4 BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Informasi Akuntansi a. Pengertian Sistem dan Prosedur 1. Menurut Mulyadi (2008:5) Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 2. Menurut Romney (2003:2-3) Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang paling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Sistem hampir selalu terdiri dari beberapa subsistem kecil, yang masingmasing melakukan fungsi khusus yang penting untuk dan mendukung bagi sistem yang lebih besar, tempat mereka berbeda. 3. Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energy untuk mencapai suatu tujuan. Sedangkan, Prosedur adalah serangkaian aksi yang spesifik, tindakan yang harus dijalankan atau
5 dieksekusi dengan cara yang sama agar selalu memperoleh hasil yang sama dari keadaan yang sama. (http://id.wikipedia.org) Berdasarkan pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur. Sedangkan prosedur merupakan pola untuk menjalankan kegiatan yang terjadi berulang-ulang. b. Akuntansi 1. Menurut buku Soemarso (2003:3) diterangkan bahwa American Accounting Association mendefinisikan, akuntansi adalah proses mengidentifikasikan, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi, untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan informasi tersebut. 2. Menurut Jusuf (2003:4-5) Definisi akuntansi dapat dirumuskan dari dua sudut pandang, yaitu definisi dari sudut pemakai jasa akuntansi, dan dari sudut proses kegiatannya. Ditinjau dari sudut pemakainya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Apabila ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisisan data keuangan suatu organisasi.
6 Dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa akuntansi adalah proses mengidentifikasikan dan melaporkan informasi, serta menganalisis data keuangan suatu organisasi. c. Sistem Akuntansi 1. Menurut Mulyadi (2008:3) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh menejemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi diatas, unsur pokok dari sistem akuntansi yaitu: 1) Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan) di atas kertas. Formulir sering juga disebut dengan istilah media, karena formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Dengan formulir ini, data yang bersangkutan dengan transaksi direkam pertama kalinya sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar, dan cek. 2) Jurnal
7 Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan, dan jurnal umum. 3) Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan dengan unsurunsur. 4) Buku Pembantu Jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan riciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu. Buku pembantu ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam bukubuku tersebut, proses akuntansi selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi. 5) Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan,
8 laporan harga pokok produksi, laporan biaya laporan, laporan harga pokok penjualan, daftar umur piutang, daftar utang yang akan dibanyar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. 2. Menurut Romney (2003:4), SIA terdiri dari lima komponen : 1) Orang-orang yang mempromosikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2) Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3) Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4) Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5) Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan. 3. Menurut Moscove (2013) dalam Baridwan (1985:3), sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisis dan mengkomunikasikan informasi financial dan decision making yang relevan kepada pihak diluar perusahaan dan pihak intern. 4. Menurut Barry E. Cushing (2013) dalam Baridwan (1985:3), sistem informasi akuntansi adalah suatu set sumber daya manusia dan modal dalam suatu organisasi, yang bertugas untuk menyiapkan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari kegiatan pengumpulan dan pengolahan data transaksi.
9 Dari pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa, sistem akuntansi adalah suatu organisasi untuk mengelola data, melaporkan informasi dan mengumpulkan formulir-formulir atau catatan-catatan suatu perusahaan yang dibutuhkan oleh menejemen berguna untuk memudahkan pengelolaan perusahaan. d. Pengendalian Intern Agar suatu sistem dapat bekerja dengan baik, maka perlu dibentuk suatu pengendalian intern. Menurut Mulyadi (2008:163), Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, mengecek ketelitian, dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai, dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan, maupun dengan komputer. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam (Mulyadi, 2008:164) yaitu: 1. Pengendalian intern akuntansi, bertujuan untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian serta keandalan data akuntansi. 2. Pengendalian intern administrative, bertujuan untuk mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
10 Menurut Mulyadi (2008:164), unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. B. Sistem Akuntansi Hutang Sebelum diuraikan sistem akuntansi utang, dijelaskan lebih dahulu sistem retur pembelian, yang merupakan sistem akuntansi yang digunakan untuk melaksanakan transaksi pembelian barang kepada pemasok dan pencatatan pengurangan hutang. 1. Sistem Retur Pembelian Menurut Mulyadi (2008:335-339), barang yang sudah diterima oleh pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang yang dipesan menurut surat order pembelian. Ketidak sesuai tersebut terjadi kemungkinan karena barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam surat order pembelian, barang mengalami kerusakan dalam pengiriman, atau barang diterima melewati tanggal pengiriman yang dijanjikan oleh pemasok. Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.
11 a. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem retur pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi. b. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem retur pembelian adalah memo debit dan laporan pengiriman barang. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian adalah jurnal retur pembelian atau jurnal umum, kartu persediaan, dan kartu utang. d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Retur Pembelian Sistem retur pembelian terdiri dari prosedur perintah retur pembelian, prosedur pengiriman barang ke pemasok, dan prosedur pencatatan hutang. 2. Prosedur Pencatatn Hutang Menurut Mulyadi (2008:342-349), ada dua metode pencatatan hutang yaitu: a. Account payable, catatan hutang adalah berupa kartu hutang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terhutang, jumlah pembayaran, dan saldo hutang. Dokumen yang digunakan dalam metode ini adalah faktur dari pemasok, dan kuitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan yang dikirim ke pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
12 Catatan akuntansi yang digunakan dalam metode ini adalah kartu hutang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluan kas. Prosedur pencatatan hutang dengan metode ini adalah sebagai berikut: 1. Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar: faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian, setelah itu informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu hutang yang diselenggarakan untuk setiap kreditur. 2. Pada saat jumlah dalam faktur dibayar: cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, kemudian informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan dengan pembayaran hutang di-posting ke dalam kartu hutang. b. Voucher Payable Procedure, tidak diselenggarakan kartu hutang, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan hutang. Dokumen yang digunakan dalam metode ini adalah bukti kas keluar Catatan akuntansi yang digunakan dalam metode ini adalah register bukti kas keluar (voucher register) dan register cek (check register). Prosedur pencatatan hutang dengan metode ini ada dua, yaitu: 1. One-time Voucher Procedure. Dalam prosedur ini, untuk setiap faktur dari pemasok dibuat satu set voucher (terdiri dari 3 lembar). Prosedur ini dibagi menjadi dua:
13 a. One-time voucher prosedur dengan dasar tunai. Dalam prosedur ini, faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya. b. One-time voucher procedur dengan dasar waktu. Dalam prosedur ini, pada saat faktur diterima oleh Bagian Hutang dari pemasok, langsung dibuatkan bukti kas keluar oleh Bagian Hutang, yang kemudian atas dasar dokumen ini dilakukan pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher register). 2. Built-up Voucher Procedur. Dalam prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menampung lebih dari satu faktur dari pemasok. Faktur yang diterima oleh fungsi akuntansi dari pemasok dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian bukti kas keluar dilampiri fakturnya disimpan sementara dalam arsip menurut abjad.