MENGATASI TEKANAN DI U.S CUSTOMS (Tugas Mata Kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia) Dosen Pengampu: Dra. Trias Setiawati, M.Si Disusun Oleh: 1. Nikky Caesar Lasemallo (14911044) Angkatan 43-C PROGRAM PASCA SARJANA FAKULTAS EKONOMI PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA YOGYAKARTA 2015 Universitas Islam Indonesia 1
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Ringkasan Kasus Pertumbuhan bisnis U.S Customs ternyata telah membawa tekanan tambahan kepada karyawannya. Penambahan tenaga kerja yang mulanya bertujuan untuk mengatasi pertumbuhan bisnis, malah menjadi masalah baru untuk perusahaan, ini lebih karena karyawan baru yang kurang dilatih dengan baik sehingga tidak menguasai pekerjaan dengan baik. Sehingga karyawan yang tidak menguasai pekerjaannya dengan baik tadi mengalami tekanan saat bekerja. Belum lagi seminggu dengan 6 hari kerja dan jam kerja 11 jam per hari, masalah mengurus anak dan keuangan menambah tingkat stress karyawan U.S Customs. Semakin parah saja masalah di perusahaan ini dengan tekanan kerja shift karyawan dan kebosanan kerja sehingga adrenalin yang tertahan pada karyawan diluapkan dengan salah dan banyak dari karyawan terpapar penyakit sosial yang akut dan menjadi pelaku kriminal. Rata-rata keluhan adalah untuk para manajer di U.S Customs yang kurang mengawasi dan peduli dengan bawahannya, dimana kesalahan karyawan akan menjadi hal yang sangat fatal, sementara kinerja yang baik diremehkan, tidak mendapat penghargaan seolah-olah memang itu adalah hal standar yang wajib mereka lakukan dalam pekerjaannya. Karyawan mengidentifikasi 5 faktor sebagai penyebab utama dari tekanan tempat kerja mereka, yaitu: Tekanan pengawasan. Tekanan deadline / waktu. Kebosanan / pekerjaan yang tidak berarti. Frustasi dengan rekan kerja. Kondisi pekerjaan. 1.2. Inti Permasalahan Dari ringkasan kasus diatas, kami rumuskan beberapa permasalah inti, yaitu: Universitas Islam Indonesia 2
1. Mungkinkah setiap penyebab tekanan yang disebutkan karyawan U.S Customs dikurangi atau bahkan dihilangkan? Bagaimana caranya? 2. Bagaimana cara karyawan mengurangi atau menghilangkan stress akibat masalah pribadi? Universitas Islam Indonesia 3
BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Hak dan Privasi Karyawan Pada prinsipnya setiap karyawan memiliki hak yang harus dipenuhi oleh perusahaan, minimal hak dasar pekerja seperti yang sudah diatur dalam undang-undang dan peraturan lain tentang ketenagakerjaan. Jaminan perlakuan yang adil terhadap karyawan juga merupakan salah satu hak karyawan, imbalan atas jasanya dan lain sebagainya. Selain hak karyawan, perusahaan juga wajib menjaga privasi setiap karyawannya. Hal yang paling sering menimbulkan konflik adalah kepentingan pekerja untuk mendapatkan hak privasinya sementara kepentingan perusahaan untuk mengawasi pekerjaan karyawannya. Mungkin banyak hal berlebihan yang dilakukan perusahaan untuk mengawasi karyawannya sampai melanggar batas-batas privasi karyawannya, seperti pemasangan cctv di area kerja, memata-matai e-mail pribadi karyawan. 1. Hak karyawan dan tanggung jawab perusahaan Baik karyawan atau perusahaan memiliki kepentingannya masing-masing. Karyawan memiliki kepentingan untuk pemenuhan haknya dan perusahaan memiliki kepentingan akan tanggungjawab perusahaan, baik kepada karyawan, konsumen, pemilik perusahaan, masyarakat dan seluruh aspek yang berkepentingan terhadap perusahaan. Antara hak karyawan dan tanggung jawab perusahaan sering mengakibatkan konflik. Ketika perusahaan gagal menghormati dan memenuhi hak karyawan, dapat mengakibatkan sebuah tuntutan hukum yang harus dibayar mahal oleh perusahaan, reputasi organisasi menjadi buruk, semangat kerja para pekerja pun akan menurun bahkan tidak ada. Namun juga ketika perusahaan gagal memenuhi tanggung jawabnya kepada karyawan ataupun konsumen, hal ini juga berdampak sangat buruk kepada perusahaan. 2. Perekrutan karyawan yang buruk Rekrutmen adalah tahap awal masuknya karyawan di sebuah perusahaan. Tahap ini adalah salah satu yang paling penting dan dapat menentukan masa depan perusahaan. Sayangnya banyak perusahaan bahkan sebagian besar tidak menyadari Universitas Islam Indonesia 4
hal ini, divisi atau departemen SDM kebanyakan khawatir target akan jumlah karyawan yang masuk ke perusahaan tidak tercapai, sehingga sering kali melupakan kualitas para calon karyawan. Salah merekrut satu saja karyawan yang bermasalah akan menimbulkan konflik di organisasi dan ketidak adilan untuk karyawan lain. Memang sulit untuk perusahaan, apalagi perusahaan tidak bisa menghindari ketidaktahuannya tentang apa yang akan dilakukan seorang karyawan di masa depan. 3. Hak perlindungan pekerjaan Hampir semua karyawan menginginkan pekerjaan adalah merupakan hal yang permanen, hak mereka untuk selamanya tanpa bisa diambil oleh siapapun. Oleh karena itu tanpa bisa menjamin pekerjaannya akan bertahan, maka kesejahteraan seseorang akan terbatas. Hal ini yang melatar belakangi lima pertimbangan hukum berkenaan dengan keamanan pekerjaan seseorang, yaitu prinsip pekerjaan atas kehendak, konsep kontrak implisit, kontrak eksplisit, pemberhentian konstruktif, dan pemberitahuan penutupan pabrik. 4. Hak privasi Hak privasi adalah kebebasan privasi karyawan tentang kehidupan pribadinya, dimana hanya lingkungan terbatas yang bisa turut campur ke dalamnya, bahkan perusahaan tidak punya hak untuk hal ini dan tidak boleh melakukan gangguan. Namun beberapa hak privasi seseorang yang memang dapat merugikan perusahaan atau bahkan melanggar hukum, diatur oleh undang-undang agar berjalan seimbang antara hak privasi karyawan dan kepentingan perusahaan dengan tujuan tak ada pelanggaran hukum yang dilakukan karyawan dalam menjalankan hak privasinya. Contoh: penggunaan obat-obatan terlarang, tindakan kriminal, dan beberapa perusahaan melarang untuk menikah di perusahaan yang sama. 2.2. Kebijakan dan Prosedur Pendisiplinan Disiplin merupakan hal yang sering dikaitkan dengan peraturan, pelanggaran, hukuman, padahal lebih dari itu disiplin dalam manajemen adalah alat yang digunakan untuk memperbaiki kinerja karyawan untuk membantu mereka tampil lebih baik sehingga mereka sesuai dengan standar perusahaan. Disiplin dapat merupakan salah satu budaya Universitas Islam Indonesia 5
perusahaan yang penting dan harus terus dijaga dan dipupuk serta ditanamkan dalam etos kerja semua karyawan. Dengan persaingan yang semakin ketat dan selalu berhadapan dengan deadline yang padat, banyak perusahaan menganggap disiplin adalah hal yang serius, berbagai peraturan untuk meningkatkan tingkat kedisiplinan karyawan dibuat dan semakin dilengkapi dengan sanksi-sanksi yang berat tanpa menyadari bahwa disiplin adalah etos kerja yang harus ditanamkan secara benar dalam jiwa karyawan. Seringkali peraturanperaturan tersebut membuat karyawan tidak nyaman bahkan berpikiran hal ini tidak adil buat mereka. 1. Menetapkan aturan organisasi Menetapkan aturan organisasi tentang kedisiplinan adalah dasar untuk sistem yang efektif. Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk menetapkan aturan disiplin organisasi. Aturan harus masuk akal dan berhubungan dengan operasi perusahaan yang aman dan lebih efisien. Aturan serta konsekuensi hukuman harus tertulis dan disosialisasikan secara jelas kepada seluruh karyawan agar tidak terjadi miss komunikasi dan beda pemahaman. Aturan harus menjelaskan secara jelas, termasuk alasan dan tujuan yang baik dibalik aturan tersebut. Karyawan harus menandatangani dokumen yang menyatakan bahwa mereka telah membaca dan memahami aturan organisasi, agar tidak ada lagi alasan bagi karyawan. Pelaksanaan dari aturan tersebut harus di evaluasi secara berkala. 2. Investigasi masalah disiplin Catatan dokumentasi seorang supervisor adalah penting dan urgent untuk mengambil tindakan atas pelanggaran yang dilakukan oleh bawahannya. Catatan dokumentasi tak harus panjang, tetapi cukup dengan lengkap dan jelas. Dokumentasi harus mencakup beberapa hal, yaitu: Tanggal, waktu, dan lokasi kejadian. Universitas Islam Indonesia 6
Perilaku atau pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Konsekuensi dari tindakan atau perilaku kerja pada kinerja keseluruhan karyawan dan pengoperasian unit kerja karyawan. Hasil diskusi sebelumnya dengan karyawan. Tindakan disiplin yang akan diambil dan perbaikan diharapkan yang harus didokumentasikan. Konsekuensi dari kegagalan upaya perbaikan dengan tindak lanjutnya. Reaksi karyawan atas upaya supervisor untuk mengubah perilakunya. Nama-nama saksi kejadian (jika ada.) 2.3. Etika Manajerial Dalam Hubungan Manajemen Dengan Karyawan Dalam pembahasan sebelumnya diatas, telah banyak dijelaskan bahwa dasar hukum yang kuat dalam membina hubungan kerja antara perusahaan dengan karyawan adalah penting, setiap manajer harus memperhatikan hal tersebut. Namun diluar hokum itu sendiri, ada aspek yang tak kalah pentingnya yaitu terkait dengan etika, dimana etis atau tidak etis apa yang dilakukan manajer sebagai pihak manajemen perusahaan (wakil perusahaan). Etika memberikan pedoman budaya atau sosial organisasi yang membantu kita memutuskan antara perilaku tepat atau tidak tepat. Dalam suatu organisasi yang menjunjung tinggi etika, manajer jujur dalam berhubungan dengan karyawan, dan masing-masing kelompok memiliki rasa saling menghormati. Banyak organisasi memiliki kode etiknya sendiri yang mengatur hubungan mereka dengan karyawan dan masyarakat sekitar. Kode tertulis ini memusatkan perhatian pada nilai-nilai etika organisasi dan memberikan dasar untuk manajer mengevaluasi rencana dan tindakan mereka. Universitas Islam Indonesia 7
BAB III PEMBAHASAN Pertumbuhan jumlah penumpang udara dan laut juga pengembangan jumlah kargo, disertai perdagangan obat terlarang, telah membawa tekanan tambahan kepada karyawan U.S Customs. Penambahan tenaga kerja yang mulanya bertujuan untuk mengatasi pertumbuhan bisnis, malah menjadi masalah baru untuk perusahaan, ini lebih karena karyawan baru yang kurang dilatih dengan baik sehingga tidak menguasai pekerjaan dengan baik. Sehingga karyawan yang tidak menguasai pekerjaannya dengan baik tadi mengalami tekanan saat bekerja. Belum lagi seminggu dengan 6 hari kerja dan jam kerja 11 jam per hari, masalah mengurus anak dan keuangan menambah tingkat stress karyawan U.S Customs. Tekanan kerja shift, manajer yang kurang terampil dalam pengawasan dan lingkungan kerja yang negative seakan menambah tingkat stress karyawan U.S Customs. Karyawan mengidentifikasi 5 faktor sebagai penyebab utama dari tekanan tempat kerja, yaitu tekanan pengawasan, tekanan deadline atau waktu, kebosanan atau pekerjaan yang tidak berarti, frustasi dengan rekan kerja, kondisi pekerjaan. Kesalahan awal dari perusahaan adalah kurangnya pelatihan ketrampilan kerja kepada karyawan baru U.S Customs, karyawan yang bekerja tanpa dibekali ketrampilan kerja yang cukup akan sangat merasa stress saat bekerja dan tidak akan betah juga nyaman berada di tempat kerja, karyawan tersebut kemungkinan berpikiran untuk segera pindah ke perusahaan lain, dan pada akhirnya turn over karyawan akan tinggi. Untuk mengatasi hal tersebut bisa dilakukan dengan cara Membentuk Unit Training Center di bawah Divisi SDM, mungkin ada beberapa kelemahan atau kekurangan seperti: 1. biaya akan lebih besar; 2. waktu untuk menjadikan karyawan yang siap untuk kerja lebih lama; 3. hasilnya tidak bisa segera diketahui, karena merupakan investasi jangka panjang. Namun pertimbangan kami adalah kelemahan atau kekurangan tersebut akan terasa sangat kecil dan murah jika melihat beberapa potensi keuntungan yang akan diraih perusahaan, yaitu: 1. Biaya memang lebih besar dan waktu akan lebih lama, tapi menghasilkan tenaga karyawan yang sudah terampil dalam bidang kerjanya, sehingga pekerjaan akan lebih cepat selesai dan sangat mengurangi tingkat stress karyawan; 2. Menurunkan tingkat turn over karyawan, tingkat turn over karyawan dalam beberapa penelitian Universitas Islam Indonesia 8
sangat dihindarin oleh perusahaan, karena jika dihitung secara mendalam, biaya untuk ini adalah sangat besar dan sangat menghambat perkembangan perusahaan. Lalu apakah tekanan-tekanan yang dialami karyawan seperti tekanan pengawasan, tekanan deadline / waktu, kebosanan / pekerjaan yang tidak berarti, frustasi dengan rekan kerja, kondisi pekerjaan bisa dikurangi bahkan dihilangkan? Tentu saja bisa, kita cari penyebabnya dulu kenapa karyawan mendapatkan tekanan-tekanan tersebut, darimana?. Kami melalui investigasi mendalam menemukan penyebab utama dari maslah tersebut adalah Manajer yang kurang mempunyai keterampilan pengawasan. Kami ambil dua alternatif untuk menyelesaikan masalah tersebut, 1. Mengadakan rekrutmen eksternal untuk posisi manajer guna mengganti manajer yang kurang mempunyai keterampilan; 2. Melakukan pelatihan manajerial dan pengawasan untuk seluruh manajer yang sudah ada tersebut. Namun kedua solusi tersebut ada kekurangan dan kelebihan masing-masing, kami jabarkan sbb: 1. Solusi rekruitmen manajer: - Kekurangan: - Manajer baru perlu menyesuaikan diri dengan budaya organisasi perusahaan - Timbul kecemburuan dari karyawan yang sudah lama terhadap manajer baru dan menimbulkan konflik. - Belum tentu mendapatkan manajer yang lebih baik. + Kelebihan: - Biaya relative lebih murah - Lebih cepat dan menghemat waktu 2. Solusi pelatihan untuk manajer: - Kekurangan: - Biaya relative lebih mahal - Membutuhkan waktu yang lama + Kelebihan: - Tidak akan timbul kecemburuan - Memupuk rasa cinta dan memiliki terhadap perusahaan - Investasi jangka panjang untuk tingkatan manajer Menimbang kelebihan dan kekurangan masing-masing maka kami putuskan untuk mengambil solusi yang kedua, yaitu Pelatihan Manajerial dan Pengawasan untuk seluruh Manajer. Universitas Islam Indonesia 9
Penyebab stress pribadi diluar pekerjaan yang timbul dari hasil investigasi kami adalah jam kerja yang melebihi waktu normal (11 jam sehari, 6 hari seminggu), dan kurangnya gaji. Karena dengan jam kerja yang melebihi waktu normal karyawan tidak punya waktu cukup untuk keluarga, untuk mengasuh anak, sementara gaji yang kurang menyebabkan masalah financial. Solusi pemecahan untuk hal ini kami putuskan ada 2 solusi alternative, yaitu: 1. menambah jumlah karyawan tanpa menaikkan gaji; 2 tidak menambah jumlah karyawan, tetapi menaikkan gaji karyawan. Dan kami putuskan untuk memakai solusi pertama, Menambah jumlah karyawan tanpa menaikan gaji karyawan. Universitas Islam Indonesia 10
BAB IV KESIMPULAN DAN REKOMENDASI Dari penjabaran diatas bisa diambil beberapa kesimpulan dan rekomendasi, yaitu: 1. Membentuk Unit Training Center di bawah Divisi SDM adalah solusi pertama yang kami ambil sebagai penanganan awal kepada karyawan yang kurang mendapatkan pelatihan. 2. Pelatihan manajerial untuk seluruh manajer perlu segera direalisasikan untuk menghasilkan manajer yang mempunyai kemampuan pengawasan, sehingga tekanantekanan terhadap karyawan bisa dikurangi. 3. Menambah jumlah karyawan adalah jalan keluar yang tepat untuk meminimalkan masalah pribadi karyawan, dimana karyawan akan mempunyai cukup waktu untuk keluarganya karena jam kerjanya tidak sebanyak dulu (dikembalikan ke normal 8 jam sehari). Universitas Islam Indonesia 11
DAFTAR PUSTAKA Snell, Scott., Bohlander, George. (2010). Managing Human Resources, Edisi 15 Snell, Scott., Bohlander, George. (2011). Managing Human Resources, Edisi 16 Universitas Islam Indonesia 12