BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN III.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Analisa sistem yang berjalan bertujuan untuk mengidentifikasi serta melakukan evaluasi terhadap sistem yang telah ada pada perusahaan. Analisa dilakukan agar dapat menemukan masalah-masalah dalam pengolahan sistem produksi yang menjadi kendala dalam mengolah data pemesanan hingga data penjualan. Adapun analisis sistem ini meliputi input, proses dan output yang dijabarkan sebagai berikut : III.1.1. Analisa Input Analisis data ini akan menganalisa beberapa dokumen yang digunakan dalam proses input (masukan) sistem informasi penjualan barang melalui home delivery pada PT. Fast Food Indonesia Tbk. 1. Dokumen masukan katalog barang Dokumen masukan katalog barang merupakan media untuk memasukkan data katalog barang. Bentuk Dokumen masukan katalog barang sistem yang sedang berjalan dapat di lihat pada gambar III.1 berikut ini : 33
34 Daftar Harga Produk Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Satuan Gambar III.1. Formulir masukan katalog barang 1. Dokumen masukan pemesanan barang Dokumen masukan pemesanan barang merupakan media untuk memasukkan transaksi pemesanan. Bentuk masukan pemesanan barang dapat dilihat pada gambar III.2 berikut ini Hari : Tanggal : Daftar Pemesanan Barang No.Pesan Tanggal Nama Pelanggan Alamat Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah Total Gambar III.2. Formulir masukan pemesanan barang
35 2. Dokumen Masukan Buku Kas Pembantu Dokumen masukan buku kas pembantu merupakan form untuk mencatat data kas pembantu. Bentuk Dokumen masukan buku kas pembantu sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar III.3 berikut ini Hari : Tanggal : Daftar Penjualan Barang No.Pesan Tanggal Nama Pelanggan Alamat Kode Barang Nama Barang Satuan Harga Satuan Jumlah Total Gambar III.3. Formulir masukan buku kas pembantu III.1.2.Analisa Proses Analisis proses dari sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pelanggan memulai aktivitasnnya dengan memesan makanan kemudian pelanggan akan membayar sesuai dengan makanan yang dipesan lalu pelanggan akan menerima makanan yang dipesan berserta struk. Pelanggan yang melakukan pemesanan melalui call center(delivery service) dengan menghubungi ke nomor 14022 kemudian pelanggan melakukan pemesanan, setelah itu pelanggan akan menunggu pesanan yang akan dikirimkan, setelah pesanan datang pelanggan akan menerima pesanan sesuai yang dipesan beserta struk.
36 b. Bagian penjualan melakukan aktivitas mengirimkan pesanan ke pelanggan yang melakukan pemesanan melalui call center. c. Call center memulai aktivitas pertamanya dengan mencatat pemesanan kemudian call center akan memberikan daftar pesanan serta struk kepada bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan akan mencetak struk dan memberikan surat jalan kepada anggota bagian penjualan yang disebut juga sebagai Rider yang akan mengirimkan pesanan berdasarkan catatan yang diterima dari call center. Kemudian daftar pesanan yang diantarkan oleh rider kepada pelanggan dalam bentuk barang dan daftar barang serta struk pembayaran diserahkan langsung di tempat yang telah ditetapkan sebelumnya oleh pelanggan melalui call center tersebut. Kemudian pelanggan akan menerima bukti pembayaran dan juga sekaligus membayarkan sejumlah uang sesuai dengan daftar pembelanjaan pesanannya. Setelah itu rider yang sudah kembali akan langsung menyetorkan pembayaran yang telah diterima dan langsung membuat laporan. d. Pimpinan mempunyai aktivitas menerima laporan pemesanan, laporan pengiriman, laporan pembayaran dari bagian penjualan. Untuk memperjelas prosedur sistem yang sedang berjalan, maka digambar Flow of Document seperti gambar III.4 berikut ini
37 Flow Of Document Sistem Informasi Penjualan Yang Sedang Berjalan Pada PT.Fast Food Tbk. Pelanggan Call Center Bagian Penjualan Pimpinan Start Mencatat Pesanan Daftar Pesanan Memesan Melalui Call Center Daftar Pesanan Membuat Struk Dan Surat Jalan Daftar Pesanan Mengirim Pesanan Struk Pembayaran Struk Pembayaran Surat Jalan Daftar Pesanan Membayar Pembayaran Penyetoran Menyetor Pembayar an Membuat laporan Laporan Pemesanan Laporan Pengiriman Laporan Pemesanan Laporan Pengiriman Laporan Pembayaran Laporan Pembayaran Gambar III.4. Flow Of Document sistem yang sedang berjalan End
38 III.1.3. Analisis Output Selain dokumen masukan, diuraikan juga dokumen keluaran yang dihasilkan oleh sistem yang terdiri dari : 1. Laporan Katalog Barang Laporan Katalog Barang merupakan media untuk menampilkan data Katalog Barang. Bentuk laporan Katalog Barang dapat dilihat pada gambar III.5 berikut ini. Gambar III.5. Tampilan output katalog barang sistem yang sedang berjalan 2. Laporan Pemesanan Laporan pemesanan merupakan media untuk menampilkan data pemesanan pada sistem yang sedang berjalan. Bentuk laporan pemesanan dapat dilihat pada gambar III.6 berikut ini
39 Gambar III.6. Tampilan output pemesanan sistem yang sedang berjalan 3. Laporan Pengiriman Laporan pengiriman merupakan media untuk menampilkan data Pengiriman pada sistem yang sedang berjalan. Bentuk laporan pengiriman sistem yang sedang berjalan dapat dilihat pada gambar III.7 berikut ini Gambar III.7. Tampilan output Pengiriman sistem yang sedang berjalan.
40 III.2. Evaluasi sistem yang berjalan Pada sistem yang sedang berjalan terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan. 1. Kelebihan Sistem Yang Sedang Berjalan a. Tidak menghasilkan banyak biaya seperti membeli perangkat komputer. b. Laporan disusun masing-masing bagian dan setiap laporan yang diterima oleh setiap kepala bagian diperiksa terlebih dahulu. 2. Kelemahan Sistem Yang Sedang Berjalan a. Adanya kesalahan dalam Pencatatan Data. Karena proses penggajian masih secara manual maka sering terjadi kesalahan dalam melakukan perhitungan pembelian dan penjualan. Hal ini dapat memperlambat proses penginformasian data dan merugikan perusahaan. b. Penggunaan buku yang memboroskan biaya. Karena semua data dicatat di dalam buku, maka dibutuhkan banyak buku. Hal ini dapat menyebabkan pemborosan biaya bagi perusahaan karena harus membeli buku dan peralatan lainnya. c. Pengecekan dan pencarian data mengalami kesulitan. Semua pencatatan data pembelian dan penjualan masih dicatat di dalam buku dan belum berbasis komputer. Hal ini mengakibatkan kesulitan dalam pencarian data dan pengecekan data karena terlalu banyak data yang disimpan.
41 d. Keterlambatan dalam memutakhirkan data. Karena proses masih dilakukan secara manual, sehingga proses untuk mengupdate data mengalami kesulitan. Sebagai contoh pada proses perhitungan total pembelian sering mengalami kesalahan. e. Data dan surat mengalami kerusakan atau hilang Semua data dicatat di dalam buku dan surat disimpan di dalam map. Jika hal ini terus dilakukan, maka semua data dan surat semakin lama akan mengalami kerusakan atau bahkan hilang. III.3 Desain Sistem Untuk membantu sistem informasi penjualan pada Home Delivery PT. Fast Food Indonesia,Tbk cabang Walikota Medan, pada penelitian ini dibagi menjadi dua desain, yaitu desain sistem secara global untuk penggambaran model sistem secara garis besar dan desain sistem secara detail untuk membantu dalam pembuatan sistem. III.3.1 Desain Sistem Global Pada tahap ini dilakukan desain terhadap sistem yang diusulkan secara keseluruhan. Desain sistem secara umum dapat digambarkan dengan Flow of Diagram, Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Sequence Diagram.
42 III.3.1.1 Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar dibawah ini Sistem Informasi Penjualan Pada Home Delivery PT. Fast Food Indonesia,Tbk Cabang Walikota Medan Login Home Manajer Pemesanan Bagian Penjualan Penjualan Login Pengiriman Produk Pelanggan Laporan Pembayaran Gambar III.8. Use Case Sistem Informasi Penjualan Pada Home Delivery PT. Fast Food Indonesia,Tbk Medan.
43 III.3.1.2 Class Diagram Rancangan kelas-kelas yang akan digunakan pada sistem yang akan dirancang dapat dilihat pada gambar III.9
44 Katagori produk Id_katagori Nama _katagori using Produk Id_produk Id_katagori Nama_produk Id_orders Orders Nama_custome r -simpan Harga Alamat -edit using Stok -simpan -edit Telpon -simpan -edit Orders Detail using using Id order using Id_orders Id order temp Id_produk Id_produk -simpan using Connection using Id_sesion -edit Connection Manager ( ) -simpan -edit using Kategori Id_katagori -simpan using Kategori Berita Id Judul Idkatagori using User Username pas sword -simpan -edit -simpan -edit -edit Gambar III.9. Class Diagram Sistem Informasi Penjualan
45 III.3.1.3 Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram Form Input Data Login Activity diagram form input data login dapat dilihat pada Gambar III.10. sebagai berikut : Gambar III.10. Activity Diagram Halaman Login 2. Activity Diagram Form Entry Data Order / Pelanggan Activity diagram form entry data order / pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.11. sebagai berikut : Gambar III.11. Activity Diagram Form Data Order/Pelanggan
46 3. Activity Diagram Form Entry Data Komponen Activity diagram form entry data komponen dapat dilihat pada Gambar III.12. sebagai berikut : Gambar III.12. Activity Diagram Form Entry Data Komponen 4. Activity Diagram Form Entry Data Penjualan Activity diagram form entry data penjualan dapat dilihat pada Gambar III.13. sebagai berikut :
47 1. Activity Diagram Form Entry Data Produk Gambar III.13.Activity Diagram Form Entry Data Penjualan Activity diagram form entry data produk dapat dilihat pada Gambar III.14. sebagai berikut : Gambar III.14.Activity Diagram Form Entry Data Produk 2. Activity Diagram Form Entry Data Berita Activity diagram form entry data berita dapat dilihat pada Gambar III.15. sebagai berikut :
48 III.3.1.4 Sequence Diagram Gambar III.15. Activity Diagram Form Entry Data Berita Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram : a. Sequence Proses Data Daftar Login Sequence diagram form entry daftar login dapat dilihat pada Gambar III.16. sebagai berikut : ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Daftar login Message Succes Sent ( item ) Gambar III.16. Sequence Diagram Login b. Sequence Proses Data Order / Pelanggan Sequence diagram form data pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.17. sebagai berikut : ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Order/Pelanggan Message Succes Sent ( item )
49 c. Sequence Proses Data Komponen Sequence diagram form entry data Komponen dapat dilihat pada Gambar III.17. sebagai berikut Gambar : III.17. Sequence Diagram Proses Data Order / Pelanggan ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Komponen Message Succes Sent ( item ) Gambar III.18. Sequence Diagram Proses Data Komponen d. Sequence Proses Data Penjualan Sequence diagram form entry data penjualan dapat dilihat pada Gambar III.18. Sebagai berikut : ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Penjualan Message Succes Sent ( item )
50 Gambar III.19 Sequence Diagram Proses Data Penjualan e. Sequence Proses Data Produk Sequence diagram form entry data produk dapat dilihat pada Gambar III.19. sebagai berikut : ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Produk Message Succes Sent ( item ) Gambar III.20. Sequence Diagram Proses Data Produk f. Sequence Proses Data Berita Sequence diagram form entry data berita dapat dilihat pada Gambar III.20. sebagai berikut : ;Halaman utama ;login ;user Admin page View (item) Invalid Open New Proses Data Berita Message Succes Sent ( item )
51 Gambar III.21 Sequence Diagram Proses Data Berita III.3.2. Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari sistem informasi penjualan padahome Delivery PT. Fast Food Indonesia cabang Walikota Medan ini adalah sebagai berikut: III. 3. 2. 1. Desain Output Perancangan output merupakan suatu proses perancangan hasil dari pengolahan data yang kemudian dapat menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan. Perancangan output dari sistem yang diusulkan antara lain : Rancangan Output merupakan suatu keluaran berupa data dan informasi atau tabel-tabel yang dibutuhkan. Adapun output yang dimaksud disini adalah berupa laporan detail produk, detail berita. Laporan ini dapat dilihat secra langsung oleh member saat program (situs ) sedang aktif. 1. Output Detail Produk Images Nama Barang : xxxxxxxxxxxxx Kode Barang : xxxxxxxxx Harga : xxxxxxx Gambar III.22. Output Detail Produk.
52 2. Output Detail Berita Judul xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Images Isi xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Gambar III.23. Output Detail Berita III. 3. 2. 2. Desain Input Rancangan input adalah suatu interface yang menyediakan kontrol input untuk pemasukan data oleh user dan Administrator. Penginputan data dilakukan oleh dua pihak yaitu konsumen dan perancang program selaku produsen. 1. Input Data Login Administrasi Data yang diperlukan pada input ini adalah untuk login Admin agar dapat melihat data pesanan, melihat member, menginput data katalog produk, mengedit atau menghapus katalog, dan memasukkan berita. Image User Password Login
53 Gambar III.24. Input Data Login Administrasi. 2. Input Data Pelanggan Formulir pendaftaran digunakan untuk menginputkan data member dalam proses pendaftaran Nama Alamat Lengkap Proses Telepon/Hp Gambar III.25. Input Data Pelanggan 3. Input Data Tambah Katalog Produk Formulir untuk menginput data katalog produk kedalam database dan menampilkannya pada halaman katalog produk. Kategori Nama Produk Deskripsi Browse Simpan Batal
54 4. Input Data Produk Gambar III.26. Input Data Tambah Katalog Produk. Formulir untuk menginput data produk kedalam database kemudian ditampilkan pada halaman produk. Kategori Nama Produk Harga Deskripsi Stock Browser Simpan Batal Gambar III.27. Input Data Produk. 5. Input Data Berita Formulir Untuk menginput data berita kedalam database kemudian diatampilkan pada halaman berita terbaru Judul Berita Kategori Berita Content
55 III. 3. 2. 3. Desain Database Dari sistem yang akan dirancang maka field-field yang akan diolah di kelompokan Gambar III.28. Input Data Berita. ke dalam beberapa tabel yang akan membentuk satu database. III.3.2.3.1. Desain Tabel/File Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data, ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan database MySQL. Berikut adalah desain database dan tabel dari sistem yang dirancang : 1. Tabel Kategori Tabel katagori digunakan untuk menyimpan data id_katagori, nama_katagori, katagori_seo, selengkapnya mengenai struktur table ini dapat dilihat pada tabel III.27 berikut. Nama Database Nama Tabel Primary Key : KFC : Kategori : Id_kategori Foreign Key : - Tabel III.1. Tabel Kategori Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *id_kategori Int 5 *Id kategori nama_kategori Varchar 100 Nama kategori
56 kategori_seo Varchar 100 Kategori produk 2. Tabel Oders Tabel orders digunakan untuk menyimpan data id_orders, nama_kostemer, alamat, telpon, email, status_order, tgl_order, jam_order, selengkapnya mengenai struktur table ini dapat dilihat pada tabel III.28 berikut. Nama Database : KFC Nama Tabel Primary Key : Oders : Id_orders Foreign Key : - Tabel III.2. Tabel Orders Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *id_orders Int 5 *Id oders nama_kustomer Varchar 100 Nama customer Alamat Text - Alamat Telepon Varchar 20 No telepon Email Varchar 50 Email status_order Varchar 50 Status order tgl_order Date - Tanggal order jam_order Time - Jam order 3. Tabel Orders Detail Tabel Orders detail dihgunaka untuk menyimpan data id_order, id_produk, jumlah selengkapnya mengenai struktur table ini dapat dilihat pada tabel III.29 berikut. Nama Database : KFC
57 Nama Tabel : Oders Detail Primary Key : - Foreign Key : - Tabel III.3. Tabel Orders Detail Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Id_orders Int 5 Id oders Id_produk Int 5 Id Produk Jumlah Int 5 Jumlah Produk 4. Tabel Produk Tabel produk digunakan untuk menyimpan data id_produk, id_katagori, nama_produk, produk_seo, deskripsi, harga, stok, tgl_masuk, gambar, dibeli selengkapnya mengenai struktur table ini dapat dilihat pada tabel III.30 berikut. Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key : KFC : Produk : Id_produk : Id_kategori Tabel III.4. Tabel Produk Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Id_produk Int 5 *Id produk Id_katagori Int 5 Id kategori Nama_produk Varchar 100 Nama produk Produk_seo Varchar 100 Produk komponen Deskripsi Text - Deskripsi Harga Int 20 Harga Stok Int 5 Stok
58 Tgl_masuk Varchar 10 Tanggal masuk Gambar Varchar 100 Gambar produk Dibeli Int 5 Proses membeli 5. Tabel User Tabel user digunakan untuk menyimpan data username, password, nama_lengkap, email, telp_hp, level, status, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.31 berikut. Nama Database : KFC Nama Tabel : User Primary Key : - Foreign Key : - Tabel III.5. Tabel User Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Username Varchar 50 Username Password Varchar 50 Password Nama_lengkap Varchar 50 Nama_lengkap Email Varchar 100 Email Telp_hp Varchar 15 Telp_hp Level Varchar 25 Level Status Varchar 1 Status 6. Tabel Berita Info Tabel berita info digunakan untuk menyimpan data id, judul, idkatagori, content, gambar, user, status, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.31 berikut. Nama Database : KFC
59 Nama Tabel : tblcms Primary Key : Id Foreign Key : - Gambar III.6. Tabel Berita Info Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *Id Int 15 *Id Judul Varchar 100 Judul Idkategori Varchar 10 Idkategori Content Text - Content Gambar Varchar 100 Gambar User Varchar 50 User Status Varchar 1 Status 7. Tabel Katagori Tabel katagori digunakan untuk menyimpan data idkatagori, katagori, selengkapnya mengenai struktur tabel ini dapat dilihat pada tabel III.32 berikut. Nama Database Nama Tabel Primary Key : KFC : tblkatagori : Idkatagori Foreign Key : - Tabel III.7. Tabel Katagori Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *Id Int 15 *Id Idkatagori Int 5 Idkatagori Kategori Varchar 50 Kategori
60