1 MANUAL BOOK/ USER GUIDE BUKU MANUAL/ PANDUAN PENGGUNA SISTEM INFORMASI AKADEMIK dan KEUANGAN TERPADU (SIAKAD) 1. MENU UTAMA Menu Utama ada menu awal dari SIAKAD UNMA, dimana pada menu utama akan ditampilakan menu yang berisi Beranda, PMB, Menu Utama, Keuangan, Registrasi, Perkuliahan, Nilai, Kelulusan, dan logout, menu menu tersebut berada pada bar bagian atas situs halaman,lihat blok merah pada gambar 1.1. siakad unma dapat diakses dengan alamat : www.siakad.unmabanten.ac.id untuk anda yang terkoneksi internet, dan dapat diakses dari seluruh penjuru dunia, tapi apabila jaringan internet anda sedang mengalami gangguan dan anda sedang di lingkungan Kampus UNMA Banten, maka anda dapat menggunakan alamat lokal: http://192.168.10.3/unma. Gambar. 1.1 Tampilan Menu Utama 1.1. Tab Menu Beranda Menu beranda adalah link atau tautan menuju website Unma Banten. 1.2. Tab Menu PMB (Penerimaan Mahasiswa Baru). Gambar. 1.2 Tampilan Menu PMB
2 1.3. Tab Menu Utama. SUBMENU Gambar. 1.3 Tampilan submenu dari Tab Menu Utama Tab Menu Utama berisi submenu seperti yang terlihat pada gambar, dimana tampilan submenu terdapat disebelah kiri dan kanan dari halaman web, yang user harus pahami adalah setiap tampilan submenu ini berbeda-beda antara user satu dengan user lainnya, tergantung Hak akses yang diberikan oleh Super Admin terhadap User satu dengan user lainnya. Jadi menu milik user dari Biro keuangan dan Biro akademik, ataupun user Fakultas Ilmu Komputer dan user Fakultas Teknik jelas akan berbeda isi submenunya. Dan akan dijelaskan cara menggunakan submenu-submenu tersebut, dimulai dari kolom submenu paling atas disebelah kanan. 1.3.1. Kolom Menu Setup dan Master Data. Gambar 1.4 Kolom Menu Setup dan Master Data. 1.3.1.a. 1.3.1.b. Institusi. Submenu Institusi berisi tentang identitas dari Universitas Mathla ul Anwar Banten, dimana menu tersebut tidak muncul disemua user. Menu ini dianggap tidak memerlukan penjelasan lanjut. Reset Password Mahasiswa. Submenu Reset Password Mahasiswa berfungsi untuk merubah password pada akun mahasiswa jika ada Mahasiswa yang lupa password, dimana menu tersebut tidak muncul disemua user. Menu ini dianggap tidak memerlukan penjelasan lanjut.
3 1.3.1.c. Pimpinan. Submenu Pimpinan berisi detail tentang Level Jabatan yang ada di Universitas Mathla ul Anwar Banten, dimana menu tersebut tidak muncul disemua user. Menu ini dianggap tidak memerlukan penjelasan lanjut. Gambar 1.5 Kolom Menu Pimpinan. 1.3.1.d. Kampus. Submenu Kampus berisi detail tentang Kampus Paralel di Universitas Mathla ul Anwar Banten, dimana menu tersebut tidak muncul disemua user. Menu ini dianggap tidak memerlukan penjelasan lanjut. Gambar 1.6 Kolom Menu Kampus. 1.3.1.e. Program Pendidikan. Submenu Program Pendidikan berisi detail tentang Program Pendidikan di Universitas Mathla ul Anwar Banten, dimana menu tersebut tidak muncul disemua user. Menu ini dianggap tidak memerlukan penjelasan lanjut.
4 Gambar 1.7 Program Pendidikan. 1.3.1.e. Tahun Akademik. Submenu Tahun Akademik berisi tentang setting Kalender Akademik yang sedang berjalan ataupun yang sudah lalu di Universitas Mathla ul Anwar Banten. Tahun akademik ini memiliki fungsi menentukan tanggal pengisian KRS (kartu rencana studi), PRS (Perubahan Rencana Studi), Pendaftaran Praktikum, batas batas (cuti, mundur kuliah, pengambilan kelebihan pembayaran), masa pembayaran, tanggal awal kuliah, dan tanggal UTS/UAS. Menu ini juga memiliki fungsi untuk mencetak kartu UTS dan kartu UAS seluruh Mahasiswa aktif pada semester tertentu, dengan cara anda cukup klik tanggal masa UTS atau UAS pada table kolom Tahun Akademik (lihat lingkaran merah pada gambar 1.6 dibawah ini). Klik untuk mencetak kartu UTS Klik untuk mencetak kartu UAS Gambar 1.8 Tahun Akademik. Berikutnya kita masuk kepada menu edit Tahun Akademik untuk merubah atau melakukan setting ulang pada Kalender Akademik, silahkan pilih terlebih dahulu Program Studi dan Program pendidikan (REG untuk Reguler, NON untuk Nonreguler, KER untuk Kerjasama) yang hendak anda setting. Disini kita ambil sampel Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Prodi Pendidikan Matematika, Tahun Akademik 20152 (2015 Genap). Silahkan lihat gambar 1.7.
5 Gambar 1.9 Edit Tahun Akademik. Menu Edit Tahun Akademik : Mulai KRS: adalah tanggal dimana portal pengisian KRS mulai dibuka dan ditampilkan untuk User selain User Mahasiswa. Jadi sebelum tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut, User tidak dapat melakukan pengisian KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan. Selesai KRS: adalah tanggal dimana batas akhir portal pengisian KRS dibuka dan ditampilkan untuk User selain User Mahasiswa. Jadi setelah tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut, User tidak dapat melakukan pengisian KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan. Akhir Cetak KSS-KRS: adalah tanggal dimana portal cetak KRS (Tombol cetak KRS pada halaman menu pengisian KRS Mahasiswa) terakhir dibuka dan ditampilkan untuk semua User. Jadi setelah tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut berakhir, User tidak dapat melakukan cetak KRS pada semester yang
6 sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan, dikarenakan tombol cetak tidak tampil di laman Pengisian KRS/PRS. Mulai KRS Online: adalah tanggal dimana portal pengisian KRS mulai dibuka dan ditampilkan khusus untuk User Mahasiswa. Jadi sebelum tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut, Mahasiswa tidak dapat melakukan pengisian KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan. Selesai KRS Online: adalah tanggal dimana batas akhir portal pengisian KRS dibuka dan ditampilkan untuk User Mahasiswa. Jadi setelah tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut, Mahasiswa tidak dapat melakukan pengisian KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan. Mulai PRS (Perubahan Rescana Studi): adalah tanggal dimana portal Perubahan atau perbaikan KRS mulai dibuka, biasanya waktu portal tersebut mulai dibuka setelah batas akhir pengisian KRS. User tidak dapat melakukan perubahan KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan sebelum portal ini dibuka. Selesai PRS (Perubahan Rescana Studi): adalah tanggal dimana portal Perubahan atau perbaikan KRS ditutup. setelah portal ditutup, User tidak dapat melakukan perubahan KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan. Akhir Cetak KSS-KRS: adalah tanggal dimana portal cetak PRS (Tombol cetak KRS pada halaman menu pengisian KRS Mahasiswa) terakhir dibuka dan ditampilkan untuk semua User. Jadi setelah tanggal yang telah ditentukan pada setting tersebut berakhir, User tidak dapat melakukan cetak KRS pada semester yang sedang berjalan/ semester yang sedang diaktifkan, dikarenakan tombol cetak tidak tampil di laman Pengisian KRS/PRS. Mulai Pendaftaran Praktikum: adalah tanggal dimana portal Pendaftaran Praktikum mulai dibuka. Selesai Pendaftaran Praktikum: adalah tanggal dimana portal Pendaftaran Praktikum selesai dan ditutup, sehingga Mahasiswa tidak dapat lagi mendaftarkan matakuliah praktikum setelah tanggal tersebut. Batas Pengajuan Cuti: adalah batas waktu terakhir bagi Mahasiswa untuk mengajukan Cuti kuliah. Batas Mundur Kuliah: adalah batas waktu untuk Mahasiswa mengajukan mundur dari Mata Kuliah tertentu, jika Mahasiswa telah melebihi batas waktu tersebut, maka yang bersangkutan tidak lagi dapat melakukan mundur atau edit mata kuliah. Batas Pengambilan Kelebihan uang kuliah: adalah batas waktu untuk Mahasiswa mengajukan Pengambilan Kelebihan uang kuliah. Masa pembayaran, Tanggal Kuliah, Tanggal UTS, Tanggal UAS: Sesuaikan dengan Kalender Akademik. Cek Bentrok jadwal: berfungsi ketika Mahasiswa mengambil dua Mata Kuliah atau lebih diwaktu yang bersamaan, dan akan muncul pemberitahuan pada saat Mahasiswa melakukan Kontrak Mata Kuliah (pengisian KRS). Tidak Aktif: itu adalah perimeter dimana status semester tersebut sedang aktif atau tidak. Menu Tahun Akademik ini harus disetting setiap semester, berfungsi sebagai perimeter berjalannya sistem dalam satu semester tersebut.
7 1.3.1.f. Master Dosen Pencarian berdasar Login/ No Induk Pegawai Pencarian berdasar Nama Dosen Gambar 1.10 Menu Master Dosen. Menu tambah Dosen: adalah menu untuk menambahkan jika ada Dosen baru, jika Dosen tersebut mengajar lebih dari satu prodi, data Dosen tersebut cukup satu saja yang masuk pada Master Data Dosen. Untuk menambahkan Dosen, silahkan tekan Tambah Dosen, dan berikutnya akan muncul menu seperti gambar dibawah ini: Gambar 1.11 Menu Tambah Dosen. Silahkan isi semua Field yang tersedia dalam halaman tersebut, jika sudah selesai, silahkan tekan tombol simpan.
8 1.3.1.g. Master Mahasiswa Gambar 1.12 Menu Master Mahasiswa. Menu Master Mahasiswa berfungsi untuk pencarian Mahasiswa didalam Data Base Sistem. 1.3.1.h. Master Mahasiswa Gambar 1.13 Menu Export Data Mahasiswa. Menu Export Data Mahasiswa ini berfungsi apabila User membutuhkan data berupa microsoft Excel, caranya silahkan pilih program (reguler/ nonreg), prodi, status (C, K, N DO), dan angkatan yang user ingin cetak kedalam bentuk excel. 1.3.1.i. Master Fakultas dan Program Studi Gambar 1.14 Menu Master Fakultas dan Prodi. Menu Master Fakultas dan Program Studi berfungsi untuk menambah Fakultas atau Prodi baru.
9 1.3.1.j. Alumni Gambar 1.15 Menu Alumni. Menu Alumni berfungsi untuk melakukan pencarian data alumni didalam siakad. 1.3.1.k. Alumni Gambar 1.16 Catatan Prestasi dan Wanprestasi Mahasiswa. Menu Alumni berfungsi untuk melakukan pencarian, penambahan Catatan Prestasi dan Wanprestasi Mahasiswa. 1.3.2. Kolom Menu Registrasi. Gambar 2.1 Menu Registrasi.
10 1.3.2.a. Submenu Dispensasi. Menu Dispensasi berfungsi ketika seorang mahasiswa mengalami kesulitan pembayaran dan Mahasiswa tersebut mendapatkan keringanan dari pimpinan, maka bukti fisik berupa surat keterangan. Menu ini berfungsi sebagai arsip digital. Gambar 2.1 Menu Dispensasi. 1.3.2.a. Submenu Mahasiswa Pindahan. Menu ini berfungsi untuk mencari Mahasiswa Pindahan dari Universitas atau Sekolah Tinggi lain (Koversi) pada semester tertentu. Gambar 2.2 Menu Mahasiswa Pindahan. 1.3.2.a. Submenu Pindah Mahasiswa. Gambar 2.3 Menu Pindah Mahasiswa. Menu ini berfungsi untuk memindahkan Mahasiswa ke program Studi lainnya. Ada contoh Mahasiswa dengan NIM F12120006 akan pindah ke program studi yang lain. Silahkan lihat gambar 2.4.
11 Gambar 2.4 Menu Pindah Mahasiswa. Ada peringatan Mahasiswa tidak dapat pindah program studi. Hal ini disebabkan Admin/ User biro akademik belum melakukan setting pada submenu Fakultas dan Program Studi pada Menu Setup dan Master Data, setting tersebut menentukan Mahasiswa dari Prodi tersebut boleh atau hanya boleh pindah ke prodi tertentu, silahkan lihat ambar 2.5 dibawah ini. Gambar 2.5 Menu Fakulatas dan Program Studi. Dikarenakan yang tadi dijadikan contoh adalah Mahasiswa dengan NIM F12120006, berarti dia dari prodi Teknik Mesin, maka silahkan klik Fakultas Teknik, dan pilih Edit TEknik Mesin (lihat bulatan merah di gambar) dan berikutnya akan muncul menu seperti dibawah ini gambar 2.6.
12 Gambar 2.6 Menu Edit Program Studi. Silahkan centang pada menu yang dibulati merah, centang sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jika sudah d centang, silahkan kembali ke menu Pindah Mahasiswa Gambar 2.3. Gambar 2.7 Menu Pindah Program Studi. Sekarang kita lihat menu pindah prodi sudah tidak ada lagi peringatan ataupun field menu prodi sudah dapat digunakan, maka silahkan pindahkan Mahasiswa tersebut ke Prodi yang diinginkan. 1.3.2.a. Submenu Data Akademik Mahasiswa. Menu data Akademik Mahasiswa berfungsi untuk aktifasi NIM pada saat awal semester, dimana Mahasiswa akan melakukan Proses Pengisian KRS, jika NIM Mahasiswa tersebut belum diaktifasi oleh User, maka Mahasiswa tersebut tidak dapat mengakses portal pengisian KRS, silahkan lihat gambar dibawah ini untuk mengaktifasi NIM.
13 Gambar 2.8 Menu Data Akademik Mahasiswa/ Aktifasi NIM. Untuk mengaktifasi NIM mahasiswa silahkan masukan nim Mahasiswa yang hendak diaktifasi pada field pencarian Mahasiswa, jika sudah ditemukan klik bagian yang di tandai merah pada gambar, dan akan muncul tampilan seperti gambar dibawah ini. Gambar 2.9 Menu Data Akademik Mahasiswa/ Aktifasi NIM. Saat hendak mengaktifasi Mahasiswa perhatikan lingkaran merah pada gambar, Tahun Akademik haruslah sama dengan semester yang akan atau sedang berjalan, 20152 berarti Tahun Akademik 2015 semester Genap, sedangkan field semester sesuaikan dengan Mahasiswa yang bersangkutan. Sedangkan untuk Status, silahkan rubah statusnya dari nonaktif menjadi aktif, begitupun ketika ada Mahasiswa mengajukan cuti. Jika sudah, tekan tombol Tambah, dan akan menjadi seperti gambar dibawah ini.
14 Gambar 2.8 Menu Data Akademik Mahasiswa/ Aktifasi NIM. Setelah ditambah amaka akan muncul field baru tapi dalam kondisi kolom SKS 0 nol, silahkan isi maksimum jumlah SKS yang dapat diambil oleh mahasiswa tersebut berdassarkan peraturan Akademik yang berlaku, disini kita misalkan maksimum SKS yang dapat diambil adalah 24, jika sudah silahkan tekan tombol simpan atau enter.
15 -FAQ- Frequently Asked Questions 1. Bagaimana cara aktifasi NIM Mahasiswa? Jawab: Buka halaman 12, Poin 1.3.2.a. tentang Submenu Data Akademik Mahasiswa; 2. Bagaimana cara memindahkan Prodi Mahasiswa? Jawa: Buka Halaman 10 Poin 1.3.2.a.tentang Submenu Pindah Mahasiswa; 3. Tombol tambah dan cetak pada menu KRS Mahasiswa tidak muncul? Jawab: Buka Halaman 5, lihat bulatan merah, mungkin batas pengisian, cetak KRS telah melebihi tanggal hari ini, silahkan rubah;