1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Di era modern saat ini, dimana perkembangan teknologi informasi semakin cepat dalam berbagai bidang, pada kenyataannya banyak perusahaan/instansi baik negeri maupun swasta selalu berusaha meningkatkan usahanya terutama dalam bidang perkembangan bisnis yang sangat berkaitan erat dengan teknologi informasi itu sendiri. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa pemanfaatan teknologi pada kegiatan bisnis adalah untuk mendukung proses bisnis sebuah perusahaan menjadi lebih baik dan berkompeten. Proses bisnis ini ibarat jantung yang ada di dalam tubuh suatu perusahaan/instansi. Jika di dalam suatu perusahaan/instansi, proses bisnis tersebut terhambat, maka sistem perusahaan/ instansi akan menjadi lusuh dan mendapatkan guncangan yang dapat berpengaruh terhadap eksistensi perusahaan/ instansi tersebut. Salah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya pengolahan data secara terkomputerisasi yang berfungsi untuk menghasilkan proses bisnis yang lebiih baik pada perusahaan-perusahaan / instansiinstansi yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi. Hal ini didukung oleh pernyataan yang diutarakan bahwa komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka dimana pada eksekutif perusahaan melakukan investasi pada teknologi informasi dengan tujuan mencapai skala ekonomis dan dapat mengembangkan produk yang dapat dijual seluruh dunia. Dengan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dilakukan secara komputerisasi, dalam hal ini bidang-bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat
2 mendukung keberhasilan suatu perusahaan/instansi dalam mencapai tujuannya. Namun sampai saat ini masih banyak perusahaan/instansi baik negeri maupun swasta yang masih melakukan proses pengolahan data secara manual atau mendokumentasikan arsip-arsip penting dalam sebuah pembukuan, atau melakukan pengecekean secara manual. Dalam prakteknya pun terjadi banyak sekali kesalahan kesalahan yang disebabkan oleh manusia (Human Error), seperti permasalahan birokrasi, kendala waktu pengerjaan lama, data kurang akurat dan seringkali terjadi kesalahan karena tingkat ketepatan dan ketelitian yang cukup tinggi. Maka dari itu salah satu syarat yang harus dipenuhi ialah alat bantu untuk melakukan pengolahan data yang relevan sebagai sumber data yang baik dan akurat yang didukung oleh sistem yang baik pula. Saat ini, pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) yang berjalan pada PT. Aerotrans Services Indonesia masih sangat manual, dan banyak sekali terjadi kesalahan dalam prosesnya. Tentu hal ini membuat alur kerja selanjutnya menjadi terhambat. Dengan melihat permasalahan tersebut maka penulis mengambil judul Tugas Akhir ini dengan judul : SISTEM INFORMASI PENGAJUAN SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) PADA PT. AEROTRANS SERVICES INDONESIA. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, yang menjadi perumusan masalah dalam tugas akhir ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana membuat pengajuan SPPD secara terkomputerisasi meliputi permohonan, persetujuan, dan pelaporan SPPD?
3 2. Bagaimana membuat perhitungan biaya SPPD lebih optimal dan realistis lagi? 3. Bagaimana membuat laporan pelaksanaan dinas luar? 4. Bagaimana membuat data dan laporan pertanggung jawaban SPPD? 1.3. Batasan Masalah Dalam penyusunan laporan penelitian ini, maka penulis memberikan batasan masalah sebagai acuan dalam penyelesaian masalah ini. Hal ini dilakukan agar masalah yang diangkat kedalam tulisan ini tidak melebar dari tujuan awal pembuatan penelitian ini. Dalam hal ini kami memberikan batasan masalah sebagai berikut : 1. Sistem pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) ini hanya ditujukan untuk PT. Aerotrans Services Indonesia. 2. Sistem meliputi dari mulai pengajuan biaya, perhitungan biaya, pencatatan biaya, dan pembayaran uang SPPD sampai pelaporan pertanggung jawaban. 3. Sistem pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) ini dibuat menggunakan bahasa pemograman PHP dan menggunakan database SQLserver. 1.4. Tujuan dan Manfaat Penulisan Dalam sebuah penulisan tugas akhir, tentu saja memiliki tujuan dan manfaat yang nantinya diharapakan agar penulis dan pembaca dapat memahami dasar pembuatan tugas akhir ini. Adapaun dalam penulisan tugas akhir berikut : ini penyusun mempunyai tujuan sebagai 1. Menghasilkan sebuah sistem yang dapat membantu para karyawan atau user dalam penginputan data SPPD.
4 2. Memberikan kemudahan pada staff yang berwenang dalam mengolah data tersebut. 3. Mempermudah dalam proses pencarian dan penyimpanan data SPPD ke dalam database. Sedangkan, adapun manfaat dalam penulisan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Dengan dibuatnya sistem ini, diharapakan data yang sudah tersedia dapat diolah dengan baik. 2. Dengan menggunakan sistem informasi pengajuan Surat Perjalanan Perintah Dinas ini agar mampu memberikan kemudahan para karyawan dalam proses kerja sehari-hari. 1.5. Metodologi Penulisan 1.5.1. Metode Pengumpulan Data Metode yang digunakan penulis dalam penyusunan proposal skripsi ini adalah: 1. Wawancara. Penulis melakukan wawancara kepada karyawansetiap divisi pada perusahaan PT. Aerotrans Services Indonesia. Hal ini dilakukan agar data yang diperoleh valid dan bisa digunakan dengan semaksimal mungkin 2. Observasi (Pengamatan Langsung Dilapangan) Dalam penyusunan skripsi ini, kami melakukan observasi secara langsung. kami mengamati bagaimana proses pembuatan SPPD selama ini berjalan. kami mengamati proses pembuatan SPPD pada setiap divisi yang berkepentingan. Sangat penting untuk dicermati karena tahapan ini akan mempengaruhi implementasi proses bisnis SPPD yang akan dimasukkan ke dalam sistem PT. Arotrans Services Indonesia.
5 3. Studi Pustaka Penulis membaca buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan teori dan penelitian ini. 1.5.2. Metode Perancangan Adapun metode yang digunakan dalam perancangan skripsi ini adalah : 1. Waterfall Suatu perancangan perangkat lunak yan mengusulkan pendekatan kepada perangkat lunak sistematik dan sekuensial yang mulai pada tingkat kemajuan sistem pada seluruh analisis, design, kode, pengujian, dan pemeliharaan. Adapun langkah langkah dalam perancangan menggunakan waterfall ini adalah : a. Perencanaan b. Analisis c. Perancangan d. Implementasi e. Sistem 2. Pemodelan menggunakan UML Suatu teknik perancangan sistem proyek dari analisis melalui implementasi. Saat ini sebagian besar sistem berorientasi objek pendekatan analisis dan desain menggunakan UML untuk menggambarkan sistem berkembang. UML menggunakan satu set diagram yang berbeda untuk menggambarkanberbagai pandangan dari sistem berkembang. Adapun langkah langkah dalam pemodelan menggunakan UML ini adalah : a. Use Case Diagram b. Activity Diagram c. Sequence Diagram d. Class Diagram
6 1.6. Sistematika Penulisan Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberi gambaran secara global atau ringkas yang dibuat oleh penulis. Penulisan Skripsi ini akan dibagi menjadi 5 bab, yaitu: BAB I : batasan BAB II : PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup/ masalah, tujuan dan manfaat penelitian, juga sistematika penelitian. LANDASAN TEORI Bab ini berisi tentang teori dasar yang mendukung laporan tugas akhir, juga sebagai dasar acuan agar penelitian yang dilakukan tidak menyimpang dari latar belakang yang ada sesuai dengan tujuan penelitian. BAB III : ANALISA MASALAH DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisi penjelasan tentang analisa pada sistem berjalan dan rancangan sistem informasi yang akan dibuat dengan menggunakan usecase diagram, sequence diagram, activity diagram dan class diagram. Bab ini juga berisi tentang perancangan sistem, mulai dari perancangan tampilan penginputan SPPD hingga output hasil laporan SPPD yang telah dilaksanakan pada PT. Aerotrans Services Indonesia. BAB IV : IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM Bab ini membahas rancangan sistem yang dibuat dan akan diimplementasikan / diuji apakah sesuai dengan hasil rancangan pada bab sebelumnya, meliputi kebutuhan sistem, implementasi basis data, implementasi program, implementasi tampilan layar, job description actor, skenario pengujian, hasil pengujian dan analisa hasil pengujian.
7 BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN berguna bagi Bab ini berisi kesimpulan-kesimpulan dari seluruh bab serta saran yang pihak terkait untuk pengembangan lanjutan.