Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan (Lanjutan..) Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

Konsep Sistem dan Sistem Informasi pada Organisasi dan Manajemen Perusahaan (Lanjutan..) Konsep Sistem Informasi (TIF 1205)

Analisis Sistem Langkah langkah pada Analisis Sistem Perancangan Sistem Tujuan Perancangan Sistem Konsep Organisasi dan Manajemen Manusia sebagai Pengolah Informasi 2

Analisis Sistem dapat didefinisikan sebagai: Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan. Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Definisi Analisis Sistem 3

Didalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh Analis Sistem yaitu: 1. Identify, yaitu mengidentifikasikan masalah Mengindentifikasikan penyebab masalah Mengidentifikasikan titik keputusan Mengidentifikasikan personil-personil kunci 2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada Menentukan jenis penelitian Merencanakan jadual penelitian o Mengatur jadual wawancara o Mengatur jadual observasi o Mengatur jadual pengambilan sampel Membuat penugasan penelitian Membuat agenda wawancara Mengumpulkan hasil penelitian Langkah langkah pada Analisis Sistem 4

3. Analyze, yaitu menganalis Sistem Menganalisis kelemahan Sistem Menganalisis kebutuhan Informasi pemakai / manajemen 4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis Tujuan : Pelaporan bahwa analisis telah selesai dilakukan Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen Meminta pendapat-pendapat dan saran-saran dari pihak manajemen Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya. Langkah langkah pada Analisis Sistem (2) 5

Verzello / John Reuter III Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi : menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. John Burch & Gary Grudnitski Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Definisi Perancangan Sistem 6

George M. Scott Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan ; tahap ini menyangkut mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem, sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. Definisi Perancangan Sistem (2) 7

Perancangan sistem dapat diartikan sebagai berikut ini : 1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional 3. Persiapan untuk rancang bangun implementasi 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk 5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesalahan yang utuh dan berfungsi 6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasikan dari komponenkomponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem Definisi Perancangan Sistem (3) 8

Tahap perancangan sistem mempunyai 2 tujuan utama yaitu : Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat. Tujuan Perancangan Sistem 9

Perancangan Sistem dapat dibagi dalam dua bagian yaitu : 1. Perancangan sistem secara umum Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Desain sistem secara umum merupakan persiapan dari desain secara terinci. Desain secara umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan didesain secara rinci. 2. Perancangan sistem terinci Desain terinci dimaksudkan untuk pemrogram komputer dan ahli teknik lainnya yang akan mengimplementasi sistem. Tahap desain sistem secara umum dilakukan setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan dan hasil analisis disetujui oleh manajemen. Perancangan Sistem 10

Teori Manajemen Sebuah titik awal tradisional khususnya bagi perancang sistem informasi manajemen adalah memandang pada fungsi-fungsi manajemen (apa yang dilakukan oleh para manajer). Fungsi-fungsi ini beranggapan organisasi memiliki tujuan dan sasaran yang tak dapat dicapai tanpa manajemen sumber daya bahan (material) dan manusia. Dalam menjalankan lima fungsi ini, manajer terlibat dalam membentuk kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan fungsi ini, pengambilan keputusan dan interaksi manusia. Interaksi manusia adalah dengan orang-orang dalam dan di luar organisasi dan dengan atasan serta bawahan. Baik mutu pengambilan keputusan maupun mutu interaksi dengan orang akan mempengaruhi efektivitas dalam organisasi beroperasi. Konsep Organisasi dan Manajemen 11

Fungsi manajemen, pengambilan keputusan, dan interaksi manusia dibatasi sumber daya yang tersedia bagi organisasi dan kendala luar lingkungan (industri, masyarakat, dan sebagainya) dalam organisasi beroperasi. Teori Manajemen 12

Teori Manajemen (2) 13

Struktur keorganisasian adalah susunan sub-sistem dengan hubungan wewenang dan tanggungjawabnya. Struktur Hirarki /Model Dasar Struktur keorganisasian dasar adalah sebuah struktur hirarki dengan manajemen puncak paling atas dalam bagan, manajemen menengah/madya di tengah, dan manajemen bawahan di tempat paling bawah. Bagan berbentuk sebuah piramida karena manajemen puncak jumlahnya relatif sedikit terhadap manajemen tingkat lebih rendah. Struktur Keorganisasian Model Dasar 14

Organisasi tersusun secara fungsional; yaitu subsistem pokok di bawah direktur merupakan fungsi organisasi seperti manufaktur, pemasaran dan perakunan. Struktur Keorganisasian Model Dasar (2) 15

Spesialisasi o Organisasi membagi pekerjaan atas tugas-tugas khusus hingga menimbulkan spesialisasi. Contoh: Petugas pemasaran mengkhususkan dalam pemasaran. o Spesialisasi dapat berlanjut sedemikian sehingga dalam sebuah fungsi terdapat para spesialisasi untuk bidang-bidang lebih kecil, misal: perpajakan, riset pasar, dan seterusnya. Hubungan Lini dan Staf o Lini (garis utuh) menjelaskan wewenang perintah langsung dari fungsi-fungsi dalam organisasi. Contoh: Manajer pemasaran menerima laporan dari para manajer penjualan. Para manajer penjualan menerima laporan dari para wiraniaga. Wewenang mengalir dari atas ke bawah. o Posisi-posisi staf (garis putus) berhubungan dengan kegiatankegiatan pendukung seperti analisis dan konsultasi. Mereka tidak memiliki wewenang atas petugas operasi. 16 Struktur Keorganisasian Model Dasar (3)

Wewenang dan Tanggung jawab Wewenang adalah hak untuk memerintah (kepemimpinan) dari atas ke bawah. Tanggung jawab adalah pertanggungjawaban ke atas. Rentang Kendali Rentang kendali (span of control) menunjukkan banyaknya bawahan yang diawasi oleh seseorang atasan. Riset terakhir juga menunjukkan bahwa rentang kendali yang efektif tergantung pada banyaknya komunikasi yang diperlukan antara atasan dengan para bawahannya. Akibatnya, batas pengolahan informasi pada manusia menjadi variabel pembatasnya. Struktur Keorganisasian Model Dasar (4) 17

Tiga variasi pokok dalam model dasar keorganisasian: 1. Organisasi berdasarkan produk atau jasa 2. Penggunaan hubungan lateral dalam sebuah organisasi fungsional, dan 3. Organisasi proyek Struktur Keorganisasian Variasi 18

1. Organisasi berdasarkan produk atau jasa Organisasi berdasarkan produk atau jasa menghasilkan sebuah organisasi/orang yang lebih diarahkan pada keluaran/output dibandingkan pengolahannya. Organisasi berlangsung dibawah kesatuan perintah dalam semua keputusan yang mempengaruhi keluaran kelompok. Contoh: sebuah perusahaan perangkat lunak komputer dapat diorganisasi berdasarkan perangkat lunak atas pesanan, perangkat lunak paket/standar dan penjualan jasa komputer. Struktur Keorganisasian Variasi (2) 19

2. Organisasi Matriks Stuktur organisasi matriks menggunakan hubungan lateral, yaitu menggabungkan organisasi fungsional dengan produk & jasa (mengkoordinasikan kegiatan berbagai departemen atau fungsi dalam beroperasi untuk menghasilkan barang atau jasa). Beberapa metode hubungan lateral adalah: o Kontak langsung antar manajer. Para manajer memprakarsai hubungan dengan manajer lain untuk menyelesaikan konflik. o Peranan gabungan. Tanggung jawab mengkoordinasikan arus lateral sebuah produk atau jasa yang ditugaskan pada seorang individu. o Gugus tugas. Sebuah kelompok formal dengan wakil dari masing-masing departemen atau fungsi dibentuk untuk menyelesaikan konflik. Struktur Keorganisasian Variasi (3) 20

o Regu/team. Regu dibentuk sehubungan dengan persoalan yang sering timbul. Sebagai contoh, sebuah regu dapat dibentuk untuk menangani kelompok klien, wilayah, fungsi atau produk tertentu. o Memadukan petugas. Contoh: manajer produk, manajer proyek, dan manajer pemasaran. Mereka bertanggung jawab atas terpadunya sub-sub unit terpisah. Struktur Keorganisasian Variasi (4) 21

3. Organisasi proyek o Dalam organisasi proyek, sumber-sumber daya adalah proyekproyek yang ditugaskan dengan dikepalai oleh seorang direktur proyek. Contoh: Departemen sistem informasi sering menggunakan organisasi proyek untuk manajemen pekerjaan para analis sistem dan pemrograman. Struktur Keorganisasian Variasi (5) 22

Banyaknya pengolahan informasi dipengaruhi oleh faktor-faktor : Ketidakpastian tugas Semakin besar ketidakpastian tugas, semakin besar pula jumlah informasi yang harus diolah untuk menjamin efektivitas prestasi. Sebuah kegiatan yang dipahami dengan baik dapat direncanakan di muka; bila tidak dipahami dengan baik, akan timbul banyak perubahan selama pelaksanaan tugas. Banyaknya unsur relevan untuk pengambilan keputusan Banyaknya unsur adalah sebanding dengan banyaknya departemen, produk, klien, dan sebagainya. Peningkatan dalam jumlah unsur akan meningkatkan pula kebutuhan informasi. Model Pengolahan Informasi pada Struktur Organisasi 23

Saling ketergantungan unit organisasi Bila unit-unit keorganisasian tidak saling tergantung atau saling berhubungan, jumlah komunikasi untuk menyelesaikan konflik akan kecil. Bila unit-unit sangat saling berhubungan, pengolahan informasi yang dibutuhkan untuk menangani koordinasi akan menjadi besar. Model Pengolahan Informasi pada Struktur Organisasi 24

Menurut Abraham Maslow, ada 5 kebutuhan dasar manusia yg terendah s/d tertinggi. Peranan Manusia dalam Organisasi 25

Hirarki Maslow berguna karena menunjukkan sebuah dimensi penting dalam kebutuhan manusia. Seorang manusia yang sedang kelaparan memusatkan perhatian kepada kebutuhan fisiologis. Tetapi setelah rasa laparnya terpuaskan, ia akan merasa penting akan keamanan dan mungkin akan perhatian dan penghargaan. Setelah kebutuhan akan keamanan, perhatian, dan penghargaan terpenuhi, kebutuhan akan perwujudan diri menjadi penting. Hal ini menunjukkan bahwa organisasi tak dapat menggantungkan diri terus pada upah yang memuaskan dan kondisi kerja yang aman untuk memotivasi orang. Peranan Manusia dalam Organisasi (2) 26

Dinamika Kelompok Dalam sebuah organisasi, seorang individu biasanya dimiliki oleh satu atau beberapa kelompok kecil. Contoh: berupa kelompok berdasarkan kepentingan bersama seperti latar belakang budaya, profesi, atau tujuan rekreasi. Ada banyak bukti yang menunjukkan bahwa kelompok kecil adalah faktor penting yang mempengaruhi hubungan antara individu dengan organisasi. Gaya Kepemimpinan Kepemimpinan adalah pengaruh antar pribadi yang membujuk atau memotivasi sebuah kelompok menuju peneapaian suatu tujuan atau beberapa tujuan tertentu. Cara seorang manajer memandang tugasnya dapat dibiaskan (conditioned) melalui pandangan sang manajer mengenai manusia. McGregor menggolongkan dua ekstrem sebagai "teori X" dan "teori Y". Peranan Manusia dalam Organisasi (4) 27

Teori X: Pandangan teori X mengenai manusia, mendukung suatu gaya kepemimpinan autoriter. o Manajemen bertanggung jawab untuk mengorganisasi unsurunsur produktif perusahaan (uang, bahan, peralatan & manusia) gunatujuan ekonomis. o Sehubungan dengan manusianya, ini adalah proses pengarahan upaya motivasi mereka, mengendalikan kegiatan dan menjaga perilaku mereka agar sesuai dgn kebutuhan perusahaan. o Tanpa intervensi aktif manajemen ini, orang akan menjadi pasif bahkan menolak terhadap kebijakan perusahaan. Karenanya mereka akan dikenakan hukuman/diberi sanksi. Peranan Manusia dalam Organisasi (5) 28

Teori Y: Pandangan teori Y mengenai manusia adalah kebalikan dari teori X, mendukung suatu gaya kepemimpinan yang lebih demokratis dan partisipatif. o Orang pada dasarnya tidak pasif atau menolak terhadap kebijakan perusahaan. Ini sebagai akibat pengalaman dalam organisasi. o Motivasi, potensi untuk perkembangan, kapasitas utk menerima tanggungjawab, kesediaan untuk mengarahkan perilaku kepada tujuan organisasi sudah ada dalam diri setiap orang. Adalah tanggungjawab manajemen untuk memungkinkan orang untuk mengenal dan mengembangkan diri mereka. o Tugas pokok manajemen adalah mengatur kondisi keorganisasian dan metode operasi sehingga orang dapat mencapai tujuan terbaik mereka sendiri dengan mengarahkan mereka menuju kepada sasaran keorganisasian. Peranan Manusia dalam Organisasi (6) 29

Gaya lainnya adalah laissez faire, di mana pemimpin memberikan hanya sedikit pengarahan atau pengaturan, dan birokratis, di mana kepemimpinan didasari oleh seperangkat aturan atau prosedur (suatu bentuk autokrasi). Beberapa periset menyatakan gaya kepemimpinan yang paling efektif adalah tergantung pada kepribadian pemimpin; tugas yang harus dilaksanakan; sikap, kebutuhan dan harapan para bawahan; dan lingkungan keorganisasian serta fisiknya. Ini disebut sebagai teori situasional (situational theory). Peranan Manusia dalam Organisasi (7) 30

MODEL DASAR PENGOLAHAN INFORMASI Terdiri dari indera penerima (mata, telinga, hidung, dsb) yang menerima isyarat dan meneruskannya kepada unit pengolah (otak). Hasil olahan adalah respon/tanggapan keluar (secara fisik, ucapan, tulisan, dsb) Manusia Sebagai Pengolah Informasi 31

Kapasitas manusia dalam menerima masukan dan menghasilkan keluaran (tanggapan) adalah terbatas. Bila sistem pengolah manusia dibebani melampaui batas, tingkat tanggapannya akan berkurang. Manusia mengurangi banyaknya masukan sampai batas jumlah yang dapat diatasi melalui suatu proses penyaringan/seleksi. Sebagian masukan dihambat dan dicegah agar tidak masuk pengolahan melalui sebuah filter atau saringan yang menghambatnya. Para individu mengatur penyaringan kepentingan berdasarkan pengalaman, latar belakang, kebiasaan, dll. Manusia Sebagai Pengolah Informasi 32

Penyaringan dapat mengurangi atau menghambat data yang tidak diinginkan. Penyaringan juga dapat bekerja untuk menghambat data yang tidak yang cocok dengan kerangka acuan yang telah ada. Hal ini bersama dengan keterbatasan alamiah indera manusia penerima dapat mengakibatkan kesalahan persepsi informasi. Contoh: Penulis sebuah laporan mungkin ingin menyatakan satu hal. sedang yang ditangkap pembacanya adalah hal lain. Kesalahan persepsi ini meningkatkan keraguan. Manusia Sebagai Pengolah Informasi 33

Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka sering dilakukan pemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya. Banyak peristiwa yang merugikan pada sistem informasi manajemen yang disebabkan oleh kekurangyakinan petugas pengolah data terhadap pelaksanaan tugasnya. Mereka meragukan apakah pekerjaannya telah dilaksanakan atau belum. Keterbatasan Kemampuan Manusia Sebagai Pengolah Informasi 34

Peristiwa tersebut terjadi karena tidak adanya mekanisme umpan balik yang memberi isyarat bahwa pekerjaanya telah dilaksanakan. Oleh karena itu mekanisme umpan balik perlu diadakan seperti yang telah dilakukan pada sistem komputer. Secara tidak disadari mekanisme sehari-hari antar manusia, seperti: anggukan kepala, ucapannya atau tangan yang diangkat untuk mengisyaratkan bahwa pesan telah diterima. Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak-banyaknya, padahal data yang benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan, sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia. Keterbatasan Kemampuan Manusia Sebagai Pengolah Informasi 35

Q & A 36

37