1 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang dan Permasalahan Setiap kegiatan yang dilakukan disebuah instansi akan selalu menghasilkan sebuah arsip berupa catatan atau rekaman dari sebuah kejadian pada kegiatan yang dilakukan. Arsip dapat dikatakan mutlak diperlukan oleh setiap instansi.arsip dapat diartikan sebagai informasi terekam (recorded information) yang merupakan hasil dari suatu kegiatan instansi.menurut perundang- undangan arsip dapat didefinisikan sebagai: Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1 Selain pengertian arsip yang berasal dari undang-undang 43 tahun 2009, Betty R.Ricks menuliskan pengertian arsip sebagai berikut: recorded information, regardless of medium or characteristics, made or received by an organization that is useful in the operation of the organization. Record include all books, paper, photographs, map, or other documentary materials, regardless of physical form or characteristics, made or received for legal and operational purpose in connection with the transaction of business. 2 Dalam pandangan lain, arsip merupakan setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1. 2 Betty R Ricks, et al., 3d Edition Information and Image Management A Records System Approach (Ohio: South Western Publishing Co., Cincinnati,1992), hlm 3
2 suatu pokok permasalahan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu. 3 Maka dari itu arsip mempunyai nilai guna yang sangat tinggi, selain sebagai alat bukti juga membantu seseorang agar tetap ingat pada suatu peristiwa atau kejadian.arsip memiliki peran sebagai pusat ingatan, sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan oleh setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian. 4 Arsip tidak hanya terdiri dari arsip tekstual, tetapi juga dalam bentuk arsip non tekstual yang disebut sebagai arsip bentuk khusus. Arsip bentuk khusus atau Record In Special Format yaitu arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media tekstual atau kertas. Arsip bentuk khusus ini terdiri dari arsip audio visual, kartografi dan kearisitekturan, ephemera, publikasi, karya seni yang selanjutnya muncul arsip elektronik. 5 Berdasarkan bentuk dan wujud fisiknya, arsip audio visual dibedakan menjadi beberapa jenis seperti arsip foto, pita rekaman, microfilm, disket, dan CD. Menurut perbedaannya, pengolahan terhadap arsip tersebut juga berbedabeda, termasuk arsip foto. Arsip foto yaitu arsip yang isi informasinya terekam 1. 3 Basir Barthos, Manajemen Kearsipan (Jakarta. Bumi Aksara, 2000), hlm. 4 Ibid., hlm. 2. 386-387 5 Judith Ellis (ed), Keeping Archive (Melbourne D. W Thorpe, 1993), hlm.
3 dalam bentuk gambar statik (gambar tidak bergerak), dimana informasinya adalah citra yang terbentuk melalui proses pencahayaan terhadap bahan berlapis kimia. 6 Arsip foto merupakan bagian dari arsip audio visual yang berupa still image atau gambar citra diam yang dituangkan dalam bentuk master negatif sebagai salah satu media yang digunakan untuk memperbanyak foto. Dilihat dari fisiknya arsip foto dibagi menjadi dua, yaitu negatif foto dan positif foto.negatif foto adalah film/ klise yang dipakai untuk mencetak positif foto, sedangkan positif foto adalah hasil cetakan dari negatif foto.semua jenis arsip termasuk arsip foto bukan hanya digunakan untuk kepentingan instansinya tetapi juga kepentingan umum.dilihat dari jenisnya arsip foto dibagi menjadi foto hitam putih dan foto berwarna. Foto berwarna lebih banyak memiliki macam proses fotografi dibandingkan foto hitam putih. Arsip foto termasuk dalam arsip bentuk khusus, dimana media rekam yang dipergunakan menggunakan kertas khusus foto yang memiliki struktur yang lebih rentan, hal ini yang membuat pengolahan arsip foto berbeda dari pengolahan arsip tekstual. Arsip foto juga mempunyai nilai penting sama halnya dengan arsip tekstual, arsip foto walaupun tidak berupa tulisan tetapi gambar yang ada mempunyai isi informasi yang terekam didalam gambar atas suatu kejadian. Arsip foto dapat dipergunakan sebagai sumber informasi, selain itu arsip foto juga dapat menceritakan gambar sejarah yang pernah terjadi bahwa peristiwa tertentu benar- 6 Erlina Widyanti, dkk, Penataan Dan Penyimpanan Arsip Foto, http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=71, dl tanggal 26 Desember 2013 pukul 20.13 WIB.
4 benar terjadi dan melibatkan orang- orang nyata serta tempat dimana kejadian tersebut terjadi.selain itu arsip foto juga memiliki kelebihan tersendiri dalam fisiknya, arsip foto lebih mudah untuk dijadikan sebagai alat pengingat dibandingkan dengan arsip tekstual.arsip foto dapat merekam suatu kejadian dan dapat mengingatkan pada kejadian dimasa lampau yang mungkin sudah terhapus dalam ingatan manusia.selain memiliki kelebihan, arsip foto juga memiliki kelemahan, hal tersebut karena arsip tidak bisa dipergunakan sebagai bukti yang autentik dalam suatu perkara huku, tanpa didukung dnegan adanya arsip tekstual. Dengan demikian walaupun arsip foto mempunyai peran yang penting, tetapi arsip foto tidak bisa berdiri sendiri tanpa adanya arsip tekstual atau bukti yang lain yang dapat digunakan sebagai bahan pendukung arsip foto. Maka dari itu, pengolahan arsip foto harus dilaksanakan secara tepat. Pengolahan arsip foto sangat penting untuk sebuah instansi. Pengolahan arsip foto yang sesuai standar yang berlaku dalam kearsipan akan sangat baik jika dilakukan oleh sebuah instansi demi untuk kelancaran sebuah instansi. Karena arsip foto mempunyai nilai yang sangat tinggi, selain itu arsip foto dapat merekam suatu peristiwa atau kejadian untuk pemberitaan, bahan bukti dan pelengkap pemberitaan. Kumpulan yang disusun selektif dan kronologis dapat merupakan penggambaran fakta dan dokumentasi dalam sejarah.` Sebelum melakukan penataan arsip foto dilakukan kegiatan survei arsip terlebih dahulu, hal ini merupakan sebuah kegiatan pendataan arsip foto yang akan ditangani dan dilakukan pengolahan terhadap arsip foto yang ada. Apabila proses survei arsip foto sudah dilakukan maka langkah selanjutnya yaitu
5 dilakukannya tahap seleksi terhadap arsip foto, deskripsi terhadap arsip foto, setelah arsip foto di diskripsi kemudian dilakukan penomoran, kemudian tahap penyimpanan arsip foto ke dalam amplop foto, selanjutnya dilakukan penataan amplop ke dalam boks dan tahap yang terahir penyusunan daftar arsip foto. Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta merupakan sebuah instansi yang bergerak di bidang pelestarian dan pengembangan pariwisata serta sumber budaya.kegiatan yang dilakukan meliputi pengolahan, pelestarian objek wisata serta kegiatan yang dituangkan dalam bentuk foto maupun media tekstual.arsip foto dimanfaatkan oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta sebagai data penunjang dokumen- dokumen dalam budaya dan sebagai bahan data promosi. Oleh karen itu perlu adanya penanganan arsip foto yang baik khususnya dalam penataannya oleh Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Hal tersebut agar dapat meminimalisir permasalahan dalam penanganan arsip foto yang dimilki.dengan demikian arsip- arsip foto di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta dapat terselamatkan. Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta didalam pengolahan arsip foto dilakukan dengan beberapa proses atau tahapan yang harus dilakukan. Setelah foto melalui proses dari penciptaan hingga menjadi arsip foto kemudian dilakukan deskripsi terhadap arsip foto, selanjutnya dilakukan proses penomoran, setelah proses penomoran dilakukan maka arsip foto dimasukkan ke dalam amplop yang bebas asam, pada amplop juga tidak lupa untuk diberi nomor sesuai dengan nomor pada fisik arsip foto. Setelah beberapa tahapan tersebut dilakukan
6 maka langkah selanjutnya memasukkan amplop ke dalam boks untuk menyimpan arsip, selanjutnya boks tersebut kemudian disimpan pada rak arsip. Dari latar belakang di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagaimana struktur organisasi di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta? Bagaimana pengolahan arsip foto di Dinas Pariwisata Dan Kebudayaan Kota Yogyakarta? Sarana dan prasarana apa saja yang dipergunakan? Apa saja kendala yang dihadapi? B. Tujuan Tujuan yang ingin dicapai dari pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta yang pertama, untuk mengetahui Struktur Organisasi yang ada di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, yang kedua untuk mengetahui bagaimana cara pengolahan arsip foto di Dinas Pariwisata Kota dan Kebudayaan Yogyakarta dalam rangka mendukung pelestarian wisata yang ada di Kota Yogyakarta. C.Metode Pengumpulan Data Metode didalam pengumpulan data menggunakan tiga metode.yang pertama adalah Studi Pustaka, mencari data atau bahan pustaka yang berisi teoriteori yang berhubungan dengan tema serta dapat mendukung dalam permasalahan yang dibahas.bahan pustaka yang digunakan meliputi buku, artikel- artikel yang berhubungan dengan pengolahan arsip foto baik dari para penulis ataupun artikel dari internet. Metode yang kedua adalah melakukan observasi (partisipasi) atau mengamati secara langsung mengenai cara penanganan arsip foto di Dinas
7 Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Hal tersebut untuk mengetahui lebih dalam mengenai berbagai hal yang berkaitan dengan arsip foto termasuk kegiatan pengolahan arsip foto di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Diharapkan setelah melakukan pengamatan secara langsung maka akan diperoleh perbandingan yang nyata antara teori dengan kenyataan yang ada di lapangan. Metode yang ketiga adalah melakukan wawancara (interview) secara langsung dengan arsiparis atau petugas yang bertugas di Dinas Pariwisata Kota dan Kebudayaan Yogyakarta. Dalam wawancara topik yang akan dibahas tentang garis besar pengolahan arsip foto di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. D. Tinjauan Pustaka Penyusunan tugas ahir ini mengacu pada beberapa sumber pustaka yang sesuai dengan tema yang di ambil yaitu Pengolahan Arsip Foto sehingga dapat membantu dan mendukung keberlangsungan proses penyusunan tugas ahir ini. Sumber pertama yang akan digunakan untuk dijadikan sebagai acuan adalah buku Manajemen Kearsipan karya Zulkifli Alamsyah, yang diterbitkan oleh PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta tahun 2001. Buku ini berisi tentang ruang lingkup kearsipan secara umum.zulkifli Alamsyah menjelaskan tentang prosedur kearsipan, yang meliputi prosedur pencatatan dan pendistribusian, serta prosedur penyimpanan arsip.zulkifli Alamsyah membahas seluruh aspek kegiatan kearsipan secara lengkap.didalam buku Manajemen Kearsipan juga memaparkan
8 peralatan dan perlengkapan kearsipan yang dipergunakan untuk menyimpanan arsip. Sumber Pustaka yang kedua adalah Keeping Archives edisi ketiga yang diterbitkan oleh Australian Society of Archivists pada tahun 2008 dengan editor Jackie Bettington. Buku Keeping Archives memaparkan bagaimana penyimpanan arsip foto yang tepat dan benar. Bab yang relefan dengan tema Plans, Photographs & Objects pada chapter 16 memaparkan mengenai masalah yang dapat timbul akibat tingginya temperatur serta kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip foto, selain itu juga menjelaskan mengenai penyimpanan arsip foto harus bersih baik peralatan yang dipergunakan sampai dengan udara. Selain itu memaparkan tentang penyimpanan arsip foto yang berbeda dari arsip yang lainnya. Keeping Archives juga menjelaskan tentang tempat penyimpanan serta pemeliharaan yang tepat untuk mencegah timbulnya kerusakan pada arsip foto. Sumber Pustaka yang ketiga adalah Managing Records in Special Format oleh David Roberts dalam buku Keeping Archives dengan editor Judits Ellis, Melbourne: D.W Thorpe, 1993. Didalam buku Keeping Archives memaparkan bagaimana kondisi penyimpanan arsip foto yang tepat dan benar. Pada bab 13 memaparkan lebih jauh mengenai berbagai masalah yang dapat timbul akibat tingginya temperatur serta kelembaban udara di ruang penyimpanan arsip foto. Judits Ellis juga menjelaskan mengenai penyimpanan arsip foto harus bersih baik peralatan yang dipergunakan sampai dengan udara juga harus bersih. Selain itu Judits Ellis membahas arsip foto mulai dari sejarah penciptaan arsip foto, tentang penafsiran nilai informasi foto pada umumnya, seperti arsip tekstual mulai dari
9 Penyusunan dan Pendeskripsian Arsip Pola Baru, Pengawetan dan Penyimpanan Arsip Foto yang berbeda dari arsip yang lainnya. Selain itu juga membahas karakter yang dapat mempengaruhi cara dan tempat penyimpanan serta pemeliharaan yang tepat untuk mencegah timbulnya kerusakan pada arsip foto. E. SISTEMATIKA PENULISAN Dalam penyususana akhir dalam melaksanakan tugas praktik kerja lapangan ini untuk memudahkan pemahaman dari pembuatan laporan yang berjudul Pengolahan Arsip Foto di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, laporan ini di susun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya. Bab pertama pada laporan ini membahas tentang latar belakang dan permasalahan tentang jenis- jenis arsip dan pengolahan yang dilakukan.arsip dibedakan menjadi beberapa macam, arsip tidak hanya berbentuk kertas tetapi juga dalam bentuk non kertas salah satunya adalah arsip audio visual.arsip audio visual meliputi arsip foto, arsip rekaman suara, arsip microfilm, dan arsip video. Pada bab ini juga membahas tentang pengolahan arsip foto yang harus dilakukan. Tinjauan pustaka yang dicantumkan dalam penulisan ini menunjukan bahan pustaka sebagai acuan teori dalam proses penyusunan laporan. Pada bab kedua laporan ini berisi tentang gambaran umum tempat dilaksanakannya peraktik kerja lapanagan di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, mulai dari tugas dan fungsi pokok serta letak geografis, kantor ini berada dijl. Suroto No.11 Yogyakarta 55231. Selain itu di jelaskan mengenai
10 struktur organisasi, tugas pokok dan fungsi, serta visi dan misi dari Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Bab tiga laporan ini menguraikan penjelasan rinci permasalahan sesuai dengan topik dari laporan akhir ini berdasarkan peraktik yang sudah dilakukan di lapangan yang menggambarkan bagaimana proses pengolahan arsip foto di Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta. Selain itu juga menjelaskan kendala apa yang di hadapi selama praktik kerja lapangan berlangsung. Pada bab empat atau terakhir dituliskan tentang kesimpulan dari seluruh laporan akhir serta saran penulis kepada Dinas Pariwisata dan Kebudayaan Kota Yogyakarta, mulai dari sarana dan prasarana yang harus dilengkapi untuk menunjang proses pengolahan arsip foto.