Kasus : Anda bekerja di perusahaan GigaBit Solution sebagai seoarng sistem analis. Perusahaan Anda kedatangan Bp Teddy dari Perpustakaan Daerah Semarang. Pak Teddy menceritakan bahwa selama ini, Perpustakaan yang dikelolanya belum memanfaatkan IT. Jumlah koleksi bukunya semakin bertambah banyak dan jumlah pengunjung juga terus bertambah. Para pengunjung mengeluahkan rendahnya kualitas pelayanan mulai dari proses pendaftaran, proses peminjaman buku, pengembalian sampai perhitungan denda. Karena belum memanfaatkan IT, maka pencarian katalog buku sulit dilakukan. Rendahnya kualitas pelayanan pada perpustakaan tersebut juga berdampak pada pengembalian buku yang tidak tepat waktu oleh pengunjung. Lakukan analisis PIECES berdasarkan issue diatas! Solusi : 1. Buatlah struktur organisasi di Instansi setempat. Sebagai seorang sistem analis, Kita harus paham hal-hal yang berhubungan dengan struktur organisasi, visi, misi, dan aturan birokrasi di Instansi tersebut. Apabila sebelumnya kita belum paham, jangan malu untuk bertanya langsung. 2. Buatlah workflow (alur kerja) di Instansi setempat. Hati-hati, potensi kegagalan proyek cukup besar disebabkan karena adanya kesalahpahaman terhadap alur kerja. Tahap ini mengukur kemampuan kita seberapa jauh kita memahami lingkungan kerja di Instansi setempat. 3. Lakukan analisis kelemahan menggunakan PIECES per bagian origanisasi atau departemen. Apabila kebetulan di Instansi tersebut belum menggunakan S.I., maka yang di analisis adalah potensi kelemahan saat bekerja secara manual/konvensional. Sedangkan apabila (sebelumnya) di Instansi tersebut sudah menggunakan S.I., lakukan analisis terhadap kelemahan sistem yang digunakaan saat itu. Jangan lupa, berikan peluang solusinya setiap kali menemukan issue/masalah. 1
Segala sesuatu yang kita temukan di bagian peluang solusi, dapat diturunkan (di eksplorasi lebih jauh) menjadi kebutuhan fungsional dan non-fungsional untuk sistem yang akan dibangun. Kebutuhan fungsional misalnya fitur-fitur yang bisa dimunculkan pada sistem (yang baru). Kebutuhan non-fungsional merupakan catatan-catatan yang bisa disampaikan secara langsung kepada pihak Instansi, untuk memperbaiki kinerjanya atau membuat kebijakan baru. Struktur organisasi perpustakaan Kepala perpus Bagian Sirkulasi Bagian Pengadaan Bagian Event Bagian Entri Buku Bagian Administrasi Tugas dan peran 1. Kepala Perpustakaan : Bertanggung jawab penuh terhadap pertumbuhan Perpustakaan 2. Bagian Sirkulasi : Bertanggung jawab terhadap aktifitas peminjaman dan pengembalian 3. Bagian Entri Buku : Bertugas memasukkan katalog buku baru 4. Bagian Pengadaan : Bertugas mengusulkan dan menambah koleksi buku terbaru 5. Bagian Administrasi : Bertugas terhadap aktifitas-aktifitas administratif 6. Bagian Event : Bertanggung jawab mengelola acara-acara rutin maupun acara penting lainnya. 2
Workflow aktifitas Pengunjung non Anggota Pengunjung Anggota Departemen/bagian Bag administrasi Bag. sirkulasi Entry buku 1. datang ke perus mengisi formulir pendafaran 2. menerima form dari calon anggota. pendaftaran 3. mencatat kedalam buku anggota 4. membuatkan kartu anggota dan menyerahkan tanda bukti pendaftaran 5. menerima tanda bukti pendaftaran peminjaman 1. melakukan pencarian langsung di Rak Buku 2. mengambil beberapa buku untuk dipinjam 3
Pengembalian 3. menyerahkan kartu anggota serta bukubuku yang akan dipinjam untuk di catat petugas 8. menerima bukti peminjaman 1. datang ke perpustakaan 4. melakukan pengecekan status anggota (masih meminjam buku atau tidak) 5. mencatat bukubuku yang akan dipinjam kedalam buku catatan peminjaman. 6. menentukan tanggal pengembalian buku 7. menyerahkan bukti peminjaman ke anggota 4
Penambahan Koleksi Buku membawa buku yang akan dikembalikan 4. membayarkan denda (jika terlambat) 5. melayani pembayaran denda (jika terlambat) 2. melakukan pengecekan apakah ada denda atau tidak 3. memperbarui catatan peminjaman buku 1. memasukkan informasi buku kedalam sistem 5
Analisis PIECES Faktor Departemen Tugas masalah Hasil Analisis Peluang solusi Performance Bagian administrasi Mengerjakan aktifitas2 yang berkaitan dengan pendaftaran, pnecatatan dan aktifitas administrasi lainnya Pendaftaran anggota secara manual (menulis form, menyalin ke buku catatana anggota dst) mememrlukan waktu 5-10 menit. 1. Dibuat sistem pendaftaran berbasis komputer. Calon anggota tinggal memasukkan data melalui sebuah aplikasi sistem perpustakaan. 2. Dibuat sistem pendaftaran online, sehingga pengunjung dapat mendaftarkan diri sebagai anggota melalui rumahnya masing-masing. Selanjutnya perlu datang ke perpustakaan untuk menyerahkan bukti pendaftaran online sambil mengambil kartu anggota. Anggota (baru) perlu menunggu 2-3 hari untuk mendapatkan kartu anggota. 1. Jika memang secara prosedur tidak bisa dipercepat, maka (untuk sementara waktu) kartu anggota bisa digantikan dengan QR code yang didapatkan langsung selesai melakukan pendafaran. 2. QR code bisa dicetak kedalam kertas atau ditunjukkan melalui layar smartphone Kartu anggota masih Kartu anggota dicetak menggunakan kartu berteknologi NFC. Setiap kartu memiliki id unik. 6
Bagian Sirkulasi Mengerjakan aktifitas seputar sirkulasi buku (peminjaman dan pengembalian) Information Bagian Sirkulasi Mengerjakan aktifitas seputar sirkulasi buku (peminjaman dan pengembalian) menggunakan kertas sehingga mudah rusak. Selama ini, anggota harus meninggalkan kartu identitas sebagai jaminan. Petugas harus menulis kedalam buku catatan halhal berkaitan dengan peminjaman seperti judul buku yang dipinjam, kapan harus dikembalikan, siapa yang meminjam. Karena selama ini tidak menggunakan komputer, informasi yang berkaitan dengan 7
jumlah ketersediaan buku tidak uptodate. Informasi tanggal pengembalian buku seringkali tidak diperhatikan sehingga frekuensi keterlambatan pengembalian buku sangat tinggi. Dibuat sistem reminder berbasis teknologi sms gateway atau push notification pada smartphone (anggota perlu menginstal sebuah aplikasi kedalam smartphone mereka). Pencarian katalog buku dilakukan secara manual dari rak satu ke rak lainnya 1. Dibuat sistem informasi dengan fasilitas pencarian buku 2. Dibuat aplikasi mobile sehingga pengunjung memungkinkan untuk melakukan pencarian dan booking buku dari luar perpustakaan. Economy Bagian administrasi Melakukan aktifitas berkaitan dengan pembayaran pendaftaran anggota dan pembayaran denda Penghitungan denda dan pencatatan pembayaran dilakukan secara manual, rentan terjadi manipulasi. Dibuat sistem informasi dengan fitur penghitungan denda secara otomatis (by system) dihitung sejak tanggal seharusnya kembali. Transaksi pembayaran tercatat dengan jelas, siapa petugas yang menerima pembayaran 8
Control - - - - Efficient - - - - Service Bagian event Melakukan aktifitas berkaitan dengan penyelenggaraan acara, memberi pengumuman atau feedback dari pengunjung Pengumuman acara-acara di lingkungan perpustakaan dilakukan secara manual dengan memasang poster di papan pengumuman untuk menyampaikan feedback, pengunjung harus datang ke perpustakaan Dibuat sebuah aplikasi mobile android dengan teknologi push notification sehingga apabila ada pengumuman, para anggota perpustakaan bisa langsung mendapatkan informasinya. Atau pengumuman-pengumuman diinfokan ke para anggota melalui email/sms Dibuat sebuah sistem dengan fitur kolom feedback atau bahkan (kalau perlu) dilengkapi dengan fasilitas chating 9