BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan perangkat teknologi informasi terus berkembang pesat mengikuti peradaban dan kebutuhan manusia. Peranan teknologi informasi sangat membantu memudahkan pekerjaan dan meningkatkan efisiensi untuk sebuah perusahaan. Berkat kemajuan teknologi di bidang elektronika, komputer mulai berkembang pesat dan semakin dirasakan manfaatnya dalam kehidupan kita. Saat ini komputer sudah menjamur dimana-mana. Komputer tidak hanya dimonopoli oleh perusahaan-perusahaan, universitas-universitas atau lembaga-lembaga lainnya, tetapi sekarang komputer sudah dapat dimiliki secara pribadi. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi banyak digunakan para usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Kebutuhan akan perangkan komputer tidak hanya secara pribadi namun sangat di butuhkan oleh suatu organisasi maupun instansi perusahaan. Peluang kebutuhan perangkat komputer ini, dimanfaatkan oleh PT. Jadin Pratama untuk penyewaan, pengelolaan serta penjualan perangkat komputer kepada intansi perusahaan maupun perorangan. PT. Jadin Pratama adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak dibidang penyewaan barang-barang komputer seperti Personal Computer (PC) dan Laptop untuk disewakan maupun untuk dijual. Dalam hal penyediaan barang, PT. Jadin Pratama telah bekerja sama dengan pihak vendor resmi dari masing-masing distributor atau pemegang merk. Produk yang disediakan rata-rata merk ternama seperti Acer, Asus, Lenovo, Dell, dan merk lainnya. PT. Jadin Pratama menjalin kerjasama dengan perusahaanperusahaan swasta yang membutuhkan jasa pembelian dan penyewaan komputer. Produk atau barang yang disediakan oleh PT. Jadin Pratama meliputi penyewaan, perbaikan serta penjualan, namun sampai dengan saat ini belum 1
mempunyai sistem pengelolaan tersebut, baik hal penyewaan,perbaikan, penjualan dan pengelolaan stok barang semua masih dengan manual via email. Sistem yang berjalan saat ini masih menggunakan form yang telah disediakan oleh perusahaan, form tersebut kemudian disimpan, dan menulis disebuah buku untuk dijadikan pembukuan serta laporan track record barang serta perbaikan, setelah dilaporkan data-data manual tersebut diarsipkan di folder. Sistem yang berjalan saat ini masih ada kelemahan yang dirasakan. Diantaranya jika dituntut perusahaan untuk cepat mencari data yang dibutuhkan agak sulit. Karena harus mencari satu persatu arsip yang telah disimpan dan itu akan membutuhkan waktu yang cukup lama, sehingga waktu banyak yang terbuang, terdapat pula permasalahan yang lain seperti seringnya terjadi perbedaan track record barang sewa maupun stok barang penjualan antara arsip dengan barang yang tersedia. Laporan pertanggung jawaban stock data barang yang tersedia maupun keluar barang yang kurang akurat, dan resiko yang paling fatal adalah hilangnya arsip dan bahkan hilangnya barang tanpa ada catatan stock yang keluar. Hal-hal inilah yang sering merugikan perusahaan. Oleh karena itu sangat dibutuhkan sebuah sistem yang bisa mendukung kinerja pengelolaan atau setidaknya dapat mengurangi resiko-resiko kesalahan dalam pertanggung jawaban barang yang di sewa, barang stock penjualan maupun barang stock backup. Maka peneliti membuat sistem berbasis website yaitu Sistem Informasi Pengelolaan Stok, Sewa Komputer dan penjualan PT. Jadin Pratama. Aplikasi ini nantinya diharapkan dapat membantu kinerja pengelolaan barang serta dapat memeberikan pertanggung jawaban yang efektif dan efisien terhadap laporan dan mengurangi resiko-resiko kesalahan yang sering terjadi. 1.2 Rumusan Masalah Dengan melihat latar belakang masalah diatas, adapun perumusan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Bagimana membangun sebuah sistem informasi untuk Pengelolaan Stok, Sewa Komputer dan penjualan PT. Jadin Pratama yang dapat mendukung kinerja kedepannya agar lebih baik? 2
2. Bagaimana cara membuat report data penyewaan komputer, stok barang dan penjualan PT. Jadin Pratama? 1.3 Batasan Masalah Dalam penulisan Tugas Akhir ini membatasi masalah pada sistem informasi yang ada pada PT. Jadin Pratama, yaitu : 1. Sistem ini hanya melakukan pengelolaan data barang dimulai dari penginputan data barang, penyewaan dan penjualan maupun stok data barang. 2. Sistem ini memberikan informasi berupa laporan data penyewaan komputer, stok barang dan penjualan. 3. Sistem ini hanya bersifat internal untuk perusahaan PT. Jadin Pratama. 4. Sistem ini tidak membahas tentang keamanan karena bersifat untuk internal PT. Jadin Pratama. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penulisan Sebuah penelitian tentu memiliki tujuan dan manfaat yang diharapkan dapat tercapai dengan baik, begitu juga pada penelitian ini, memiliki beberapa tujuan dan manfaat yang diuraikan sebagai berikut : 1.4.1 Tujuan 1. Dapat merancang sebuah sistem informasi penyewaan, pengelolaan, penjualan dan segala aktifitas lainnya dengan baik. 2. Dapat mengindentifikasi dengan baik semua kebutuhankebutuhan yang terkait pada sistem. 3. Dapat mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti putaway (penyimpanan), move (pergerakan), dan picking (pengambilan). 1.4.2 Manfaat Penelitian yang dilakukan mempunyai manfaat sebagai berikut: 3
1. Speed Up Handling Process. Mempercepat lead time proses dengan cara komputerisasi / otomatis. 2. Ensure Accurate Inventory Data. Mengetahui semua transaksi penyewaan, jumlah stock barang serta barang jual lebih cepat dan akurat dalam waktu kapanpun. 3. Mengetahui track record barang yang sedang dalam penyewaan, stock barang serta stock barang untuk penjualan secara optimal dengan tool yang ada dalam sistem. 1.5 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan deskriptif dengan paradigma kualitatif yaitu memberikan gambaran proses pengelolaan gudang pada PT. Jadin Pratama, meliputi antara lain : Penelitian Lapangan ( Field Research) Penelitian dilakukan langsung ke PT. Jadin Pratama untuk mendapatkan data dan sistem yang berjalan sekarang, teknik pengumpulan data dilakukan dengan dua cara yaitu : a. Wawancara Wawancara yang dilakukan adalah wawancara kepada entitas-entitas yang ada di PT. Jadin Pratama yaitu: Staff Admin. Ini dilakukan untuk memperoleh gambaran awal tentang sistem yang sedang berjalan di PT. Jadin Pratama serta untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan system berjalan serta harapan kami. b. Observasi Observasi yang dilakukan adalah mengamati proses yang berjalan secara langsung kekantor PT. Jadin Pratama pada bagian IT, administrasi, misalnya pada proses perawatan barang sewa, Penginputan barang masuk, cek stok barang backup dan jual, penyimpanan dll. Studi Kepustakaan 4
Melakukan studi kepustakaan dengan tujun agar memperoleh data teoritis yang bersumber dari buku-buku ilmiah dan tulisan yang berkaitan dengan masalah-masalah yang berkaitan. 1.6 Model Pengembangan Sistem Model pengembangan sistem yang dilakukan menggunakan metode spiral, berikut tahapan-tahapannya : a. Customer communication. Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif antara developer dengan user / customer terutama mengenai kebutuhan dari customer. b. Planning. Aktivitas perencanaan ini dibutuhkan untuk menentukan sumberdaya, perkiraan waktu pengerjaan, dan informasi lainnya yang dibutuhkan untuk pengembangan software. c. Analysis risk. Aktivitas analisis resiko ini dijalankan untuk menganalisis baik resiko secara teknikal maupun secara manajerial. Tahap inilah yang mungkin tidak ada pada model proses yang juga menggunakan metode iterasi, tetapi hanya dilakukan pada spiral model. d. Engineering. Aktivitas yang dibutuhkan untuk membangun 1 atau lebih representasi dari aplikasi secara teknikal. e. Construction & Release. Aktivitas yang dibutuhkan untuk develop software, testing, instalasi dan penyediaan user / costumer support seperti training penggunaan software serta dokumentasi seperti buku manual penggunaan software. f. Customer evaluation. Aktivitas yang dibutuhkan untuk mendapatkan feedback dari user / customer berdasarkan evaluasi mereka selama representasi software pada tahap engineering maupun pada implementasi selama instalasi software pada tahap construction and release. 1.7 Sistematika Penulisan 5
Sistematika penulisan ini dibuat untuk memberi gambaran secara global atau ringkas yang dibuat dan terbagi dalam lima bab : BAB I PENDAHULUAN Bab ini berisi tentang latar belakang, perumusan masalah, ruang lingkup/batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi membahas tentang teori dasar yang mendukung laporan tugas akhir, juga sebagai dasar acuan agar penelitian yang dilakukan tidak menyimpang dari latar belakang yang ada sesuai dengan tujuan penelitian. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN Bab ini berisi tentang analisa dan perancangan terhadap program aplikasi diantaranya perancangan basis data, spesifikasi proses dan perancangan antar muka (interface). BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Bab ini berisi tentang penjelasan yang berhubungan dengan implementasi dan pengujian basis data pada PT. Jadin Pratama. BAB V PENUTUP Bab ini berisi tentang kesimpulan-kesimpulan dari seluruh bab serta saran yang dapat dilakukan di masa mendatang untuk menghasilkan sistem informasi berbasis web yang lebih baik lagi. 6