140 Gambar 4.38 Laporan Retur Barang... 140 Gambar 4.39 Form printout laporan retur... 141 Gambar 4.40 Laporan Keluar Masuk... 141 Gambar 4.41 Form laporan keluar masuk... 142 Gambar 4.42 Grafik Pengadaan (1)... 143 Gambar 4.43 Grafik Pengadaan (2)... 144 Gambar 4.44 Grafik Penjualan (1)... 144 Gambar 4.45 Grafik Penjualan (2)... 145 Gambar 4.46 Grafik Pendapatan (1)... 145 Gambar 4.47 Grafik Pendapatan (2)... 146 xviii
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 2.1 Tabel Simbol-Simbol Document Flow Diagram... 8 Tabel 2.2 Tabel Simbol Simbol Data low Diagram (DFD)... 12 Tabel 2.3 Tabel Simbol Simbol Conceptual Data Model... 13 Tabel 2.4 Tabel Simbol Simbol Kardinalitas CDM.... 13 Tabel 2.5 Tabel Kardinalitas Satu ke Satu... 14 Tabel 2.6 Tabel Kardinalitas Satu ke Banyak... 15 Tabel 2.7 Tabel Kardinalitas Banyak ke Satu... 16 Tabel 2.8 Tabel Kardinalitas Banyak ke Banyak... 16 Tabel 3.1 Struktur Tabel Jenis barang... 69 Tabel 3.2 Struktur Tabel Provinsi... 70 Tabel 3.3 Struktur Tabel Jabatan... 70 Tabel 3.4 Struktur Tabel Otoritas... 71 Tabel 3.5 Struktur Tabel Satuan... 71 Tabel 3.6 Struktur Tabel Kota... 72 Tabel 3.7 Struktur Tabel Distributor... 72 Tabel 3.8 Struktur Tabel Barang... 73 Tabel 3.9 Struktur Tabel Pegawai... 74 Tabel 3.10 Struktur Tabel Pembeli... 75 xix
Tabel 3.11 Struktur Tabel Harga Barang... 76 Tabel 3.12 Struktur Tabel Penjualan... 76 Tabel 3.13 Struktur Tabel Detil Penjualan... 77 Tabel 3.14 Struktur Tabel Pemesanan... 78 Tabel 3.15 Struktur Tabel Detil pemesanan... 79 Tabel 3.16 Struktur Tabel Penerimaan... 79 Tabel 3.17 Struktur Tabel Detil Penerimaan... 80 Tabel 3.18 Struktur Tabel Retur... 81 Tabel 3.19 Struktur Tabel Detil Retur... 82 Tabel 3.20 Struktur Tabel Penerimaan Retur... 82 Tabel 3.21 Struktur Tabel Detil Terima Retur... 83 Tabel 3.22 Tabel Komponen Output Input... 84 Tabel 4.1 Hasil Pengujian Proses Login... 130 Tabel 4.2 Hasil Pengujian Data Master... 131 Tabel 4.3 Hasil Pengujian Proses Pemesanan Barang... 132 Tabel 4.4 Hasil Pengujian Proses Penerimaan Barang... 134 Tabel 4.5. Hasil Pengujian Proses Penerimaan Retur... 135 Tabel 4.6 Hasil Pengujian Proses Penjualan Barang... 137 Tabel 4.7 Hasil Pengujian Proses Generate Laporan... 142 Tabel 4.8 Hasil Pengujian Grafik Laporan... 146 xx
xxi
DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Outline Wawancara 1 Lampiran 2 Outline Wawancara 2 Lampiran 3 Outline Wawancara 3 Lampiran 4 Nota Penjualan Lampiran 5 Nota Pembelian Langsung Lampiran 6 Nota Pembelian Kredit Dan Nota Retur Lampiran 7 Buku Catatan Dan Buku Besar Lampiran 8 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Ketua Lampiran 9 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Admin Lampiran 10 Bukti Uji Sistem dengan Otoritas Kasir Lampiran 11 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Ketua Lampiran 12 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Admin Lampiran 13 Uji Coba Pengguna Dengan Otoritas Kasir xxii