RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR Mochammad Iksan Program Studi Magister Manajemen Teknologi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jl. Cokroaminoto 12 A, Surabaya, 60264, Indonesia. Jurusan Manajemen Teknologi Informasi email: ibroxiksang@gmail.com ABSTRAK Peningkatan kualitas pelayanan publik melalui penyelenggaraan pemerintahan yang baik dan bersih, perlu didukung dengan pengelolaan keuangan yang efektif, efisien, transparan, dan akuntabel. Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas penggunaan keuangan negara yang dibelanjakan melalui proses pengadaan barang/jasa pemerintah, diperlukan upaya untuk menciptakan keterbukaan, transparansi, akuntabilitas serta prinsip persaingan/kompetisi yang sehat dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai APBN/APBD,. Sehingga diperoleh barang/jasa yang terjangkau dan berkualitas serta dapat dipertanggungjawabkan baik dari segi fisik, keuangan, maupun manfaatnya bagi kelancaran tugas pemerintah dan pelayanan masyarakat. Berdasarkan Surat Edaran dari Kantor Staff Presiden Nomor B-49/KSP/D.I/05/2015 Tanggal 26 Mei 2015 terkait Pelaksanaan Sistem Monitoring Informasi TEPRA (Sismontep) Kementrian/Lembaga/Daerah/Institusi, termasuk Pemerintah Provinsi Jawa Timur juga diminta untuk melaporkan pelaksanaan anggaran tiap bulannya, termasuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Sampai dengan saat ini hanya pengadaan barang/jasa yang melalui metode lelang dan E-purchasing yang dapat diambil datanya secara real time, untuk pengadaan barang/jasa selain metode tersebut data tidak dapat diambil karena belum tersedianya aplikasi dan harus melakukan rekonsiliasi ke masingmasing Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD). Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem informasi yang berfungsi sebagai pelaksana proses pengadaan barang/jasa dan data dapat digunakan sebagai pelaporan sesuai dengan Surat Edaran yang dimaksud. Kata Kunci: PENDAHULUAN Pemerintahan yang baik dan bersih (Good Governance and Clean Government) yaitu seluruh aspek yang terkait dengan kontrol dan pengawasan terhadap kekuasaan yang dimiliki pemerintah dalam menjalankan fungsinya melalui institusi formal dan informal. Untuk melaksanakan prinsip Good Governance and Clean Government, maka pemerintah harus melaksanakan prinsip-prinsip akuntabilitas dan pengelolaan sumber daya secara efisien,. Serta mewujudkannya dengan tindakan dan peraturan yang baik, tidak berpihak (independen), serta menjamin terjadinya interaksi ekonomi dan sosial antara para pihak terkait (stakeholders) secara adil, transparan, profesional, dan akuntabel. Berdasarkan Surat Edaran dari Kantor Staff Presiden Nomor B-49/KSP/D.I/05/2015 Tanggal 26 Mei 2015 terkait Pelaksanaan Sistem Monitoring Informasi TEPRA (Sismontep) 1
Kementrian/Lembaga/Daerah/Institusi, termasuk Pemerintah Provinsi Jawa Timur juga diminta untuk melaporkan pelaksanaan anggaran tiap bulannya termasuk pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Sampai dengan saat ini hanya pengadaan barang/jasa yang melalui metode lelang di UPT Pelayanan Pengadaan Barang/Jasa (P2BJ) pada website http://lpse.jatimprov.go.id dan metode E-purchasing pada website https://inaproc.lkpp.go.id/v3/ yang dapat diambil datanya secara real time melalui Inaproc Service Bus pada website https://inaproc.lkpp.go.id/isb/ dan melalui aplikasi pelaporan LPSE Jawa Timur,. Sedangkan selain dua metode tersebut, seperti: metode pengadaan langsung, penunjukan langsung, sayembara dan swakelola belum tersedia sistem informasi untuk mengakses data secara real time. Tujuan dari penelitian ini adalah dibutuhkan suatu sistem informasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Sehingga mendapatkan informasi mengenai hasil dari proses pengadaan barang/jasa secara real time untuk kebutuhan pelaporan, baik bagi Pemerintah Provinsi Jawa Timur maupun bagi kewajiban melaporkan pelaksanaan anggaran. Sesuai Surat Edaran dari Kantor Staff Presiden Nomor B-49/KSP/D.I/05/2015 Tanggal 26 Mei 2015 melalui http://monev.lkpp.go.id/tepra. METODE Secara umum tahapan pada penelitian ini dibagi menjadi tiga bagian yaitu: inisiasi dan perencanaan, analisis kebutuhan sistem, dan perancangan sistem, seperti tampak pada Gambar 1. Gambar 1. Metodologi Penelitian Pada Gambar 1, Tahap 1 yaitu inisiasi dan perencanaan terdiri dari dua yaitu studi literatur dan studi lapangan. Pada tahapan studi literatur merupakan kegiatan pengkajian semua literatur yang ada, yang memiliki korelasi dengan permasalahan yang akan diselesaikan. Kegiatan ini dimulai dari pengumpulan semua literatur dari teknologi yang ada dan relevan untuk menunjang penelitian, mengumpulkan literature mengenai pengadaan barang/jasa seperti Peraturan Presiden Nomor 54 beserta perubahannya. Pada Tahapan studi lapangan dilakukan bersamaan dengan studi literatur, dengan melakukan survey langsung kepada SKPD terkait dengan Pengadaan Barang/Jasa. Mulai dari proses Pemilihan Penyedia sampai dengan proses Kontrak. Tahap 2 analisis dan kebutuhan sistem terdiri dari dua yaitu analisis sistem dan kondisi saat ini serta analisis kebutuhan sistem. Pada tahapan analisis sistem dan kondisi saat ini, 2
didapatkan detail informasi mengenai proses pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Untuk proses pengadaan barang/jasa melalui metode lelang (lelang umum, lelang sederhana, seleksi umum, seleksi sederhana, pemilihan langsung) dilakukan oleh UPT P2BJ Badan Penanaman Modal melalui website http://lpse.jatimprov.go.id. Untuk memenuhi kewajiban lelang melalui elektronik sesuai dengan diterbitkannya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 beserta perubahannya tentang pengadaan barang/jasa Pemerintah dan Instruksi Presiden Nomor 17 Tahun 2011 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi tahun 2012, untuk proses pengadaan barang/jasa yang tercantum dalam e-catalogue wajib dilakukan melalui e-purchasing sesuai dengan pasal 110 ayat (4) Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015. Untuk kedua metode lelang dan E-purchasing data dapat diambil secara real time melalui Inaproc Service Bus LKPP. Sedangkan untuk selain kedua metode diatas tidak dapat melakukan pengambilan data secara real time, dikarenakan belum tersedianya sistem yang dapat mengakomodasi mulai dari proses pemilihan penyedia hingga proses kontrak. Setelah dilakukan analisis sistem dan kondisi saat ini, dimana terdapat permasalahan tidak tersedianya data pengadaan barang/jasa secara real time. Untuk proses pengadaan barang/jasa dapat dilanjutkan dengan tahapan analisis kebutuhan sistem, suatu sistem harus: 1. Berbasis website. 2. Dapat mengakomodasi SKPD dalam proses pemilihan penyedia barang/jasa. 3. Dapat mengakomodasi SKPD dalam proses kontrak pengadaan barang/jasa. 4. Dapat menampilkan hasil dari pengadaan barang/jasa secara real time. Tahap 3 perancangan sistem dilakukan setelah mendapatkan kebutuhan dari sistem, dimana kebutuhannya adalah dapat mengakomodasi SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Gambar 2. Data Laporan yang dibutuhkan dari Pengadaan Barang/Jasa (sumber http://monev.lkpp.go.id/tepra/summary?instansi=d158&tahun=2016 ) Gambar 2 menjelaskan laporan apa saja yang dibutuhkan pada rencana paket pengadaan. Paket pengadaan yang melalui lelang umum, seleksi umum, lelang terbatas, pemilihan langsung, lelang sederhana, E-purchasing dan seleksi sederhana dapat diambil secara langsung melalui LPSE. Sedangkan untuk penunjukan langsung, sayembara kontes, pengadaan langsung, dan swakelola belum terdapat sistem yang mengakomodir. Dalam penelitian ini akan dibahas bagaimana merancang sistem E-Pengadaan Langsung, E- Swakelola, dan E-Sayembara. Sehingga keseluruhan data dapat melengkapi data pada E- Lelang dan E-Purchasing yang diambil melalui Inaproc Service Bus. 3
Tabel 1. Tabel Kebutuhan Laporan Pengadaan Barang/Jasa No Nama Kolom 1. Kode Paket 2. Nama Paket 3. Metode Pemilhan 4. Jenis Pengadaan 5. Kode Rekening 6. Sumber Dana 7. Pagu Dana 8. Harga Perkiraan Sendiri 9. Tanggal Pengumuman 10. Tanggal Akhir 11. Tanggal Kontrak 12. Penyedia 13. Nilai Kontrak Tabel 1 menjelaskan kebutuhan dari laporan pengadaan barang/jasa sesuai dengan Surat Edaran dari Kantor Staff Presiden Nomor B-49/KSP/D.I/05/2015 Tanggal 26 Mei 2015 melalui http://monev.lkpp.go.id/tepra. Untuk data lelang dan E-Purchasing, data diambil melalui Inaproc Service Bus. Kemudian dikonversi kedalam data seperti pada Tabel 1, dan akan diekspor kedalam sistem yang dibangun. Sehingga data akan tergabung secara otomatis setelah proses konversi. HASIL DAN PEMBAHASAN Berdasarkan metode yang dilakukan, maka dibutuhkan suatu sistem pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang terintegrasi serta berbasis web. Sehingga dapat digunakan oleh SKPD di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, dimana kebutuhan data minimal dalam proses pengadaan barang/jasa tertuang dalam tabel 1. Gambar 3. Gambaran Pelaporan Data Pengadaan Barang/Jasa Pada Gambar 3 dapat dijelaskan gambaran pengambilan data pengadaan barang/jasa yang melalui lelang dan E-Purchasing. Diambil langsung melalui Inaproc Service Bus/ 4
aplikasi pelaporan LPSE Jawa Timur, kemudian data dilakukan konversi sesuai dengan kebutuhan pada Tabel 1. Sedangkan untuk data selain lelang dan E-purchasing, dilakukan melalui input data oleh masing-masing SKPD. Kemudian data akan digabungkan menjadi data pengadaan barang/jasa Pemerintah Provinsi Jawa Timur. Gambar 4. Flow Pelaporan Data Pengadaan Barang/Jasa Pada Gambar 4., dapat diamati terkait diagram alir dari sistem pelaksanaan pengadaan barang jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur,. Dimana SKPD memasukkan data paket pengadaan barang/jasa ke dalam sistem. Admin Provinsi Jawa Timur dapat sewaktu waktu mengambil data paket pengadaan barang/jasa, baik itu dari SKPD maupun dari aplikasi pelaporan Inaproc Service Bus atau aplikasi pelaporan LPSE Jawa Timur. Kemudian sistem akan melakukan proses konversi data dari Inaproc Service Bus dan digabunkan dengan data paket pengadaan barang/jasa untuk kemudian dimasukkan ke dalam tabel data paket pengadaan barang/jasa. KESIMPULAN DAN SARAN Dari hasil penelitian diatas dapat diambil kesimpulan dan saran sebagai berikut: 1. Rancang bangun sistem informasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur, diharapkan dapat memberikan data paket pengadaan barang/jasa pada admin Provinsi Jawa Timur. Dimana ditunjuk untuk melaporkan hasil pelaksanaan pengadaan barang/jasa sesuai Surat Edaran dari Kantor Staff Presiden Nomor: B-49/KSP/D.I/05/2015 Tanggal 26 Mei 2015 melalui http://monev.lkpp.go.id/tepra. 2. Rancang bangun sistem informasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa di lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Timur dapat memudahkan SKPD dalam melaporkan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa. 5
3. Saran yang diberikan, Pemerintah Provinsi Jawa Timur perlu dilakukan koordinasi dengan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang, terkait pengembangan sistem sistem informasi pelaksanaan pengadaan barang/jasa selain lelang dan E-purchasing agar dapat digunakan oleh keseluruhan Kementrian/Lembaga/Daerah/Institusi. DAFTAR PUSTAKA Sutabri, Tata, (2005), Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta. Republik Indonesia (2010), Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah beserta perubahannya, Indonesia. Republik Indonesia (2011), Instruksi Presiden Nomor 17 Tahun 2011 tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi tahun 2012, Indonesia. 6