BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Setiap instansi, organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah, dapat dipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengan kata lain setiap organisasi, perusahaan maupun lembaga pendidikan sekolah pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Jadi kegiatan administrasi pada dasarnya adalah menghasilkan, menerima, mengolah dan menyimpan berbagai surat, laporan, formulir dan sebagainya. Jika sistem kearsipan dalam bagian administrasi berjalan dengan baik maka kegiatan administrasi akan berjalan dengan lancar. Dan sebaliknya jika sistem kearsipan kurang diperhatikan, maka kegiatan administrasi akan sedikit terhambat. Hal ini dapat dikarenakan arsip-arsip atau dokumen-dokumen sulit untuk ditemukan atau bahkan tidak diketahui keberadaannya dan berdampak terhadap kerja pegawai pada oraganisasi itu sendiri. Arsip merupakan sumber primer atau sumber utama bagi organisasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan pada awal pendirian organisasi. Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Pengelolaan arsip secara baik dapat menunjang kegiatan administrasi agar lebih lancar, seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Tertib administrasi pertanahan tidak lepas dari masalah penanganan arsip yang ada. Arsip tersebut sebagai salah satu aspek persyaratan untuk menghasilkan sebuah produk pertanahan, yang harus dipelihara dengan baik. Peranan arsip pertanahan sangat penting dalam pelayanan Kepada masyarakat. Arsip sebagai sumber data dan informasi bagi pengurusan sertifikat, merupakan hal yang penting dan menentukan, terutama sebagai alat bukti dalam penyelesaian sengketa pertanahan. Tanpa penataan arsip yang 1
2 baik, tidak akan berhasil tugas yang dijalankan Kantor Pertanahan. Peranan arsip sangat menentukan dalam proses perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian, dan pertanggungjawaban yang akurat, agar dapat tercapai sasaran yang ingin dicapai oleh Badan Pertanahan Nasional yaitu Sapta Tertib Pertanahan terutama Tertib Administrasi Pertanahan. Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen mempunyai tugas melaksanakan pendaftaran tanah di wilayah Kotamadya Jakarta Barat untuk menjamin kepastian dan perlindungan hukum. Salah satu kegiatan pendaftaran tanah untuk menjamin kepastian dan perlindungan hukum adalah penyimpanan daftar umum dan dokumen. Surat ukur merupakan salah satu daftar umum dan dokumen yang harus dijaga dan dilindungi keberadaannya, karena sifatnya yang statis dan menjadi dokumen hidup yang selamanya akan dipergunakan dalam kegiatan pendaftaran tanah. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 24 Tahun 1997 tentang Pendaftaran Tanah, dijelaskan bahwa Surat Ukur adalah dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian. Melihat banyaknya Surat Ukur yang terbit setiap tahunnya, tidak mudah dalam mengelola arsip Surat Ukur tersebut. Maka dari itu, perkembangan teknologi informasi memberikan peluang untuk mempermudah pengelolaan arsip. Adanya perkembangan dan kemajuan bidang teknologi informasi yang sangat pesat dewasa ini mengharuskan perubahan sistem dan kinerja pada pusat atau sumber informasi termasuk didalamnya kearsipan. Dampak dari Information and Communication Technology (ICT) terhadap kearsipan ialah memungkinkan pembuatan atau pengubahan informasi dalam bentuk digital, sehingga dapat dengan mudah mengakses informasi. Oleh karena itu diperlukan analisa dan perancangan sistem dimana pengarsipan Surat Ukur pada Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat bisa terpusat dan dilakukan secara digital. Sehingga petugas arsip Surat Ukur dapat mencari arsip lebih efektif dan efisien. Dengan aplikasi web base nantinya proses pengarsipan dan monitoring Surat Ukur akan lebih mudah dibandingkan dengan proses yang ada yang sebelumnya. Dari latar belakang di atas maka dibuatlah penelitian yang berjudul Analisa dan Perancangan Aplikasi Pengarsipan Surat Ukur Secara Digital (Studi Kasus Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat).
3 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang diatas maka dapat menarik suatu permasalahan sebagai berikut : 1. Bagaimana menganalisa dan merancang pengarsipan surat ukur yang dapat digunakan Petugas arsip dalam pencarian Surat Ukur secara digital dan secara fisik? 2. Bagaimana menganalisa dan merancang sistem peminjaman dan pengembalian Surat Ukur sehingga terkontrol dan termonitor? 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam penelitian ini, melakukan analisa terhadap sistem pengarsipan Surat Ukur yang berjalan saat ini, membuat sistem pengarsipan Surat Ukur secara digital dan monitoring peminjaman dan pengembalian arsip Surat Ukur. 1.4 Tujuan Penelitian dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk menjadi lebih informatif dalam penyajian arsip Surat Ukur secara digital serta menghasilkan keakuratan data. 2. Untuk meminimalisir kehilangan dokumen serta menjaga kearsipan dokumen. 3. Untuk memonitor arsip Surat Ukur yang dipinjam dan yang telah dikembalikan kepada petugas arsip. Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Bagi Instansi Membantu petugas arsip dalam pengelolaan pengarsipan Surat Ukur secara digital 2. Bagi Peneliti Untuk pengumpulan informasi berupa data-data yang dibutuhkan dalam membangun sistem yang akan diusulkan dan sebagai pengalaman dan penerapan teori-teori yang telah dipelajari dikampus. 3. Bagi Dunia Pendidikan Dapat digunakan sebagai bahan referensi dalam pengembangan aplikasi secara digital.
4 1.5 Metode Penelitian Dalam penelitian ini diperlukan beberapa metode yang dikelompokkan sebagai berikut: 1.5.1. Jenis Penelitian Dalam penelitian ini untuk memperoleh sumber data digunakan metode field research (penelitian lapangan) yaitu penelitian yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang diperoleh langsung dari responden dan mengamati secara langsung alur pengarsipan Surat Ukur. Dalam analisis data menggunakan teknik analisis data kualitatif dimulai dari analisis berbagai data yang berhasil dikumpulkan di lapangan baik melalui observasi maupun dari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penelitian. Kemudian data tersebut diklasifikasikan ke dalam kategorikategori tertentu. Sedangkan Jenis penelitian menurut tingkat eksplanasi (penjelasan) termasuk kedalam penelitian deskriptif yaitu penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan, atau menghubungkan dengan variabel yang lain. 1.5.2. Teknik Pengumpulan Data Metode pengumpulan data merupakan metode yang digunakan dalam melakukan analisis data dan menjadikannya informasi yang akan digunakan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi. Dalam penelitian ini metode yang digunakan adalah : a. Observasi Observasi atau pengamatan secara langsung dilakukan di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat untuk mengamati bagaimana sistem pengarsipan Surat Ukur yang sedang berjalan saat ini. Hal ini yang dijadikan sebagai pandangan perancangan sistem yang akan dibuat. b. Wawancara Dalam teknik pengumpulan data yang kedua, wawancara dengan petugas arsip pada Seksi Survey, Pengukuran dan Pemetaan yang ada di Kantor Pertanahan Kota Administrasi Jakarta Barat mengenai alur proses yang terjadi serta dengan pihak pihak yang bersangkutan guna mendapatkan data yang akurat atas informasi tersebut.
5 c. Dokumentasi Mengumpulkan data Surat Ukur dan melakukan studi kepustakaan untuk memperoleh aspek-aspek teoritis dalam pengumpulan data dan informasi dengan membaca buku perkuliahan, serta internet dan literatur-literatur lainnya yang berhubungan dengan skripsi ini. 1.5.3. Metode Pengembangan Sistem Dalam pengembangan sebuah sistem diperlukan beberapa proses yang disebut System Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup dalam pengembangan sistem. SDLC adalah suatu proses berkelanjutan dari planning, analisis, desain dan implementasi. Yang pada setiap prosesnya dilakukan perbaikan secara bertahap (Dennis, dkk : 2012). Perancangan pada sistem ini menggunakan Model Waterfall. Yang artinya suatu bentuk pengembangan sistem yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di tahap tersebut dalam proses pengembangannya. Berikut adalah langkah-langkah tahapannya: 1. Planning (Perencanaan) Tahap perencanaan adalah sebuah proses dasar untuk memahami mengapa sebuah sistem itu harus dibangun. Dalam tahap ini merencanakan sistem yang akan dibangun, dimulai dari mencari penyebab permasalahan. 2. Analysis (Analisis) Tahap dimana adanya analisis untuk menentukan kebutuhan, batasan, dan tujuan (goal) dari perangkat lunak sesuai yang diinginkan. Hal tersebut kemudian didefinisikan secara rinci dan terbentuk sebagai spesifikasi sistem. Dalam tahap ini menggunakan Analisis Pieces. Analisis Pieces sangat penting untuk dilakukan sebelum mengembangkan sebuah sistem informasi karena dalam proses analisa ini akan ditemukan beberapa masalah. Analisis Pieces dilakukan terhadap beberapa Aspek antara lain adalah kinerja (performence), informasi (information), ekonomi (economy), keamanan (control), effisiensi (efficiency) dan pelayanan pelanggan (services).
6 3. Design (Perancangan) Dalam proses perancangan design biasanya digunakan konsep design atau gambar agar lebih mudah dibaca konsepnya. Konsep design menggunakan perangkat pemodelan sistem yaitu dengan pendekatan Unified Modeling Languange (UML) yang menggunakan beberapa diagram seperti Activity Diagram, Use Case Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. 1.6 Sistematika Penulisan Dalam penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari 5 ( lima ) bab yang disusun sedemikian rupa untuk mempermudah dan memperjelas dalam pembahasan masalah dengan materi pembahasan yang saling berhubungan dengan sistematika sebagai berikut : BAB I : PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, batasan msalah, tujuan penelitian, metodologi penelitian, sistematika penulisan. BAB II : LANDASAN TEORI Bab ini akan diuraikan mengenai landasan teori yang digunakan dalam pembahasan penulisan skripsi ini dan sumber landasan teori tersebut. BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Pada bab ini membahas analisis terhadap permasalahan yang dihadapi, sistem yang berjalan dengan sistem yang akan di usulkan, pemodelan sistem, rancangan basis data, serta desain rancangan tampilan. BAB IV : IMPLEMENTASI PERANCANGAN Pada bab ini berisikan tentang perancangan antarmuka aplikasi pengarsipan Surat Ukur secara digital. BAB V : PENUTUP Bab ini berisikan kesimpulan yang di dapat dari hasil analisis dan saran yang diberikan kepada instansi untuk memperbaiki masalah yang ada dan meningkatkan kinerja pada instansi dimasa yang akan datang.