APLIKASI SISTEM PELAPORAN DAN EVALUASI KINERJA TERPADU SECARA ELEKTRONIK (E-SELEKTA) BAPPEDA DAN LITBANGDA KABUPATEN MAGELANG PENGANTAR APLIKASI E-SELEKTA TIPE USER ADMINISTRATOR Sistem Pelaporan dan Evaluasi Kinerja Terpadu secara Elektronik (E-SELEKTA) Bappeda dan Litbangda KABUPATEN MAGELANG Bappeda dan Litbangda KABUPATEN MAGELANG 2017
PENGANTAR APLIKASI E-SELEKTA LEVEL ADMINISTRATOR I. PENDAHULUAN Kemajuan teknologi komunikasi dan informasi yang pesat serta potensi pemanfaatannya yang luas, membuka peluang bagi pengaksesan, pengelolaan dan pendayagunaan informasi dalam volume yang besar secara cepat dan akurat. Dalam rangka meningkatkan kualitas layanan pemerintahan dibutuhkan Proses Bisnis dan Sistem Informasi yang mendukung terlaksananya Good Governance. Implementasi E-Goverment pada pemerintah daerah berkaitan dengan pengembangan sistem informasi yang relevan dengan kebutuhan birokrasi dan administrasi Pemerintah Daerah sangat diperlukan. Sistem Informasi tersebut ditujukan untuk membantu manajemen dalam pemerintahan untuk mengatur hal-hal yang dapat dilakukan secara komputerisasi. Komputerisasi manajemen pemerintahan bertujuan untuk meningkatkan efisiensi kerja dan memudahkan pimpinan dalam mengontrol pekerjaan. Kontrol langsung dari atasan akan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan juga dapat meningkatkan etos kerja pegawai karena merasa diperhatikan oleh atasannya. Dalam keterkaitannya dengan tugas Subbagian Program Sekretariat Bappeda dan Litbangda, diperlukan suatu sistem informasi yang mampu mendorong peningkatan kinerja, memberikan kemudahan pelaporan dan evaluasi kinerja secara terpadu. Salah satu bentuk pemanfaatan teknologi komunikasi dan informasi ini adalah berbasis internet website. Aplikasi Sistem Informasi berbasis website untuk perencanaan pembangunan daerah dapat mengintegrasikan seluruh format pelaporan dan evaluasi kinerja yang menjadi kewajiban Subbagian Program Sekretariat Bappeda dan Litbangda. Sistem ini meliputi penyelesaian pelaporan dan evaluasi kinerja sesuai dengan peraturan yang berlaku sekaligus sebagai alat publikasi pelaporan dan evaluasi kinerja terpadu internal Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang. Sistem ini dinamakan E-SELEKTA yaitu Sistem Pelporan dan Evaluasi Kinerja Terpadu secara Elektronik. II. ARSITEKTUR APLIKASI A. Platform Aplikasi Platform dan spesifikasi teknis teknologi yang digunakan untuk menjalankan aplikasi tersebut antara lain : Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 2
1. Architecture : Web Based with CodeIgniter (Open Source) 2. Database : MySQL (Open Source) 3. Reporting Tools : Office document (word document & excel) dan Adobe reader 4. Browser : Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Internet Explorer 5. Operating System : Server : Linux Server. Client : Linux atau Microsoft Windows B. Spesifikasi Hardware Perangkat komputer yang menjadi syarat minimal untuk dapat mengoperasikan aplikasi secara normal adalah sebagai berikut : 1. Kategori Server : Memory 2 GB, Pentium terkini 2. Kategori Client : Pentium D, Memory 1GB III. PENYIAPAN APLIKASI Penyiapan berupa instalasi aplikasi kedalam perangkat keras dapat dilakukan apabila perangkat keras telah dilengkapi dengan operating system dan perangkat lunak penunjang yang disyaratkan dalam menjalankan aplikasi. Operating system serta tools yang dimaksud adalah sebagai berikut : Server Client : Linux Server atau Windows server, Aplikasi Office, Adobe reader dan browser seperti Mozilla firefox, Opera, Google Chrome dan Internet Explorer. : Linux atau Microsoft Windows, Aplikasi Office, Adobe reader dan Browser seperti di atas. Bahwa aplikasi yang berbasis Web process setup (instalasi dan pengaturan database) aplikasi hanya dilakukan pada komputer yang berfungsi sebagai server, sedangkan pada komputer client cukup menjalankan browser dengan melakukan pengaturan atas IP address server. A. Penyiapan VPN Penyiapan dan pengaturan VPN akan dijelaskan dalam penjelasan mengenai Pengaturan dan Setting VPN untuk akses ke E-SELEKTA Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 3
B. Memulai Aplikasi Aplikasi E-SELEKTA, dibangun dengan arsitektur berbasis web, sehingga dalam pengoperasiannya dijalankan dengan menggunakan Internet Browser (Mozilla firefox, Opera, Google Chrome dan Internet Explorer). Untuk memulai menjalankan aplikasi, klik tombol browser yang terdapat dalam task bar dan isi address bar seperti yang ditunjukkan dalam gambar 1 dan 2 berikut : Gambar 1. Tombol Aplikasi Browser Internet (Mozilla firefox, Opera, Google Chrome dan Internet Explorer) Gunakan : http://172.21.11.121/ E- SELEKTA.magelangkab.go.i Gambar 2. Pengisian Alamat / Address Catatan : alamat / URL E-SELEKTA dapat berubah suatu waktu, mohon dapat dikoordinasikan dengan Bagian Organisasi Sekretariat Daerah Kabupaten Magelang. IV. MENJALANKAN APLIKASI A. Memanggil Browser 1. Pastikan komputer sudah terhubung dengan internet 2. Gunakan browser seperti mozilla firefox, Internet Exporer, Opera, Google Chrome atau browser lainnya. Disarankan menggunakan mozilla firefox. 3. Ketikkan pada kotak alamat internet (URL) berisi alamat E-SELEKTA, saat ini menggunakan alamat http://180.250.147.121/e-selekta.magelangkab.go.id atau masuk ke link pada subdomain website bappeda.magelangkab.go.id klik e-selekta 4. Pastikan tampil halaman beranda seperti pada gambar 3. Berikut : Alamat internet : http://180.250.147.121/e- Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 4
Gambar 3. Halaman Beranda B. Halaman login Untuk masuk kedalam aplikasi E-SELEKTA diperlukan login, dengan USERNAME (Nama User) dan PASSWORD (Kata sandi). Adapun Username dan Password dengan mengajukan permohonan secara tertulis perihal penunjukan Username dan Password E-SELEKTA kepada BAGIAN ORGANISASI. Masukkan Username Masukkan Password Pilih tipe user Klik pilih tahun : Gambar 4. Fasilitas Login C. Level User dan Fasilitasnya Log in sebagai : terdapat 5 level dengan masing - masing keterangan sebagai berikut 1. Superadmin Memiliki hak akses paling tinggi, mempunyai fasilitas untuk mengelola isi website secara keseluruhan, diantaranya : Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 5
a. konfigurasi sistem; b. melakukan integrasi dengan sistem aplikasi SIMDA Keuangan sebagai sistem yang digunakan untuk penyusunan APBD dan pelaksanaan Keuangan Daerah; c. manajemen pegawai struktural yang terkait dengan sistem, manajemen seluruh user dan level hak akses; d. manajemen data master berupa data Organisasi Perangkat Daerah, data visi, misi, tujuan, sasaran strategis, indikator, indikator kegiatan, data program, data kegiatan, data anggaran, mengelola data periodisasi RPJMD, tahun periode RPJMD berkenaan, informasi running text dan lainnya. 2. Administrator Memiliki hak akses untuk melakukan monitoring dan evaluasi atas data yang telah dilakukan oleh seluruh SKPD, diantaranya : a. Mengelola data master berupa : Data Visi, Misi, Tujuan, Sasaran, Indikator, Indikator Kegiatan, target Realisasi dan Program Tahunan; b. Fasilitas melakukan pemetaan data seperti : 1) Data Kepegawaian 2) RPJM 3) APBD TA. Berkenaan c. Fasilitas Pendukung seperti seperti : 1) Daftar Materi untuk download 2) Daftar Log Aktivitas d. Menampilkan Laporan atas : 1) Rencana Strategis 2) Indikator Kinerja Utama 3) Rencana Kinerja Tahunan 4) Perjanjian Kinerja 5) PK Bupati dengan SKPD sesuai Permen 53/2014 6) PK Eselon II 7) PK Eselon III 8) PK Eselon IV 9) Rencana Aksi Kinerja SKPD 10) Rencana Aksi Kinerja Eselon III 11) Rencana Aksi Kinerja Eselon IV 12) Pengukuran Kinerja SKPD 13) Pengukuran Kinerja Eselon III Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 6
14) Pengukuran Kinerja Eselon IV 15) Rencana Aksi Pencapaian Kinerja SKPD 16) Rencana Aksi Pencapaian Kinerja Eselon III 17) Rencana Aksi Pencapaian Kinerja Eselon IV 18) Laporan Evaluasi Renja 19) Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Bupati 3. Top Leader User Top Leader memiliki hak akses untuk melihat semua SKPD SKPD, level ini diperuntukan bagi manajemen pengambil keputusan mulai dari level Kepala Daerah, Sekda, Kepada Bagian dan lainnya. Fasilitas yang disediakan berupa menu pelaporan yang disesuaikan dengan kebutuhan manajemen level atas atau pengambil kebijakan. 4. Operator User Operator memiliki fasilitas yang sama dengan Administrator tetapi hak akses hanya terbatas pada SKPD yang bersangkutan, operator dapat melakukan input dan mengelola data master, fasilitas melakukan pemetaan data dan menampilkan laporan. 5. Publik User Publik memiliki fasilitas untuk digunakan masyarakat umum yaitu menampilkan laporan dari sistem untuk semua SKPD. V. FUNGSI SISTEM MENU ADMINISTRATOR Sistem menu pada Aplikasi E-SELEKTA menggunakan bootstrap. Bootstrap merupakan framework untuk membangun desain web secara responsif. Artinya, tampilan web yang dibuat oleh bootstrap akan menyesuaikan ukuran layar dari browser yang kita gunakan baik di desktop, tablet ataupun mobile device. Bootstrap merupakan sebuah framework CSS yang menyediakan kumpulan komponen-komponen antarmuka dasar pada web yang telah dirancang sedemikian rupa untuk digunakan bersama-sama. Selain komponen antarmuka, Bootstrap juga menyediakan sarana untuk membangun layout halaman dengan mudah dan rapi, serta modifikasi pada tampilan dasar HTML untuk membuat seluruh halaman web yang dikembangkan senada dengan komponen-komponen lainnya. Fasilitas menu pada superadministrator sebagai berikut : A. MODUL MENU DASHBOARD Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 7
Menu Dashboard merupakan tampilan default. Informasi yang akan ditampilkan ada dashboard diantaranya adalah : Informasi periode RPJMD : misalnya 2014 2019; Tahun Anggaran berkenaan; Tahapan APBD; Hak Akses; Nama User dan Informasi Login Terkahir. Untuk informasi tahapan APBD berupa tahapan APBD pada aplikasi SIMDA Keuangan, hal ini merupakan dasar mengambil data APBD untuk tahap data Anggaran sperti DPA dan data target indikator kegiatan pada DPA yag bersangkutan. Adapun tahapan APBD ini terdiri dari : 1) 4. APBD Penetapan : berisi data APBD Penetapan pada Simda Keuangan yaitu data keuangan pada awal suatu periode Tahun Anggaran. Pada saat pengguna berada pada tahapan ini, seluruh informasi data anggaran keuangan yang akan diakses oleh user adalah data anggaran APBD Penetapan. 2) 5. Pergeseran APBD : berisi data APBD Pergeseran pertama kali pada Simda Keuangan yaitu data anggaran keuangan yang dipakai berupa data Pergeseran pertama. Pergeseran pertama ini dinaungi dengan adanya Peraturan Bupati berisi pergeseran. 3) 6. APBD Perubahan I : berisi berisi tahapan berpedoman pada data APBD Perubahan Pertama pada Simda Keuangan. 4) 7. Pergeseran Setelah Perubahan APBD : berisi tahapan berpedoman pada data APBD Pergeserah setelah Perubahan APBD pada Simda Keuangan yaitu data keuangan berisi data Pergeseran pertama. 5) 8. APBD Perubahan II : berisi tahapan berpedoman pada data APBD Perubahan kedua pada Simda Keuangan. Fasilitas dashboard ini terdapat menu pilihan (side bar menu) disebelah kiri dan menu lain (Top menu) terletak pada bagian atas dengan berfungsi antara lain : Informasi user Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 8
Gambar 5. Menu Dashboard B. SIDE BAR MENU Side bar menu merupakan menu yang posisinya terletak pada sebelah kiri, diantaranya sebagai berikut : 1. Menu Dashboard Menu ini membawa ke tampilan home dashboard atau tampilan dashboard utama. 2. Kelola Data Master Berisi kumpulkan menu untuk mengelola data master, yaitu data utama yang harus sudah disiapkan agar sistem dapat berjalan dengan baik dalam menampilkan semua laporan. a. Visi Klik Submenu Visi Klik untuk update Visi Klik Pilih SKPD Gambar 6. Mengelola Data VISI Langkah input visi : 1. Klik group menu Kelola Data Master, klik pada Submenu VISI 2. Pilih nama SKPD pada daftar SKPD dilanjutkan dengan klik pada tombol search yang dimaksud. maka akan ditampilkan data visi pada SKPD Akhiri dengan klik tombol simpan Ketik data Visi untuk update Visi Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 9
3. Lakukan Update data dengan memulai klik tombol, sesuaikan isi Visi dan disimpan dengan klik tombol SIMPAN. b. Misi Untuk mewujudkan data pada visi dimaksud, maka harus diinputkan data misi sebagaimana berikut : Klik Pilih SKPD Gambar 7. Mengelola Data MISI Tombol yang dipakai untuk pengisian seperti pada langkah sebelumnya, Tombol sedangkan untuk melakukan update atau editing dan hapus data, untuk melakukan penambahan data baru. Langkah menambah data misi : 1. Proses penambahan baru dimulai dari klik tombol tambah 2. dilanjutkan input Nomor Misi dan Uraian Misi. 3. Diakhiri klik tombol Simpan. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 10
c. Tujuan Data sasaran ini merupakan penjabaran dan berhubungan dengan data Tujuan. Tujuan adalah pernyataan-pernyataan tentang hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai visi, melaksanakan misi, memecahkan permasalahan, dan menangani isu strategis yang dihadapi SKPD. Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Gambar 8. Mengelola Data Tujuan Tombol yang dipakai untuk pengisian seperti pada langkah sebelumnya, Tombol untuk melakukan update atau editing dan hapus data, untuk data baru lakukan klik pada tombol. Sedangkan untuk menghapus data dapat dilakukan dengan klik tombol, sebelum melakukan penghapusan akan tampil konfirmasi sebagaimana gambat berikut ini : d. Sasaran Data sasaran ini merupakan penjabaran dan berhubungan dengan data Tujuan. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 11
Gambar 9. Mengelola Data Sasaran Tombol dipakai untuk menambahkan data indikator baru bilamana data indikator tersebut belum pernah terhubung dengan data tujuan, sedangkan tombol dipakai untuk menambahkan data tujuan baru dengan berdasarkan data tujuan yag sudah ada, sehingga pada input data tidak perlu memilik data tujuan dan akan terisi secara otomatis. e. Indikator Data indikator ini merupakan penjabaran dan berhubungan dengan data Sasaran. Cara mengelola dan melakukan input Data indikator sebagaimana proses sebelumnya, terdapat fasilitas checkbok indikator kinerja utama dipakai untuk menampilkan data indikator yang dimaksuk pada fasilitas Laporan Perjanjian Kinerja (PK). Apabila data indikator ini tidak ditampilkan pada Laporan PK maka checkbok dikosongkan. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 12
Kata Kunci pencarian Klik Pilih SKPD Gambar 10. Mengelola Data Indikator Klik tombol untuk input indikator baru apabila data indikator tersebut belum pernah ada yang terhubung dengan data Sasaran sebelumnya. Klik tombol untuk menambahkan indikator baru apabila data indikator tersebut berdasarkan data Sasaran sebelumnya. Langkah : 1. Lakukan klik pada pemilihan nomor tujuan yang sesuai 2. Pilih nomor Sasaran yang sesuai 3. Inputkan No Indikator bersifat unik 4. Masukkan da a lain 5. Akhiri dengan klik tombol Simpan f. Indikator Kegiatan Data merupakan data master hasil integrasi dengan data Simda Keuangan. Sehingga user hanya dapat melakukan editing dengan klik tombol atau perubahan data. Gambar 11. Mengelola Data Kegiatan g. Target Realisasi Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 13
Data Target realisasi berhubungan dengan target Program dan Realisasi Program dengan nilai presentasenya. Fasilitas dapat menampilkan semua tahun pada Tahun periodesasi RPJMD atau hanya satu tahun saja dengan klik pada pilihan tahun. Gambar 12. Mengelola Data Target Realisasi Tombol untuk melakukan update atau editing dan hapus data. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 14
h. Program Tahunan Hubungan antara data program dan data indikator dilakukan pemetaan dari menu ini. Sehingga pada proses pengelolaannya hanya melakukan klik pada tombol dengan program. dan melakukan pilihan atas indikator yang sesuai Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Catatan : Gambar 13. Mengelola Data Program Tahunan Penting bahwa langkah ini harus sudah dilakukan terlebih dahulu untuk dapat menghasilkan laporan Perjanjian Kinerja, Rencana Aksi Kinerja, Pengukuran Kinerja dan Rencana Aksi Pencapaian Kinerja untuk eselon III. i. Kepegawaian Mengelola data kepegawaian ini difungsikan untuk melakukan pemetaan khususnya Jenjang PK pada Eselon II Asisten Sekretaris Daerah dan Eselon IV Kepala Sub Bagian. Dengan melakukan pemetaan maka pelaporan untuk memilik Eselon pengampu dapat dilakukan. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 15
Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Gambar 14. Mengelola Data Kepegawaian Selain berfungsi untuk input data kepegawaian atau pejabat struktural, melakukan transfer data pegawai antar SKPD dan menentukan Jenjang PK. Proses input diakhiri dengan klik tombol Simpan. j. RPJM Data RPJM dan Eselon II pengampu sasaran dan indikator dapat dipetakan dari fasilitas ini. Dengan melakukan klik pada tombol, lanjutkan dengan memilih pejabat eselon II yang bersangkutan terhadap pengampu Sasaran dan Indikator dan diakhiri dengan tombol Simpan. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 16
Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Catatan : Gambar 15. Mengelola Data RPJM Penting bahwa langkah ini harus sudah dilakukan terlebih dahulu untuk dapat menghasilkan laporan Perjanjian Kinerja, Rencana Aksi Kinerja, Pengukuran Kinerja dan Rencana Aksi Pencapaian Kinerja untuk eselon II. k. APBD TA bersangkutan Data APBD Tahun Anggaran berjalan merupakan data master hasil integrasi dengan data Simda Keuangan. Sehingga user hanya dapat melakukan pemetaan dengan klik tombol atau perubahan data. Selain berfungsi sebagai fasilitas monitoring data APBD berfungsi untuk pemetaan untuk melakukan penentuan Pejabat Eselon IV dengan pengampu kegiatan sesuai APBD tersebut. Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 17
Klik Pilih SKPD Kata Kunci pencarian Gambar 16. Mengelola Data Tahun Anggaran Bersangkutan Pilih nama Eselon IV pengampu Kegiatan Akhiri dengan klik SIMPAN Gambar 17. Form Input Pengapu Kegiatan pada Data Tahun Anggaran Bersangkutan Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 18
3. Pendukung a. List Download List download adalah fasilitas untuk menyediakan file download kepada pengguna. Bis berupa file gambar, file audio, file dokumen pdf atau dokumen lainnya. Untuk mengelola list download : Tombol informasi file. Tombol Tombol Tombol download : untuk melakukan perubahan atau editing terhadapat : untuk melakukan perubahan status moderation 1. Moderation : tidak ditampilkan, menunggu persetujuan 2. Approve : disetujui untuk ditampilkan : untuk hapus file / dokumen download : untuk menambah file / dokumen pada daftar Gambar 18. Mengelola List Downlaod Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 19
Gambar 19. Input file download Untuk melakukan input file pada list download ketik Judul dan pilih Telusuri kemudian lanjutkan dnegan klik tombol SIMPAN b. Log Aktivitas Log Aktivitas adalah fasilitas untuk memonitoring rekam jejak pengguna dalam melakukan akses ke SI E-SELEKTA. Sehingga apa terdapat penyimpangan dapat dilacak. Gambar 20. Menampilkan Log Aktivitas C. TOP MENU Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 20
Top menu menggunakan jenis dropdown menu, dengan bentuk pilihan dari atas sampai ke bawah secara top-down. Adapun top menu terdiri dari menu Laporan dan Pengelolaan Pengguna, diantarnya sebagai berikut : Bappeda dan Litbangda Kabupaten Magelang H a l a m a n 21