UNIFIED MODELING LANGUAGE UNTUK MERANCANG SISTEM INFORMASIPENJUALAN DAN PEMBELIAN APOTEK FITRI Sari Suko Noworini 1, Atik Ariesta 2 1,2 Universitas Budi Luhur; Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Jakarta, Telp. (021) 5853753 1 Program Studi Sistem Informasi, Universitas Budi Luhur, Jakarta 2 Program Studi Manajemen Informatika, Universitas Budi Luhur, Jakarta E-mail: 1 sarisukonoworini@gmail.com, 2 atik.ariesta@budiluhur.ac.id Abstrak Apotek Fitri adalah sebuah organisasi atau bisnis yang bergerak dibidang pembelian dan penjualan barang/obat dan jasa. Namun, sering kali kegiatan pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri terhambat karena sistem pembelian dan penjualan yang ada saat ini masih menimbulkan masalah seperti kesalahan yang sering dilakukan oleh pegawai sehingga menyebabkan data tidak akurat, stok barang/obat sering kosong, sulit mendapatkan laporan terkait kegiatan pembelian dan penjualan, dan kalah saing dengan apotek lain sehingga membuat pendapatan Apotek tidak meningkat. Analisa dan perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan Unified Modeling Language untuk memecahkan masalah. Selanjutnya akan dilakukan pembangunan sistem pembelian dan penjualan obat pada Apotek Fitri berbasis desktop yang terkomputerisasi dengan menggunakan Visual Basic.NET dan, MyQSL. Teknologi yang berkembang pesat saat ini, sangat mungkin untuk mendukung bisnis menjadi lebih berkembang dan maju. Hal tersebut menjadi peluang untuk menangani masalah yang terjadi pada Apotek Fitri yaitu dengan membuat rancangan sistem pembelian dan penjualan yang terkomputerisasi. Pemanfaatan teknologi mampu memberikan dampak positif bagi Apotek Fitri sehingga kegiatan pembelian dan penjualan menjadi lancar serta mampu bertahan dan bersaing dengan bisnis serupa yang ada saat ini. Kata Kunci : Apotek, Penjualan, Pembelian, UML Abstract Fitri Pharmacy is a business that is engaged in the purchase and sale of goods or drugs, also medical services. However, the activity of purchase and sale in Fitri Pharmacy hampered because the system of of buying and selling still cause problems such as, common mistake made by employee that causing inaccurate data, medication inventory is often empty, difficult to get reports related to purchasing and selling activity, and less competitive with other pharmacy that make pharmacy revenue does not increase. Analysis and design of the system to solve problem is using Unified Modeling Language. Next will be the development of purchase and sales desktop system for Fitri Pharmacy with Visual Basic.NET and MySQL for its database. Rapidly evolving technology, it makes possible to support develop pharmacy business more advance. It is an opportunity to deal the problems that occur in Fitri pharmacy to make computerized system for buying and selling. The use of technology is able to provide a positif impact for Fitri pharmacy so that the activities of buying and selling can compete with similar business. Keywords: pharmacy, selling, pruchasing, UML 1. PENDAHULUAN Sistem pembelian dan penjualan merupakan bagian terpenting dalam bisnis. Karena pada sistem pembelian dan penjualanlah nantinya yang akan menentukan apakah bisnis dapat tumbuh dan berkembang. Namun sering kali bisnis terhambat karena keterbatasan Sumber Daya Received June1 st,2012; Revised June25 th, 2012; Accepted July 10 th, 2012
Manusia dalam memberikan pelayanan yang optimal kepada pelanggan. Dan akibatnya membuat bisnis menjadi sulit bersaing dengan bisnis lain yang sejenis dan bila dibiarkan akan mengancam kelangsungan bisnis. Hal tersebut mendorong Apotek Fitri untuk mengembangkan sistem pembelian dan penjualan yang dimilikinya. Karena sistem pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri saat ini masih menimbulkan masalah yang menyebabkan bisnis menjadi sulit berkembang dan kalah bersaing dengan Apotek lain disekitarnya. Masalah yang timbul dari sistem pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri yang sedang berlangsung adalah kesulitan mendapatkan laporan terkait kegitan pembelian dan penjualan dikarenakan pengarsipan dan format pencatatan data yang tidak baik sehingga data harus dicari satu persatu dalam arsip maupun dalam buku-buku pencatatan data transaksi, masalah kedua adalah stok obat sering kosong karena pembelian obat masih berdasarkan perkiraan sehingga pelanggan mencari Apotek lain untuk mendapatkan obat, masalah berikutnya adalah kesalahan pencatatan data pembelian dan penjualan dikarenakan pegawai kerepotan dan kelelahan dalam melayani pelanggan sehingga keakuratan data tidak terjamin, masalah terakhir adalah Apotek Fitri kalah saing dengan apotek lain yang banyak terdapat disekitar lokasi dikarenakan apotek lain mampu melayani lebih banyak transaksi dengan menerapkan sistem komputerisasi sehingga pendapatan dari Apotek menurun. Hamidah dan Okkita Rizan membuat penelitian yang berjudul Membangun Sistem Informasi Pembelian Tunai Pada Apotik Cipta Dengan Object Oriented Methodology. Dalam penelitian tersebut masalah yang terjadi adalah proses pembelian masih dilakukan sistem manuali mulai dari proses pemesanan obat sampai pembuatan laporan yang menyebabkan timbulnya kelemahan dalam pengolah data dan waktu yang cukup lama untuk menyajikan kebutuhan informasi. Pemecahan masalah yang dilakukan adalah dengan membuat sebuah sistem informasi pembelian dengan menggunakan metode berorientasi obyek dengan menggunakan Use Case Diagram dan pemrograman Visual Basic sehingga kegiatan yang berhubungan dengan pembelian hingga laporan dapat meningkatkan usahanya. [1] Penelitian yang dilakukan oleh Puspita Dwi Astuti berjudul Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari membuat aplikasi sistem penjualan obat berbasis desktop dengan menggunakan Visual Basic 6.0 dan MySQL sebagai databasenya sehingga dapat membantu asisten apoteker dan karyawan dalam melakukan pencatatan proses transaksi sehingga dapat meingkatkan kinerja apotek. Aplikasi tersebut untuk menangani masalah yang timbul pada Apotek Jati Farma Arjosari antara lain transaksi yang masih dilakukan dengan cara konvensional, terdapat kesalah pencatatan data, dan pencarian data yang masih belum efektif. [2] Berdasarkan masalah yang timbul pada Apotek Fitri dan juga penelitian yang dilakukan sebelumnya, maka perlu dirancang sebuah Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan Obat pada Apotek Fitri sehingga Apotek Fitri dapat mengontrol pembelian, penjualan dan juga stock obat, kemudian meningkatkan pendapatan serta dapat bersaing dengan Apotek lain di sekitarnya. Sistem yang dirancang meliputi Proses transaksi penjualan dan pembelian barang dan jasa, serta pembuatan laporan yang digunakan untuk mengambil keputusan. 2. METODE PENELITIAN
Metode Penelitian yang dilakukan adalah dengan pendekatan kualitatif yaitu menganalisa proses bisnis dan masalah pembelian dan penjualan yang terjadi pada Apotek Fitri yang kemudian dilanjutkan dengan membuat sebuah Rancangan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan. Penelitan akan dibagi menjadi empat tahap yaitu Persiapan Rancangan, Pengumpulan Data, Analisis dan Perancangan Sistem, Evaluasi Rancangan. 2.1 Persiapan Rancangan Pada tahap persiapan ini kegiatan yang dilakukan adalah melakukan kajian pustaka yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian terutama untuk usaha sejenis yang akan diangkat yaitu Apotek, kemudian dilanjutkan dengan memilih salah satu lapangan untuk dijadikan sebagai obyek penelitian yang kemudian melakukan observasi dari proses bisnis yang terjadi pada obyek penelitian. Obyek penelitian yang dipilih adalah Apotek Fitri. 2.2 Pengumpulan Data Berdasarkan obyek penelitian yang dipilih maka dilanjutkan dengan pengumpulan data yaitu dengan melakukan wawancara kepada pemilik Apotek, petugas yang menjaga Apotek, serta pelanggan yang datang ke Apotek. Wawancara yang dilakukan untuk mengetahui masalah yang terjadi pada Apotek Fitri, mendapatkan kebutuhan sistem yang akan dikembangkan serta mendapatkan dokumen yang terlibat dalam proses penjualan dan pembelian pada Apotek Fitri. 2.3 Analisis dan Perancangan Sistem Setelah mendapatkan dokumen, mengetahui masalah dan kebutuhan pada Apotek Fitri selanjutnya adalah melakukan analisa dan merancang sistem. Perancangan sistem menggunakan Unified Modeling Language (UML). UML adalah bahasa pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak berparadigma (berorientasi obyek)[3]. Dimulai dari analisa proses bisnis dengan menggunakan Activity Diagram untuk mendapatkan gambaran jelas dari proses bisnis yang terjadi dan juga untuk melihat stakeholder yang terlibat. Kebutuhan yang diperlukan digambarkan dengan menggunakan Use Case Diagram yang dilanjutkan dengan merancang sistem menggunakan Class Diagram untuk rancangan database dan Sequence Diagram untuk rancangan program. Tahap akhir analisa dan perancangan sistem adalah membuat prototype sistem penjualan dan pembelian berbasis desktop dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 untuk bahasa pemrogramannya dan MySQL untuk databasenya. 2.4 Evaluasi Prototype Evaluasi prototype yang dilakukan adalah menggunakan metode pengujian black box yaitu dengan menginput data pada prototype yang sudah dibuat sesuai dengan data yang digunakan pada proses penjualan dan pembelian di Apotek Fitri sehingga mendapatkan informasi yang sesuai dengan data yang diinput tersebut. 3. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Proses Bisnis Berjalan Proses bisnis penjualan dan pembelian pada Apotek Fitri dibagi menjadi enam proses yaitu Proses Pemesanan, Proses Penerimaan, Proses Pembayaran, Proses Penjualan dengan Resep, Proses Penjualan Tanpa Resep, Proses Pembuatan Laporan. Berikut proses bisnis yang terjadi digambarkan dengan Activity Diagram.
Gambar 1Activity Diagram Pemesanan Gambar 2Activity Diagram Penerimaan Proses Pemesanan, Penerimaan dan Pembayaran merupakan bagian dari Proses Pembelian pada Apotek Fitri. Gambar 1 merupakan proses pemesanan dimulai dari owner yang membuat daftar barang atau obat yang akan disampaikan ke Supplier, dilanjutkan dengan proses pemesanan barang yaitu Gambar 2 supplier akan menyerahkan obat beserta faktur kepada owner yang nantinya akan dibuatkan surat pesannya untuk diberikan kembali ke supplier. Setelah barang diterima maka akan berlanjut ke proses pembayaran (Gambar 3) yang dilakukan oleh owner, owner akan mendapatkan faktur asli ketika pembayarannya sudah lunas tetapi ketika pembayaran belum lunas maka owner hanya menerima salinan faktur. Proses penjualan dengan resep maupun proses penjualan tanpa resep merupakan proses penjualan yang terjadi pada Apotik Fitri. Gambar 4 merupakan proses penjualan dengan resep yang dapat menerima resep maupun copy resep dari luar selama persediaan obat masih ada. Gambar 3Activity Diagram Pembayaran Gambar 4Activity Diagram Penjualan Dengan Resep Pelanggan akan mendapat kwitansi sebagai bukti pembelian obat. Sedangkan Gambar 5 merupakan proses penjualan tanpa resep yang hanya menerima obat bukan jenis narkoba, selain itu penjualan tanpa resep juga menangani penjualan jasa seperti pemeriksaan gula darah dan kolesterol. Gambar 6 merupakan proses pembuatan laporan yaitu laporan penjualan yang dibuat berdasarkan permintaan dari owner kepada pegawai, laporan yang ada hanya berupa buku catatan penjualan.
Gambar 5Activity Diagram Penjualan Tanpa Resep Gambar 6Activity Diagram Laporan Gambar 7Use Case Diagram Master Gambar 8Use Case Diagram Transaksi Pembelian 3.2 Kebutuhan Sistem Kebutuhan sistem dibuat dengan menggunakan Use Case Diagram yang dibagi menjadi Use Case Diagram Master, Transaksi dan Laporan. Use Case Diagram Master (Gambar 7) terdiri dari kebutuhan data pendukung yaitu Entry Data Supplier, Entry Data Karyawan, Entry Data Barang, Entry Data Jasa, dan Entry Data Pelanggan. Use Case Diagram Transaksi Pembelian (Gambar 8) terdiri dari kebutuhan proses bisnis pembelian yaitu Cetak Pemesanan, Cetak Penerimaan, Cetak Pembayaran sedangkan untuk proses bisnis Penjulan dapat terlihat pada Use Case Diagram Transaksi Penjualan (Gambar 9) yaitu Entry Resep, Cetak Copy Resep, Cetak Kwitansi, Cetak Penjualan Barang, dan Cetak Penjualan Jasa Use Case Diagram Laporan (Gambar 10) terdiri dari kebutuhan laporan yaitu Cetak Laporan Penerimaan, Cetak Laporan Copy Resep, Cetak Laporan Penjualan Barang, Cetak Laporan Penjualan Jasa, dan Cetak Laporan Pendapatan. Gambar 9Use Case Diagram Transaksi Penjualan
Gambar 10Class Diagram Gambar 11Use Case Diagram Laporan Gambar 12 Rancangan Layar Menu Utama Gambar 13 Rancangan Layar Entry Data Supplier 3.3 Perancangan Sistem Setelah mengetahui proses bisnis dan kebutuhan pada Apotek Fitri maka langkah selanjutnya adalah melakukan perancangan sistem meliputi rancangan database, rancangan layar, dan rancangan program. 3.4.1 Rancangan Database Rancangan database digambarkan dengan menggunakan Class Diagram yang terdiri dari 19 Class yaitu Class Supplier, Barang, Jasa, Karyawan, Pelanggan, Pemesanan, Penerimaan, Pembayaran, Penjualan barang, Penjualan Jasa, Terima Resep, Copy Resep, Kwitansi, serta Class Association antara lain pesan, catat, terima, ada, jual, dan salin. (Gambar 11) 3.4.2 Rancangan Layar Dari kebutuhan yang digambarkan pada Use Case dan rancangan database dengan Class Diagram maka dapat dibuatkan interface atau rancangan layar yang digunakan. Berikut beberapa contoh rancangan layar yang digunakan antara lain Rancangan Layar Menu Utama, Rancangan Layar Entry Data Supplier, Rancangan Layar Cetak Pemesanan Barang, dan Rancangan Layar Cetak Laporan Pendapatan. Gambar 12 Merupakan Layar Menu Utama yang terdiri dari Menu Master, Transaksi, Laporan, dan Keluar. Selain menu juga akan tampil Informasi Tagihan yang belu dibayarkan ke Supplier sebagai informasi kepada owner atau pegawai tentang tagihan yang harus dibayarkan ke Supplier. Entry Data Supplier (Gambar 13) merupakan kebutuhan data master supplier yang
digunakan untuk menambah data supplier atau perawatan data (ubah dan hapus) data supplier serta mencari data supplier. Gambar 14 merupakan Rancangan Layar Cetak Pemesanan yang digunakan untuk melakukan entry data barang yang akan di pesan berdasarkan supplier yang dipilih, kemudian setelah dilakukan entry data maka dapat mencetak Surat Pemesanan. Gambar 15 merupakan Rancangan Layar Cetak Laporan Pendapatan yang digunakan untuk melihat pendapatan Apotek baik itu pendapatan dari penjualan obat dengan resep, penjualan obat tanpa resep, dan penjualan jasa. Laporan pendapatan tersebut dicetak berdasarkan periode yang ditentukan. Gambar 14 Rancangan Layar Cetak Pemesanan Gambar 15 Rancangan Layar Cetak Laporan 3.4.3 Rancangan Program Rancangan program yang akan dibuat dapat digambarkan dengan menggunakan Sequence Diagram. Sequence diagram yang dibuat yaitu hanya Sequence Diagram Entry Data Supplier sebagai contoh dari kebutuhan master, Cetak Pemesanan Barang sebagai contoh dari kebutuhan transaksi dan Sequence Diagram Laporan sebagai contoh dari kebutuhan laporan. Gambar 16 merupakan Sequence Diagram Entry Data Supplier dimana sebagai actor utamanya adalah Karyawan, karyawan dapat melakukan input data, penyimpanan data, ubah dan hapus data serta pencarian data Supplier. Sedangkan Sequence Diagram Cetak Pemesanan Barang (Gambar 17) yang menjadi actor utamanya adalah owner, untuk dapat melakukan cetak pemesanan barang maka owner harus memilih data supplier untuk memesan barang, dan juga memilih barang yang akan dipesan. Gambar 16Sequence Diagram Entry Data Supplier Gambar 17Sequence Diagram Cetak Pemesanan Barang
Gambar 18Sequence Diagram Cetak Laporan Pendapatan Gambar 18 merupakan Sequence Diagram Cetak Laporan Pendapatan, actor utama yang melakukan proses pencetakan adalah Karywan, Karywan memasukan periode yang diperlukan untuk dapat mencetak laporan pendapatan. 3.4 Evaluasi Prototype Evaluasi prototype dilakukan dengan menggunakan metode pengujian black-box yaitu dengan menginput data pada prototype dengan memeriksa apakah hasil akhirnya sesuai dengan data yang diinput atau tidak. Evaluasi yang dilakukan salah satunya dapat dilihat pada Pengujian Entry Data Supplier (Tabel 1) Table 1 Pengujian Entry Data Supplier N o Skenario Pengujian 1 Menyimpan Data Supplier, Input Data Supplier tidak lengkap (ada kolom yang tidak diisi), apakah bisa menyimpan data ketika tombol simpan di klik? 2 Menambah Data Supplier, menginput data dengan lengkap, apakah bisa menambah data ketika tombol simpan di klik? 3 Mengubah Data Supplier, apakah bisa mengubah data ketika tombol ubah di klik? 4 Mengahapus Data Supplier, apakah bisa menghapus data ketika tombol hapus di klik? Test Case Hasil Yang Diharapkan Sistem tidak akan menyimpan data ketika ada kolom yang tidak diisi (kosong), dan ketika meng-klik tombol simpan, menampilkan pesan Terdapat Data Kosong Sistem sukses menambah Data Supplier ketika mengklik tombol simpan dengan menampilkan pesan Data Berhasil Disimpan Sistem dapat mengubah data ketika meng-klik tombol ubah dengan menampilkan pesan Data Berhasil Diubah Sistem dapat menghapus data ketika meng-klik tombol hapus dengan menampilkan pesan Data Berhasil Hasil Pengujian
N Hasil Yang Skenario Pengujian Test Case Hasil Pengujian o Diharapkan Dihapus Berdasarkan hasil dari pengujian pada Tabel 1 yaitu pengujian Entry Data Supplier dapat ditarik kesimpulan bahwa dari pengujian nomor 1 sampai dengan nomor 4 semuanya valid, sesuai dengan hasil yang diinginkan. 4. KESIMPULAN Berdasarkan masalah yang terjadi pada Apotek Fitri dan perancangan sistem informasi penjualan dan pembelian yang dibuat untuk memecahkan masalah tersebut maka dapat disempulkan sebagai berikut: 1. Sistem yang telah dibuat telah menyediakan modul untuk melakukan cetak laporan sehingga laporan menjadi lebih mudah dan cepat diperoleh. 2. Adanya informasi stok barang sehingga pemesanan barang tidak lagi berdasarkan perkiraan namun berdasarkan data dan stok barang dapat dipantau. 3. Modul Penjualan dan Pembelian yang dibangun untuk memudahkan pencatatan data pembelian dan penjualan sehingga keakuratan data penjualan dan pembelian dapat terjaga. 4. Apotek Fitri dapat bersaing dengan Apotek lain disekitarnya dikarenakan proses penjualan dan pembeliannya sudah menggunakan sistem informasi untuk membantu meningkatkan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan yang tidak perlu menunggu lama. Sistem informasi penjualan dan pembelian yang dibangun masih terdapat beberapa kekurangan antara lain: 1. Sistem penjualan dan pembelian dibuat berdasarkan obyek penelitian yaitu Apotek Fitri. 2. Belum adanya pengecekan Expired Date dari obat yang dijual maupun dibeli. 3. Pengujian yang dilakukan hanya sebatas pengujian data yang diinput kedalam prototype sistem informasi yang dirancang sehingga perlu adanya pengujian tentang efek dari penggunaan sistem informasi yang dibangun baik dari sisi owner, karyawan, maupun pelanggan. 5. SARAN Rancangan sistem informasi pembelian dan penjualan pada Apotek Fitri ini masih memiliki kekurangan yang dapat dikembangkan lebih lanjut, oleh karena itu penulis menyarankan: 1. Sistem dapat dikembangkan lebih kompleks lagi yaitu dengan dibuatnya pengecekan Expired Date dari obat yang diterima maupun yang dijual. 2. Disediakannya fasilitas stock opname dari obat yang ada sehingga informasi stok barang lebih akurat. 3. Disediakannya laporan laba rugi Apotek untuk mengetahui keuntungan atau kerugian yang terjadi berdasarkan penjualan dan pembelian obat. UCAPAN TERIMA KASIH Terima kasih kepada Apotek Fitri yang telah bersedia untuk bekerjasama, dan juga membantu dalam penyediaan data dan dokumen yang diperlukan. Terima Kasih kepada Universitas Budi Luhur yang telah mendanai penelitian ini sehingga dapat diselesaikan. DAFTAR PUSTAKA
[1] Hamidah, dan Rizan Okkita, 2012, Membangun Sistem Informasi Pembelian Tunai Pada Apotik Cipta Dengan Object Oriented Methodology, Seminar Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi Terapan 2012 (Semantik 2012), Semarang, 23 Juni 2012. [2] Astuti, Dwi Puspita, 2011, Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek Jati Farma Arjosari, Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi (SPEED), No. 4, Vol 3, Hal 34-39. [3] Widodo, Prabowo Pudjo, dan Herlawati, 2011, Menggunakan UML (Unified Modelling Language), Informatika, Bandung.