10 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem, Informasi Dan Akuntansi 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut Mardi (2011) pengertian sistem adalah suatu kesatuan komponen atau elemen yang di hubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi,atau energi. Menurut James A. Hall (2009:6) Sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah prosedur atau susunan yang saling berhubungan antara bagian yang satu dengan yang lain dan antara komponen yang satu dengan yang lain yang telah dikoordinasikan sedemikian rupa untuk melaksanakan suatu fungsi demi mencapai tujuan yang sama dan rutin terjadi. Sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukan, mengolah dan menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem informasi dapat dilaksanakan secara manual maupun menggunakan komputer. Kedua pilihan ini memiliki keuntungan dan kerugian masing-masing. Dari sisi biaya, dalam jangka pendek sistem informasi
11 lebih murah jika diselenggarakansecara manual, namun cara ini tentunya akan menghasilkan informasi yang lebih lambat dan kurang akurat. Sebaliknya, dengan menggunakan komputer, sistem informasi dapat menghasilkan informasi yang lebih cepat dan lebih akurat, meskipun investasi awal (jangka pendek) lebih besar. 2.1.2 Komponen Sistem Krismiaji (2005: 16) Sistem informasi memiliki delapan komponen yaitu : 1. Tujuan. Setiap sistem informasi di rancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan. 2. Input. Data harus dikumpulkan sebagai input ke dalam sistem. Sebagian besar input berupa data transaksi. 3. Output. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem di sebut output. Output dari sebuah sistem yang dimasukkan kembali kedalam sistem sebagai input disebut dengan umpan balik (feedback). Output sebuah sistem informasi akuntansi biasanya berupa laporan keuangan dan laporan internal seperti daftar piutang, anggaran, dan proyeksi arus kas. 4. Penyimpanan data. Data yang tersimpan ini harus diperbarui (update) untuk menjaga keterkinian data. 5. Pemroses. Data harus diproses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses. 6. Intruksi dan prosedur. Perangkat lunak (program) komputer di buat untuk mengintruksikan komputer melakukan pengolahan data. Intruksi dan prosedur untuk para pemakai komputer biasanya dirangkum dalam sebuah buku yang disebut buku pedoman prosedur. 7. Pemakai. Orang yang berinteraksi dengan sistem dan menggunakan informasi yang dihasilkan oleh sistem disebut dengan pemakai. 8. Pengamanan dan pengawasan. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem informasi harus akurat, bebas dari berbagai kasalahan, dan
12 terlindung dari akses secara tidak sah. Untuk mencapai kualitas informasi semacam itu, maka sistem pengamanan dan pengawasan harus dibuat. 2.1.3 Pengertian informasi Menurut krismiaji (2010) Informasi adalah data yang telah diorganisasi, dan telah memiliki kegunaan dan manfaat. Menurut Gordon B. Davis Informasi adalah data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang penting bagi si penerima dan mempunyai nilai yang nyata yang dapat dirasakan dalam keputusan-keputusan yang sekarang atau keputusankeputusan yang akan datang. Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta sehingga memiliki manfaat bagi pengguna informasi. 2.1.4 Karakteristik Informasi Menurut Krismiaji (2005:15) informasi harus memilki kualitas atau karakteristik sebagai berikut : a) Relevan : menambah pengetahuan atau nilai bagi para pembuat keputusan, dengan cara mengurangi ketidakpastian, menaikkan
13 kemampuan untuk memprediksi, atau menegaskan/membenarkan ekspektasi semula. b) Dapat dipercaya : bebas dari kesalahan atau bias dan secara akurat menggambarkan kejadian atau aktivitas organisasi. c) Lengkap : tidak menghilangkan data penting yang dibutuhkan oleh para pemakai. d) Tepat waktu : disajikan pada saat yang tepat untuk mempengaruhi proses pembuatan keputusan. e) Mudah dipahami : disajikan dalam format yang mudah dimengerti. f) Dapat diuji kebenarannya : memungkinkan dua orang yang kompeten untuk menghasilkan informasi yang sama secara independen. 2.2 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2010) Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Menurut Mardi (2010) sistem informasi akuntansi adalah susunan berbagai formulir catatan, peralatan, termasuk komputer dan perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksananya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentrasformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Dengan demikian, sistem informasi dapat diartikan sebagai suatu kegiatan yang terintegrasi yang menghasilkan laporan di bentuk data transaksi bisnis yang diolah dan disajikan sehingga menjadi sebuah laporan keuangan yang memiliki arti bagi pihak yang membutuhkannya.
14 2.2.1. Subsistem Sistem Informasi Akuntansi Kegiatan SIA terdiri atas beberapa unsur penting, yaitu : pelaku (orang) yang bertindak sebagai operator sistem atau yang mengendalikan dan melaksanakan berbagai fungsi. Keberadaan perangkat komputer, alat pendukung dan peralatan untuk komunikasi jaringan merupakan infrastruktur teknologi informasi. Dengan adanya unsur-unsur diatas, memungkinkan SIA melaksankan tugas utama dalam proses bisnis perusahaan, yaitu : 1. Melaksanakan pengarsipan data terkait dengan aktivitas operasional organisasi, sumnber daya yang terkait dengan aktivitas tersebut baik pimpinan maupuin para pelaksana tugas serta pihak luar yang memiliki kepentingan terhadap pelaporan yang dihasilkan oleh organisasi bisnis tersebut. 2. Data yang diubah menjadi informasi merupakan tugas pokok SIA yang digunakan oleh pihak memejemenmembuat keputusan dalam kegiatan perencanaan,implementasi dan pengendalian tugas-tugas harian perusahaan. 3. Tersedia instrumen pengendalian yang handal untuk menjaga harta kekayaan perusahaan, misalnya data yang memiliki nilai komersial organisasi, oleh karena itu, data tersebut harus tersedia lengkap dan terjaga kerahasiaannya serta dapat terandalkan serta relevan dengan kebutuhan.
15 2.2.2. Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2010) Terdapat tiga tujuan sitem informasi akuntansi, yaitu sebagai berikut : 1. Guna memenuhi setiap kewajiban sesuai dengan otoritas yang diberikan kepada seseorang (to fulfill obligasions relating to stewardship). Pengelolaan perusahaan selalu mengacu kepada tanggung jawab manajemen guna menata secara jelas segala sesuatu yang berkaitan dengan sumber daya yang dimilki oleh perusahaan. Keberadaan sistem informasi membantu ketersediaan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksternal melalui laporan keuangan tradisional dan laporan yang diminta lainnya, demikian pula ketersediaan laporan internal yang dibutuhkan oleh seluruh jajaran dalam bentuk laporan pertanggung jawaban pengelolaan perusahaan. 2. Setiap informasi yang dihasilkan merupakan bahan yang berharga bagi pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers). Sistem informasi menyediakan informasi guna mendukung setiap keputusan yang diambil oleh pimpinan sesuai dengan pertanggung jawaban yang diterapkan. 3. Sistem informasi diperlukan untuk mendukung kelancaran opersional perusahaan sehari-hari ( to support the-day-to-day operasional ). Sistem informasi menyediakan informasi bagi setiap satuan dalam berbagai level manajemen, sehingga mereka dapat lebih produktif.
16 2.3 Konsep Pengendalian Internal Menurut James A. Hall (2009) Sistem Pengendalian Internal ( Internal Control System ) terdiri atas berbagai kebijakan, praktik, dan prosedur yang diterapkan oleh perusahaan untuk mencapai empat tujuan umumnya : 1. Menjaga aktiva perusahaan. 2. Memastikan akurasi dan keandalan catatan serta informasi akuntansi. 3. Mendorong efisiensi dalam operasional perusahaan. 4. Mengukur kesesuaian dengan kebijakan serta prosedur yang ditetapkan oleh pihak manajemen. 2.3.1 Komponen Pengendalian Internal berikut : Menurut James A. Hall (2009) komponen pengendalian internal sebagai 1. Lingkungan Pengendalian. Lingkungan Pengendalian adalah dasar dari empat komponen pengendalian lainnya. Lingkungan pengendalian menentukan arah perusahaan dan mempengaruhhi kesadaran pengendalian pihak manajemen dan karyawan. 2. Penilaian Risiko. Perusahaan harus melakukan penilaian risiko untuk mengidentifikasi, menganalisa, dan mengelola berbagai risiko yang berkaitan dengan laporan keuangan. 3. Informasi dan Komunikasi. 4. Pengawasan. Pengawasan adalah proses yang memungkinkan kualitas desain pengendalian internal serta operasinya berjalan. 5. Aktivitas Pengendalian. Aktivitas Pengendalian adalah berbagai kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah diambil untuk mengatasi risiko perusahaan yang telah diidentifikasi.
17 2.3.2 Eksposur dan Risiko Menurut James A. Hall (2009) Sistem pengendalian internal sebagai pelindung yang melindungi aktiva perusahaan dari banyaknya peristiwa yang tidak diinginkan yang menyerang perusahaan. Ketidakberdayaan atau kelemahan pengendalian disebut sebagai eksposur (exposure). Kelemahan dalam pengendalian internal dapat mengekspos perusahaan ke satu arah atau lebih jenis risiko berikut ini: 1. Penghancuran aktiva ( baik aktiva fisik maupun informasi ). 2. Pencurian aktiva. 3. Kerusakan informasi atau sistem informasi. 4. Gangguan sistem informasi. 2.3.3 Peran Penting Pengendalian Internal James A. Hall (2011) mengemukakan Lima komponen pengendalian intenal lingkungan pengendalian, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pengawasan, dan aktivitas pengendalian menyediakan auditor informasi yang penting mengenai risiko penyalahsajian yang penting dalam laporan keuangan dan penipuan. 2.4 Pengendalian Sistem Informasi Berbasis Komputer ( CBIS ) Pengendalian komputer adalah hal yang sangat penting. Pengendalian ini, yang secara khusus berhubungan dengan lingkungan IT dan audit TI. Berikut adalah topik dalam Pengendalian Sistem Informasi Internal Untuk Eksposur CBIS yang dikemukakan James A. Hall ( 20011:405 ) dalam bukunnya sistem informasi akuntansi:
18 a. Pengendalian sistem operasi b. Pengendalian manajemen data c. Pengendalian struktur organisasi d. Pengendalian pengembangan sistem e. Pengendalian pemeliharaan sistem f. Keamanandan pengendalian pusat komputer g. Pengendalian Internet dan Intranet h. Pengendalian pertukaran data elektronik i. Pengendalian komputer pribadi j. Pengendalian aplikasi Pengendalian internal CBIS dibagi dalam dua kategori utama, yaitu Pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum diterapkan pada serangkaian eksposur yang secara sistematis mengancam integritas semua aplikasi yang diproses dalam lingkungan CBIS. Pengendalian aplikasi secara sempit dipusatkan pada eksposur yang berkenaan dengan sistem tertentu, seperti pembayaran gaji, piutang usaha, dan sebagainya. 2.4.1 Keamanan dan Pengendalian Pusat Komputer Menurut James A. Hall (2011) Tujuan dari keamanan dan pengendalian pusat komputer adalah untuk menyajikan pengendalian pusat komputer yang membantu menciptakan sebuah lingkungan aman. Komponen dalam keamanan dan pengendalian pusat komputer sebagai berikut: A. Pengendalian pusat komputer. Eksposur dalam bidang ini berpengaruh besar pada informasi, catatan akuntansi, pemrosesan transaksi, dan efektivitas pengendalian internal lainnya yang lebih konvensional. Berikut ini adalah beberapa fitur pengendalian yang secara langsung ikut menentukan keamanan lingkungan pusat komputer. 1. Lokasi Fisik. 2. Kontruksi. 3. Akses. 4. Pendingin Udara. 5. Pemadam kebakaran. 6. Pasokan Daya Listrik. B. Perencanaan Pemulihan Kerusakan ( disaster recovery plan DRP )
19 Perencanaan pemulihan kerusakan merkomprehensif tentang semua tindakan yang harus diambil sebelum, selama, dan setelah bencana tersebut terjadi, bersama dengan prosedur yang didokumentasikan, diuji, yang akan memastikan kelanjutan operasi. Fitur fitur penting dalam perencanaan pemulihan kerusakan adalah: 1. Penyediaan cadangan lokasi kedua. 2. Mengidentifikasi aplikasi penting. 3. Melakukan prosedur cadangan dan penyimpanan. 4. Pembentukan tim pemulihan kerusakan. 2.4.2 Pengendalian Pengembangan Sistem Pengembangan sistem ( SLDC ) sebagai proses multitahap, yamh digunakan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan informasi formalnya. Pendekatan pengembangan sistem dijelaskan sebagai berikut: A. Mengendalikan aktivitas pengembangan sistem baru Mengendalikan aktivitas pengembangan sistem baru membahas beberapa aktivitas yang bisa dikendalikan, yang menunjukan efektivitas ( SLDC ). Enam aktivitas yang didiskusikan berikut ini berkaitan dengan : 1. Aktivitas otorisasi sistem. 2. Aktivitas penetapan spesifikasi pengguna. 3. Aktivitas desain teknis. 4. Partisipasi audit internal. 5. Pengujian program. B. Mengendalikan aktivitas pemeliharaan sistem Dua aktivitas yang dapat dikendalikan teerakhir berkenaan dengan pemeliharaan sistem. Saat diimplementasikan, sistem memasuki tahap pemeliharaan dalam SLDC. 1. Otorisasi pemeliharaan, pengujian, dan dokumentasi. 2. Pengendalian perpustakaan program sumber. C. Lingkungan SPL yang terkendali 1. Pengendalian kata sandi. 2. Pemisahan perpustakaan pengujian. 3. Jejak audit dan laporan manajemen. 4. Nomor versi program. 5. Mengendalikan akses ke perintah pemeliharaan.