BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi informasi, khususnya teknologi komputer sebagai mesin pengolah dan penyimpanan data sangat berperan penting dalam menunjang setiap pekerjaan manusia. Adanya teknologi informasi, manusia mampu menciptakan sebuah informasi secara cepat, tepat dan akurat. Peranan teknologi informasi juga merupakan faktor utama mengapa sebuah lembaga pendidikan baik itu negeri maupun swasta perlu didukung dengan adanya sebuah sistem informasi yang dapat membantu pekerjaan para guru dan karyawan serta menghasilkan informasi secara baik. Berkat teknologi informasi, para guru dan pegawai di sekolah diberikan kemudahan untuk mengolah berbagai macam informasi, sebagai contoh mengolah data siswa, mengolah data nilai, mengolah data guru dan karyawan, mengolah data gaji dan sebagainya. SMA Katolik (SMAK) Giovanni adalah salah satu sekolah menengah atas terkemuka di Kota Kupang dimana perlu secara serius memperhatikan pengelolaan informasi. Salah satu aspek terpenting yang perlu dikelola secara efektif adalah aspek pendataan siswa. Ada berbagai permasalahan terkait sistem yang berjalan pada bagian Tata Usaha SMA Katolik Giovanni Kupang bahwa sistem pendataan siswa yang berjalan di SMAK Giovanni sudah dilakukan secara komputerisasi akan tetapi masih sederhana. Pendataan siswa yang dilakukan di bagian tata usaha belum menggunakan sebuah aplikasi bantu khusus untuk mengolah data siswa yang ada pada SMAK Giovanni. Aplikasi yang digunakan untuk melakukan pendataan siswa yaitu Microsoft office Standar (Microsoft Office Excel dan Word) sehingga memungkinkan banyak sekali terjadi kesalahan dalam melakukan pendataan siswa. Hal ini tentu sangat menyulitkan bagian tata usaha dalam melakukan pencarian kembali informasi tentang data siswa dan melakukan pengolahan data siswa. Hasilnya informasi yang dikelola tidak mampu memberikan pelayanan secara maksimal. Dari berbagai permasalahan di atas pernah dilakukan oleh penelitian terdahulu yang dilakukan oleh Hanny Kurniawan (2009), Sistem Informasi Kemahasiswaan Universitas Katolik Widya Mandira Kupang Menggunakan Borland Delphi 7.0, dengan permasalahan ketidaktepatan dan tidak efisiennya pengarsipan data serta pengolahan data, yang dapat menyulitkan berbagai
pihak dalam mencari atau menyimpan data-data kemahasiswaan. Penelitian ini menghasilkan, informasi dan manfaat yang baik, cepat dan efisien oleh pihak Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK) maupun pihak lain yang berkepentingan. Berlatar belakang dari penelitian yang telah dilakukan, maka pada penelitian ini akan dibuat Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Katolik Giovanni Kupang, yang akan memberikan Informasi data yang lebih detail, teratur dan efisien. Bertolak dari permasalahan-permasalahan serta latar belakang di atas, maka akan dilakukan penelitian dengan judul Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Katolik Giovanni Kupang. Dengan adanya program bantu ini, diharapkan dapat memudahkan dan mempercepat pekerjaan dari pegawai atau staf tata usaha pada SMA tersebut dalam melakukan pendataan siswa. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang menjadi rumusan masalah dalam penulisan ini adalah bagaimana membangun Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Katolik Giovanni Kupang?. 1.3 Batasan Masalah Adapun batasan masalah dalam pembuatan Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Katolik Giovanni Kupang adalah : 1. Sistem yang dibuat hanya dapat menginputkan data siswa dan melakukan pencetakan laporan data siswa yang telah diinput pada SMA Katolik Giovanni Kupang. 2.... Sistem hanya dapat digunakan oleh admin dan operator yang telah menginput username dan password dalam data master pada SMA Katolik Giovanni Kupang. 1.4 Tujuan Dan Manfaat Penelitian Adapun tujuan dan manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1.4.1 Tujuan Penelitian Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penyusunan tugas akhir yaitu mengembangkan Sistem Informasi Pendataan Siswa SMA Katolik Giovanni Kupang yang berguna untuk mengatasi beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak SMAK terkait pendataan data siswa agar proses lebih cepat dan efisien.
1.4.2 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Mempermudah orangtua dan siswa untuk mengetahui informasi tentang SMA Katolik Giovanni Kupang dengan cepat dan akurat. 2. Mempercepat proses penyampaian informasi mengenai data SMP, data paroki, data asal desa, data siswa, data orangtua, dan data operator. 3. Sebagai salah satu media untuk mengimplementasikan pengetahuan yang diperoleh selama menuntut ilmu di bangku perkuliahan. 1.5 Metode Penelitian Dalam penelitian ini digunakan model Waterfall. Metode waterfall adalah metode pengembangan aplikasi perangkat lunak yang dilakukan secara berurutan. adapun tahap-tahap pengembangan sistemnya adalah sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, menggunakan dua metode untuk mengumpulkan data informasi yang dibutuhkan, yaitu: a. Studi Pustaka Metode kepustakaan yang dilakukan dengan jalan mempelajari buku-buku maupun acuan lain yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi dua solusinya. b. Penelitian Lapangan Penelitian lapangan ini dilakukan dengan melaksanakan penelitian langsung ke SMA Katolik Giovanni Kupang. Dalam penelitian ini akan dilakukan kegiatan diantaranya melakukan observasi dengan cara mengamati cara langsung terhadap sistem yang dipakai pada SMA Katolik Giovanni Kupang, sehingga dari pengamatan tersebut dapat diketahui kearah mana sistem ini akan dibuat. Selain observasi juga dilakukan wawancara terhadap beberapa petugas Tata Usaha untuk memperkaya informasi yang telah diproses. 2. Analisis dan Desain Sistem
Dalam tahap ini dilakukan analisi dan desain sistem yang akan dikembangkan secara terperinci. a. Analisis sistem Pada perancangan aplikasi ini akan merupakan memuat dua user yaitu: admin dan operator. Tugas dari admin adalah untuk mengisi data-data operator dan mengupdate tabel-tabel yang mendukung perancangan aplikasi. Sedangkan tugas dari operator adalah untuk menjalankan aplikasi ini sesuai dengan perancangan yang telah dibuat oleh admin. Operator ketika akan manggunakan aplikasi ini harus melakukan login ke aplikasi setelah proses login operator akan menginput data asal SMP, asal desa dan asal paroki sebagai data pendukung sebelum melakukan pengisian data siswa. Setelah melakukan proses pengisian data siswa operator akan mengisi data identitas orang tua yang akan disimpan dalam tabel identitas orangtua. b. Rancangan/Desain Sistem Pada tahap perancangan dilakukan perancangan flowchart untuk mengetahui alur sistem yang akan dikembangkan, Entity Relationship Diagram (ERD) untuk mengetahui relasi antar entitas, Data Flow Diagram (DFD) untuk mengetahui aliran data sistem, perancangan tabel dan perancangan antarmuka. 3. Implementasi (Coding) Tahap implementasi merupakan tahap dimana mengubah hasil perancangan sistem yang telah dibuat kedalam bentuk program. Pada tahap implementasi digunakan bahasa pemrograman Delphi dan database Access. 4. Tahap Pengujian Program (Testing) Tahap pengujian sistem merupakan tahap untuk mencari tahu sejauh mana tingkat kesalahan dari software tersebut diserahkan kepada user untuk digunakan. Apabila belum memenuhi target yang diinginkan maka sistem akan diperbaiki lagi. Adapun tahap pengujian yang dilakukan menggunakan metode kotak hitam(black box). Pengujian ini bertujuan untuk menunjukkan fungsi perangkat lunak tentang cara beroperasinya, apakah pemasukan data dan keluaran telah berjalan sebagaimana yang diharapkan serta apakah informasi yang disimpan secara eksternal selalu dijaga kemutakhirannya.
Tujuan metode pengujian ini adalah untuk mencari kesalahan pada fungsi yang salah atau hilang, kesalahan pada interface, kesalahan pada struktur data atau akses database, kesalahan performansi, kesalahan inisialisasi dan tujuan akhir (Fathansyah, 2007). 5. Tahap Pemeliharaan (Maintenance) Merupakan usaha dalam memelihara sistem agar sistem tersebut dapat digunakan dalam waktu yang lama. 1.6 Sistematika Penulisan Agar alur penyampaian materi ini lebih mudah dipahami maka penulis menyajikan dalam bentuk sistematika penulisan sebagai berikut : Bab I Pendahuluan Berisi penjelasan tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penulisan, dan sistematika penulisan. Bab II Landasan Teori Memuat teori-teori yang mendukung dibangunnya sistem, seperti sejarah singkat SMA Katolik Giovanni Kupang, struktur organisasi, visi, misi, tujuan, pengertian sistem, ciri-ciri sistem, konsep dasar database dan lain-lain. Bab III Analisis dan Perancangan Sistem Memuat tentang analisis sistem dan perancangan sistem berdasarkan sistem sebelumnya. Bab IV Implementasi Sistem Menjelaskan proses tindak lanjut dari hasil perancangan sistem sebelumnya. Bab V Analisi Hasil Memuat analisis hasil program dalam hal ini mengenai eksekuasi progam serta kelebihan dan kekurangan dari program yang dibuat. Bab VI Penutup Memuat kesimpulan dan saran