POKOK BAHASAN Event Perusahaan/ Organisasi DESKRIPSI Pertemuan pertama ini membahas mengenai pengantar sebuah proses kuliah menagemen event, serta dengan membahas pengertian dari manageman dan event. TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS Materi dalam modul ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai sebuah proses kuliah menagemen event, serta dengan membahas pengertian dari manageman dan event. EVEN SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI PEMASARAN Komunikasi pemasaran dinyatakan sebagai kegiatan komunikasi yang di tujukan untuk menyampaikan pesan kepada pasar atau khalayak sasaran melalui berbagai saluran (media), dengan harapan komunikasi yang di jalankan dapat mencapai tiga tahap perubahan, yaitu perubahan pengetahuan,perubahan sikap, dan perubahan tindakan. Adapun jenis media yang dapat di gunakan adalah folder, poster, baliho, selebaran, televisi,radio,majalah, surat kabar, dan lain lain. Media-media itu di gunakan pula untuk menarik perhatian orang agar datang ke tempat even di selenggarakan, di mana juga terjadi beragam komunikasi, seperti komunikasi, seperti komunikasi bermedia dan komunikasi tatap muka Jika sebuah pameran dilakukan dengan baik komunikasi ini, peserta tertentu berharap produknya dapat di kenal dan di pahami fungsi serta ke gunaannya. Transaksi bisnis terjadi dalam kegiatan ini karena adanya komunikasi tatap muka, upaya persuasive, dan negosiasi, 1
hingga akhirnya mereka yang terlibat dalam proses komunikasi itu dapat mengambil kata sepakat dalam aktivitas bisnis mereka Paradigma Baru Dalam era reformasi terdapat cirri cirri sebagai berikut : (1)Konsumen tersebar luas tetapi tidak terlihat atau tidak dapat di raba; (2) produk di ciptakan semata-mata bukan untuk memenuhi kebutuhan, tetapi juga memberikan yang lebih baik ketimbang pesain, (3) Organisasi bisnis semakin kecil tetapi kompleks, dengan kualitas sumberdaya manusia dan modal di kerahkan untuk menempatkan perusahaan pada posisi penting di pasar domestic dan internasionnal. Strategi perusahaan ke depan memiliki struktur manajemen yang ramping, small but strong. Demikian juga sebagian tugas organisasi diserahkan kepada pihakluar (outsourcing), termasuk tugas- tugas pemasaran. Ciri lain dari strategi pemasaran global adalah semakin pendeknya jarak antara perusahaan dan pasar sasaran local (negara tujuan ) dianggap lebih efesien dan efektif. Perubahan ini ternyata memberi dampak positif bagi perkembangan industri pameran baik di Indonesia maupun secara global, karena mereka mulai merancang strategi pemaaran langsung dan berpromosi di daerah sasaran. Untuk memuluskan langkah, mereka bekerja sama dengan event organisasi (EO) local. Mereka menyewa jasa (EO) untuk pelakasana program promosi penjuala dan periklanan guna membantu distributor, supplier, dan agen dalam menjual produk. Kegiatan kegiatan yng dilakukan antara lain pertemun bisnis, pameran tunggal (Single Exhibition), seminar, pemasaran even (event sponsorship), dan sebagainya. Semua kegiatan ini dikategorikan sebagai even tungal yang merupakan paradigma baru dalam industri even diseluruh dunia. Event Marketing dan Event Sponsorship Terdapat dua definisi Event Marketing : pertama adalah bentuk kegiatan pemasaran sebuah even, kedua adalah bagian dari program promosi penjualan. Dalam buku ini, Event Marketing adalah even sebagai bagian dari program promosi penjualan. Menjual Keinginan Perusahaan Agar mampu menjual keinginan perusahaan, pertama-tama Anda harus memahami kultur perusahaan. Menurut Webster s Unabridged Dictionary, kultur adalah pola perilaku manusia yang terintegrasi yang meliputi pikiran, perkataan, tindakan, dan artefak yang sangat 2
tergantung pada kapasitas seseorang untuk melakukan pembelajaran dan menstransformasikan pengetahuan untuk mencapai keberhasilan. Karyawan-karyawan selalu dicekoki dengan idealism, slogan, dan symbol perusahaan. Event, agar mencerminkan perusahaan, seringkali diawali dengan pidato-pidato, pemutaran film, bendera dan spanduk, bahkan lagu wajib perusahaan dan ritual lainnya untuk menggugah semangat dan menginternalisasikan pesan-pesan perusahaan. Pemahaman terhadap harapan-harapan perusahaan sangat penting dalam memasarkan event-event-nya. Manajemen dan para pengambil keputusan akan membantu Anda tidak hanya untuk memahami kulturnya, tetapi juga alasan-alasannya mengapa kulturnya ditetapkan demikian dan kapan atau dalam hal apa saja kultur tersebut harus muncul menjadi sikap. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang sebaiknya di ajukan kepada para pengambil keputusan di perusahaan bila Anda diberi tugas untuk memasarkan misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan kepada para pemegang saham, konsumen, dan pihak-pihak lain yang terkait : Apa ide dasar untuk mendirikan perusahaan ini? Sudah berapa lama perusahaan ini berdiri? Apa saja harapan ke depan perusahaan, dalam jangka pendek maupun jangka panjang. Kegiatan-kegiatan apa saja yang lancar dan berhasil dilaksanakan? Dan apa yang kurang atau belum berhasil? Bagaimana kondisi lingkungan kerjanya? Eksekutif perusahaan yang penampilannya kasual bisa menerima cara-cara pendekatan yang akrab. Namun, bila sebaliknya, pendekatan yang lebih berorientasi konveksional mungkin lebih cocok. Siapa saja pesaing utama perusahaan? Apa saja filosofi dan nilai-nilai perusahaan pesaing ini? Apa bedanya dengan perusahaan kita (apa yang harus ditonjolkan dari perusahaan kita)? Apa yang membuat kita lebih jelek (apa yang harus diperbaiki)? Siapakah pahlawan perusahaan, dulu dan sekarang? Bagaimana cara menghargai mereka? Bagaimana caranya agar kinerja mereka menjadi standar bagi karyawan yang akan berkumpul pada event perusahaan ini? Apakah perusahaan mempunyai tradisi atau ritual yang harus dilakukan untuk mengingatkan kembali misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan, misalnya himne 3
perusahaan, slogan, festival, kontes, kegiatan oleh raga dan rekreasi, atau aktivitas yang melibatkan seluruh keluarga? Apakah terdapat perubahan dalam misi, visi, dan nilai-nilai perusahaan yang ingin diperkenalkan, dan yang lebih penting lagi adalah yang sudah harus dipergunakan dalam strategi pemasaran event? Apakah terdapat kebijakan dan prosedur formal yang harus diikuti untuk mengembangkan perilaku yang diinginkan di perusahaan? Standar internal, seperti system kepangkatan karyawan, system hubungan kerja dan komunikasi, system koordinasi dan partisipasi karyawan perlu diketahui untuk menunjang pemahaman terhadap profil dan harapan perusahaan. Program insentif dipergunakan untuk memberikan motivasi kepada para karyawan. Jelaskan secara sistematis penghargaan dan kapan serta dalam acara apa diberikkan hadiahnya. Berikan gambaran tentang nilai hadiah atau perjalanan wisata yang diberikan, bila diekivalenkan dengan mata uang. Jelaskan bagaimana standar kinerja untuk mendapatkan penghargaan tersebut. Tentukan jangka waktu dan jadwalnya Jenis-jenis Rapat Ingatkan Perusahaan selalu Lainnya kepada karyawan, hadiah diberikan untuk apa. Perusahaan memberikan penghargaan pada pekerjaan yang dilaksanakan secara baik (dan ini Terdapat banyak diharapkan jenis event dapat perusahaan, meningkatkan di antaranya loyalitas adalah karyawan)! : 1. Seminar Pelatihan. Mirip dengan seminar dan lokakarya yang diselenggarakan oleh asosiasi, sesi-sesi ini juga menghadirkan pembicara maupun melaksanakan diskusi panel dengan topik bahasan khusus, seperti tren industry, teori dan penemuanpenemuan baru, serta perubahan-perubahan demografi pemasaran. 2. Pengenalan Produk. Event pengenalan produk baru adalah event yang diselenggarakan dengan bermacam-macam tujuan. Pengenalan produk mungkin juga menyertakan fitur peresmian peluncuran produk baru dan inovasi-inovasi baru yang ditujukan baik untuk karyawan, maupun pedagang grosir, distributor, pengecer, maupun kepada pubik. Seringkali produk baru digelar, dipamerkan, 4
dikomunikasikan melalui presentasi yang dramatik, ditunjang dengan audiovisual yang hebat, panggung yang luas dan lengkap pertunjukan musik dan hiburan. 1. Pertemuan Manajemen. Seringkali merupakan paduan antara sarana bagi para eksekutif untuk melakukan interaksi, symposium, dan juga rekreasi. 2. Pertemuan Penjualan. Dan perspektif pemasaran, rapat penjualan secara nasional dan regional sebaiknya merupakan event kombinasi pengembangan dan pelatihan, pengenalan lebih mendalam terhadap produk lama dan produk baru. Event ini bisa dirancang sebagai acara belajar sambil bermain. Mula-mula acaranya adalah pelatihan, kemudian rekreasi, dan hiburan, untuk meningkatkan motivasi dan mengantar pulang para pelaksana penjualan dengan semangat baru kepada para konsumen. 3. Pertemuan Pemegang Saham. Yang dimaksud dengan pemegang saham di sini adalah pemegang saham utama. Ketentuan dan peraturan perusahaan biasanya menetapkan paling sedikit harus dilaksanakan satu kali pertemuan pemegang saham pertahun. Pertemuan ini ditujukan untuk memberikan penghargaan kepada para pemegang saham dalam dukungannya terhadap keberhasilan perusahaan, sekaligus ajang bagi para pemegang saham untuk memberikan masukan-masukan atau mengajukan pertanyaan-pertanyaan. 5