RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI ASSET MANAGEMENT MILIK YAYASAN PENDIDIKAN TELKOM
Latar Belakang Inventarisasi terhadap peralatan sangat penting mengingat peralatan adalah investasi. Sebagai sebuah institusi, Yayasan Pendidikan Telkom memiliki beberapa unit bisnis yang tentunya memiliki banyak barang aset yang harus dikelola. Pengelolaan eksisting masih manual
Masalah Penginputan data, saat ini masih banyak proses penginputan data dilakukan secara manual. Dengan sistem input manual memungkinkan terjadinya kesalahan pencatatan serta membutuhkan waktu yang lama untuk mencari kembali datadata tersebut. Penyimpanan data arsip pun menjadi riskan akan hilang. Bagian logistik tidak mengetahui secara cepat apakah peralatan yang dibeli sudah digunakan atau belum (inventory), posisi terakhir barang ada dimana dll.
Masalah Penghitungan depresiasi dan nilai buku terhadap peralatan yang dimiliki tidak dapat secara langsung diketahui. Pengecekan berkala (stock opname) membutuhkan waktu yang lama karena masih harus mencocokkan data-data pada dokumen barang dan bukti fisik.
Solusi Untuk mengatasi masalah diatas perlu disusun suatu aplikasi untuk mengurangi beban kerja petugas inventarisasi. Penggunaan sistem barcode dapat menjadi salah alternatif sebagai suatu tools/peralatan untuk menunjang sistem inventarisasi. Dengan sistem barcode proses pengecekan akan menjadi lebih mudah. Hal ini dikarenakan petugas hanya perlu men-scan label pada setiap peralatan untuk melakukan pengecekan peralatan
Deskripsi Sistem Secara singkat sistem informasi ini akan mempermudah dalam penginputan, pengecekan, pencarian data aset. Data pada dokumen berita acara penerimaan barang / aset dibuat dalam basis data meliputi tabel informasi peralatan, tabel dasar permintaan barang tersebut serta tabel pengguna (user) yang ingin melihat, menginput ataupun memperbaiki data. Setiap dokumen hasil input dibubuhi barcode yang dicetak pada hasil input tersebut dan barcode ini pula ditempelkan pada aset / peralatan sehingga ketika melakukan pengecekan (stock opname) cukup membawa scanner barcode saja.
Konsep Teknis Sistem aplikasi inventarisasi peralatan mempunyai dua peranan, yang pertama adalah untuk mendukung sistem pengecekan barang / aset yang kedua adalah untuk meringankan beban operator dalam melakukan penginputan data peralatan dan pembuatan Berita Acara Uji dan Serah Terima. Dengan aplikasi ini administrator (dalam hal ini bagian logistik) dengan mudah melakukan pengecekan dan hanya dibutuhkan satu kali penginputan data peralatan untuk membuat Berita Acara Uji dan Serah Terima dan menyimpan data dalam database peralatan.
Konsep Teknis Aplikasi ini dibuat dalam dua program, program server dan client. Program server memberikan keleluasaan administrator dalam mengelola data dan menentukan user. Kedua adalah program client, program ini dibuat berbasis web sehingga dapat dijalankan di seluruh tempat yang mempunyai komputer dan terhubung dengan jaringan.
Konsep Teknis Aplikasi ini bukan untuk umum, penambahan dan penghapusan user hanya dapat dilakukan oleh administrator dengan program server, untuk itu user harus mendapat ijin dari bagian logistik untuk mengakses program client. User diberikan tingkat penggunaan untuk memisahkan data yang dapat dilihat.
User Profile User mempunyai level authoritas yang berbeda, setiap level mempunyai kemampuan yang berbeda. ADMIN Merupakan user dengan tingkat otorisasi yang paling tinggi. User ini yang akan menggunakan program server. Mempunyai wewenang dalam menentukan useruser lain. Dapat melakukan pengubahan terhadap data. User Hanya dapat melihat data peralatan dan permintaan dibawah tanggung jawabnya.
Sistem Leveling Level1 Hanya dapat melihat data peralatan dan permintaan keseluruhan. Level2 Hanya dapat melihat data peralatan dibawah Rp. 100.000.000. Level3 Hanya dapat melihat data peralatan dibawah Rp. 20.000.000. Level4 Hanya dapat melihat data peralatan dibawah Rp. 5.000.000.
Jadwal Tahapan Kegiatan implementasi asset management di STT TELKOM No. Kegiatan 1 2 3 Minggu ke 4 5 6 7 8 1 Inventarisasi asset yang dimiliki 2 Pemrograman Data base, Interface Input data dan web 3 implementasi