I. PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Globalisasi telah mendorong terciptanya persaingan yang sengit diantara para pelaku bisnis di setiap bidang. Kemampuan perusahaan dalam merespon perubahan secara cepat pada kenyataannya merupakan persyaratan mutlak yang harus dimiliki perusahaan jika ingin memenangkan persaingan. Salah satu faktor kunci kemampuan tersebut adalah penguasaan atas informasi yang diwujudkan dalam implementasi sebuah sistem informasi yang baik di dalam perusahaan. Sistem informasi akan membantu kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan terarah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan. Peranannya yang besar terhadap produktifitas perusahaan telah memposisikan sistem informasi sebagai aset perusahaan yang paling berharga. Dengan adanya sistem informasi banyak aktifitas dalam perusahaan yang dapat dilakukan dengan lebih efisien, seperti penurunan jumlah stok produk akhir, pengurangan jumlah aktifitas idle yang tidak memberikan nilai tambah, peningkatan kualitas pelayanan bagi pelanggan, ataupun pemberian alternatif solusi bagi pihak manajemen sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan tertentu. Kemajuan teknologi informasi saat ini telah menyempurnakan sistem informasi bisnis ke arah yang lebih baik, yaitu e-business. Menurut O Brien (2008) E-business adalah penggunaan internet dan jaringan serta teknologi informasi lainnya untuk mendukung e-commerce, komunikasi dan kerjasama perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik dalam jaringan perusahaan maupun dalam para pelanggan serta mitra bisnisnya. Lingkup pembahasan e-business pada makalah ini akan terfokus pada aplikasi lintas fungsi perusahaan seperti Enterprise Resources Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Parter Relationship Management (PRM), Supply Chain Management (SCM) dan fungsi bisnis yang lainnya. Saat ini penerapan e-business telah dilakukan di seluruh dunia, termasuk Indonesia. Namun demikian, secara umum implementasinya masih mengalami banyak kendala dan permasalahan. 1
1.2. Tujuan Berdasarkan latar belakang di atas, maka tujuan penulisan makalah ini adalah melihat gambaran umum e-business di Indonesia secara umum dilihat dari implementasi serta permasalahannya. 2
II. TINJAUAN PUSTAKA 2.1. ArsitekturAplikasi Perusahaan Menurut O Brien (2008) bahwa saat ini perusahaan telah membangun aplikasi yang fokus untuk menyelesaikan berbagai proses bisnis dasar bersama dengan para pelanggan, pemasok, mitra dan karyawan sebagai pihak-pihak yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholders). Gambar 1. Arsitektur Aplikasi: Gambaran Umum Tentang Berbagai Aplikasi Lintas Fungsi Perusahaan yang Utama serta Keterkaitan Antar Fungsinya Berdasarkan Gambar 1 dapat dilihat bahwa ERP merupakan sentris dari seluruh aktivitas perusahaan. ERP berfokus pada efisiensi produksi internal perusahaan, distirbusi produk, dan proses keuangan. CRM akan berfokus pada proses yang berkaitan dengan pelanggan seperti mencari dan mempertahankan pelanggan dari perusahaan. CRM ini dilakukan dalam rangka mendukung kegiatan pemasaran produk dan pelayannya. Manajemen hubungan mitra (PRM) bertujuan untuk mendapatkan dan memelihara para mitra yang dapat meningkatkan penjualan dan distribusi produk serta layanan perusahaan. 3
Manajemen rantai pasok (SCM) berfokus pada pengembangan sumber dan proses mendapatkannya yang paling efisien dan efektif dengan para pemasok untuk berbagai produk serta jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan. 2.2. Enterprise Resources Planning (ERP) Menurut O Brien (2008) ERP bertindak sebagai tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya manusia perusahaan. ERP ini digerakkan oleh model software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP juga memberikan perusahaan tampilan real-time terintegrasi atas proses bisnis intinya, seperti produksi, pemrosesan pesanan dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum yang dipelihara DBMS. Gambar 2. Komponen ERP 2.3. Customer Relationship Management (CRM) CRM mengelola berbagai hubungan pelanggan melibatkan dua tujuan dua tujuan yang paling berkaitan: pertama, memberi organisasi dan semua karyawannya yang berhadapan dengan pelanggan, satu pandangan lengkap tentang setiap pelanggan di setiap hal dan di lintas semua saluran. Kedua, memberi pelanggan satu pandangan lengkap tentang perusahaan dan saluransalurannya (O Brien, 2008). 4
Menurut O Brien (2008) sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang membantu perusahaan dan para karyawannya memberikan layanan yang cepat, dapat diandalkan dan konsisten ke para pelanggannya. Beberapa komponen aplikasi utamanya menyangkut manajamen kontak dan rekening; penjualan; pemasaran dan pemenuhan pesanan; layanan dan dukungan untuk pelanggan; serta program retensi dan loyalitas. Gambar 3. Customer Relationship Management 2.4. Supply Chain Management (SCM) Manajemen rantai pasokan membantu perusahaan mendapatkan produk yang tepat pada tempat yang tepat, dengan jumlah yang tepat serta biaya yang wajar. Tujuan dari SCM adalah untuk mengelola secara efisien proses ini dengan memperkirakan permintaan; mengendalikan persediaan; meningkatkan jaringan hubungan bisnis perusahaan dengan para pelanggan, pemasok, distributor, dan perusahaan lainnya, serta menerima respons atas status setiap hubungan dalam rantai pasokan. Manajemen rantai pasokan adalah sistem antarperusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta para mitra bisnis. Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah. SCM itu sendiri merupakan suatu aliran produk ke arah hilir dan aliran uang ke arah hulu, sehingga tentunya disini pembahasan SCM juga tidak lepas dari proses delivery dan transaksi. 5
Gambar 4. Supply Chain Management (SCM) 2.6. Integrasi Aplikasi Perusahaan (Enterprise Application Integration-EAI) Menurut O Brien (2008) EAI digunakan oleh banyak perusahaan untuk menghubungkan aplikasi e-business seperti CRM dan ERP. EAI memungkinkan para pemakai membuat model berbagai proses bisnis yang dilibatkan dalam interaksi yang harus terjadi antar aplikasi bisnis. EAI juga menyediakan middleware yang melakukan konversi dan koordinasi data, komunikasi, aplikasi dan layanan pesan, serta akses ke berbagai interface ke berbagai aplikasi yang terlibat. Gambar 5. Enterprise Application Integration (EAI) 2.7. Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) Menurut O Brien (2008) TPS adalah sistem informasi lintas fungsi yang memproses data dari terjadinya transaksi bisnis. Sistem pemrosesan transaksi 6
online memainkan peranan strategis dalam e-commerce. Banyak perusahaan menggunakan internet, ekstranet, dan jaringan lainnya yang mengikat mereka secara elektronik ke para pelanggan atau pemasok mereka untuk pemrosesan transaksi secara online (online transaction processing-oltp). DIRECT DATA ENTRY CHECK PROCESSING TRANSACTION PROCESSING SYSTEMS AUTOMATED TELLER MACHINES MANNED TELLER MACHINES POINT OF SALES TERMINAL FINANCIAL INFORMATION SYSTEM APPLICATION PROCESSING SYSTEMS CUSTOMER INFORMATION SYSTEM DEPOSIT SYSTEMS LOAN SYSTEMS OTHER APPLICATIONS ASSET/LIABILITY MANAGEMENT MARKETING MODELS MANAGEMENT DECISION SYSTEMS PLANNING SYSTEMS SPREADSHEET SYSTEMS Gambar 6. Transaction Processing System (TPS) 2.8. Enterprise Collaboration System (ECS) O Brien (2008) mengemukakan bahwa Enterprise Collaboration System (ECS) adalah sistem informasi lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi, koordinasi dan kerjasama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Tujuan dari sistem kerja sama perusahaan adalah untuk memungkinkan kita bekerja bersama secara lebih mudah dan efektif dan dengan membantu kita untuk: Berkomunikasi: berbagi informasi satu sama lain. Berkoordinasi: mengoordinasikan usaha kegiatan individual kita dan menggunakan berbagai sumber daya bersama yang lainnya. Bekerja sama: bekerja sama secara kooperatif dalam proyek dan penugasan bersama 7
III. PEMBAHASAN Penerapan aplikasi ERP di Indonesia memang sudah dilakukan dibeberapa perusahaan. Namun demikian, ternyata penerapannya tidak dapat dilaksanakan oleh kebanyakan perusahaan di Indonesia. Sekitar kurang lebih ratusan perusahaan yang baru menerapkan ERP di Indonesia, Itu pun juga yang sudah tergolong pada perusahaan berskala besar. Kendala utama dari penerapan ERP di Indonesia terutama bersumber dari mahalnya pengadaan, pengembangan dan implementasi sistem ini di perusahaan. Tidak hanya itu, sering kali di beberapa perusahaan yang sudah menerapkan ERP tersebut masih terkendala pada masih belum optimalnya sistem mendukung aktivitas perusahaan. Oleh karena itulah, walaupun ERP merupakan sebuah investasi berharga bagi perusahaan namun terkadang bisa menjadi suatu risiko sumber biaya yang sangat besar bila gagal. Penerapan CRM di Indonesia pun juga tidak jauh berbeda dengan ERP. Masih banyak perusahaan yang kurang melek terhadap hal ini. Selain juga terkendala oleh mahalnya aplikasi ini, namun terkadang faktor SDM perusahaan juga masih menjadi kendala utama. Pola pikir dan filosofis perusahaan terhadap CRM di Indonesia masih belum terbentuk. Pada umumnya pola-pola konvensional dalam pemasaran masih diterapkan, dimana fokus internal perusahaan masih terpusat pada pelanggan (fokus eksternal). Di masa yang akan datang, saat teknologi informasi serta jaringan internet semakin meluas, maka akan terjadi pergesaran besar dalam pemasaran. Menurut O Brien (2008) pergeseran itu adalah dimana perusahaan yang mentargetkan pelanggan justru akan menjadi target. Oleh karena itulah, peran CRM sangat penting disini. Perubahan paradigma ini harus juga diantisipasi oleh banyak perusahaan dengan cara menghilangkan pembatas antara TI dan karyawan yang berinteraksi dengan pelanggan; perubahan struktural operasional perusahaan seperti berbagi informasi dan sumberdaya antar departemen serta fungsi kerjanya; melatih ulang para karyawan dengan peran, tanggung jawab dan keterampilan baru; mengukur kinerja mereka. 8
Penerapan SCM di Indonesia juga masih belum optimal. Walaupun beberapa perusahaan telah banyak melakukan usaha untuk menerapkan SCM ini dalam kegiatan operasionalnya, namun masih banyak terkendala oleh faktor perencanaan yang kurang memadai akan permintaan, alat, dan metode. Ketidakakuratan data terkait dengan produksi, persediaan, dan data bisnis lainnya. Masalah moral hazard juga merupakan salah satu masalah klasik yang menghambat penerapan SCM yang biasanya berujung pada ekonomi biaya tinggi. Komitmen semua stakeholders merupakan juga menjadi faktor kritis dalam hal pembentukkan suatu SCM yang kuat, hal ini dikarenakan ada banyaknya mitra eksternal yang terlibat dalam sistem ini. EAI merupakan suatu penghubung diantara dua sistem. Koordinasi masih menjadi permasalahan utama disini. Koordinasi yang kurang baik menyebabkan sistem EAI ini tidak berjalan secara optimal, sehingga efisiensi tidak tercapai. Kerjasama lintas departemen merupakn kunci utama dari kesuksesan implementasi sistem ini. TPS merupakan faktor penting dalam mendukung e-business. Aliran uang dalam bentuk perpindahan saldo rekening merupakan suatu tujuan akhir dari adanya proses ini. TPS memang merupakan model sistem informasi yang sudah banyak digunakan di Indonesia sejak lama. Untuk mendukung hal itu, pemerintah pun juga telah mengeluarkan regulasi yang mengatur transaksi elektronik di tahun 2009. Regulasi ini telah memberikan payung hukum yang jelas bagi para pelaku usaha yang telah menerapkan e-business di tengah isu utama security dalam penerapan TPS ini. Terakhir adalah mengenai ECS, dimana koordinasi juga menjadi faktor kritis disini. Kolaborasi ini dapat dilakukan secara ekstranet ataupun internet antar perusahaan (partnership). Kolaborasi ini pun terjadi karena adanya suatu kesepakatan diantara pihak yang berkepentingan yang bersepakat untuk membuka akses tertentu mengenai informasi, operasional, dan lain-lain. Oleh karena itulah, komitmen diantara para stakeholders sangat dibutuhkan disini agar kolaborasi tersebut dapat menguntungkan kedua belah pihak. Model kolaborasi ini di 9
Indonesia telah banyak dilakukan, misalnya dalam perbankan, sektor pelayan publik, perdagangan, dan lain-lain. 10
IV. KESIMPULAN 4.1. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari makalah ini bahwa penerapan e- business di Indonesia memang telah berkembang. Namun demikian, permasalahn masih banyak timbul di dalam implementasinya. Permasalahan itu terkait dengan investasi dan risiko; kesiapan SDM; perencanaan yang kurang memadai; moral hazard; komitmen para stakeholders; security; dan terakhir adalah koordinasi. 4.2. Saran Pengembangan e-business salah satunya bisa difokuskan pada pengembangan infrastrukur pendukungnya sepert penambahan bandwitch dan perluasan jaringan internet. Penambahan kapasitas jalur bandwitch dan jaringan akan berdampak positif terhadap kemampuan akses yang dapat mengembangkan e-business di Indonesia. Selain itu, peningkatan kualitas SDM juga merupakan faktor yang sangat penting baik dari segi pengetahuan, keterampilan dan juga attitude. 11
DAFTAR PUSTAKA O Brien, J.A. 2008. Pengantar Sistem Informasi: Perspektif Bisnis dan Manajerial Edisi 12. Jakarta: Salemba Empat. 12