L1 LAMPIRAN Lampiran 1 Tampilan Umum Aplikasi PT.Triteguh Manunggal Sejati Aplikasi yang digunakan pada PT.Triteguh Manunggal Sejati (PT.TRMS) adalah ACCPAC International 5.3. Layar tampilan ini merupakan tampilan awal ketika pertama kali ACCPAC dibuka oleh user.
L2 Lampiran 2 Tampilan Menu Login Menu Login merupakan menu yang akan ditampilkan terlebih dahulu ketika program atau aplikasi ACCPAC 5.3 dibuka. PT.TRMS membuat kebijakan untuk setiap user bahwa password harus diganti satu bulan satu kali. Akan tetapi, tidak ada menu peringatan ataupun pengingat dalam ACCPAC untuk kebijakan dalam penggantian password ini. Lampiran 3 Tampilan Menu login error
L3 Lampiran 3 menunjukkan tampilan ketika user salah memasukkan user ID dan password. User ID dan password yang salah akan membuat user tidak dapat masuk ke dalam menu-menu lain di ACCPAC, sehingga yang ditampilkan hanyalah Menu Login pada Lampiran 2. Tidak ada pembatasan kesalahan dalam menginput password dan ACCPAC tidak dapat menutup secara otomatis jika terjadi beberapa kali kesalahan login. Hal ini memungkinkan user atau siapapun memiliki peluang tak terbatas untuk melakukan kesalahan dan terus mencoba memasukkan user ID dan password. Aplikasi ACCPAC tidak memungkinkan user untuk mengatasi sendiri masalah lupa password, sehingga diperlukan bagian IT dari kantor pusat yang harus melakukan pengaturan ulang. Lampiran 4 Tampilan Menu Purchase Order
L4 Lampiran 5 Tampilan Input Purchase Order Tampilan input Purchase Order merupakan menu input yang pertama kali diakses ketika akan melakukan input data dalam Sistem Informasi Aktiva Tetap. Dokumen sumber yang diinput ke dalam tampilan ini adalah PO (yang berdasarkan Proposal Pengajuan Investasi Aktiva Tetap). Nomor PO pada tampilan ini tidak disamakan dengan PO pada dokumen sumber karena disesuaikan dengan kode yang telah ditentukan dalam ACCPAC. Setelah input dilakukan, user akan memilih post untuk menyimpan data yang akan diperiksa oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan (Manajer A&K). PO yang sudah dibuat tidak dapat dihapus atau diubah secara langsung, user (karyawan) harus meminta persetujuan dari Manajer A&K untuk perubahan ini. Dalam tampilan input Purchase Order, ada beberapa kolom yang tidak diperlukan dan tidak sesuai dengan dokumen sumbernya.
L5 Lampiran 6 Tampilan Input P/O Receipt Entry Tampilan input PO Receipt Entry merupakan tampilan untuk menginput aktiva tetap yang masuk (berdasarkan dokumen sumber Bukti Barang Masuk BBM). User tidak perlu menginput lagi data-data yang ada pada PO yang telah diinput. Hanya dengan memilih PO yang bersangkutan, maka data-data pada input PO akan dimunculkan oleh ACCPAC (dan tidak dapat diubah). User hanya perlu menginput barang-barang atau aktiva tetap yang diterima saja dan tanggal diterimanya aktiva tetap tersebut (Receipt date).
L6 Lampiran 7 Tampilan Input P/O Invoice Entry Untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam penginputan, user hanya perlu memilih nomor BBM (Receipt Entry), sehingga data-data pada tampilan ini juga tidak berbeda dengan PO dan BBM untuk transaksi pembelian aktiva tetap yang sama. Yang berbeda (faktur tertentu) hanya barang dan jumlahnya saja (karena tidak setiap aktiva yang dipesan pasti dikirmkan oleh pemasok).
L7 Lampiran 8 Tampilan Menu Account Payable Menu Account Payable (A/P) adalah menu lain dalam Sistem Informasi Aktiva Tetap pada aplikasi ACCPAC PT.TRMS. Menu ini terdiri dari : A/P Periodic Processing, A/P Setup, A/P Setup Reports, A/P Transaction Reports, A/P Vendor Reports, A/P Vendors. Menu transaksi dalam A/P adalah A/P Transactions, yang terdiri dari : Invoice Batch List, Invoice Entry, Payment Batch List, Payment Entry, Create Payment, Control Payments, Adjustment Batch List, Adjustment Entry, Post Batches (Menu yang dipilih untuk melakukan posting data ke database), dan Payment Inquiry.
L8 Lampiran 9 Tampilan Input A/P Payment Entry Setiap membeli aktiva tetap, akan dimasukkan ke dalam hutang dagang yang diinput melalui layar tampilan ini. Setiap transaksi yang diinput akan dikumpulkan berdasarkan pembayaran yang dilakukan dan menjadi suatu kumpulan (Batch List).
L9 Lampiran 10 Tampilan Batch List Pembayaran Melalui layar ini, transaksi yang bersangkutan juga dapat dibuka untuk melihat secara detil, dihapus, maupun dicetak. Layar tampilan pada A/P Payment Batch List cukup mudah dimengerti dan memudahkan user maupun manajer untuk melihat hutang dagang perusahaan secara keseluruhan.
L10 Lampiran 11 Tampilan Menu Asset Management (Aktiva Tetap) Menu Asset Management (A/M) adalah menu utama dalam Sistem Informasi Aktiva Tetap pada aplikasi ACCPAC PT.TRMS. Menu ini terdiri dari : A/M Assets, A/M Periodic Processing, A/M Asset Leasing, A/M Asset Maintenance, A/M Asset Trading, A/M Reports, dan A/M Transactions (menu penginputan transaksi aktiva tetap). Menu A/M Transactions terdiri dari : Acquisition Batch List (batch list dari seluruh pengakuan atau akuisisi aktiva tetap), Acquisition Entry, Depreciation Batch List, Depreciation Entry, Depreciation Projection, Adjustment Batch List, Adjustment Entry, Disposal Batch List, Disposal Entry, Tax Disposal, Merge Batch List, Merge Entry, Split Batch List, dan Split Entry.
L11 Lampiran 12 Tampilan Input Akuisisi Aktiva Tetap A/M Acquisition Entry adalah layar tampilan untuk menginput pengakuan atau akuisisi terhadap aktiva tetap yang dibeli PT.TRMS. Dalam layar tampilan ini, user hanya perlu memilih nomor PO pembelian aktiva tetap yang akan diakuisisi. Kemudian mengecek apakah data aktiva tetap sudah benar, lalu memasukkan Asset ID atau kode aset, kode bagian dimana aset akan ditempatkan, serta menentukan kategori aktiva tetap (yang akan menentukan jangka waktu dan besarnya penyusutan).
Lampiran 13 Tampilan A/M Depreciation Entry L12
L13 Lampiran 14 Tampilan A/M Depreciation Batch List Layar tampilan ini tidak berbeda jauh dengan layar tampilan A/P Payment Batch List dan batch list lainnya. Batch List ini akan diposting ke dalam General Ledger pada akhir bulan oleh Manajer A&K. Batch list penyusutan aktiva tetap ini juga dapat dicetak langsung melalui layar tampilan ini. Layar tampilan ini juga hanya dapat diakses oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik.
L14 Lampiran 15 Tampilan Menu A/M Depreciation Projection Tampilan ini juga hanya dapat diakses oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik. Proses ini tidak akan berpengaruh pada Batch List penyusutan aktiva tetap karena hanya memproyeksikan saja, akan tetapi format dan isinya sama dengan Laporan Penyusutan yang sebenarnya.
L15 Lampiran 16 Tampilan A/M Book Depreciation Projection Sheet Tampilan A/M Book Depreciation Projection Sheet adalah hasil tampilan ketika tombol process pada Lampiran 15 dipilih. Tampilan ini merupakan tampilan proyeksi dari Laporan Penyusutan Aktiva Tetap. Laporan ini hanya bersifat proyeksi sehingga hanya bisa dilihat saja dan tidak dapat diubah. Proyeksi ini menampilkan aktiva-aktiva yang bersifat tetap (aktiva tetap), kodenya (asset ID), besarnya penyusutan aktiva, akumulasi aktiva tetap, dan nilai bersih aktiva tetap setelah disusutkan (net value). Semuanya berupa proyeksi dan bukan merupakan laporan yang sah.
L16 Lampiran 17 Tampilan A/M Adjustment Entry Lampiran 18 Tampilan A/M Disposal Entry
L17 Lampiran 19 Tampilan A/M Disposal Batch List Tampilan layar A/M Disposal Batch List merupakan batch list pemindahan Aktiva Tetap (disebut disposal). Tampilan ini juga hanya dapat diakses oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik saja. Ket : Pada umumnya, disposal adalah penghentian pemakaian aktiva tetap. Akan tetapi, sampai saat ini PT.TRMS tidak pernah membuang atau menjual aktiva tetapnya. Dengan demikian, menu disposal pada aplikasi ACCPAC digunakan untuk pemindahan aktiva tetap ke cabang lain.
L18 Lampiran 20 Tampilan Menu Asset Management (Print Report) Pencetakan laporan hanya dapat dilakukan oleh Manajer A&K dan Manajer Pabrik. Laporan Aktiva Tetap biasanya hanya dicetak pada saat diperlukan saja (tidak rutin) karena laporan ini dapat dilihat berupa softcopy. Pada menu ini terlihat jelas bahwa pencetakan laporan tidak dibatasi dan dapat dicetak berulang-ulang.
L19 Lampiran 21 Tampilan Print Reports Tampilan ini merupakan menu utama untuk pencetakan laporan yang berhubungan dengan aktiva tetap yang menunjukkan penginputan keterangan untuk mencetak Laporan Aktiva Tetap, Batch List, Depreciation Projection (Proyeksi Penyusutan) dan lain - lain.
L20 Lampiran 22 Tampilan A/M Batch Listing Report Tampilan ini akan ditampilkan setelah proses pada Lampiran 21. Ini merupakan menu untuk mencetak Batch List Batch List akan ditampilkan sesuai dengan kategori yang dipilih pada layar tampilan ini. Walaupun disetiap menu Batch List terdapat menu untuk mencetak, tetapi hanya dapat mencetak Batch List yang sedang ditampilkan saja. Sedangkan pada layar tampilan menu ini, Batch List dapat dicetak secara keseluruhan, sebagian, atau beberapa dengan menginput Batch Number yang akan dicetak.