BAB 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Teknologi Informasi memiliki peran penting diberbagai aspek. Seiring dengan perkembangan kemajuan teknologi saat ini, masyarakat semakin menikmati kemajuan teknologi tersebut, seperti semakin mudahnya jaringan internet untuk di aplikasikan dalam kehidupan sehari-sehari. Kemajuan teknologi ini pun terjadi pada dunia perusahaan untuk lebih memudahkan proses kegiatan perusahaan yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi. Hal itu sendiri membuat perusahaan harus bisa bertahan dengan persaingan yang semakin ketat dan mencapai visi misi perusahaan. Menurut penelitian Louis Raymond, Anne- Marie Croteau, dan Francis Bergeron dalam The Strategic role of IT as an antecedent to the IT shopistication and IT performance of manufacturing SMEs, Volume 4, No. 3 dan 4, 2011 (P, 203) yang memiliki arti : Saat ini Teknologi Informasi memiliki peran penting bagi kinerja dan kemampuan perusahaan agar dapat menanggapi perubahan kebutuhan pasar secara efektif. Dengan begitu untuk mendukung kemajuan suatu perusahaan agar lebih berkembang dan siap menghadapi persaingan dibutuhkan adanya dukungan Teknologi Informasi. Adanya dukungan Teknologi Informasi dibutuhkan dalam hal membantu pengembangan investasi Teknologi Informasi dimana untuk mempertimbangkan investasi ini tidak mudah, karena didalam berinvestasi Teknologi Informasi terdapat resiko-resiko yang mungkin akan dihadapi oleh perusahaan. Maka dari itu untuk mempersiapkan kemungkinan resiko yang akan terjadi dalam investasi ini perlu juga adanya sebuah tahapan evaluasi. Menurut Akmal (2009;9) Evaluasi adalah penilaian bagaimana program dijalankan, apakah proses dan dampaknya sudah sesuai dengan yang diharapkan, serta mengecek ke faktorfaktor penghambat yang dihadapi, dan faktor-faktor pendukung yang dimiliki untuk mencapai tujuan. Dengan adanya tahapan evaluasi ini,keputusankeputusan yang akan diambil dalam proses investasi akan lebih pasti. Setelah 1
2 melewati tahapan evaluasi ini proses investasi dapat dilanjutkan agar dapat selalu mendukung kinerja proses bisnis pada perusahaan. Salah satu tools yang bisa digunakan untuk mendukung kinerja proses bisnis perusahaan adalah dengan menggunakan sistem Enterprise Resource Planning(ERP). Sistem Enterprise Resource Planning(ERP) merupakan sebuah sistem informasi berbasis web dan atau komputer yang menggabungkan sistem pada setiap divisi fungsional perusahaan ke dalam suatu sistem tunggal agar tercapai suatu operasi yang terintegrasi dan transparan dalam menjalankan proses bisnis secara realtime. Sistem ERP ini membuat arus informasi yang berada dalam proses bisnis suatu perusahaan saling terhubung dan dapat meminimalkan kesalahan. Salah satu perusahaan yang sudah menerapkan dan menggunakan sistem ERP ini adalah PT.PLN(persero). PT.PLN(persero) menyadari bahwa mereka membutuhkan untuk menerapkan sistem ERP ini agar dapat mengoptimalkan fungsi bisnis dan mencapai visi misi perusahaan. PT.PLN (persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang ketenaga listrikan. Perusahaan publik ini bergerak dibidang jasa sehingga memiliki tanggung jawab besar untuk mampu memberikan pelayanan terbaik. Sebelumnya dengan kondisi PT.PLN(persero)yang memiki cabang unit di seluruh Indonesia, hal ini membuat sistem yang dijalankan oleh setiap cabang unit PT.PLN(persero) berbeda disetiap daerah. Sistem aplikasi yang diterapkan masih menyesuaikan kebutuhan masing-masing daerah. Sehingga laporan keuangan disetiap cabang unit masih dikelola dan disimpan oleh cabang unit masing-masing daerah. Namun seiring berjalannya waktu hal tersebut menjadi suatu permasalahan yang dihadapi PT.PLN(persero). Sistem informasi yang digunakan sebelumnya adalah GL Magic. GL Magic ini merupakan sistem manual yang di gunakan di PT.PLN (persero) sejak tahun 1998. Penggunaan GL Magic ini membuat proses pelaporan keuangan yg dimiliki PT.PLN(persero) membutuhkan waktu yang lama dan harus melewati proses yang cukup panjang. Karena laporan keuangan yang dimiliki masing-masing daerah harus dikerjakan oleh tiap cabang unit(area) kemudian diserahkan kepada kantor distribusi daerah baru diserahkan kepada kantor pusat PT.PLN(persero). Sistem GL Magic ini harus diimplementasikan disetiap cabang unit dan dioperasikan oleh masingmasing user. Hal tersebut membutuhkan waktu yang lama dan biaya yang lebih besar. Oleh karena itu PT.PLN(persero) ingin membuat suatu perubahan untuk
3 mengatasi permasalahan tersebut. PT.PLN(persero) memutuskan untuk merubah sistem yang telah mereka gunakan sebelumnya dengan menggunakan sistem ERP. Saat ini PT.PLN(persero) sudah mengimplementasikan sistem ERP kurang lebih selama 8 tahun. Namun meskipun adanya perubahan sistem ini tetap saja ada permasalahan yang dihadapi oleh user, seperti bila adanya kesalahan pada saat penginputan data maka user tidak dapat langsung merubahnya, user perlu berhubungan dan menunggu bagian lain seperti bagian Material Management (MM) dan Human Resource (HR) untuk memastikan kesalahan data tersebut. Maka dari itu perlu dilakukan evaluasi terhadap perubahan sistem tersebut agar proses perubahan tersebut bisa berjalan dan terkendali dengan baik. Untuk mengevaluasi investasi sistem ERP pada PT.PLN(persero), maka metode yang digunakan untuk dapat memperhitungkan total biaya dan total keuntungan dalam bentuk uang dengan menggunakan metode Cost Benefit Analysis (CBA).Cost Benefit Analysis merupakan suatu analisis sistematis yang berupa perbandingan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan dalam menyelenggarakan kegiatan atau proyek. Teknik ini membandingkan nilai manfaat kini dengan investasi dari biaya investasi yang sama sebagai alat bantu dalam pengambilan keputusan. Maka demikian dibuatlah penulisan tugas akhir dengan judul Evaluasi Investasi Sistem ERP pada laporan keuangan PT.PLN(persero). 1.2 Ruang Lingkup Lingkup pembahasan ini mengenai penerapan sistem ERP pada laporan keuangan. Maka dibutuhkan suatu pembatasan ruang lingkup dari kebutuhan yang dilakukan seperti: 1. Mengetahui kelayakan investasi sistem ERP pada PT.PLN(persero) 2. Mengukur tingkat kepuasan dan pemahaman user terhadap penggunaan sistem ERP 3. Mengevaluasi Investasi dengan Metode Cost Benefit Analysis (CBA)
4 1.3 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari adanya evaluasi ini adalah : 1. Menganalisis sistem ERP pada PT.PLN 2. Memberikan informasi hasil evaluasi kelayakan sistem ERP. 3. Menghitung kelayakan sistem ERP dengan metode ROI,PP,NPV Manfaat dari adanya evaluasi ini adalah : 1. Membantu PT.PLN untuk mengetahui kelayakan investasi implementasi sistem ERP. 2. Membantu PT.PLN untuk mengetahui tingkat pemahaman user dalam menggunakan sistem ERP 3. Agar dapat dijadikan suatu pertimbangan bagi perusahaan untuk mengembangkan atau memperbaiki sistem yang telah diimplementasikan 1.4 Metode Penelitian Dalam memperoleh data dan teori penunjang yang lengkap dan akurat dalam menyusun skripsi evaluasi efektivitas ERP terhadap kepegawaian pada PT. PLN PERSERO di gunakan metode sebaai berikut : 1. Metode studi kepustakaan Metode ini di lakukan untuk mengumpulkan data dan informasi dari objek penelitian agar memperoleh bahan bahan referensi lainnya yang berkaitan dengan topik skripsi untuk memperoleh landasan dan rumusan teori. 2. Metode studi lapangan a. Wawancara atau interview Menumpulkan data dengan melakukan wawancara secara langsung dengan pihak yang bersangkutan agar mendapatkan informasi yang akurat. b. Observasi
5 Mengadakan penelitian atau penelusuran langsung di lapangan terhadap kegiatan atau proses bisnis yang dilakukan dalam perusahaan. 3. Metode Analysis Cost benefit analysis Cost benefit analysis merupakan suatu analisis sistematis yang berupa perbandingan antara manfaat dan biaya yang dikeluarkan dalam menyelenggarakan kegiatan atau proyek. Analisis didasarkan kepada efisiensi ditinjau dari segi hasilnya atau manfaatnya.metode Cost benefit analysis yang digunakan yaitu : a. Payback Period b. Return On Investment (ROI) c. Net Present Value (NPV) 1.5 Sistematika Penulisan BAB I PENDAHULUAN Bab ini penulis menguraikan tentang latar belakang permasalahan, ruang lingkup, perumusan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB 2 LANDASAN TEORI Bab ini membahas mengenai teori-teori yang berhubungan dengan evaluasi investasi sistem baik dari teori umum maupun teori khusus. BAB 3 SISTEM BERJALAN Bab ini membahas mengenai gambaran umum PT.PLN(Persero) yaitu sejarah perusahaan, struktur organisasi, pembagian tugas divisi, visi dan misi beserta gambaran umum sistem informasi yang dijadikan pembahasan studi dan sistem aplikasi yang digunakan. BAB 4 PEMBAHASAN Bab ini menguraikan mengenai hasil evaluasi investasi sistem yang berjalan berdasarkan data-data yang telah dikumpulkan dengan menggunakan metode
6 Cost Benefit Analysis (CBA) agar dapat menentukan tingkat keefektifitasan dan efisiensi dari sistem ERP yang digunakan. BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis memberikan kesimpulan hasil analisis dan perumusan masalah yang telah dikemukakan pada bab sebelumnya dan juga memberikan saran-saran yang dapat dijadikan reference bagi PT.PLN(Persero).