BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Arsip merupakan otak sebuah organisasi, karena arsip merekam semua kegiatan atau aktivitas yang ada dalam organisasi. Sumber informasi yang dapat dipertanggung jawabkan kebenaran dan keotentikanya dinamakan arsip. Suatu organisasi tidak dapat dipisahkan dengan arsip. Adanya arsip di suatu organisasi juga menunjukan informasi suatu organisasi tersebut. Tanpa arsip tidak mungkin sebuah organisasi dapat mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu banyak terutama dalam pengelolaan administrasi. Menurut Betty R.Ricks,Swafford & Gow menyebutkan bahwa arsip adalah recorded information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that is useful in operation of the organization. Dari kutipan ini yang diartikan arsip sebagai informasi yang terekam dalam media atau karakteristik apapun di buat dan di terima oleh suatu organisasi yang berguna bagi oprasional organisasi tersebut. 1 Peranan penting kearsipan dalam administrasi ialah sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalm rangka melakukan kegiatan perencanaan, penganalisisan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, 1 Betty R. Ricks, Swafford & Gow, Information and Image Management, Record System Approach (Ohio: South-Western Publishing co, 1992), hlm. 3.
2 pengendalian, dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya. 2 Suatu instansi pemarintah maupun swasta memerlukan pengelolaan arsip yang teratur demi kelancaran tugas-tugasnya terutama kelancaran bidang administrasi. Oleh karena itu, sangatlah diperlukan adanya suatu system pengelolaan arsip yang baik agar dapat memudahkan penyajian data dan informasi pada pengguna, terutama bagi pemimpin agar dapat melaksanakan kebijaksanaanya dengan cepat dan tepat. Berdasarkan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua macam yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip aktif yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus, bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi atau kantor. Arsip inaktif yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaanya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai refrensi saja. 3 Arsip dinamis aktif pada suatu instansi salah satunya adalah pengurusan surat. Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan langkah-langkah untuk menyelesaikan pekerjaan bersangkutan sejak permulaan sampai selesai. Langkah- 2 Ig Wursanto, Kearsipan 1. (Yogyakarta: KANISIUS, 1991), hlm. 5. 3 Sedarmayanti, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. (Bandung: Mandar Maju, 2008), hlm. 33.
3 langkah tersebut disebut prosedur kearsipan. Prosedur kearsipan terdiri dari prosedur permulaan dan prosedur penyimpanan. Prosedur permulaan untuk surat masuk meliputi kegiatan-kegiatan administrasi pencatatan, pendistribusian, dan pengolahan. Prosedur permulaan untuk surat keluar meliputi administrasi pembuatan surat, pencatatan, dan pengiriman. Prosedur penyimpanan untuk surat masuk dan surat keluar adalah sama, yaitu meliputi kegiatan pemerikasaan, mengindeks, mengkode, menyortir dan meletakan atau disebut juga pemberkasan. Sistem yang digunakan dalam pengurusan surat sangat bervariasi, hal ini tergantung pada kebutuhan nyata dari instansi atau lembaga yang bersangkutan. Suatu sistem yang baik dan cocok pada suatu instansi atau lembaga belum tentu cocok dan baik pula pada instansi atau lembaga lainya. Pelaksanaan sistem ini akan benar-benar terasa manfaatnya apabila didukung oleh fasilitas yang memadai. Pengurusan surat dengan sistem dan prosedur yang jelas dimaksudkan untuk menyelamatkan dan memanfaatkan informasi guna meningkatkan efisiensi dan efektifitas administrasi. Media elektronik dalam pengolahan arsip dinamis aktif salah satunya adalah pengurusan surat yaitu penggunaan aplikasi e-surat. Aplikasi pengolahan surat berbasis teknologi informasi atau yang dikenal dengan nama e-surat merupakan inovasi baru dari penggabungan Antara e-surat dan SIKD. Aplikasi e-surat dirancang untuk menangani pengolahan surat dilingkungan SKPD Kota Surabaya. Aplikasi ini berbasis web dan dapat diakses melalui jaringan internet dengan menggunakan browser. Program ini dibuat untuk mempermudah pengolah kearsipan dalam
4 mengintegrasikan kearsipan dengan teknologi yang pada dasarnya bisa membuat efektifitas dan efisiensi kegiatan dalam ruang lingkup manajemen kearsipan. Arsip yang diolah dalam aplikasi e-surat adalah proses penanganan surat yang sampai pemberkasannya secara elektronik. Saat ini sebagian organisasi sudah menerapkan manajemen arsip dinamis aktif yang berbasis komputer. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi. Hal tersebut dikarenakan banyak manfaat yang diperoleh khususnya dalam pengurusan surat yaitu kecepatan dalam mengolah informasi. Manfaat tersebut meliputi kemudahan meng-entry data, memudahkan dalam pencarian atau temu balik arsip, dan pendistribusian serta pembuatan lembar disposisi kepada pimpinan dalam suatu organisasi. Kemudahan dalam pengolahan surat berbasis komputer akan sangat mempengaruhi hasil kerja dalam pelaksanaan manajemen kearsipan disuatu organisasi. Sebagian besar organisasi khususnya yang intensitas kegiatannya cukup tinggi telah menggunakan aplikasi e-surat dalam pengurusan surat menyurat. Dalam pelaksanaannya sistem tersebut memanfaatkan teknologi komputer sebagai media untuk mengolah data arsip menjadi sebuah informasi. Sehingga peran dari teknologi nantinya sangat berpengaruh pada informasi yang dihasilkan oleh perangkat komputer dalam menunjang pelaksanaan manajemen kearsipan. Salah satu organisasi yang menggunakan aplikasi e-surat adalah Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.
5 Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya merupakan Lembaga Pemerintah mempunyai tugas pokok dan fungsinya yaitu melaksanakan penyususnan dan pelaksanaan kebijakan dibidang kearsipan. Pelaksanaan tugas Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya salah satunya adalah mengembangkan sistem kearsipan berbasis teknologi informasi. Alasan mengapa penulis memilih tempat untuk penelitian tugas akhir di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya, selain instansi tersebut sudah menerapkan penggunaan aplikasi e-surat penulis juga ingin mengetahui lebih dalam tentang penggunaan aplikasi e-surat dalam penguruasan surat di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan masalah sebagai berikut: 1. Bagaimana pengurusan surat dengan menggunakan aplikasi e-surat di Badan Arsip dan Kota Surabaya? 2. Sarana dan prasarana apa saja yang digunakan dalam pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya? 3. Faktor-faktor apa saja yang menjadi kendala dalam proses pengursan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya? B. Keaslian Penulisan tugas akhir ini berjudul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat Di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Tema laporan penelitian tentang pengelolaan arsip dinamis aktif pernah dikaji pada Tugas Akhir
6 prodi kearsipan. Laporan penelitian berjudul Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Daerah Istimewa Yogyakarta pada tahun 2015 oleh Aprilia Tri Utami. 4 Metode yang digunakan dalam laporan penelitian ini adalah studi pustaka, wawancara dan obsrervasi. Kesimpulan dari laporan tersebut menjelaskan tentang informasi pengelolaan arsip aktif pada instansi. Dalam laporan penelitian menjelaskan tentang kondisi arsip, kegiatan penciptaan arsip dinamis aktif, dan pemberkasan arsip dinamis aktif. Adapun langkah-langkah yang digunakan dalam pemberkasan arsip dinamis aktif meliputi pemeriksaan arsip, penentuan indeks, pengkodean, pelabelan berkas, dan penyimpanan. Penulis menyatakan bahwa laporan yang di tulis berbeda dengan laporan penelitian sebelumnya. Penulisan Tugas Akhir ini mengambil judul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat Di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Tema ini lebih mengarah pada system pengolahan surat yang sifatnya elektronik karena berkaitan dengan sistem teknologi dan informasi yang sedang dikembangkan oleh Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya. Dalam penulisan ini penulis akan membahas tentang mekanisme pengolahan surat masuk dan surat keluar sampai penanganan pada staf yang berkaitan dengan menggunakan aplikasi e- Surat, sistem Pemberkasan menggunakan aplikasi e-surat, sarana dan prsarana penyimpanan surat. Sebelumnya belum ada yang melakukan penelitian mengenai 4 Aprilia Tri Utami, Pengelolaan Arsip Dinamis Aktif di Dinas Perindustrian Perdagangan Koperasi dan UKM Daerah Istimwa Yogyakarta, Laporan Tugas Akhir Pada Prodi Kearsipan SV UGM, 2015.
7 Penngurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat Di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. C. Tujuan dan Manfaat Tujuan penelitian dengan judul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya : 1. Untuk mengetahui bagaimana pengurusan surat dengan menggunkan aplikasi e- Surat di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya 2. Untuk mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan dalam pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya 3. Untuk mengetahui kendala apa saja yang menghambat proses pengurusan surat berbasis komputer di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Manfaat penelitian dengan judul Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya : 1. Menambah pengetahuan bagi penulis tentang perkembangan teknologi dan informasi dibidang kearsipan salah satunya aplikasi e-surat yang ada di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya. 2. Sebagai perbandingan teori pengolahan arsip dengan menggunakan aplikasi SIKD, AMD dan Mail Handling yang didapatkan di mata kuliah manajemen arsip elektronik dengan aplikasi e-surat yang didapat di Badan Arsip Dan Perpustakaan Kota Surabaya. 3. Menambah wawasan dan pengalaman pada dunia kerja.
8 D. Sistematika Penulisan Laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Dinamis Aktif Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya ini terdiri dari empat Bab. Tiap bab tersebut merupakan satu kesatuan dalam judul yang diangkat. Bab I berisi latar belakang permasalahaan dilakukan penelitian ini sehingga penulis memilih tema Pengurusan Surat Dengan Menggunakan Aplikasi e-surat di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Keaslian untuk menyatakan bahwa laporan tugas akhir ini berbeda dari penulisan tugas akhir sebelumnya yang pernah dilakukan mengenai pengolahan arsip dinamis aktif. Tujuan dan manfaat untuk mengetahui berbagai masalah yang terjadi di lapagan dalam kegiatan pengurusan surat dengan menggunakan aplikasi e-surat dan diperoleh manfaat dari penulisan ini. Sistematika penulisan adalah inti dari keseluruhan Bab I dari penulisan tugas akhir ini. Bab II Tinjauan pustaka menjelaskan tentang berbagai pengertian tentang teori diantaranya adalah pengurusan surat, pengolahan Arsip, penjelasan tenntang aplikasi e-surat dan metode-metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan tugas akhir. Pengurusan surat menjelaskan tentang teori dasar pengurusan surat dalam kegiatan instansi atau organisasi. Pengolahan arsip untuk mengetahui tahapantahapan pengolahan surat mulai dari prnciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan. Aplikasi e-surat menjelaskan tentang cara pengurusan surat dengan menggunakan aplikasi e-surat. Metoode pengumpulan data membahas tentang metode-metode
9 pengumpulan data yang digunakan seperti study pustaka, wawancara dan opservasi partisipasi. Bab III Pembahasan berisi mengenai penjelasan dari gambaran umum organisasi, pengelolaan arsip di instansi, dan pengurusan surat dengan menggunakan aplikasi e- Surat yang merupakan substansi dari tema penulis. Gambaran umum meliputi sejarah, tugas pokok dan fungsi, struktur organisasi, visi misi, hinngga pengorganisasian arsip yang terdapat pada Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Pengelolaan arsip instansi berisi mengenai jenis, volume dan sisitem pengurusan surat yang ada di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya. Pengurusan surat meliputi surat masuk, surat keluar, tindak lanjut Sekretaris dan staf, serta pemberkasan dengan menggunakan aplikasi e-surat. Bab IV Penutup merupakan bab akhir yang berisi mengenai kesimpulan dan saran. Kesimpulan merupakan jawaban dari permasalahan yang ada sedangkan saran merupakan masukan dari penulis untuk peraikan pelaksanaan dalam kegiatan pengurusan surat yang dilakukan di Badan Arsip dan Perpustakaan Kota Surabaya.