BAB III PELAKSANAAN MAGANG

BAB III PELAKSANAAN MAGANG 3.1 Pengenalan Lingkungan Kerja Sebelum penulis melakukan magang di Kementerian PPN / Bappenas (Badan Perencanaan Pembangunan Nasional), penulis mengajukan proposal magang kepada Kepala Biro Umum melalui arahan dari Bapak Yogi dan Bapak Cecep. Seminggu dari pengajuan proposal magang, penulis mendapat telepon konfirmasi untuk melaksanakan magang di Kementerian PPN / Bappenas sesuai jadwal yang telah ditentukan oleh pihak Universitas Mercu Buana, yaitu minimal dalam waktu 1 (satu) bulan atau minimal 240 jam kerja efektif terhitung mulai tanggal 1 febuari 2015 3 maret 2015. Pada hari pertama memulai kegiatan magang, pengenalan lingkungan kerja merupakan suatu tahap awal yang harus dijalani sebelum proses-proses berikutnya. Dalam upaya pengenalan lingkungan kerja, pembimbing magang Bapak Cecep selaku pegawai sumber daya manusia Kementerian PPN / Bappenas langsung menempatkan penulis pada unit kerja Sub Bagian Kas & Perbendaharaan Bagian Keuangan, lalu memperkenalkan penulis kepada Bapak Tuhu Wagiono selaku Kepala Bagian Keuangan Kementerian PPN/Bappenas dan sebagai supervisor penulis. 30

31 Selanjutnya pembimbing magang memberikan pengarahan kepada penulis mengenai tata tertib atau standar operasional prosedur di Kementerian PPN / Bappenas, antara lain : 1. Jam kerja dimulai pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 16.00 WIB dan diselingi waktu istirahat pada pukul 12.00 WIB sampai dengan pukul 13.00 WIB. 2. Waktu kerja setiap hari senin sampai dengan jum at, santu dan minggu waktu libur kerja. 3. Memakai pakaian dan sepatu kerja (formal). 4. Peserta magang menandatangani surat pernyataan yang dibuat oleh pihak Kementerian PPN/Bappenas. 5. Tidak mengaku sebagai pegawai Kementerian PPN/Bappenas. 6. Tidak membawa dan/atau mempublikasikan dokumen-dokumen yang bersifat rahasia tanpa ada ijin pihak Kementerian PPN/Bappenas. 3.2 Kegiatan Selama Magang Kegiatan magang dikelompokan ke dalam dua kelompok, yaitu kegiatan yang dilaksanakannya setiap hari yang disebut sebagai kegiatan rutin, dan kegiatan yang dilakukan tidak setiap hari yang dinamakan sebagai kegiatan non rutin. Dari kegiatan yang penulis lakukan, penulis menggunakan pembukuan dengan Aplikasi LPJ BP Bappenas.

32 Kegiatan magang yang dilakukan penulis mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 162/PMK.05/2013 tentang Kedudukan dan Tanggung Jawab Bendahara pada Satuan Kerja Pengelolaan Anggaran dan Belanja Negara dalam Pasal 30 dan Pasal 31 tentang Penyelenggaraan Pembukuan Bendahara dan Pasal 33 tentang Pembukuan Bendahara Pengeluaran/BPP Dari peraturan tersebut menjelaskan bahwa pembukuan terhadap seluruh penerimaan dan pengeluaran dilakukan dengan aplikasi yang dibuat dan/atau dibangun oleh Kementerian Keuangan cq. Direktorat Jenderal Perbendaharaan. 3.2.1. Kegiatan Rutin Kegiatan magang dikelompokan ke dalam dua kelompok, yaitu kegiatan yang dilaksanakannya setiap hari yang disebut sebagai kegiatan rutin, dan kegiatan yang dilakukan tidak setiap hari yang dinamakan sebagai kegiatan non rutin. Dari kegiatan yang penulis lakukan, penulis menggunakan pembukuan dengan Aplikasi LPJ BP Bappenas. Kegiatan magang yang dilakukan penulis mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 162/PMK.05/2013 tentang Kedudukan dan Tanggung Jawab Bendahara pada Satuan Kerja Pengelolaan Anggaran dan Belanja Negara dalam Pasal 30 dan Pasal 31 tentang Penyelenggaraan Pembukuan Bendahara dan

33 Pasal 33 tentang Pembukuan Bendahara Pengeluaran/BPP menjelaskan bahwa pembukuan terhadap seluruh penerimaan dan pengeluaran dilakukan dengan aplikasi yang dibuat dan/atau dibangun oleh Kementerian Keuangan cq. Direktorat Jenderal Perbendaharaan. 1. Pencatatan dan Input Transaksi Uang Persediaan (UP) Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja dalam jumlah tertentu yang bersifat daur ulang (revolving), diberikan oleh Kuasa Bendahara Umum Negara kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari satuan kerja yang tidak mungkin melalui mekanisme pembayaran langsung. 2. Pencatatan dan Input Transaksi Tambahan Uang Persediaan (TUP). Tambahan Uang Persediaan (TUP), adalah uang yang diberikan kepada satuan kerja (melalui bendahara pengeluaran) untuk kebutuhan yang sangat mendesak dalam satu bulan melebihi pagu UP yang ditetapkan, sama halnya dengan UP dan GUP, TUP diajukan melalui SPP-TUP dan SPM-TUP dengan kelengkapan dokumen-dokumen sebagai persayaratannya.

34 3. Pencatatan dan Input Surat Perintah Membayar Langsung (SPM - LS). Uang dari Kas Negara melalui Surat Perintah Membayar Langsung (SPM-LS), adalah surat perintah membayar langsung kepada pihak ketiga yang diterbitkan oleh Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran atas dasar perjanjian kontrak atau surat perintah kerja lainnya, Uang ini menjadi tanggung jawab bendahara untuk dibayarkan kepada pihak yang telah diajukan dalam SPP-LS sebagai penerima, dimana transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas dari SPM-LS tersebut harus dicatat dan dilaporkan oleh Bendahara Pengeluaran, apabila kas dari SPM-LS ini tidak seluruhnya dibayarkan maka sisanya harus disetor ke kas negara sebagai pengembalian Belanja (SSPB) 4. Mengurutkan Transaksi UP/TUP Cara yang dilakukan untuk mengurutkan data transaksi UP/TUP yaitu data yang ada di Microsoft Excel dengan yang ada di Aplikasi Silabi dicocokan nilai nominalnya, setelah itu diberikan tanda/warna pada nilai angka/nominal dan nomor SP2D yang ada pada Microsoft Excel.

35 3.2.2. Kegiatan Non Rutin yaitu : Kegiatan Non Rutin yang dilakukan penulis ketika Magang, 1. Pengarsipan LPJ Bendahara Pengeluaran, LPJ Bendahara Pengeluaran Pembantu dan dokumen transaksi Yaitu mengarsipkan LPJ Bendahara Pengeluaran yang berbentuk hard copy, buatkan folder atau tempat penyimpanan sesuai nama bendahara pengeluaran pembantu, lalu disusun setelah selesai penggunaan. 2. Menyortir Surat Setoran Bukan Pajak Yaitu dengan melakukan rekonsiliasi antara Dokumen Asli/Copy dengan ADK yang telah di cetak. Dokumen Asli/Copy diurutkan berdasarkan bulan sesuai dengan urutan yang berada di ADK. Setelah sesuai diberi tanda ceklis pada kertas cetakan ADK. 3.3 Masalah Yang Ditemui Pada Unit Kerja Berdasarkan hasil Magang dan wawancara serta pemberian materi awal dari supervisor mengenai mekanisme kerja dan sistem yang digunakan pada Bendahara Pengeluaran di Kementerian PPN/Bappenas, ada beberapa masalah mengenai masalah kebijakan dan masalah operasional dalam kegiatan di Bendahara Pengeluaran Kementerian PPN/Bappenas, yaitu sebagai berikut :

36 1. Masalah Kebijakan Dalam melakukan pembukuan dan pencatatan transaksi Kementerian PPN/Bappenas membuat kebijakan bahwa setiap karyawan harus menggunakan komputer/laptop dan menggunakan Aplikasi dalam melakukan pembukuannya. Sehingga masih ada karyawan yang kesulitan dalam melakukan kegiatannya. 2. Masalah Operasional Dalam melakukan pembukuan dan pencatatan transaksi dengan menggunakan Aplikasi LPJ BP Bappenas yang digunakan oleh Kementerian PPN/Bappenas tidak terlalu banyak masalah hanya saja menggunakan aplikasi ini masih meng-input transaksi dengan cara manual, aplikasi LPJ BP Bappenas tidak membuat lembar kuitansi dan belum ada Laporan Pertanggungjawabannya. Masalah operasional yang kedua mengenai kegiatan pembukuan menggunakan Aplikasi Silabi. Dalam penggunaannya terdapat masalah mengenai pembaruan/update yang terjadi, jika mengalami update data transaksi selalu hilang, padahal menurut pengembang Aplikasi Silabi data tersebut terekam, tetapi tidak muncul. Menimbang per bulannya transaksi yang terjadi lebih kurang ada 7.000 (tujuh ribu) transaksi. Lalu masalah yang ditemui lagi, adalah keadaan pembukuan yang tidak sama.

37 3.4 Pemecahan Masalah Pada Unit Kerja Solusi pemecahan masalahnya mengenai kebijakan dan operasional pembukuan menggunakan sistem Aplikasi yaitu : 1. Solusi Masalah Kebijakan Solusi mengenai kebijakan dalam penggunaan komputer/laptop dan penggunaan aplikasi di Kementerian PPN/Bappenas yaitu setiap karyawan harus dibekali keterampilan menguasai komputer/laptop dan aplikasi yang digunakan yaitu dengan cara memberikan pelatihan secara kepada karyawan agar dapat melakukan kegiatan dengan lancar. 2. Solusi Masalah Operasional Pembukuan menggunakan Aplikasi LPJ BP Bappenas, secara praktek masih bisa dilakukan penanganan masalah yaitu dengan cara input data satu persatu per transaksi, kemudian menggunakan Microsoft Excel bila akan mencetak LPJ. Secara garis besar masalah tersebut masih bisa ditangani oleh para pegawai. Solusi pemecahan masalah Aplikasi Silabi yang paling baik adalah dengan memperbaiki dan memperbarui sistem Aplikasi SiLaBI secara keseluruhan/total dari pihak Kementerian Keuangan dan Dirjen Perbendaharaan sebagai pengembang aplikasi. Sehingga aplikasi ini dapat digunakan sepenuhnya tanpa ada kendala.