Manajemen Projek Teknologi Informasi Project Time Management Disusun oleh: KELOMPOK 1 Yofanda Putra Prayogi (132410101005) Dimas caesa wijaya (132410101009) Kikki amarita (112410101053) PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI UNIVERSITAS JEMBER 2015
Pentingnya Penjadwalan Project Banyak sekali projek IT yang gagal dalam memenuhi kebutuhan lingkup, waktu dan biaya dalam proyeknya. Manajer sering memberikan rentangan waktu di dalam proyek agar sebuah proyek dapat diselesaikan denga tepat waktu, hal ini merupakan salah satu tantangan terbesar danpenyebab utama konflik dalam pengerjaan proyek. Gaya kerja individualis dan juga perbedaan budaya juga merupakan penyebab konflik penjadwalan. Dengan segala kemungkinan adanya konflik penjadwalan, oleh karena itu penting untuk menggunakan penjadwalan proyek sehingga manajer dapat membantu meningkatkan kinerja proyek. Manajemen waktu proyek melibatkan proses yang diperlukan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Ada enam proses utama : 1. Mendefinisikan aktifitas 2. Pengurutan aktifitas 3. Estimasi sumber aktifitas 4. Estimasi jangka waktu aktifitas 5. Penjadwalan pengembangan 6. Mengontrol penjadwalan 1. Mendefinisikan aktifitas Mendefinisikan aktifitas berarti mengidentifikasi kegiatan apa saja yang akan dilakukan secara spesifik agar nantinya proyek dan stakeholder harus bekerja untuk menghasilkan proyek yang sesuai dengan tujuan awal. Kegiatan biasanya ditemukan pada WBS yang memiliki durasi, biaya dan kebutuhan sumber daya yang diharapkan. Keluaran utama dari prosses ini adalah daftar kegiatan, sumber daya dan daftar aktivitas penting. 2. Pengurutan aktifitas Melibatkan pengidentifikasian dan pendokumentasian hubungan antara kegiatan proyek. Dependensi adalah sebuah ketergantungan atau hubungan yang berkaitan dengan urutan kegiatan proyek atau tugas. Ada 3 alasan dasar untuk menciptakan ketergantungan antara kegiatan proyek, yaitu: a) Dependensi Wajib b) Dependensi Diskresioner c) Dependensi Eksternal Diagram jaringan
Diagram jaringan adalah pilihan teknik untuk menunjukkan urutan aktifitas. Sebuah diagram jaringan adalah tampilan skematis yang menunjukkan hubungan logis urutan kegiatan dalam proyek. Format diagram jaringan antara lain activity on arrow(aoa) dan Precedence Diagramming Method(PDM). Perlu diingat bahwa diagram jaringan merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek. 4 jenis dependensi atau hubungan antara kegiatan meliputi: a) Finish To Start b) Start To Start c) Finish To Finish d) Start To Finish 3. Estimasi sumber aktifitas Dalam estimasi sumber aktifitas dapat dijelaskan bahwa sebelum memperkirakan berapa lama suatu kegiatan dapat dikerjakan kita harus memperkirakan sumber daya seperti individu, peralatan, dan bahan yang akan digunakan tim untuk mengerjakan proyek. Sifat proyek dan organisasi akan mempengaruhi estimasi sumber daya. Penilaian ahli, analisis alternatif, memperkirakan data, dan manajemen proyek software yang tersedia dapat membantu dalam estimasi sumber daya. Pengalaman dari setiap orang yang memiliki pengalaman dalam pengerjaan proyek serupa juga akan dubutuhkan untuk membantu menentukan sumber daya yang diperlukan. Keluaran utama dari proses ini adalah sumber daya yang diperlukan, persyaratan aktifitas, rincian struktur sumber daya dan dokumen update dari proyek. 4. Estimasi jangka waktu aktifitas Hal ini digunakan untuk memperkirakan jangka waktu yang dubutuhkan untuk menyelesaikan projek. Hal ini penting untuk dicatat, durasi adalah hal yang mencakup jumlah waktu bekerja pada kegiatan dan ditambah dengan waktu tambahan. Maksud disini waktu tambahan adalah meskipun mungkin mengambil satu pekan kerja atau lima hari kerja untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya, estimasi durasi mungkin dua minggu untuk memberikan waktu tambahan yang dibutuhkan untuk memperoleh informasi dari luar. Output dari durasi aktivitas estimasi mencakup perkiraan durasi aktivitas dan update dokumen proyek. Penilaian ahli juga merupakan alat penting untuk mengembangkan kegiatan estimasi durasi yang baik. 5.Penjadwalan pengembangan Penjadwalan pengembangan memanfaatkan semua hasil manajemen waktu proyek sebelumnya untuk menentukan awal dan akhir tanggal pengembangan proyek. Tujuan jadwal pengembangan ini adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang
menyediakan dasar untuk memantau kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek. Keluaran dari hal ini adalah jadwal projek, jadwal model data, penjadwalan awal, permintaan perubahan, dan perencanaan management projek. Ada beberapa tool dan teknik dalam schedulling developement: 1. Gantt chart Gannt chart menyediakan format standar untuk menampilkan informasi penjadwalan projek yang tersusun dalam list-list kegiatan apa saja yang ada dalam pengerjaan projek mulai dari tanggal awal pengerjaan sampai selesai. Selain itu semua aktivitas yang ada dalam gannt chart harus sesuai dengan aktifikas yang ada pada WBS. Berikut perbedaan simbol pada software saat menjalankan gantt charts a) Simbol permata berwarna hitam berguna sebagai perihal yang sangat penting. b) Batangan berwarna hitam tebal yang dengan panah pada awal dan akhir memiliki fungsi sebagai rekapitulasi kegiatan. c) Batang orizontal berwarna abu-abu cerah memiliki artian sebagai simbol untuk durasi pengerjaan setiap individu. d) Panah terhubung pada simbol mengartikan sebagai relasi dan keterkaitan antar keigiatan 1.1 Adding Milestones to Gannt Charts Milestones adalah sebuah gambar diamond pada gannt chart yang berfungsi untuk menegaskan aktivitas/event yang penting atau pencapaian projek. Untuk membuat sebuah milestones berarti, ada kriteria yang bisa disingkat SMART:
- Specific (spesifik) - Measureable (dapat di ukur) - Assignable (dapat di kerjakan) - Realistic (realistis) - Time Framed 1.2 Using Tracking Gannt charts to Compare Planned and Actual Date Gannt chart juga dapat berfungsi untuk membandingkan waktu perencanaan yang dibuat dengan waktu yang sesungguhnya dalam pengerjaan. Sehingga terdapat perbandingan dari rencana yang sudah ada. Gannt chart memiliki kekurangan an kelebihan. Kelebihan utama dari gannt chart adalah menyediakan format standar dalam menampilkan infromasi perencanaan dan penjadwalan projek yang sebenarnya. Kelemahan utamanya adalah tidak biasa menampilkan hubungan atau keterkaitan antar task atau kegiatannya. 2. Critical path analisis Critical path anallisi merupakan salahj satu tekhnik penjadwalan projek. Tekhnik ini digunakan untuk memprediksi jangka waktu pengerjaan total dari sebuah projek. Critical path di dalam projek adalah penentuan kegiatan untuk menentukan jangka waktu tercepat dan terlama dalam penyelesaian projek. 2.1 Calculating critical path Calculating critical path merupakan langka pertama yang harus ditentukan berapa lama waktu terpanjang yang dapat dibuat berdasarkan dengan urutan yang ada di WBS, dengan adanya pencarian waktu terpanjang dari critical path, bisa menjadi acuan dalam pencarian waktu terpendek yang dapat dikerjakan. 2.2 Growing Grass can be on the critical path Intinya didalam pencarian critical path sewaktu-waktu dapat berubah sesuai dengan progres pengerjaan projek. 2.3 Using critical path analysis to makes schedule trade-offs Critical path dapat digunakan sebagai pembuatan jadwal trade-offs, teknik trade off bisa dicari dengan menentukan total free slack atau float untuk setiap kegiatan dalam projek. Total free slack merupakan jumlah waktu aktifitas dapat dikerjakan tidak sesuai dengan tanggal mulainya namun tidak merubah tanggal penyelesaian sebah kegiatan/task tersebut. Ada dua cara untuk menghitung free slack:
a) Forward pass Menentukan tanggal mulai dan selesai lebih awal dimana harus juga masuk akal dalam waktunya. b) Backward pass Menentukan tanggal mulai dan selesai yang paling lambat(selambat-lambatnya) dimana tidak juga merubah tanggal selesai yang sebenarnya. 2.4 Using the critical path to shorten a project schedule Untuk mengurangi masa pengerjaan adalah dengan cara mempercepat pengerjaan critical path, critical path dapat dikerjakan dengan cepat dengan manambah sumber daya dan tanpa mengurangi scope. 3. Program Evaluation and Review Technique (PERT) analisis Adalah teknik analisa jaringan yang digunakan untuk mengestimasi durasi pengerjaan projek saat ada situasi ketidaktentuan yang tinggi pada durasi pengerjaan individu. Keuntungan utama menggunakan PERT adalah mampu memetakan secara asosiasi resiko pengerjaan dengan durasi pengerjaan projek. 6. Mengontrol penjadwalan Mengontrol penjadwalan merupakan proses akhir dimana, ketika rancangan telah terjadi dan penjadwalan pada WBS telah komplit, langkah selanjutnya adalah mengontrol setiap penjadwalan yang akan dikerjakan. Tujuan dari mengontrol penjadwalan adalah untuk mengetahui status jadwal, mempengaruhi faktor-faktor yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan mengelola perubahan ketika hal tersebut terjadi. Input utama untuk jadwal adalah kontrol rencana manajemen proyek, jadwal proyek, data kinerja, dan aset organisasi. a) Cek Realitas pada Penjadwalan dan Kebutuhan Disiplin Cek realitas pertama kali merupakan pembuatan projek charter,hal ini dianggap paling dasar karena memuat semua aturan dan juga ketentuan dalam pengerjaan projek. Dan juga seorang manajer harus menerapkan disiplin ke semua anggota dalam penyelesaian projek karena displin adalah suatu tindakan keharusan agar tercapainya penyelesaian projek sesuai dengan ekspektasi. b) Penggunaan Perangkat Lunak Untuk Membantu dalam Manajemen Waktu Projek
Penggunaan perangkat lunak dalam pengerjaan projek dapat berfungsi sebagai manajemen waktu dalam sebuah projek, salah satu softwarenya adalah Microsoft Project 2007. Software ini didesain khusus untuk urusan manajemen waktu pengerjaan proyek, dimana kita hanya memasukkan data-data waktu pengerjaan maka Project 2007 akan membuat diagramdiagram serta dependesinya satu sama lain.