Panduan Lengkap Memilih Fotografer Untuk Acara Pernikahan Anda Anda baru saja bertunangan dan tengah merencanakan acara pernikahan. Venue atau tempat acara, katering dan undangan biasanya menjadi hal-hal pertama yang Anda pikirkan. Namun, jangan sepelekan perihal memilih fotografer atau vendor untuk foto-foto pernikahan Anda. Tidak seperti dekorasi, musik, suvenir atau katering yang dapat segera Anda lupakan begitu acara selesai, foto pernikahan akan Anda lihat seumur hidup. Menurut sejumlah survey, sebagian besar pengantin mengaku menyesal karena tidak mengalokasikan budget lebih untuk fotografer. Namun, Anda tidak bisa mengulang kembali momen pernikahan untuk mendapatkan hasil foto yang lebih memuaskan bukan? Karena itu, luangkan waktu cukup banyak untuk mencari fotografer yang sesuai dengan ekspektasi Anda. Bingung memulai dari mana? Simak panduan lengkap kami untuk mencari fotografer acara pernikahan Anda. PRO VS AMATIR Anda dan pasangan memiliki kuasa penuh untuk menentukan menyewa jasa fotografer profesional ataupun amatir. Banyak calon pengantin yang mempercayakan foto-foto pernikahan mereka di tangan fotografer amatir karena dihadapkan dengan masalah budget. Namun, sebelum meminta fotografer amatir untuk meliput acara pernikahan Anda, pastikan apakah Anda dan pasangan siap dengan berbagai risiko yang mungkin dihadapi. Risiko tersebut diantaranya adalah kualitas foto yang kurang memuaskan karena fotografer menggunakan peralatan foto standar. Atau, minimnya pengalaman membuat fotografer Anda kesulitan menciptakan suasana nyaman dalam sesi foto ataupun menghadapi situasi menantang, misalnya cuaca buruk yang tiba-tiba terjadi pada acara pernikahan outdoor. 1
SEBELUM MENCARI Sebelum mulai mencari dan menyortir kandidat fotografer, sebaiknya Anda dan pasangan berdiskusi secara mendalam mengenai beberapa hal. 1. Waktu dan venue pernikahan Sudahkah Anda menetapkan tanggal dan venue acara pernikahan? Sebaiknya, pencarian fotografer dilakukan setelah Anda dan pasangan menyepakati lokasi dan waktu acara. Karena sulit bagi fotografer untuk menyanggupi atau menolak tawaran pekerjaan tanpa mengetahui tanggal dan venue yang pasti. 2. Budget Budget adalah pertimbangan paling penting yang harus Anda tetapkan bersama pasangan. Berapa besar biaya yang bisa Anda alokasikan untuk foto pernikahan? Tetapkan batas minimal dan batas maksimal budget untuk foto pernikahan. Selain untuk mengontrol pengeluaran Anda, penetapan budget akan memudahkan pencarian karena Anda hanya perlu mencari kandidat fotografer yang berada pada kisaran harga tersebut. 3. Style foto Menentukan style foto yang Anda inginkan untuk foto pernikahan juga sangat memudahkan pencarian Anda. Setiap fotografer menawarkan style berbeda. Anda dapat mempersempit pencarian dengan menyortir kandidat yang memiliki style yang sesuai keinginan Anda dan pasangan. Berikut beberapa style foto pernikahan yang perlu Anda ketahui : Dokumenter : Style dokumenter lebih menitikberatkan pada foto-foto candid atau spontan ketimbang foto dengan pose. Objek fotonya bisa orang, suasana atau detil dekorasi ruangan. Style dokumenter bermaksud untuk mengisahkan acara pernika han Anda dan pasangan apa adanya. Pihak fotografer biasanya tidak akan memberi arahan kepada objek fotonya, melainkan membiarkan setiap momen berjalan apa adanya dan mereka akan mengabadikannya secara artistik. 2
Artistik: style foto artistik menawarkan angle yang artistik, tata pencaha yaan dan komposisi yang unik serta proses editing yang canggih. Hasil foto Anda pun terlihat dramatis dan luar biasa indah, seperti sesi foto profesional yang sering Anda lihat pada majalah-majalah pernikahan. Tidak semua fotografer menawarkan style foto ini. Jika Anda menginginkan style foto seperti ini, sebaikn ya fokuskan pencarian Anda pada fotografer-fotografer yang memiliki portfolio artistik. Lifestyle: foto lifestyle hampir mirip dengan style dokumenter, namun proses pengambilan fotonya tidak sealami dokumenter. Meskipun fotografer akan menunggu momen yang tepat untuk mengambil foto, biasanya mereka akan melakukan sedikit pengaturan pada background atau setting-nya. Fashion: tidak jauh berbeda dengan style artistik, style foto fashion menghasil kan foto-foto dramatis dan artistik. Namun, pada style foto ini, lebih fokus menampilkan benda-benda fashion pada acara pernikahan, seperti gaun pen gantin, aksesoris, buket bunga dan sebagainya. MULAI PENCARIAN ANDA Setelah menetapkan waktu dan lokasi pernikahan, budget serta style foto bersama pasangan Anda, kini saatnya Anda mencari fotografer. Cara paling mudah tentu saja melalui internet. Kunjungi beragam situs dan forum perencanaan pernikahan atau situs fotografer yang bersangkutan. Di sana Anda bisa melihat portfolio masing-masing fotografer dan menentukan apakah hasil foto mereka sesuai dengan style yang Anda inginkan. Baca feedback dan testimoni para klien yang telah menggunakan jasa fotografer. Anda juga bisa mengecek akun Instagram, Facebook dan Twitter masing-masing kandidat fotografer untuk lebih memahami style mereka. Selain lewat internet, Anda pun dapat melakukan pendekatan yang lebih tradisional, yaitu dengan meminta rekomendasi dari saudara dan teman. 3
ATUR JADWAL PERTEMUAN Memilih fotografer untuk pernikahan Anda tidak bisa dilakukan hanya dengan melihat hasil akhir foto. Jika Anda sudah menyortir pilihan kandidat menjadi 3-5 fotografer, cobalah atur jadwal pertemuan untuk mendapatkan informasi lebih detil mengenai masing-masing vendor. Selain mendapatkan informasi detil, bertemu dengan masing-masing kandidat fotografer memiliki banyak keuntungan: 1. MELIHAT HASIL FOTO DAN VIDEO SECARA KESELURUHAN Mintalah kepada masing-masing kandidat untuk membawa full album dari 2-3 klien mereka. Portfolio yang ditampilkan fotografer pada website atau akun social media mereka tentunya adalah hasil foto terbaik. Dengan melihat hasil full album dari klien mereka, Anda bisa mendapat gambaran lebih jelas hasil foto-foto pernikahan Anda nantinya. Jika foto-foto di album memiliki kualitas serupa dengan portfolio, maka kandidat tersebut layak untuk di-follow up lebih lanjut. Jika kandidat fotografer Anda juga menyediakan jasa video, lihat beberapa hasil video mereka dan tentukan apakah portfolio tersebut sesuai dengan selera Anda. 2. CARI TAHU PENGALAMAN FOTOGRAFER Pengalaman adalah faktor pertimbangan yang sangat penting. Fotografer berpengalaman tentu lebih mengetahui seluk-beluk foto pernikahan. Mereka lebih matang dalam mengatasi berbagai situasi tak terduga pada acara pernikahan, misalnya cuaca yang buruk, acara yang terlambat dan sebagainya. Selain itu, pengalaman tidak terbatas pada lamanya kandidat berprofesi sebagai fotografer pernikahan. Cari tahu apakah kandidat tersebut pernah menjadi fotografer pada acara pernikahan yang mirip dengan konsep pernikahan Anda. Jika portfolio kandidat hampir seluruhnya berisi foto-foto pernikahan internasional, sementara pernikahan Anda bergaya tradisional Jawa, mungkin kandidat tersebut kurang cocok untuk Anda. 4
3. TANYA DAN NEGOSIASIKAN PAKET YANG DITAWARKAN Setiap fotografer menawarkan paket berbeda. Cari tahu paket-paket yang ditawarkan para kandidat, berapa biayanya dan apa saja yang bisa Anda dapatkan. Apakah paket sudah termasuk album foto, CD kompilasi foto, mini studio, edit video (jika vendor video digabung) dan sebagainya. Pada kesempatan ini Anda juga bisa memutuskan apakah Anda ingin menyewa fotografer untuk meliput acara-acara sebelum pernikahan, mulai dari foto pre-wedding hingga tradisi tertentu seperti Midodareni pada pernikahan adat Jawa atau Malam Bainai pada pernikahan adat Minangkabau dan sebagainya. Beberapa fotografer cukup fleksibel dan cukup terbuka dalam negosiasi harga. Jika Anda menyukai hasil karya fotografer yang Anda temui namun terhalang oleh budget, tidak perlu ragu untuk melakukan negosiasi dengan melakukan customize paket, apalagi jika Anda ingin menyewa jasa fotografer untuk seluruh rangkaian acara. Misalnya, Anda ingin menggunakan jasa fotografer untuk acara siraman dan akad serta resepsi pernikahan. Jika paket yang ditawarkan fotografer termasuk mini studio, foto dokumenter dan foto tradisional, tanyakan apakah Anda bisa menghilangkan salah satunya agar dapat memangkas biaya. Atau, Anda bisa meminta fotografer untuk tidak menyediakan album dan hanya memberikan kompilasi foto. 4. CARI TAHU DETIL POST-PRODUCTION Selain menanyakan rincian paket dan biaya, pastikan Anda juga mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan fotografer untuk memberikan hasil foto dan/atau video. Umumnya, fotografer membutuhkan waktu 1-2 bulan untuk memberikan hasil foto dan video kepada klien. Namun, ada juga yang membutuhkan waktu lebih lama. Pastikan Anda nyaman dengan jangka waktu yang dibutuhkan fotografer untuk menyelesaikan album foto. Selain itu, tanyakan juga seperti apa foto-foto dan/atau video yang akan Anda dapatkan. Jika paket yang Anda pilih termasuk album foto, tanyakan apakah Anda bisa memilih foto yang disertakan dalam album atau pihak vendor yang menentukan. Bagaimana dengan foto-foto yang terdapat dalam CD, apakah semuanya dalam resolusi rendah atau Anda bisa meminta fotografer melakukan sedikit editing untuk memperbaiki resolusinya? Dan jika hal itu memungkinkan, berapa biaya yang harus Anda tambahkan? Begitu juga dengan video. Berapa menit video yang Anda dapatkan? Apakah pihak fotografer yang melakukan editing atau Anda harus mengedit sendiri? 5
5. PASTIKAN FOTOGRAFER NYAMAN DIAJAK KERJASAMA Faktor kepribadian juga sangat penting untuk menentukan fotografer pernikahan Anda. Anda akan bekerja dengan fotografer dalam waktu yang cukup lama, apalagi jika Anda mengambil lebih dari satu paket. Tentu akan lebih nyaman jika Anda bekerja dengan fotografer yang memahami keinginan Anda dan memiliki pribadi menyenangkan. Ingat, fotografer Anda tidak hanya mengambil foto Anda dan pasangan, melainkan juga para tamu undangan. Agar dapat menghasilkan foto-foto yang bagus dan alami, fotografer harus bisa membuat Anda maupun tamu bersikap santai. Jika Anda menilai kandidat fotografer kurang menyenangkan untuk diajak kerja sama, sebaiknya Anda mencari kandidat lain. 6. TANYAKAN BERAPA BANYAK PEKERJAAN YANG DIAMBIL FOTOGRAFER PADA WEEKEND PERNIKAHAN ANDA Bukan hal aneh jika vendor foto harus meliput 2-3 acara pernikahan pada akhir pekan yang sama. Bagi vendor foto besar dengan banyak anggota tim, hal ini mungkin bukan masalah. Namun, jika fotografer yang Anda pilih hanya memiliki tim kecil (3-5 anggota) dan harus meliput lebih dari 3 acara pernikahan, ada baiknya Anda mencari vendor lain. Acara pernikahan adalah momen istimewa yang hanya berlangsung sekali seumur hidup. Tentunya Anda ingin fotografer pernikahan Anda meliput seluruh rangkaian acara, mulai dari persiapan masing-masing calon pengantin, akad atau pemberkatan hingga akhir resepsi secara maksimal. Fotografer Anda harus melakukan banyak persiapan serta memiliki kondisi tubuh yang baik agar bisa tetap fokus sepanjang acara dan mengabadikan momen-momen penting. Jika acara Anda berlangsung pada Sabtu pagi, mungkin dampaknya tidak terlalu terasa karena fotografer Anda masih dalam kondisi maksimal. Akan tetapi, bayangkan jika acara pernikahan Anda berlangsung pada Minggu sore atau malam. Fotografer yang kelelahan usai melakukan banyak pekerjaan akan sulit berkonsentrasi dalam meliput rangkaian acara pernikahan Anda. Akibatnya, foto yang dihasilkan pun kurang maksimal. Bahkan, bukan tidak mungkin ada momen penting yang terlewatkan karena fotografer sedang tidak fokus. 6
KONTRAK DAN PENGATURAN KERJA Setelah menemui beberapa kandidat dan berdiskusi dengan pasangan, akhirnya Anda menentukan pilihan fotografer. Kini saatnya Anda dan fotografer memastikan pengaturan kerja dan membuat kontrak. Membuat kontrak kerja untuk fotografer pernikahan mungkin kedengarannya terlalu resmi. Namun, ada baiknya Anda membuat suatu kesepakatan tertulis terkait seluruh detil acara guna menghindari perselisihan di masa mendatang. Format kontrak tidak perlu terlalu formal, yang penting isinya mencakup semua poin yang perlu Anda sepakati bersama dengan fotografer. Bukan hanya kesepakatan biaya dan paket, kontrak ini juga berfungsi untuk menetapkan pekerjaan fotografer di hari-h. Simak panduan pembuatan kontrak berikut : 1. Jelaskan pengaturan kerja fotografer Informasikan kepada fotografer Anda mengenai rundown acara pernikahan, termasuk persiapan acara, sehingga fotografer bisa melakukan persiapan. Jelaskan pukul berapa pengantin wanita mulai dirias dan pukul berapa fotografer harus stand-by. Jika Anda dan pasangan akan berangkat ke venue dari lokasi yang berbeda, tentukan masing-masing fotografer yang akan bertugas di tempat Anda dan tempat pasangan. 2. Cantumkan detil biaya, paket dan pembayaran Kontrak kerja Anda dan fotografer harus menyertakan total biaya yang harus Anda bayar dan paket yang akan Anda terima. Minta fotografer Anda menuliskan detil paket dan harga masing-masing item dalam paket tersebut. Biasanya, pihak fotografer membolehkan Anda mencicil pembayaran hingga maksimal 30 hari sebelum hari-h. Minta kepada fotografer untuk selalu mencetak seluruh bukti pembayaran, mulai dari booking fee, deposit atau uang muka hingga sisa pembayaran yang perlu Anda lunasi. Baca dan pahami perihal biaya dan pembayaran ini secara seksama sebelum menandatangani kontrak. Jika ada klausul yang belum jelas, tanyakan kembali kepada fotografer anda. 7
3. Kebijakan pembatalan dan refund Hal-hal tak terduga bisa saja terjadi jelang atau pada hari pernikahan Anda. Fotografer anda bisa jadi sakit atau mengalami situasi darurat pada hari pernikahan Anda dan tidak bisa menunaikan tugasnya. Tanyakan dengan jelas kebijakan fotografer bagaimana kebijakan refund yang mereka tawarkan dalam situasi tersebut. Sebaliknya, jika Anda dan pasangan secara tiba-tiba membatalkan kerjasama dengan fotografer, kewajiban apa yang harus Anda penuhi. Cantumkan kondisi-kondisi ini di dalam kontrak agar Anda dan fotografer memahami hak dan kewajiban masing-masing jika skenario itu benar-benar terjadi. 4. Hak kepemilikan foto Umumnya, fotografer pernikahan profesional sudah memiliki situs atau akun Facebook untuk menunjang perkembangan bisnis mereka. Hasil foto atau portfolio tentunya dibutuhkan sebagai contoh pekerjaan kepada calon klien baru. Tanyakan kepada fotografer apakah hak kepemilikan foto sepenuhnya dipegang oleh klien atau oleh pihak fotografer. Sebagian besar pasangan umumnya tidak keberatan foto-foto pernikahan mereka terpajang di situs atau akun Facebook sang fotografer sehingga tidak membutuhkan klausul mengenai hak kepemilikan foto. Namun, jika Anda dan pasangan keberatan mengenai hal tersebut, diskusikan dengan fotografer Anda dan cantumkan klausul mengenai hak kepemilikan foto dalam kontrak. Klausul ini harus dipahami dan disepakati oleh kedua belah pihak sebelum kontrak ditandatangani. 5. Simpan salinan kontrak Setelah Anda dan fotografer menandatangani kontrak kerja sama, simpan salinan kontrak dengan baik. Hal ini tentunya akan melindungi hak Anda sebagai klien apabila di masa mendatang terjadi perselisihan dengan pihak fotografer. 8