ANALISIS DAN PERANCANGAN E-GOVERNMENT (STUDI KASUS SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI PENELITIAN DAN KKN BAPPEDA BANTUL) Robby Cokro Buwono Sistem Informasi, STMIK Akakom Yogyakarta e-mail: robbycokro@akakom.ac.id Abstraksi E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. Wujud dari E-Government adalah aplikasi pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat pemerintahan dalam tugasnya memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut. Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan analisis dan perancangan adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi sebelum tahapan selanjunya. Tahapan perancangan ini menghasilkan dokumen model sistem informasi yang dikembangkan. Keberhasilan pengembangan sistem diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan perancangan yang berupa model sistem yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi pengguna sistem. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah sebuah instansi pemerintah yang berada di lingkungan daerah Kabupaten Bantul yang memberikan pelayanan publik berupa penerbitan Surat Izin Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan KKN di wilayah Kabupaten Bantul. Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan perancangan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul. Kata kunci: e-government, analisis, perancangan I. PENDAHULUAN Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) sangat membantu dalam kegiatan masyarakat. E-Government adalah salah satu bentuk pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) oleh institusi pemerintahan. E-Government tentunya akan mempermudah kegiatan pelayanan kepada masyarakat dan meningkatkan partisipasi masyarakat pada kegiatan pemerintahan, masyarakat mendapatkan kemudahan dalam pelayanan publik yang dapat diandalkan dan terpercaya, serta mudah dijangkau secara interaktif tanpa batasan birokrasi, waktu dan tempat dan bagi aparat pemerintahan tentunya akan tercipta tata kelola pemerintahan yang baik, serta kemudahan dalam pengambilan kebijakan pemerintah.
Wujud dari E-Government adalah aplikasi pelayanan publik yang membantu kegiatan aparat pemerintahan dalam tugasnya memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Keberadaan aplikasi pelayanan publik ini akan membantu masyarakat dalam proses administrasi pemerintahan agar sesuai dengan peraturan yang ditetapkan oleh perundangan yang berlaku, membantu aparat dalam mengelola data tentang pelayanan publik, transparasi proses yang terhindar dari kegiatan korupsi yang merugikan dan menghasilkan riwayat tentang aktifitas pemerintahan dan masyarakat sehingga dapat digunakan dalam pengambilan kebijakan pemerintah dalam rangka pelaksanaan pembangunan di wilayahnya. Erick S. Holle, menuliskan bahwa kontak langsung dalam pemberian pelayanan memberi peluang yang besar terjadinya praktek maladministrasi. Oleh karenanya, maka diperlukan sebuah upaya untuk meminimalisir atau bahkan menghilangkan praktek maladministrasi dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam bingkai electronic government dalam pemberian pelayanan, sehingga kontak langsung antara penyedia layanan dan pengguna layanan tidak lagi terjadi. Di Indonesia, peluang untuk itu sudah ada dengan dikeluarkannya Inpres Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-gov (electronic-government framework), salah satu tujuannya adalah memberikan pelayanan publik yang berkualitas yang memenuhi prinsip-prinsip tata kelola pemerintahan yang baik (good governance). Safitri Jaya menyimpulkan bahwa dilihat dari sisi aplikasi layanan baik itu G2C, G2B, maupun G2G, indonesia saat ini masih tertinggal jauh. Layanan back office (G2B) masih belum memberikan dukungan sepenuhnya terhadap layanan front office (G2C dan G2B), hal itu juga disebabkan oleh kurangnya komitmen dari para stakeholder. Penerapan ICT yang belum merata, tingkat kemampuan sumber daya manusia yang masih kurang handal juga tercermin pada budaya kerja, budaya organisasi dan kepemimpinan. Kebijakan yang sudah dikeluarkan oleh pemerintah baik itu tentang tujuan penerapan, manfaat bahkan strategi pengembangan E-Government belum sepenuhnya dilaksanakan. Sampai saat ini layanan portal hampir dimiliki oleh hampir semua lembaga pemerintah, lembaga pemerintah non departemen, dan pemerintah daerah, tetapi pemanfaatan IT dalam hal ini masih sangat minim, administrator web hanya melakukan update berdasarkan informasi sekunder seperti dari surat kabar, internet dan hasil perbandingan opini publik. Aplikasi pelayanan publik dibuat tentunya harus sesuai dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh institusi pemerintah tersebut. Aplikasi pelayanan publik dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Tahapan analisis rancangan adalah aktifitas pengembangan sistem yang paling penting dalam pengembangan sebuah sistem informasi. Pada tahapan analisis dilakukan beberapa kegiatan yaitu, pengumpulan data yang berkaitan dengan kebutuhan sistem informasi, komunikasi antar pengembang dan pemilik sistem informasi dalam rangka merumuskan rancangan sistem informasi. Pada tahapan perancangan dilakukan pembuatan rancangan (Design) sebuah sistem informasi yang berdasarkan hasil tahapan analisis sebelumnya. Tahapan perancangan ini menghasilkan dokumen model sistem informasi yang dikembangkan. Keberhasilan pengembangan sistem diawali dengan baiknya hasil tahapan anlisis dan perancangan yang berupa model sistem yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan bagi pengguna sistem. Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan kebutuhan dan sasaran manfaat yang ingin dicapai oleh Badan Perencanaan dan
Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul dengan dibuatnya dokumen Anlisis dan Perancangan pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Berdasarkan penjelasan di atas maka perumusan masalah penelitian ini adalah bagaimana melakukan anlisis dan perancangan pengembangan E-Government pada aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul? II. METODE PENELITIAN Dalam penelitian ini peneliti melakukan penelitian pengembangan aplikasi pelayanan publik pada E-Government dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari tahapan analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Pada penelitian ini peneliti hanya melakukan kajian pada tahapan analisis dan perancangan. Penelitian ini adalah studi kasus pengembangan Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. Dengan penelitian ini diharapkan terbentuknya dokumen anlisis dan perancangan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul. Kerangka penelitian yang menjadi rujukan pada penelitian ini adalah seperti ditunjukkan pada Gambar 1. Kerangka Penelitian. Perumusan Masalah Pengumpulan Data - Data Primer - Data Sekunder - Observasi - Wawancara - Studi Pustaka Administrasi Pelayanan Izin Analisis Sistem PerancanganSistem Simpulan dan Saran Gambar 1. Kerangka Penelitian Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer dalam penelitian ini adalah keterangan dan penyataan wawancara dari pengguna yang terlibat langsung dengan aplikasi dan warga masyarakat yang mengajukan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Sedangkan data sekunder dalam penelitian ini adalah penelusuran dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang berhubungan dengan kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses pengumpulan data dilakukan melalui cara sebagai berikut:
- Observasi Melakukan pengamatan langsung dengan objek yang diteliti yaitu kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. - Wawancara Melakukan wawancara dengan pengguna yang terlibat langsung dan warga masyarakat yang mengajukan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. - Studi Pustaka Melakukan penulusuran terhadap dokumen peraturan, perundangan dan aktifitas yang berhubungan dengan kegiatan perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Metode analisis data dilakukan melalui kajian konseptual mengenai aktifitas perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. Proses analisis data penelitian adalah mengkaji tahapan pengembangan sistem informasi yaitu tahapan analisis dan perancangan yang sesuai dengan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul. III. HASIL dan PEMBAHASAN A. Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul Pada kegiatan pengumpulan data di BAPPEDA Kabupaten Bantul diperoleh Data dan Informasi mengenai kegiatan Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul yaitu sebagai berikut a. peraturan yang mengatur pelayanan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan adalah - Peraturan Gubernur Daerah Istimewa Yogyakarta Nomor 18 Tahun 2009 tentang Pedoman Pelayanan Perizinan, Rekomendasi Pelaksanaan Survei, Penelitian/Validitas, Pengembangan, Pengkajian, dan Studi Lapangan di Daerah Istimewa Yogyakarta - Peraturan Bupati Bantul Nomor 17 Tahun 2011 tentang Ijin Kuliah Kerja Nyata (KKN) dan Praktek Lapangan (PL) Perguruan Tinggi di Kabupaten Bantul b. Pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat masih menggunakan IT sederhana (mail marge exel-ms), hanya menggunakan 1 unit komputer dilaksanakan oleh seorang staf dan seorang pegawai tidak tetap yang masih disampiri ketugasan rutin lain yaitu persuratan, kebersihan kantor dan IT Bappeda c. Pelayanan ijin di BAPPEDA Kabupaten Bantul berupa : ijin Penelitian/Validitas, ijin Survey/mencari data, ijin KKN/PKL, secara keseluruhan pada tahun 2013 terdapat 3.412 ijin yang dikeluarkan oleh Bappeda. Tabel 1. Banyaknya Ijin yang dikeluarkan Bappeda BantulTahun 2013 No Uraian Jumlah 1 Penelitian/Validitas/Survey oleh : - Perguruan Tinggi 3.159 - Lembaga Survey 58 2 Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat : - Kuliah Kerja Nyata (KKN) 38 - Praktek Kerja Lapangan (PKL) 157
Jumlah 3.412 d. Data utama yang digunakan dalam pelayanan Perizinan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat antara lain 1) Data SKPD 2) Data Camat dan Lurah 3) Data UPT Pendidikan Kecamatan 4) Data SD, SMP, SMA/SMK 5) Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU e. Hasil keluaran yang akan dikembangkan pada diantarannya 1) Surat Ijin : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan 2) Tanda Terima menyerahkan hasil Penelitian, KKN, PKL, Survey, Kunjungan (yang terkoneksi dengan data base), 3) Upload Dokumen Penelitian (Hasil) 4) Mapping : Penelitian/Validitas, KKN, PKL, Survey, Kunjungan 5) Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat) B. Tahapan Analisis Tahapan Analisis yang dilakukan adalah merumuskan kebutuhan pengembangan sistem yang menjabarkan fungsionalitas dari sistem yang akan dikembangkan dan dibutuhkan oleh pengguna sistem. Fungsionalitas sistem disini merupakan pernyataan bahwa sistem memiliki kemampuan untuk melakukan aktifitas yang diminta oleh pengguna. Hasil analisis kebutuhan sistem adalah mempertimbangkan batasan-batasan dari aktifitas perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul yang terdiri atas kegiatan 1. Pengajuan permohonan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada aktifitas ini sistem mencatat tentang - Identitas pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, - Instansi asal pemohon serta personil yang terlibat dalam kegiatan - Surat rekomendasi / pengatar Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, - Tema / judul kegiatan - Waktu pelaksanaan kegiatan - Lokasi tempat kegiatan 2. Pembuatan dan pengesahan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada aktifitas ini sistem membantu melakukan validasi dan melengkapi catatan informasi pengajuan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan. Kemudian sistem mencatat tentang - Registrasi / nomor draft Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, - Pejabat yang mengesahkan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, - Waktu penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, - Pada penetapan Surat Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan membutuhkan data pokok yang meliputi: a. Data SKPD
b. Data Camat dan Lurah c. Data UPT Pendidikan Kecamatan d. Data SD, SMP, SMA/SMK e. Data Perguruan Tinggi yang telah ber MoU 3. Penyerahan laporan hasil kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada aktifitas ini sistem dapat menyimpan arsip berkas laporan hasil kegiatan (karya tulis) dan membuat surat tanda penyerahan berkas hasil kegiatan serta mencatat kegiatan penyerahan hasil meliputi pejabat yang menerima berkas penyarahan hasil dan waktu penyerahan hasil 4. Pelaporan pelayanan ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan, pada aktifitas ini sistem dapat menyajikan informasi mengenai Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan dan hasil karya tulis yang akan dilaporkan ke Bagian Arsip dan Pepustakaan Daerah Kabupaten Bantul serta informasi pemetaan/penyebaran kegiatan Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan di Kabupaten Bantul. 5. Pencatatan survey Survey IKM (Index Kepuasan Masyarakat) pemohon atas pelayanan Ijin Penelitian/Validitas, KKN/PKL, Survey, Kunjungan C. Tahapan Perancangan Perancangan sistem merupakan kegiatan menyusun rancangan sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul secara konseptual logikal dengan menggunakan alat-alat dan bahasa grafis yang memodelkan sistem yang akan dikembangkan. Rancangan sistem terdiri atas sebagai berikut 1. Rancangan proses adalah model proses aktifitas sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan pada Gambar 2. Gambar 2 Rancangan Use Case Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul
2. Rancangan basisdata adalah model struktur dan hubungan entitas simpanan data pada sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan pada Gambar 3. Gambar 3 Rancangan Diagram Relasi Sistem Perizinan Penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul. 3. Rancangan antarmuka adalah model dialog interaktif antara pengguna dan sistem perizinan penelitian dan KKN di BAPPEDA Kabupaten Bantul, yaitu di tunjukkan pada Gambar 4 sampai dengan Gambar 9.
Gambar 4 Rancangan Masukan Permohonan Ijin
Gambar 5 Rancangan Masukan Penyerahan Hasil Kegiatan Gambar 6 Rancangan Masukan Pengesahan Ijin Gambar 7 Rancangan Masukan Identitas Permohonan Ijin
Gambar 8 Rancangan Keluaran Laporan Pengesah Ijin Gambar 9 Rancangan / Desain Input Tanggapan IKP Pemohon Ijin IV. SIMPULAN dan SARAN Aplikasi pelayanan publik dapat dikembangkan dengan menggunakan kaidah pendekatan pengembangan Sistem Informasi. Daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah (BAPPEDA) Kabupaten Bantul adalah salah satu aplikasi publik yang dikembangkan dengan mengikuti daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) Sistem Informasi secara umum terdiri dari proses analisis, perancangan, penerapan, dan penggunaan. Penelitian ini telah berhasil membentuk dokumen anlisis dan perancangan pengembangan aplikasi Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul yang sesuai dengan permintaan dan kebutuhan operasional Administrasi Penelitian dan KKN di Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Kabupaten Bantul. Saran untuk penelitian berikutnya adalah perlu adanya kajian hasil analisis dan perancangan sistem untuk tahap-tahap berikutnya pada daur hidup pengembangan (System Development Life Cycle) dalam pengembangan sebuah sistem informasi.
DAFTAR PUSTAKA [1] Aprilia Arisanti, 2012, Perancangan Sistem Informasi Pendataan Penduduk Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Pada Desa Bogorejo Kecamatan Gedongtataan, http://jurnal.stmikpringsewu.ac.id/index.php/file1/article/ viewfile/10/7 [2] Erick S. Holle, 2011, Pelayanan Publik Melalui Electronic Government: Upaya Meminimalisir Praktek Maladministrasi Dalam Meningkatan Public Service, http://ejournal.unpatti.ac.id/ppr_iteminfo_lnk.php?id=104 [3] Safitri Jaya, 2014, Implementasi Dan Perkembangan E-Government Di Indonesia, http://jim.stimednp.ac.id/wp-content/uploads/2014/03/implementasi-dan- PERKEMBANGAN-E-GOVERNMENT.pdf [4] Roger S. Pressman, Software Engineering A Practitioner s Approach Seventh Edition, McGraw- Hill, New York, 2010