KAJIAN SISTEM MANAJEMEN TERPADU (ISO 9001:2000 DAN ISO 22000:2005) DI PERUSAHAAN GULA RAFINASI MELALUI MAGANG DI PERUSAHAAN JASA KONSULTASI, PREMYSIS CONSULTING, JAKARTA HANS PUTRA KELANA F24104051 2009 DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
KAJIAN SISTEM MANAJEMEN TERPADU (ISO 9001:2000 DAN ISO 22000:2005) DI PERUSAHAAN GULA RAFINASI MELALUI MAGANG DI PERUSAHAAN JASA KONSULTASI, PREMYSIS CONSULTING, JAKARTA SKRIPSI Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan HANS PUTRA KELANA F24104051 2009 DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR
HANS PUTRA KELANA. F24104051. Kajian Sistem Manajemen Terpadu (ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005) di Perusahaan Gula Rafinasi Melalui Magang di Perusahaan Jasa Konsultasi, Premysis Consulting, Jakarta. Di bawah bimbingan Dr. Ratih Dewanti-Hariyadi, MSc dan Tjahja Muhandri, MT. ABSTRAK Isu keamanan pangan kerap menjadi sesuatu yang disepelekan perusahaan pangan tetapi akan berdampak besar ke bisnis perusahaan tersebut jika sampai terjadi. Jaminan keamanan pangan merupakan persyaratan dasar untuk seluruh aktivitas yang meliputi rantai pangan, seperti produksi, distribusi, sampai konsumsi. Selain itu, setiap orang adalah pelanggan yang sangat mencari dan menghargai mutu dari sebuah produk. The International Organization for Standardization (ISO) menjawab kebutuhan perusahaan tersebut dengan mengeluarkan produk berupa sistem manajemen mutu (ISO 9001:2000) dan sistem manajemen keamanan pangan (ISO 22000:2005). Kegiatan magang ini memiliki enam tujuan yang sistematis. Tujuan tersebut yaitu: (1) mempelajari Hazard Analysis Critical Control Points (HACCP), standar sistem manajemen ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, (2) melakukan identifikasi kesesuaian dan menganalisis ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu milik perusahaan gula rafinasi dengan standar mutu dan keamanan pangan internasional ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, (3) melakukan pemeriksaan ketidaksesuaian implementasi sistem manajemen terpadu yang ada di perusahaan gula rafinasi dengan acuan standar mutu (ISO 9001:2000) dan keamanan pangan (ISO 22000:2005), (4) menyusun solusi alternatif bagi ketidaksesuaian implementasi sistem manajemen terpadu milik perusahaan gula rafinasi, (5) melakukan verifikasi keberhasilan solusi alternatif yang diberikan, dan (6) memberikan solusi alternatif tahap kedua atas ketidaksesuaian yang ditunjukkan hasil verifikasi. Melalui tujuan-tujuan tersebut diharapkan tulisan ini dapat digunakan sebagai salah satu sumber informasi dan pembelajaran praktis bagi akademisi maupun praktisi industri pangan dalam mengenal sistem manajemen terpadu berbasis ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005. Pelaksanaan magang dilakukan di tiga tempat. Tempat pertama di Perusahaan Jasa Konsultasi, Premysis Consulting, Jakarta. Tempat kedua di kantor pusat PT Gula Rafinasi A, Jakarta. Tempat ketiga di pabrik PT Gula Rafinasi A, Cilegon. Secara garis besar, pelaksanaan magang dilakukan dengan tiga tahapan, yaitu kajian sistem HACCP, ISO 9001:2000, dan ISO 22000:2005, tinjauan umum perusahaan tempat magang, dan kajian penerapan sistem manajemen terpadu (ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005) di perusahaan gula rafinasi. Hasil analisis HACCP, ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 menunjukkan keterkaitan antara ketiga sistem ini. HACCP merupakan sistem analisa bahaya yang dapat dimanfaatkan untuk mengendalikan titik-titik kritis di dalam proses pangan. ISO mengintegrasikan HACCP ke dalam ISO 22000:2005 dan menjadikannya sebagai salah satu elemen kunci penerapan ISO 22000:2005. ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 memiliki keterkaitan berupa perbedaan dan persamaan sistem ini bagi sebuah organisasi. Kelima bagian utama pada ISO
9001:2000 dan ISO 22000:2005 yang dapat diintegrasikan adalah saasaran dan kebijakan, wakil manajemen, pengendalian dokumen dan catatan, audit, dan tinjauan manajemen. Kajian tahap pertama sistem manajemen terpadu di PT Gula Rafinasi A dengan menggunakan tabel ketidaksesuaian menunjukkan PT Gula Rafinasi A masih belum memenuhi persyaratan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 secara penuh. Hasil identifikasi menunjukkan terdapat 4 ketidaksesuaian sistem manajemen mutu berdasarkan ISO 9001:2000. Selain itu, hasil identifikasi menunjukkan 5 ketidaksesuaian sistem manajemen keamanan pangan berdasarkan ISO 22000:2005. Ketidaksesuaian yang ada berusaha diselesaikan dengan penyusunan solusi alternatif bersama antara tim konsultan Premysis dengan tim mutu dan keamanan pangan PT Gula Rafinasi A. Solusi alternatif yang telah disusun dicoba diimplementasikan dan diamati tiga bulan berikutnya. Setelah tiga bulan, dilakukan verfikasi sistem manajemen terpadu PT Gula Rafinasi A. Solusi alternatif yang disusun mampu menyelesaikan 4 ketidaksesuaian sistem manajemen mutu dan 3 ketidaksesuaian manajemen keamanan pangan. Selain itu, hasil verifikasi menunjukkan terdapat 2 ketidaksesuaian manajemen keamanan pangan yang baru teridentifikasi di pabrik PT Gula Rafinasi A. Selanjutnya, solusi alternatif tahap kedua disusun untuk menyelesaikan 2 ketidaksesuaian lama dan 2 ketidaksesuaian baru untuk sistem manajemen keamanan pangan. Secara keseluruhan, PT Gula Rafinasi A telah menerapkan sistem manajemen terpadu berbasis ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005.
I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang Isu keamanan pangan kerap menjadi sesuatu yang disepelekan perusahaan pangan tetapi akan berdampak besar ke bisnis perusahaan tersebut jika sampai terjadi. Jaminan keamanan pangan merupakan persyaratan dasar untuk seluruh aktivitas yang meliputi rantai pangan, seperti produksi, distribusi, sampai konsumsi. Hal ini menjadi perhatian karena setiap orang memiliki hak yang sama untuk mengkonsumsi pangan yang aman bagi kesehatannya. Selain itu, setiap orang adalah pelanggan yang sangat mencari dan menghargai mutu dari sebuah produk. Perusahaan yang baik akan berusaha menjaga dan meningkatkan mutu produk sesuai yang diharapkan konsumennya. Kepuasan pelanggan adalah ukuran yang penting bagi perusahaan dalam menjaga bisnisnya dan melakukan siklus perbaikan berkelanjutan. Perbaikan secara berkelanjutan, peningkatan kinerja dan mutu, dan pelaksanaan bisnis dengan jaminan keamanan pangan merupakan kebutuhan bagi setiap perusahaan pangan saat ini. The International Organization for Standardization (ISO) menjawab kebutuhan perusahaan tersebut dengan mengeluarkan produk berupa sistem manajemen mutu (ISO 9001:2000) dan sistem manajemen keamanan pangan (ISO 22000:2005). ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 adalah perangkat sistem manajemen yang memberikan jaminan proses terkendali, dinamis, dan terstandarisasi internasional yang efektif dalam meningkatkan kinerja dan keuntungan perusahaan. ISO mengadopsi Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) ke dalam ISO 22000:2005. Hal ini dikarenakan HACCP telah diakui sebagai perangkat yang efektif untuk mengendalikan keamanan pangan. Pengetahuan tentang HACCP, khususnya terkait 12 langkah penerapan meliputi 7 prinsip telah diperkenalkan secara luas pada praktisi industri pangan di berbagai belahan dunia. Penerapan HACCP bisa diterapkan di dalam rantai produksi pangan, mulai dari produsen utama bahan baku pangan (pertanian),
penanganan, pengolahan, distribusi, pemasaran, sampai dengan pengguna akhir. Berdasarkan pertimbangan di atas, pelaksana magang berusaha membantu menyediakan informasi pembelajaran memadukan penerapan ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005 dalam industri pangan bagi pihak lain yang membutuhkan seperti praktisi industri maupun akademisi. Penerapan sistem manajemen yang terstandarisasi dan efektif merupakan kebutuhan bagi semua pihak yang terlibat dalam perusahaan pangan. Melalui laporan kegiatan magang ini diharapkan dapat menumbuhkan cara berpikir baru bagi setiap orang yang ingin tahu mengenai penerapan standar internasional di dalam perusahaan pangan. B. Tujuan Tujuan dilakukan kegiatan magang di PT Premysis Consulting, Jakarta adalah (1) mempelajari HACCP, standar sistem manajemen ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, (2) melakukan identifikasi dan analisis ketidaksesuaian sistem manajemen terpadu milik perusahaan gula rafinasi dengan standar mutu dan keamanan pangan internasional ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005, (3) melakukan pemeriksaan ketidaksesuaian implementasi sistem manajemen terpadu yang ada di perusahaan gula rafinasi dengan acuan standar mutu (ISO 9001:2000) dan keamanan pangan (ISO 22000:2005), (4) menyusun solusi alternatif bagi ketidaksesuaian implementasi sistem manajemen terpadu milik perusahaan gula rafinasi, (5) melakukan verifikasi keberhasilan solusi alternatif yang diberikan, dan (6) memberikan solusi alternatif tahap kedua atas ketidaksesuaian yang ditunjukkan hasil verifikasi. C. Manfaat Manfaat hasil laporan magang ini adalah sebagai salah satu sumber informasi dan pembelajaran praktis bagi akademisi maupun praktisi industri pangan dalam mengenal sistem manajemen mutu dan keamanan pangan berstandar internasional, ISO 9001:2000 dan ISO 22000:2005.
II. TINJAUAN PUSTAKA A. Sistem Manajemen Mutu Juran di dalam Muhandri dan Kadarisman (2008) mendefinisikan mutu sebagai fitness for use (kecocokan atau kelayakan untuk digunakan). Hal ini dapat diartikan penggunaan akan barang atau jasa sesuai dalam pemenuhan kebutuhan konsumennya. Penjelasan fitness for use oleh Juran dapat dikaji menjadi dua bagian, yaitu quality of design (mutu rancangan) dan quality of conformance (mutu kesesuaian). Quality of design disebut sebagai mutu absolut artinya mutu yang direncanakan. Bila biaya untuk menaikkan mutu ini ditingkatkan maka dapat meningkatkan nilai jual lebih tinggi. Quality of conformance merupakan tingkat kesesuaian produk atau jasa terhadap rancangan yang sudah dibuat. Tingkat kesesuaian yang tinggi akan menurunkan biaya produksi per unit produk. Ada dua unsur mendasar tentang mutu, yaitu pengalaman pelanggan dalam mengenal mutu dan kreatifitas produsen mengenai mutu (Kolarik, 1999). Saat pelanggan melakukan pilihan, secara tidak sadar dirinya membentuk pengertian mutu. Kepuasan pelanggan menggunakan sebuah produk baik barang maupun jasa akan selalu diukur oleh dirinya sendiri yang nantinya akan menjadi sebuah ingatan dan pengalaman dalam menentukan pilihan produk selanjutnya. Bagi pihak produsen, pengalaman-pengalaman konsumen tersebut merupakan kumpulan atribut berharga yang sebisa mungkin dipenuhi agar produk yang dijual sesuai mutu yang ada di pengalaman konsumen. Produk pangan merupakan komoditas yang tidak terlepas dari konsep mutu. Berbagai atribut mutu yang melekat pada produk pangan seperti rasa, aroma, warna, tekstur, harga, dan sebagainya, merupakan faktor penentu bagi konsumen dalam menentukan pilihannya. Oleh karena itu, perusahaan pangan harus mampu secara nyata meningkatkan mutu produknya untuk memberikan kepuasan dan kepercayaan konsumen. Seiring perjalanan waktu, tidak jarang perusahaan-perusahaan lalai dalam mengendalikan mutu produknya. Pengendalian mutu menurut Juran (1995),
merupakan proses yang digunakan untuk membantu pencapaian produk dan proses sesuai dengan tujuan. Kegiatan pengendalian mutu mencakup: 1) menilai kinerja operasi yang aktual, 2) membandingkan dengan tujuan (standar) dan 3) mengambil tindakan jika terdapat perbedaan. Melalui pengendalian mutu, sebuah perusahaan selain mampu mengendalikan biaya dalam kegiatan operasional juga mampu bertahan dalam persaingan usaha dari kompetitornya. Kendala yang umum terjadi di dalam perusahaan yang belum atau tidak memiliki sistem di dalamnya adalah ketergantungan pada pihak tertentu yang menguasai konsep dan pengendalian mutu. Pengendalian disertai peningkatan mutu yang dilakukan berkesinambungan memerlukan sebuah sistem yang mampu mengaturnya. Sistem ini akan membantu perusahaan mampu mengendalikan mutunya walaupun pihak yang selama ini ahli dalam melakukan pengendalian mutu, tidak lagi berada di perusahaan tersebut. B. Standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 ISO 9001:2000 adalah sebuah standar internasional yang dibuat oleh The International Organization for Standardization (ISO) untuk memberikan panduan, arahan, dan acuan sistem manajemen mutu di dalam organisasi. Pengadopsian sistem manajemen mutu hendaknya merupakan keputusan strategis dari suatu organisasi. Perancangan dan penerapan dari sistem manajemen mutu organisasi dipengaruhi oleh kebutuhan yang bervariasi, tujuan tertentu, produk yang disediakan, proses yang digunakan, serta ukuran dan struktur dari organisasi (ISO, 2000). Menurut ISO (2008), ISO 9001:2000 memiliki delapan prinsip dalam memberikan standar sistem manajemen mutu, yaitu: 1) fokus ke pelanggan, 2) kepemimpinan, 3) pelibatan semua pihak, 4) pendekatan proses, 5) pendekatan sistem ke manajemen, 6) perbaikan berkelanjutan,
7) pendekatan faktual untuk pengambilan keputusan, dan 8) hubungan saling menguntungkan dengan pemasok. Kedelapan prinsip tersebut menyediakan kerangka bekerja yang ilmiah dan sistematis bagi manajer senior untuk menjalankan organisasinya menuju peningkatan kinerja. Prinsip-prinsip tersebut berguna dalam meningkatkan mutu suatu organisasi dan melibatkan seluruh pihak yang terkait di dalamnya. Penerapan ISO 9001:2000 tidak terlepas dari pentingnya penerapan standar. Standar memberikan kontribusi positif yang besar hampir di setiap aspek kehidupan. Menurut ISO (2008), standar memastikan karakteristik yang diinginkan untuk produk dan jasa seperti mutu, keramahan lingkungan, keamanan, keterandalan, efisiensi dan pertukaran, serta biaya ekonomis. Jika standar tidak muncul dalam suatu hal, baik itu produk maupun proses, hal ini dapat segera diketahui. Standar sistem manajemen mutu yang terdapat dalam ISO 9001:2000 memiliki tatanan yang ilmiah dalam pengaturan proses yang terdapat dalam organisasi. Standar internasional ini mengutamakan pendekatan proses dalam memberikan arahan untuk menyusun sistem manajemen mutu yang efektif. Hal ini penting, karena syarat sebuah organisasi berjalan efektif, maka organisasi tersebut harus mampu mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Kegiatan yang menggunakan sumberdaya dan dikelola untuk memungkinkan perubahan masukan menjadi keluaran dapat dianggap sebagai proses. Keuntungan yang didapat dengan menjalankan ISO 9001:2000 bagi sebuah organisasi adalah terpenuhinya kebutuhan sesuai dengan harapan organisasi dan regulasi yang berlaku. Selain itu, organisasi yang menjalankan standar internasional ini dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan terhadap kinerja dan mutu organisasi. Peningkatan kinerja dan mutu organisasi dapat menurunkan biaya produksi dan meningkatkan produktivitas. ISO 9001:2000 bisa diterapkan di setiap organisasi apapun. Standar sistem ini memiliki ruang lingkup yang luas karena menekankan kepada sistem manajemen mutu. Makna mutu berlaku universal di seluruh bidang usaha apapun. Standar ini tidak menyiratkan harus terjadi keseragaman sistem
manajemen mutu maupun dokumentasinya. Sebagai acuan tambahan, standar ini menggunakan beberapa aturan seperti peraturan pemerintah ataupun persyaratan pelanggan. Penerapan ISO 9001:2000 memerlukan persiapan yang matang untuk suatu organisasi dalam mewujudkan kerangka kerja sistem manajemen mutu. Saat yang tepat bagi sebuah organisasi dalam menerapkan standar internasional ini adalah ketika organisasi telah siap memajukan dan mengembangkan usahanya. Hal ini disebabkan, perubahan di dalam dunia usaha selalu dinamis dan menuntut setiap organisasi untuk selalu bergerak maju. Perubahan tersebut mengharuskan organisasi memiliki suatu kerangka berpikir yang mantap untuk senantiasa mengutamakan mutu. C. Sistem Manajemen Keamanan Pangan Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1996 Tentang: Pangan, keamanan pangan adalah kondisi dan upaya yang diperlukan untuk mencegah pangan dari kemungkinan cemaran biologis, kimia, dan benda lain yang dapat mengganggu, merugikan, dan membahayakan kesehatan manusia. Pangan bersifat sensitif terhadap kesehatan manusia karena pangan dikonsumsi setidaknya tiga kali dalam sehari. Selama pengolahan mulai dari hulu sampai hilir terdapat berbagai ancaman bagi pangan yang bisa menyebabkan gangguan kesehatan bagi konsumen. Sementara itu, Codex Alimentarius Commission (2003) menyatakan keamanan pangan adalah jaminan bahwa pangan tidak akan menyebabkan bahaya bagi konsumen ketika disiapkan dan/atau dimakan berdasarkan tujuan penggunanya. Bahaya yang mungkin timbul selama proses persiapan, pengolahan, sampai penyajian pangan disebabkan adanya kontaminasi, reaksi yang timbul selama pengolahan, dan kesalahan penanganan pangan. Hariyadi (2008) memiliki pandangan lain dengan mengelompokkan keamanan pangan menjadi dua bagian, yaitu keamanan bagi tubuh (safety for body) dan keamanan bagi keyakinan (safety for mind). Tinjauan keamanan pangan bagi tubuh (safety for body) setidaknya meliputi tiga aspek utama, yaitu mikrobiologi, fisik, dan kimia. Keamanan bagi tubuh bila dijabarkan lagi