1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Sebuah instansi, baik pemerintah maupun swasta pasti membutuhkan arsip dalam kegiatan operasionalnya. Arsip merupakan aspek vital bagi sebuah organisasi. Mengingat pentingnya peran arsip dalam kegiatan sebuah organisasi, maka diperlukan pengelolaan arsip yang baik dan benar. Pengelolaan arsip yang baik bukan sekedar menitik beratkan pada kerapian fisik arsip, namun juga bagaimana sebuah instansi mampu menerapkan manajemen kearsipan yang sesuai dengan kaidah kearsipan. Ketepatan dalam memilih sistem yang digunakan dalam penataan berkas merupakan salah satu indikasi sebuah organisasi mampu mengelola arsipnya dengan baik, sehingga akan tercipta tata kelola kearsipan yang mendukung sebuah organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Pada dasarnya arsip merupakan salah satu sumber informasi yang terpercaya dan akurat. Keakuratan informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan sebagai bahan pertanggungjawaban. Peran arsip sangat penting dalam menunjang kegiatan administrasi sehari-hari di segala bidang kegiatan. Arsip merupakan urat nadi suatu instansi. Lancar atau tidaknya kegiatan operasional sebuah organisasi sangat tergantung pada baik dan tidaknya sebuah organisasi mengelola arsipnya.
2 Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah: Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Dari pengertian tersebut dapat ditarik penjelasan bahwa arsip mempunyai berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi. Di era global seperti saat ini kemajuan teknologi yang tercipta memungkinkan untuk menyimpan arsip dalam berbagai media simpan yang lebih praktis dan efisien. Terlepas dari itu semua arsip konvensional atau arsip dengan media kertas tetap akan menjadi arsip yang memiliki otentisitas yang paling dapat diandalkan. Dilihat dari fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua yaitu arsip dinamis (record) dan arsip statis (archives). Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2 1 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umam, pasal 1 ayat 1. 2 Basir Bartos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi (Jakarta : PT. Bumi Aksara, 2009), hlm. 109.
3 Betty R. Ricks menjelaskan mengenai records, sebagai berikut: A record is recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is usefull in the operation of the organization. Records include all books, papers, photographs, maps, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received for legal and operational purposes in connection with the transaction of business. 3 Arsip adalah rekam informasi, apapun media atau karakteristiknya, dibuat atau diterima oleh organisasi yang berguna dalam kegiatan organisasi. Yang termasuk arsip adalah buku, kertas, foto, peta atau bahan-bahan dalam bentuk dokumen lainnya, apapun bentuk fisik atau karakternya, dibuat atau diterima untuk tujuan yang sah dan operasional sehubungan dengan transaksi bisnis. Arsip dinamis terbagi menjadi dua macam yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Adapun yang membedakan kedua macam arsip adalah frekuensi penggunaan arsip di dalam suatu organisasi. Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering digunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja (unit pengolah) pada suatu organisasi. 4 Arsip dinamis aktif masih diperlukan dalam berlangsungnya kegiatan operasional organisasi dan berperan secara langsung untuk medukung sebuah organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya. Arsip dinamis Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5 3 Betty R.Ricks, Information and Image Management A Record System Approach, 3rd edition (Cincinnati, Ohio : South Western Publishing Co, 1992), hlm. 3. 4 Basir Barthos, op.cit., hlm. 110. 5 Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Bab I Ketentuan Umum, pasal 1 ayat 6.
4 Kurangnya kesadaran untuk mengelola arsip dinamis inaktif menjadi kendala bagi sebuah organisasi dalam mengelola arsipnya dengan baik dan benar. Banyak organisasi yang mengabaikan akan pentingnya arsip dinamis inaktif sehingga mereka hanya membiarkan arsip menumpuk tanpa dikelola dengan benar. Akibatnya ruang kerja menjadi berantakan dan kinerja pegawai bahkan organisasi menjadi terhambat karena arsip dinamis inaktif tidak dikelola dengan baik. Anggapan tersebut jika dilihat dari sudut pandang kearsipan tentu salah, pada dasarnya arsip dinamis inaktif masih dibutuhkan guna mendukung kelancaran kegiatan operasional organisasinya. Untuk mengatasi masalah tersebut yang paling utama adalah menciptakan kesadaran akan pentingnya mengelola arsip dinamis inaktif dengan baik dan benar. Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman merupakan salah satu instansi yang memiliki arsip dinamis inaktif dengan volume yang besar. Penulis memilih instansi tersebut agar dapat mengetahui pengelolaan arsip yang ada di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman, khususnya mengenai penataan arsip dinamis inaktif. Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: 1. Bagaimana kondisi arsip inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman? 2. Bagaimana penataan arsip inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman?
5 3. Apa fasilitas yang digunakan dalam penyimpanan arsip dinamis inaktif yang ada di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman? 4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam melakukan pengelolaan arsip dinamis inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman? B. Tujuan Praktek Kerja Lapangan Tujuan dari Praktek Kerja Lapangan sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui kondisi arsip inaktif dan sistem penataan arsip dinamis inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. 2. Untuk mengetahui bagaimana penataan arsip dinamis inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. 3. Untuk mengetahui sarana yang digunakan dalam penataan arsip dinamis inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. 4. Untuk mengetahui apa saja faktor-faktor yang menghambat proses penataan arsip dinamis inaktif. C. Metode Pengumpulan Data Untuk memperoleh data tentang penataan arsip dinamis inaktif di KPU Kabupaten Sleman, digunakan beberapa metode yaitu observasi, wawancara, dan studi pustaka. Penulis menggunakan ketiga metode tersebut dengan maksud agar ketiganya dapat saling melengkapi sehingga data yang didapat merupakan data yang benar dan akurat.
6 1. Observasi dan partisipasi Adalah kegiatan melakukan pengamatan dan pencatatan terhadap proses kegiatan arsip inaktif secara langsung di lapangan. Dalam observasi melibatkan dua komponen, yaitu pelaku observasi dan obyek yang diobservasi. 6 Dalam melakukan observasi dan partisipasi ini penulis terjun langsung kedalam kegiatan organisasi untuk mengetahui keadaan sebenarnya dalam pengelolaan arsip inaktif. Kegiatan observasi dan partisipasi ini dilakukan secara bertahap dengan meneliti dan melakukan partisipasi terhadap pekerjaan apa saja yang ada dalam tema pengelolaan arsip inaktif di KPU Kabupaten Sleman. 2. Studi pustaka Adalah usaha yang dilakukan untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik yang dipilih. Informasi tersebut dapat diperoleh dari buku ilmiah, laporan penelitian, peraturan perundang-undangan, dan sumber-sumber lain baik yang tercetak maupun dalam bentuk elektronik. Studi pustaka juga digunakan untuk memperkaya khasanah ilmu yang dimiliki penulis agar dapat menganalisis data yang diperoleh di lapangan dan dituangkan dalam hasil praktik kerja lapangan ini. Bahan pustaka diperoleh dari perpustakaan prodi kearsipan sekolah vokasi UGM dan perpustakaan pusat UGM. 6 Sukandarrumidi dan Haryanto, Dasar-Dasar Penulisan Proposal Penelitian (Yogyakarta: Gadjah Mada Universty Press, 2008), hlm. 35.
7 3. Wawancara Adalah pengumpulan data yang dilakukan oleh penulis dengan melakukan tanya jawab ( interview) kepada narasumber yang ahli di bidang kearsipan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman, baik secara formal maupun informal. Dalam hal ini pertanyaan yang diajukan berhubungan dengan permasalahan yang mengacu pada pokok tema tugas akhir. Wawancara merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menggali dan mendapat informasi akurat langsung kepada orang yang menguasai atau berkompeten dengan objek yang akan diperoleh datanya. Wawancara dilakukan dengan Ahmad Shidqi, S.Th.I, M.Hum selaku ketua KPU, M. Syoleh H selaku arsiparis KPU, Tukinah staf KPU, dan Suharyanto, S.Sos selaku Kasubbag Teknis KPU Kabupaten Sleman. D. Tinjauan Pustaka Untuk mendukung pelaksanaan praktik, terutama untuk pemahaman dasar dan aplikasi dalam penataan arsip dinamis inaktif, diperlukan beberapa bahan pustaka yang dipilih secara selektif dengan berbagai pertimbangan. Pertimbangan yang utama yaitu pemilihan bahan pustaka yang sesuai dan relevan dengan tema yang diambil. Hal ini dilakukan untuk mengungkap dasar teoritis terhadap masalah yang ada serta memberi dasar dan mengembangkan uraian dari suatu
8 kerangka penulisan sehingga memudahkan dan membantu menginterpretasikan hasil pengolahan data. Buku pertama yang digunakan berjudul Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi, yang ditulis oleh Basir Barthos di Jakarta, diterbitkan oleh PT. Bumi Aksara di Jakarta tahun 2009. Buku tersebut berisi tentang dasar-dasar kearsipan. segala ketentuan-ketentuan kearsipan dibahas dan disajikan dengan jelas dalam buku ini. Mulai dari terciptanya arsip sampai pada tahap penyusutan arsip dibahas dalam buku ini. Bab yang relevan dengan tema yang diambil yaitu dua bab, lima dan enam yang sangat berguna untuk membantu penulis dalam memperdalam pemahaman mengenai arsip dinamis inaktif, karena dalam bab tersebut secara khusus membahas mengenai pengelolaan arsip dinamis inaktif. Buku kedua yang digunakan berjudul Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen, yang ditulis oleh Sulistyo Basuki di Jakarta, diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama tahun 2003. Secara umum buku ini menjelaskan secara lengkap dan mendalam mengenai pengelolaan arsip dinamis baik dinamis aktif maupun dinamis inaktif. Dengan metode penyajian yang terrinci dan sistematis, pembaca dapat mengetahui dan memahami mengenai manajemen arsip dinamis dengan baik dan benar. Buku ini menjelaskan secara khusus mengenai arsip dinamis dengan lebih jelas sehingga memudahkan dalam memahami isi dari buku tersebut. Buku ini memiliki 6 bagian pokok pembahasan. Bagian pertama menjelaskan mengenai konsep dasar yang membahas garis besar dari arsip dinamis, mulai dari definisi
9 hingga fungsi arsip dinamis. Bagian kedua menjelaskan tentang arsip dinamis aktif, bagian ketiga tentang administrasi program manajemen arsip dinamis, bagian keempat penjelasan arsip dinamis inaktif, bagian kelima tentang arsip statis, dan bagian keenam penjelasan arsiparis dinamis dan masyarakat. Dari keenam bagian yang terdapat dalam buku tersebut, bagian yang paling relevan dengan tema yang diambil yaitu bagian empat, pada bagian empat menjelaskan secara khusus mengenai arsip dinamis inaktif yang meliputi penyimpanan, fasilitas, dan cara pemilihan metode dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif. Selain itu pembahasan di bagian ini juga memberikan pengertian bagaimana penulis mampu menyikapi keberadaan arsip dinamis inaktif, sehingga penulis bisa memperlakukan arsip dinamis inaktif dengan baik sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Buku ketiga adalah Manajemen Kearsipan Modern (dari konvensional ke basis komputer) karangan Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. Dicetak pertama tahun 2005 dan diterbitkan oleh Gava Media Yogyakarta. Dalam buku tersebut terdapat 13 bab. Keseluruhan buku ini menawarkan tentang sistem kearsipan modern dengan mengandalkan teknologi modern untuk membantu pengelolaan kearsipan. Buku ini dipilih karena menjelaskan tentang ruang lingkup kearsipan, jenis-jenis arsip, pengelolaan arsip dalam manajemen kearsipan, menguraikan tentang sistem-sistem penyimpanan arsip, perlengkapan kearsipan, sehingga pengelolaan arsip dinamis inaktif akan sesuai dengan kaidah kearsipan yang benar mulai dari penanganan arsip, pengendalian arsip hingga penyusutanya. Buku ini juga dapat menunjang pemahaman dalam pengelolaan arsip baik secara
10 konvensional maupun secara elektronik atau berbasis komputer sehingga aspek teknologi yang ada dalam kearsipan dapat membantu berjalanya manajemen kearsipan secara efektif dan efisien. Buku keempat yang digunakan berjudul Information and Image Management A Record System Approach, 3rd karangan Betty R. Ricks, Aim J. Swafford dan Koy F. Gow, diterbitkan di Cincinati-Ohio tahun 1992 oleh South- Western Publishing. Buku ini memuat mengenai garis besar ilmu kearsipan. selain terdapat dasar-dasar kearsipan yang disajikan dengan jelas karena dilengkapi dengan ilustrasi gambar. Secara garis besar menjelaskan tentang sistem kearsipan secara menyeluruh dan dilengkapi dengan ilustrasi gambar-gambar untuk menambah pemahaman tentang kearsipan. Bagian yang relevan dengan tema yang diambil terdapat dalam bagian kesepuluh, di dalamnya menjelaskan mengenai inactive record management atau manajemen arsip inaktif. E. Sistematika Penulisan Laporan Untuk membantu pembaca dalam memahami Laporan Tugas Akhir ini, penulis membagi Laporan Tugas Akhir ini ke dalam empat bab. Keempat bab merupakan satu kesatuan tema yang tidak bisa dipisahkan, karena keempatnya akan saling memiliki keterkaitan. Bab I merupakan pendahuluan yang di dalamnya berisi 5 subbab yaitu latar belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan, metode pengumpulan data, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan tugas akhir. Latar belakang dan permasalahan merupakan deskripsi yang mendasari dilaksanakannya
11 praktik kerja lapangan. selanjutnya dirumuskan permasalahan-permasalahan yang muncul dalam pengelolaan arsip dinamis inaktif di KPU Kabupaten Sleman. Tujuan PKL memuat maksud serta manfaat yang diperoleh selama proses pelaksanaan praktik. Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis yaitu dengan studi pustaka, observasi dan wawancara untuk melengkapi data yang belum lengkap. Untuk lebih memperdalam pemahaman terhadap tema yang di ambil penulis melakukan tinjauan pustaka dengan menggunakan beberapa buku yang relevan dengan tema yang diambil, sehingga data yang diperoleh dapat melengkapi dan mendukung pelaksanaan praktik dan penyusunan laporan tugas akhir. Bab II menjelaskan tentang gambaran umum Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman, mulai dari sejarah pembentukan instansi, tugas dan fungsi Komisi pemilihan umum. Terakhir menjelaskan mengenai struktur organisasi KPU Kabupaten Sleman. Bab III adalah pokok pembahasan dari laporan tugas akhir yaitu Pengelolaan Arsip Dinamis Inaktif di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman. Bab IV yaitu penutup yang berisi kesimpulan dan saran. Menyimpulkan tentang hasil PKL dan saran-saran yang dapat digunakan untuk mengembangkan kearsipan khususnya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip dinamis inaktif yang ada di Komisi Pemilihan Umum Kabupaten Sleman.