BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Dunia Public Relations dalam era globalisasi saat ini memiliki kaitan erat dengan media dalam menjalankan salah satu tugasnya. Reputasi yang dimiliki perusahaan besar kecilnya berada pada bagaimana perusahaan dapat menjalin hubungan yang baik dengan media. Demi mendukung terlaksananya keberhasilan hubungan dengan media yang baik, banyak aspek yang perlu diperhatikan oleh seorang Public Relations. Aspek penting yang diperhatikan oleh seorang Public Relations perusahaan dapat berupa bagaimana seorang Public Relations tersebut bersikap kepada media, lancar atau tidaknya komunikasi yang terjalin dengan media, seberapa sering seorang Public Relations menghadirkan media pada setiap kesempatan perusahaan, ataupun sebaliknya, hingga pada aspek bagaimana kemampuan seorang Public Relations dalam mengelola budget program media relations, demi membangun hubungan yang baik oleh media. Dalam melaksanakan program media relations, aspek pengelolaan budget merupakan hal yang sangat vital, karena mempengaruhi sukses tidaknya suatu kegiatan media relations yang dilakukan. Tanpa pengelolaan budget atau anggaran yang baik, seorang Public Relations akan gagal menjalankan program media relations yang sudah direncanakan dari jauh hari karena bersinggungan dengan hal yang sangat vital. 1
2 Anggaran media relations sangat memerlukan perencanaan yang matang dan tidak mengira-ngira kisaran jumlah anggaran yang akan dikeluarkan dan harus real. Karena sebuah program media relations yang baik adalah program yang dapat berjalan dengan lancar tanpa ada satu kekurangan apapun, apalagi dalam bentuk anggaran. Pengelolaan anggaran program media relations yang baik dapat dikatakan sebagai induk inti dari kesuksesan program media relations tersebut. Maka dari itu seorang Public Relations dituntut untuk mampu mengelola budget yang baik demi terlaksananya program media relations yang sudah direncanakan. Dalam menjalankan tugasnya sebagai public relations demi mencapai tujuan yang ditetapkan pertahun, pasti banyak perencanaan kegiatan yang dibuat oleh public relations. Namun, kegiatan-kegiatan yang direncanakan oleh public relations tersebut akan sia-sia begitu saja, hanya menjadi sebatas rencana tanpa adanya dukungan dari anggaran yang memadai kegiatan tersebut. Maka dalam hal ini dapat dipandang bahwa budget atau anggaran yang memadai sangatlah penting bagi setiap kegiatan public relations. Begitu pula dengan kegiatan yang direncanakan oleh public relations dengan skala yang melebihi kapasitas budget public relations yang ada, maka kegiatan tersebut harus mengalami penyusutan skala agar dapat disesuaikan dengan budget public relations dan mampu tetap terlaksana dengan baik. Beberapa fungsi pentingnya pengelolaan anggaran Public Relations yang baik, antara lain adalah sebagai berikut :
3 Untuk mengetahui seberapa banyak dana yang diperlukan dalam rangka membiayai suatu program atau kampanye Public Relations. Dengan adanya jumlah dana yang jelas, maka suatu program Public Relations dapat mengestimasi berapa jumlah dana yang akan dikeluarkan selanjutnya dalam program yang sama. Atau untuk mengetahui program-program Public Relations apa saja yang bisa dilaksanakan dengan jumlah dana yang tersedia, penganggaran yang tepat dan jelas memudakan seorang Public Relations dapat melihat program apa saja yang dapat dilaksanakan selanjutnya demi mencapai kesuksesan tujuan program Public Relations. Dalam proses pengelolaannya, budget tidak mungkin didapatkan oleh seorang Public Relations dengan mudah begitu saja. Namun ada tahapan-tahapan yang harus dilalui oleh seorang Public Relations perusahaan, agar budget yang diperlukan untuk suatu program media relations dapat diperoleh dan dikelola dengan baik. Terlebih jika program media relations tersebut tidak hanya dilaksanakan oleh seorang Public Relations di perusahaan ia bekerja saja, namun juga harus terlaksana di cabang-cabang perusahaannya yang tidak memiliki seorang praktisi Public Relations disana. Penguraian mengenai pengelolaan budget program media relations diatas menjadikan peneliti tertarik untuk melakukan sebuah penelitian mengenai pengelolaan budget program media relations berupa Press Gathering yang dilakukan oleh Public Relations PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) Jakarta periode Juli 2014.
4 PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) merupakan perusahaan yang belum Go Public atau masih merupakan perusahaan private yang tidak memungkinkan adanya keterbukaan mengenai laporan anggaran/keuangan perusahaan. PT CNI juga merupakan perusahaan Multi Level Marketing (MLM) pertama di Indonesia, yang sudah memiliki banyak cabang perusahaan di seluruh Indonesia, di antaranya ada di sepuluh kota berikut: Jakarta, Palembang, Bandung, Surabaya, Semarang, Surabaya, Makassar, Balikpapan, Bali, dan Medan. Unit Public Relations PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) merupakan unit yang juga mengemban tugas sebagai Public Relations di semua cabang perusahaan. Di tengah pesatnya perusahaan Multi Level Marketing (MLM) yang lain, PT. CNI tetap mampu bersaing walaupun sekarang bukan hanya PT CNI yang menjadi satu-satunya perusahaan Multi Level Marketing (MLM) tersebut. Salah satu faktor tetap eksisnya PT CNI di Indonesia adalah peranan hubungan baik perusahaan dengan para awak media, maka PT CNI tetap memiliki tempat publisitas untuk dihadirkan kepada masyarakat. Oleh karena itu kegiatan media relations masih sangat perlu dilakukan sekalipun oleh perusahaan Multi Level Marketing (MLM) yang biasanya berkembang lebih banyak melalui power of words antara para anggota. Namun, publikasi yang luas mengenai perusahaan akan menguatkan dan meyakinkan para anggota maupun non anggota perusahaan akan baiknya citra dan prestasi yang telah diraih oleh perusahaan, dan semua itu dapat diperoleh perusahaan melalui media relations yang dilaksanakan.
5 Berbagai macam kegiatan media relations pada tahun 2014 dilakukan oleh Public Relations PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI), baik berupa konferensi pers, pers tour, pengiriman press release yang dilakukan pada setiap event yang dilaksanakan, Courtesy call yang dilakukan oleh Public Relations PT CNI dalam tetap menjalin komunikasi yang baik dengan pihak media, sampai kepada penyelenggaraan kegiatan media relations yang rutin dan wajib pertahun oleh PT CNI yakni Press Gathering PT CNI Buka Puasa Bersama Media yang diselenggarakan di Jakarta dan juga seluruh cabang PT CNI yang berada pada sepuluh kota besar Indonesia. Oleh karena itu, peneliti tertarik memilih untuk memfokuskan penelitian pada kegiatan press gathering tersebut yang dilaksanakan PR PT CNI pada tahun 2014 lalu. Karena dalam kegiatan yang besar seperti press gathering yang dilaksanakan pada cabang perusahaan di beberapa kota besar tersebut, tidak lain menuntut seorang Public Relations perusahaan untuk cermat mengelola kegiatan mulai dari persiapan menghubungi media sampai pada titik krusial dan inti yakni pengelolaan anggaran atau budget. Dalam melaksanakan tugasnya pada program media relations, seorang Public Relations PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) dituntut untuk mampu menyiapkan segala kebutuhan yang diperlukan dalam acara Press Gathering PT CNI buka bersama media tersebut. Karena acara dilaksanakan pada sepuluh kota yang sudah disebutkan di atas, maka diperlukan adanya komunikasi dan pengelolaan yang baik antara pihak Public Relations dengan pihak cabang-cabang PT CNI.
6 Aspek pada anggaran atau budget yang akan dikeluarkan nanti perlu diperhatikan secara detail dan baik, aspek anggaran tersebut meliputi : Tenaga Kerja, biaya Kantor, materi atau peralatan, dan biaya lain-lain (ongkos,dll). Budget yang dimiliki oleh divisi Public Relations merupakan budget yang sudah ditetapkan dari pihak puncak Corporate Communications per-tahunnya untuk dapat digunakan dengan baik, demi terlaksananya perencanaan-perencanaan divisi Public Relations yang sukses dan lancar. Pengelolaan budget press gathering oleh PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) ini menemui kesulitan, saat seorang Public Relations yang berada di perusahaan PT. Citra Nusa Insan Cemerlang (CNI) Jakarta diharuskan menghubungi pihak-pihak cabang perusahaan yang berada di sepuluh kota dengan mengumumkan estimasi budget yang sudah ditetapkan oleh pihak Public Relations PT CNI guna mengurangi ancaman kekurangan budget. Kesalahan budgeting dapat terjadi saat budget yang diajukan oleh pihak cabang maupun Public Relations PT CNI di Jakarta, mengalami kekurangan ataupun kelebihan anggaran (over budget) saat program press gathering berlangsung di cabang atau unit Jakarta yang menyelenggarakannya. Namun jika terjadi adanya kekurangan budget saat kegiatan press gathering tersebut berlangsung, maka ada cara atau solusi dari public relations untuk menutupi kekurangan budget tersebut. Solusi yang dilakukan adalah dengan menunjuk pihak PIC atau public relations secara personal (jika press gathering di Jakarta) sebagai penanggung jawab untuk menutupi kekurangan budget. Hal tersebut dilakukan karena jika dilihat dari perencanaan yang diajukan oleh cabang
7 maupun public relations di Jakarta dalam bentuk proposal, maka dapat ditinjau bahwa kekurangan budget yang akan dialami adalah nominal yang jumlahnya mampu ditanggung oleh PIC atau public relations yang dibebani tanggung jawab secara personal. Untuk kemudian pihak PIC maupun public relations yang dibebani tanggung jawab tersebut dapat melaporkan kekurangan budget tersebut kepada pimpinan puncak, lalu mendapatkan klaim atas kekurangan tersebut dan dikembalikan melalui transfer ATM. Hal ini pula yang menjadi unsur ketertarikan peneliti terhadap kasus pengelolaan budget yang akan dijadikan bahan penelitian. Pihak cabang perusahaan bertugas mengundang media daerah, menentukan tempat press gathering juga menyiapkan bingkisan dan segala keperluan yang akan diberikan kepada tim media. Dalam hal ini sangat dibutuhkan ketepatan pengelolaan budget, agar budget yang sudah ditentukan oleh pihak Public Relations PT CNI tidak mengalami kekurangan. Pada pengelolaan budget program Press gathering bertema PT CNI Buka Bersama Media membutuhkan keterlibatan langsung pihak puncak pada divisi Corporate Communications untuk menentukan dan menyetujui besar kecilnya anggaran tersebut karena kegiatan Press Gathering ini diyakini membutuhkan biaya yang tidak kecil (high cost center). Dibutuhkan kerjasama yang kuat antara Public Relations PT CNI dengan pihak cabang perusahaan untuk melakukan pengelolaan budget yang tepat pada program media relations dalam bentuk press gathering tersebut. Jumlah berapa banyak media yang diundang, berapa harga biaya ongkos yang dikeluarkan untuk keberangkatan pihak PT CNI unit Jakarta ke daerah yang dituju, sampai dimana
8 tempat pelaksanaan dan apa yang perusahaan suguhkan kepada pihak media menjadi titik penting bagi Public Relations PT CNI untuk mengetahui betul, bahwa budget yang sudah ditentukan mencukupi acara yang dilaksanakan. Dalam hal ini, dapat dilihat bahwa kerumitan mengenai pengelolaan budget suatu program press gathering yang dilaksanakan PT CNI periode Juli 2014 adalah bagaimana mengelola budget program press gathering tersebut dengan pihak-pihak cabang perusahaan yang berada di luar daerah, dan bagaimana jika terjadi kekurangan dalam budget yang dianggarkan tersebut tanpa harus bertatap muka dalam pengelolaannya namun tetap berjalan lancar. 1.2 Fokus Penelitian Press gathering atau resepsi pers merupakan program yang bisa dilaksanakan dengan suatu acara yang khusus dan memiliki nilai berita, namun juga bisa saja menampilkan acara yang tidak bernilai berita, namun diupayakan pimpinan akan memberikan statement yang menarik dan dapat dikutip media. 1 Dalam hal ini PT CNI memilih press gathering dalam bentuk acara buka puasa bersama media, dengan tujuan memiliki kerjasama yang baik dengan pihak wartawan dan media dalam hal mempublikasikan kegiatan-kegiatan yang diadakan Unit perusahaan dan Cabang dan pemberitaan yang lebih positif tentang PT. CNI. 2 1 Diah Wardhani. 2008. Media Relations Sarana Membangun Reputasi Organisasi. Yogyakarta: Graha Ilmu. Hal.137 2 Data proposal rencana buka puasa bersama wartawan
9 Unsur penting lain dalam melakukan pengelolaan budget adalah memperhatikan aspek budget atau anggaran seperti : pos tenaga kerja, biaya kantor, materi atau peralatan, dan biaya lain-lain. Pada pos tenaga kerja adalah meliputi imbalan bagi segenap staff pendukung program press gathering dilaksanakan. Pos biaya kantor adalah biaya baku program press gathering seperti biaya paket berbuka bersama, biaya sewa tempat berbuka bersama. Pada pos materi atau peralatan dapat berupa alat-alat bantu visual, kamera dokumentasi acara press gathering. Sedangkan pos biaya lain-lain, seperti biaya penginapan Head of Public Relations di luar kota, biaya pesawat keberangkatan Head of Public Relations. Dengan uraian mengenai press gathering PT CNI dan juga unsur-unsur dalam pengelolaan budget program Public Relations diatas, peneliti memiliki focus penelitian sebagai berikut : Bagaimana pengelolaan Budget Public Relations PT. CNI Jakarta dalam Program Press Gathering PT CNI Buka Bersama Media? 1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan oleh peneliti adalah untuk mengetahui, menggambarkan, memaparkan pengelolaan Public Relations PT CNI Jakarta dalam Budget Program Press Gathering PT CNI Buka Bersama Media. 1.4 Kegunaan Penelitian
10 Sesuai dengan penelitian yang telah dilakukan oleh peneliti, penelitian ini memberikan manfaat positif. Ditinjau dari manfaatnya ada 2 macam, yaitu: 1.4.1 Kegunaan teoritis/akademis Secara akademis, penelitian ini dilakukan agar dapat membantu mahasiswa Universitas Mercu Buana untuk memahami bagaimana pengelolaan yang dilakukan oleh Public Relations PT CNI Jakarta dalam budget program Press Gathering PT CNI Buka Bersama Media. 1.4.2 Kegunaan Praktis Secara praktis, penelitian ini diharapkan dapat menjadi landasan bagi mahasiswa untuk memahami bagaimana pengelolaan yang dilakukan oleh Public Relations PT CNI Jakarta dalam budgeting program budget program Press Gathering PT CNI Buka Bersama Media dan tahu cara mengelola budgeting di bidang Public Relations dengan baik.