Page 1
KEMENTERIAN AGAMA RI INSTITUT AGAMA ISLAM NEGERI IAIN PALU Nomor SOP In.18/B.II/OT.01.3/1159C /2014 Tanggal Pembuatan 21 Mei 2014 Tanggal Revisi Tanggal Efektif 1 Juni 2014 Disusun Oleh Subbag Orpeg Disahkan Oleh Rektor IAIN Palu SOP PENGUSULAN TUGAS BELAJAR DAN IZIN BELAJAR S2 DAN S3 Dasar Hukum : 1. UU Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara; 2. KMA 175 Tahun 2010 tentang Pemberian tugas dan izin belajar di lingkungan Kemenag; 3. SE Menpan nomor SE/18/M.PAN/5/2004, tentang Pemberian tugas belajar dan izin belajar bagi PNS; 4. SE Sekjen Kemenag nomor SJ/B.II/4/Kp.02.3/2850/2013, tentang tugas belajar dan izin belajar PNS di lingkungan Kemenag Keterkaitan : 1. SOP Pembuatan Surat Dinas Kepegawaian; 2. SOP Penomoran Surat; 3. SOP Surat; 4. SOP Ekspedisi /Surat. 5. SOP Pembuatan Surat Tugas/Izin Belajar pada Biro Kepegawaian Peringatan : Pegawai yang tidak memiliki surat keputusan tugas/izin belajar yang sah maka Ijazah tidak diakui secara kedinasan Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Tugas Belajar dan Izin Belajar bagi PNS yang studi S2 dan S3 Peralatan/Perlengkapan: 1. Persyaratan pengajuan* 2. Komputer/laptop 3. Printer 4. ATK 5. Pencatatan dan Pendataan: 1. Persyaratan Usul; 2. Surat Pengantar Usul. Page 2
Pelaksana Prosedur Pelaksana No Biro Kepegawaian Pusat Fakultas/ Lembaga/ BAUAK Subbag Tata Usaha Rektor / Warek II Kepala Biro AUAK Kabag Umum Kasubbag Orpeg Pelaksana Teknis Orpeg 1 Mulai Lembar Periksa 2 Buat Surat Pengantar 3 TTD/ Paraf TTD/ Paraf Paraf Paraf 4 Penomoran Surat 5 Arsip Usulan 6 Proses Buat SK di Ropeg Ekspedisi 7 SK Tugas belajar/ izin Belajar 8 Lembar Proses Arsip 9 Selesai Distribusi SK Arsip SK Page 3
Aktivitas Prosedur No Aktivitas Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Baku Waktu Output Ket. 1 1. Pengajuan Permohonan dan Usulan Permohonan Studi Kepada Rektor Cq. Dekan/ Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) sebanyak 2 (dua) rangkap; - Arsip Subbag Orpeg - Biro Kepegawaian Pusat 2. Melampirkan lembar disposisi di subbag TU; 3. Proses Pimpinan; 4. Kasubbag Orpeg Menerima Persyaratan Usul Tugas Belajar / Izin Belajar : a. Meneliti kembali kelengkapan berkas usulan; b. Membuat Surat Pengantar usul kepada Sekjen 1. Permohonan Studi; 2. Surat Pernyataan; 3. Surat Rekomendasi; 4. Surat Keterangan Aktif Kuliah dari Tempat Studi; 5. Surat Keterangan Sponsor, bagi yang Tugas Belajar; 6. Jadwal Kuliah, bagi yang Izin Belajar; 7. SK KP Terakhir. 8. DP3/SKP tahun terakhir setiap unsur bernilai baik; 9. SK Jabatan Fungsional 15 Menit 10 Menit 30 Menit 15 Menit Kasubbag Orpeg menerima pimpinan dan memeriksa kelengkapan berkas Gratis 2 Pelaksana Orpeg membuat surat pengantar usul Tugas Belajar/Izin Belajar sesuai Pimpinan pimpinan dan Persyaratan 15 Menit Draf Surat Pengantar Usul dan Lengkap 3 Proses penandatanganan Surat Pengantar Usul 4 Proses Penomoran surat pengantar usul pada Sub Bagian Tata usaha Draf Surat Pengantar Usul 30 Menit Surat Pengantar Usul telah ditandatangani Surat Pengantar Usul 10 Menit Surat Pengantar Usul Telah di nomor 5 Pelaksana Orpeg : 1. Mengarsipkan Usul; 2. Mendistribusikan Usul kepada Subbag Tata Usaha; usulan tugas belajar / izin belajar PNS 15 menit Siap 6 1. Subbag Tata Usaha Mengekspedisikan sesuai tujuan surat; 2. Proses Pembuatan SK Tugas Belajar dan Izin Belajar di Biro Kepegawaian Pusat 60 Menit SOP Ropeg Terkirim Proses di Biro Kepegawaian Pusat**) Page 4
No Aktivitas Persyaratan/ Perlengkapan Mutu Baku Waktu Output Ket. 7 SK Tugas belajar/izin belajar di terbitkan oleh Sekretaris Jenderal melalui Biro Kepegawaian Pusat; SOP Ropeg SK Tubel/Ibel 8 1. Lembaga menerima SK Tugas Belajar/Izin Belajar; SK Tugas Belajar/Izin Belajar - SK Tubel/Ibel 2. Melampirkan lembar disposisi di Subag TU; 10 Menit 3. Proses Pimpinan; 30 Menit 4. Kasubbag Orpeg Menerima Pimpinan beserta SK; 10 Menit 9 1. Pelaksana Orpeg : 1) Mengarsipkan SK; 2) Mendistribusikan SK kepada Bagian Keuangan; 3) Mendistribusikan SK kepada Subbag Tata Usaha; 2. Subbag Tata Usaha Mendistribusikan SK kepada PNS yang bersangkutan SK Tugas Belajar/Izin Belajar 15 Menit SOP Subbag TU 1. Arsip SK; 2. Distribusi SK 3. SK Proses di Bag. Keuangan 4. SK diterima PNS ybs Keterangan : *) 1. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga dosen diusulkan dari Fakultas; 2. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan lembaga diusulkan dari Lembaga; 3. Usul SK Tugas/Izin belajar untuk tenaga administrasi di lingkungan BAUAK, UPT dan Pasca diusulkan dari BAUAK. **) Pembuatan SK di Biro Kepegawaian Pusat mengikuti SOP Biro Kepegawaian. Page 5
Lampiran : Palu,... Kepada, Perihal : Permohonan Izin Belajar Yth. Rektor IAIN Palu Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) di- PALU Dengan hormat, Yang bertandatangan di bawah ini : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : dengan ini mengajukan permohonan Izin Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan... Tahun Akademik... Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut : 1. Rekomendasi Izin Belajar; 2. Surat Pernyataan Izin Belajar; 3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah; 4. Jadwal Perkuliahan; 5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir; 6. DP3 2 Tahun Terakhir; 7. SK Jabatan Fungsional Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih. Pemohon, NIP.... Page 6
Palu,... Kepada, Perihal : Permohonan Tugas Belajar Yth. Rektor IAIN Palu Cq. Dekan Fakultas/Ketua Lembaga/ Kepala Biro AUAK*) di- PALU Dengan hormat, Yang bertandatangan di bawah ini : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : dengan ini mengajukan permohonan Tugas Belajar melanjutkan pendidikan pada (nama Perguruan Tinggi), fakultas/jurusan... Tahun Akademik... Selanjutnya sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan persyaratan sebagai berikut : 1. Rekomendasi Tugas Belajar; 2. Surat Pernyataan Tugas Belajar; 3. Surat Keterangan Aktiv Kuliah; 4. Surat Keterangan Sponsor (pemberi bantuan studi); 5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir; 6. DP3 2 Tahun Terakhir; 7. SK Jabatan Fungsional Demikian surat permohonan ini saya sampaikan sebagai bahan pertimbangan selanjutnya. Atas perkenannya disampaikan terima kasih. Pemohon, NIP.... Page 7
SURAT PERNYATAAN IZIN BELAJAR Yang bertandatangan di bawah ini : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : Dengan ini menyatakan bahwa saya : 1. Bersedia mentaati aturan Izin Belajar; 2. Bersedia menanggung seluruh biaya pendidikan; 3. Tidak menerima bantuan biaya pendidikan tugas belajar secara penuh; 4. Mengikuti kegiatan pendidikan di luar jam kerja, serta tidak mengganggu tugas pokok; 5. Sebelumnya akan melapor kepada pimpinan apabila ada kegiatan pendidikan yang dilaksanakan pada jam kerja. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku....,... Yang membuat pernyataan, Materai Rp. 6000,- NIP.... Page 8
SURAT PERNYATAAN TUGAS BELAJAR Yang bertandatangan di bawah ini : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Jurusan/Tahun Lulus : Dengan ini menyatakan bahwa saya : 1. Bersedia mentaati aturan tugas belajar dan mengganti biaya apabila melakukan pelanggaran terhadap ketentuan tugas belajar; 2. Sanggup untuk tidak menuntut biaya tambahan di luar anggaran pendidikan tugas belajar yang telah disediakan; 3. Tidak melakukan perpindahan perguruan tinggi/program/jurusan sebagaimana yang telah ditetapkan sebelumnya; 4. Akan membuat laporan perkembangan studi secara berkala; 5. Berjanji akan tetap bertugas di Institut Agama Islam Negeri Palu setelah selesai melaksanakan studi. Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila dikemudian hari ternyata saya terbukti melanggar pernyataan di atas, maka saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku....,... Yang membuat pernyataan, Materai Rp. 6000,- NIP.... Page 9
(KOP FAKULTAS / INSTANSI) REKOMENDASI IZIN BELAJAR Nomor :... Yang bertandatangan di bawah ini Dengan ini menyatakan bahwa saudara : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Tempat Studi : Fakultas & program studi : Jenjang pendidikan : Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Izin Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat : 1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini; 2. Pendidikan dilaksanakan di luar jam kerja dan tidak mengganggu tugas sehari-hari sesuai ketentuan jam kerja yang berlaku. Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut....,... Mengetahui, Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*) Pejabat Atasan Langsung, PANGKAT NIP... PANGKAT NIP... Page 10
(KOP FAKULTAS / INSTANSI) REKOMENDASI TUGAS BELAJAR Nomor :... Yang bertandatangan di bawah ini Dengan ini menyatakan bahwa saudara : Unit Kerja : Pendidikan Terakhir : Tempat Studi : Fakultas & program studi : Jenjang pendidikan : Lama pendidikan : Berdasarkan surat permohonan yang bersangkutan tanggal... (srt permohonan ybs pada pimpinan), pada prinsipnya kami tidak keberatan apabila yang bersangkutan melanjutkan pendidikan melalui Tugas Belajar dalam rangka peningkatan kualitas Sumberdaya Manusia, mengingat : 1. Program studi pilihan telah sesuai dan mendukung dengan Tugas Pokok dan Fungsi yang bersangkutan saat ini; 2. Yang bersangkutan selama ini telah menunjukkan Kemampuan intelektualitas (kecerdasannya), loyalitas, kinerja, dedikasi dan tanggung jawabnya sebagai PNS. Demikian rekomendasi ini dibuat sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut....,... Mengetahui, Dekan/Ketua Lembaga/Kepala Biro AUAK*) Pejabat Atasan Langsung, PANGKAT NIP... PANGKAT NIP... Page 11
I. Persyaratan Pengajuan Tugas/Izin Belajar Izin Belajar : 1. Permohonan studi ybs; 2. Surat Pernyataan Izin Belajar; 3. Surat Rekomendasi atasan langsung; 4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi; 5. Jadwal kuliah diatas jam 16:00, diluar hari sabtu-minggu (jadwal kuliah tidak bertepatan dengan jam kerja nasional, dan hari libur nasional); 6. SK Kenaikan Pangkat terakhir; 7. DP3 Tahun terakhir; 8. Jarak tempuh maksimum 68 km. TUGAS BELAJAR : 1. Permohonan studi ybs; 2. Surat Pernyataan Tugas Belajar; 3. Surat Rekomendasi atasan langsung; 4. Surat Keterangan aktiv kuliah dari perguruan tinggi tempat studi; 5. Surat keterangan/keputusan sponsor / ada yang mendanai (pemda/yayasan berbadan hukum); 6. SK Kenaikan Pangkat terakhir; 7. DP3 Tahun terakhir; Petunjuk Pengisian Formulir : 1. Permohonan Izin Belajar dibuat dan diisi oleh PNS ybs. 2. Surat Pernyataan dibuat dan diisi oleh PNS ybs, bermaterai Rp.6000,-; 3. Surat Rekomendasi dibuat oleh : a. Subbag Administrasi Umum untuk pengusulan di lingkungan Fakultas; b. Subbag Tata Usaha untuk pengusulan di lingkungan Lembaga; c. Subbag Orpeg BAUAK untuk pengusulan di lingkungan Biro AUAK, UPT dan Pasca 4. Petunjuk pengusulan sampai kepada Sekjen terdapat dalam SOP Page 12