Konferensi Nasional Ilmu Sosial & Teknologi (KNiST) Maret 2014, pp. 7~12 RANCANGAN SISTEM INFORMASI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK DAN KEMAHASISWAAN BERBASIS WEBSITE (STUDI KASUS: AKBID AISYIAH PONTIANAK) 7 Agung Sasongko 1, Muhammad Sony Maulana 2 1 BSI Pontianak e-mail: agung.ako@bsi.ac.id 2 BSI Pontianak e-mail: muhammad.sony.mom@bsi.ac.id Abstrak Upaya meningkatkan pelayanan pada sebuah institusi perguruan tinggi dalam memberikan informasi ke seluruh sivitas harus dilakukan pada era teknologi informasi pada saat ini. AKBID Aisyiyah adalah perguruan tinggi swasta yang dalam kegiatan operasional pengolahan informasi masih menggunakan berkas tertulis dan file excel yang belum terintegrasi tiap nya. Tujuan dari penelitian ini untuk merancang Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kean yang disesuaikan dengan kebutuhan dari AKBID Aisyiyah Pontianak. Metode yang digunakan pada penelitian ini menggunakan Software Development Life Cycle dan model Waterfall. Dokumentasi rancangan sistem menggunakan UML, dimulai dari use-case, activity diagram hingga rancagan deployment. Dari hasil observasi, penentuan use-case terdapat 19 use case, yaitu mulai dari otentikasi sistem, pengolahan tahun, calon dan, kelas, dosen,, naik tingkat, pengisian nilai hingga penentuan pengguna. Penelitian ini diharapkan menjadi acuan bagi AKBID Aisyiyah untuk mengembangkan sistem informasi BAAK yang sesuai dengan kebutuhan mereka, sehingga sistem yang kelak akan digunakan dapat lebih bermanfaat. Keywords : sistem informasi, sistem informasi, website 1. Pendahuluan Era teknologi informasi saat ini harus dimanfaatkan sebaik mungkin bagi tiap organisasi untuk meningkatkan pelayanan dan daya saing. AKBID Aisyiyah Pontianak adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang mempersiapkan tenaga ahli yang profesional di bidang kebidanan. Untuk memberikan pelayanan yang baik di bidang administrasi maka perlu adanya respon cepat dan pemberian informasi yang tepat dan akurat. Memanfaatkan sistem informasi Biro Akademik Administrasi dan Kean maka akan membantu dalam pengolahan akadmik secara terkomputerisasi. Dengan demikian pengolahan dan pencarian dapat lebih cepat dan hasilnya akurat. Tujuan dari penelitian ini adalah melakukan rancangan sistem informasi Biro Akademik Administrasi dan Kean yang sesuai dengan kebutuhan di lingkungan AKBID Aisyiyah Pontianak. Model pengembangan yang digunakan adalah Waterfall. Analisa kebutuhan menjadi pokok utama dalam penelitian ini adalah untuk menentukan fitur apa saja yang diperlukan dalam kegiatan Akademik, Administrasi dan Kean. 2. Metode Penelitian Metode yang digunakan pada penelitian ini yaitu metode pengembangan perangkat lunak Software Development Life Cycle (SDLC). Model yang digunakan adalah model Waterfall, karena model ini tidak memerlukan iterasi yang berkepanjangan. Tahapan perancangan sistem yang dilakukan yaitu: 1. Analisa Kebutuhan Fungsional. Mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai kebutuhan pengguna terhadap spesifikasi kemampuan sistem yang akan dikembangkan. 2. Analisa Kebutuhan Non Fungsional. Menentukan teknologi apa saja yang dibutuhkan berdasarkan dari kebutuhan fungsional untuk menunjang agar sistem yang akan digunakan dapat berjalan dengan optimal. 3. Perancangan Sistem. Diterima 17 Januari 2014; Revisi 2 Februari 2014; Disetujui 15 Maret 2014
Hasil analisa kebutuhan yang telah didapat, dilakukan perancangan sistem menggunakan UML. 4. Perancangan Database. Setelah rancangan sistem yang telah ditentukan secara terkonsep, maka menentukan attribut dan yang perlu diolah oleh sistem serta bagaimana hubungan antar entitasnya. Penyusunan rancangan basis- harus merujuk dari kebutuhan fungsional. 5. Perancangan Antarmuka Program. Menentukan bentuk antar muka program sebagai media interaksi antara pengguna dengan sistem. Bidang isian yang dipersiapkan harus mendukung untuk disimpan ke basis. 3. Pembahasan Pada penelitian ini menggunakan metode Software Development Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall. Beberapa tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut: 3.1. Analisa Kebutuhan Fungsional Dari hasil kegiatan observasi dan wawancara terhadap stakeholder kampus AKBID Aisyiyah Pontianak, maka dapat ditentukan use-case glossary sebagai berikut: Tabel 1. Use Case Glossay No Use-Case Name Description Actors 1 Otentikasi Mencegah pengguna yang tidak berhak masuk sistem untuk akses kedalam sistem. 2 Mengubah Profile Diri Memperbahar ui diri. 3 Merubah Sandi 4 Mengelola Tahun Akademik Mengganti sandi agar dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan keamanan. meng meng Tahun Akademik yang sedang berlangsung. Ini sebagai pengenal sistem terhadap tahun yang sedang berlaku. Staff SI BAAK, 5 Mengelola Matakuliah 6 Mengelola Kurikulum 7 Mengelola Dosen 8 Mengelola jurusan 9 Mengelola Mahasisw a 10 Mengelola kelas 11 Mengelola penempat an kelas mahasisw a 12 Mengelola kenaikan tingkat kelas mahasisw a yang berlaku mer meng daftar pada masingmasing semester untuk tahun kurikulum yang diberlakukan pada AKBID Aisyiyah. mer meng dosen yang pernah ataupun sedang aktif mengajar di AKBID Aisyiyah Pontianak. jurusan yang berlaku pada AKBID Aisyiyah Pontianak, ubah dan menentukan tahun masuk serta menentukan status aktif/tidak aktif. dan ubah kelas pada tiap tahun. Menentukan, memasukan dan memindahkan pada suatu kelas Menentukan yang naik tingkat kelas. 8
13 Mengelola mahasisw a memiliki 14 Mengelola komponen penilaian 15 Mengisi nilai 16 Mengelola informasi 17 Mengelola kalender 18 Mengelola pengguna sistem Mengisi tiap per semester yang ditempuh. bekerja secara otomatis komponenkomponen penilaian yang berlaku di AKBID Aisyiyah Pontianak mengisi dan merubah dan menentukan publikasi nilai informasi untuk karyawan kalender pengguna sistem BAAK Staff SI BAAK yang kian dinamis dalam tiap semesternya dibutuhkan kemampuan basis yang handal. Basis yang digunakan adalah PostgreSQL. Basis yang dirancang harus mempertimbangkan kecepatan kinerja sistem dan kesesuaian konsistensi dalam jumlah besar. 3. Infrastruktur jaringan komputer harus dibuat, dimana komputer server harus berada pada ruang yang aman namun juga dapat diakses melalui jaringan yang aman, serta selalu dalam kondisi hidup selama 1 x 24 jam. 4. Komputer server adalah komputer yang khusus digunakan untuk operasional sistem informasi BAAK (independen) yang tidak boleh digunakan untuk keperluan selain dari itu. 5. Pelatihan kepada staff Sistem Informasi BAAK perlu dilakukan, agar pada penggunaannya tidak terjadi kesalahan yang malah akan menurunkan kinerja organisasi. 6. Perawatan terhadap sistem harus selalu dilakukan, mengingat sistem informasi BAAK digunakan untuk jangka panjang selama perguruan tinggi AKBID Aisyiyah Pontianak beroprasional. 3.3. Rancangan Sistem Rancangan sistem yang digunakan pada penelitian ini menggunakan alat dokumentasi UML. Berikut beberapa diagramnya: 1) Use Case. Dari hasil analisa kebutuhan fungsional, maka dapat ditentukan use-case sebanyak 18. 3.2. Analisa Kebutuhan Non-Sistem Sistem yang dikembangkan memerlukan beberapa kebutuhan non-fungsional yaitu sistem harus dapat diakses secara client server, dapat digunakan lebih dari satu komputer yang berbeda, dapat diakses menggunakan jaringan baik intranet maupun internet, dan dapat menyajikan secara real time. Hal ini dimaksudkan agar sistem dapat diisi yang jumlahnya banyak dan dapat dikerjakan oleh beberapa staf Sistem Informasi BAAK. Untuk menunjang kebutuhan ini maka diperlukan: 1. Bentuk aplikasi berbasis web dengan bahasa pemrograman PHP agar implementasinya tidak terlalu makan banyak biaya, dikarenakan hanya membutuhkan koneksi jaringan intranet maupun internet dan web browser untuk menjalankannya. 2. Jumlah Gambar 1. Use Case Sistem Informasi BAAK AKBID Aisyiyah Pontianak 9
2) Activity Diagram Gambar 2. Activity Diagram Simpan. Gambar 4. Activity Diagram Hapus 3) Deployment Diagram Gambar 3. Activity Diagram Edit. 3.4 Rancangan Basis Data 10
1) ERD Gambar 7. Hasil Penelitian Halaman Utama Sistem Gambar 7. ERD Rancangan Basis Data SIBAAK Pada rancangan ERD diatas terdapat 19 table yang dibutuhkan pada Sistem Informasi Biro Administrasi Akademik dan Kean. Database harus mengakomodir penyimpanan beserta riwayat studi selama berkuliah. Pembedaan tiap angkatan berdasarkan Tahun ajaran yang tersedia pada table ta. Tahun ajaran sebagai table yang menyuguhkan informasi mengenai tahun ajaran yang sedang aktif. Setiap kali system akan memasukan yang sifatnya dinamis memerlukan informasi mengenai tahun ajaran yang sedang berlaku saat itu. 2) Rancangan Antar Muka Gambar 6. Hasil Penelitian Tampilan Form Login 4. Simpulan Dari hasil penelitian yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa: a. Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kean pada AKBID Aisyiyah Pontianak mengelola dari Tahun Akademik, Dosen, Mahasiswa, Kelas, Jadwal Mengajar dosen, dosen wali, penilaian studi hingga sidang Karya Tulis Ilmiah. Semua yang dikelola harus dapat tersimpan dalam waktu jangka panjang dan dapat digunakan lebih dari satu pengguna secara bersamaan. Hal ini yang mengharuskan sistem tersebut harus diimplementasikan pada platform Aplikasi berbasis Web. Sedangkan base yang baik dapat memilih jenis PostgreSQL. b. Hasil rancangan sistem yang telah dibuat harus diimplementasikan dan kemudian harus dilakukan pengujian untuk memastikan sistem yang telah dikembangkan berfungsi sesuai dengan kebutuhan orgranisasi AKBID Aisyiyah Pontianak. c. Implikasi penelitian ini dapat menjadi pedoman bagi pengembang Sistem Informasi Biro Akademik Administrasi dan Kean untuk pembuatan Sistem yang dapat digunakan di lingkungan AKBID Aisyiyah Pontianak. Referensi Baraja, A. (2009). Implementasi Sistem Informasi Akademik Di Universitas Surakarta. Jurnal Speed - Sentra Penelitian Engineering dan Edukasi. Volume 1 No. 2-2009. Indrayani, E. (2011). Pengelolaan Sistem Informasi Akademik Perguruan Tinggi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Jurnal Penelitian Pendidikan. Vol. 11
12. No.1. April 2011. Hal. 51-67. ISSN: 1412-565x. Bandung. Kurnia, T., Fatimah, D. D. S., & Supriatna, A. D. (2012). Perancangan Sistem Informasi Akademik Nilai Siswa Berbasis Web (Studi Kasus: SMK Ciledug Al-Musaddadiyah Garut). Jurnal Algoritma, 9(01). Munawar. (2005). Pemodelan Visual dengan UML. Graha Ilmu. Yogyakarta. Maréchaux J.L. (2005). Developing a J2EE Architecture with Rational Software Architect Using the Rational Unified Process. Ibm.com. Diambil dari http://www.ibm.com/developerwork s/rational/library/05/0816_louis/. Tanggal 4 Januari 2013. Simarmata, Janner. (2007). Perancangan Basis Data. Andi Offset. Yogyakarta. Yuhefizar, Mooduto HA. & Hidayat R. (2009). Cara Mudah Membangun Website Interaktif Menggunakan Content Management System Joomla (CMS). Elex Media Komputindo. Jakarta. 12