BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian dan Fungsi Manajemen Personalia Pengertian Manajemen Personalia telah banyak dikemukakan oleh beberapa ahli manajemen baik dari dalam maupun luar negeri. Berikut ini merupakan kutipan pendapat dari Edwin B. Flippo mengenai Manajemen Personalia, yaitu : Manajemen Personalia adalah Perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian atas pengadaan tenaga kerja, pengembangan, kompensasi, integrasi, pemeliharaan dan pemutusan hubungan kerja dengan sumber daya manusia untuk mencapai sasaran perorangan, organisasi dan masyarakat Selain pendapat dari Edwin, penulis mengutip juga pendapat dari Dale Yoder, John B. Miner dan Mary Green Miner yang dikutip oleh Malayu S.P. Hasibuan (2009 ; 11). Pendapat-pendapat tersebut adalah sebagai berikut : Menurut Dale Yoder Manajemen Personalia adalah penyedia kepemimpinan dan pengarahan para karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja mereka. Sedangkan menurut John B. Miner dan Mary Green Miner, Manajemen Personalia didefinisikan sebagai suatu proses pengembangan, menerapkan, dan menilai kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, metodemetode, dan program-program yang berhubungan dengan individu karyawan dalam organisasi. 8
9 Fungsi Manajemen Personalia pada dasarnya dapat dikelompokkan atas 2 (dua) macam, yaitu : 2.1.1 Fungsi-fungsi Manajemen a. Perencanaan (Planning) b. Pengorganisasian (Organizing) c. Pengarahan (Directing) d. Pengendalian (Controlling) 2.1.2 Fungsi-fungsi Operasional a. Pengadaan tenaga kerja (Procurement) b. Pengembangan (Development) c. Kompensasi d. Integrasi e. Pemeliharaan (Maintenance) f. Pemutusan Hubungan Kerja 2.2 Pengertian Penilaian Kinerja Penilaian kinerja merupakan proses yang dilakukan perusahaan dalam mengevaluasi kinerja pekerjaan seseorang. Apabila hal itu dikerjakan dengan benar, maka para karyawan, penyelia mereka, departemen Sumber Daya Manusia (SDM), dan akhirnya perusahaan akan menguntungkan dengan jaminan bahwa upaya para individu karyawan mampu mengkontribusi pada
10 fokus srategik dari perusahaan. Namun penilaian kinerja dipengaruhi oleh kegiatan lain dalam perusahaan dan pada gilirannya mempengaruhi keberhasilan perusahaan. Penilaian kinerja meliputi dimensi kinerja karyawan dan akuntabilitas. Dalam dunia kompetitif yang mengglobal, perusahaan-perusahaan membutuhkan kinerja tinggi. Pada waktu yang sama karyawan membutuhkan umpan balik tentang kinerja mereka sebagai petunjuk untuk mempersiapkan perilaku masa depan. Menurut Simamora ( 2004 ; 338 ), Penilaian kinerja adalah proses yang dipakai oleh organisasi untuk mengevaluasi pelaksanaan kerja individu karyawan. Dari pengertian di atas pada dasarnya dapat diartikan sebagai prestasi yang dicapai oleh perusahaan dalam suatu periode tertentu yang mencerminkan tingkat kesehatan perusahaan. Kinerja adalah pernyataan sejauh mana seseorang telah menanamkan bagiannya dalam melaksanakan strategi organisasi, baik dalam mencapai sasaran khusus yang berhubungan dengan peranan perorangan atau dengan memperhatikan kompetensi yang dinyatakan relevan dalam organisasi, baik dalam suatu peran yang tertentu atau secara lebih umum.
11 2.2.1 Penetapan Standar Kinerja Standar kinerja (performance standard) menentukan tingkat kinerja pekerjaan yang diharapkan dari pemegang pekerjaan tersebut dan kriteria terhadap kesuksesan pekerjaan diukur. Standar kinerja pekerjaan membuat eksplisit kuantitas dan atau kualitas kinerja yang diharapkan dalam tugas-tugas dasar yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya standar kinerja pekerjaan adalah pertanyaan-pertanyaan mengenai kinerja yang dianggap diterima dan dapat dicapai atas sebuah pekerjaan tertentu. Beberapa persyaratan yang mesti dipenuhi dalam menentukan standar kinerja pekerjaan adalah : a. Standar kinerja haruslah dengan individu dan organisasi b. Standar kinerja haruslah membedakan antara pelaksanaan pekerjaan yang baik, sedang atau buruk c. Standar kinerja haruslah dinyatakan dalam angka d. Standar kinerja haruslah mudah diukur e. Standar kinerja haruslah dipahami oleh karyawan dan penyelia f. Standar kinerja haruslah memberikan penafsiran yang tidak mendua Standar - standar kinerja pekerjaan mempunyai dua fungsi. Pertama, menjadi tujuan-tujuan atau sasaran dari upaya-upaya karyawan. Jika standar telah dipenuhi, maka karyawan bakal merasakan adanya pencapaian dan
12 penyelesaian. Kedua, standar-standar kinerja pekerjaan merupakan kriteria pengukuran kesuksesan sebuah pekerjaan. Tujuan pembuatan standar-standar kinerja pekerjaan adalah untuk membentuk pedoman-pedoman terhadapnya kinerja aktual dapat diukur. Hal ini berfaedah bagi orang yang menduduki jabatan tersebut dari atasannya yang mengevaluasi kinerja orang tersebut. Semakin karyawan memahami apa yang diharapkan darinya, kian besar kemungkinan bahwa orang bersangkutan bakal mampu melaksanakan tanggung jawab pada posisi tersebut secara mulus. Pada akhirnya penilaian kinerja oleh penyelia dari lebih objektif dan relevan jika didasarkan pada pernyataan-pernyataan apa yang diharapkan. Tujuan lainnya dalam penentuan standar-standar kinerja adalah meningkatkan motivasi dan komitmen. Jika penyelia dan karyawan bekerja sama untuk membuat standar kinerja, partisipasi karyawan dapat memberikan kontribusi bagi pemenuhan kebutuhan dan afiliasi, pengakuan dan otonomi. 2.2.2 Tujuan tujuan Dilakukannya Penilaian Kinerja Penilaian kinerja (Performance Appraisal) secara keseluruhan merupakan proses yang berbeda dari evaluasi pekerjaan (job evaluation). Penilaian kinerja berkenaan dengan seberapa baik seseorang melakukan pekerjaan yang ditugaskan/diberikan.
13 Ada beberapa tujuan penting dari penilaian kinerja yang dilakukan dan tujuan-tujuan tersebut tidak dapat dicapai dengan program manajemen sumber daya manusia yang lain. Penilaian kinerja merupakan kunci dalam memperkerjakan dan mengembangkan sumber daya manusia yang merupakan sumber daya paling penting bagi suatu organisasi perusahaan untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan memperhatikan pengertian penilaian kinerja sebagaimana diuraikan di atas, jelas banyak tujuan dan manfaat yang diharapkan. Menurut Mangkuprawira ( 2001 ; 224 ) terdapat 11 (sebelas) manfaat ditinjau dari beragam perspektif pengembangan perusahaan, khususnya manajemen sumber daya manusia, yaitu : a. Perbaikan kinerja Umpan balik kinerja bermanfaat bagi karyawan, manajer, dan spesialisasi personal dalam bentuk kegiatan yang tepat untuk memperbaiki kinerja. b. Penyesuaian kompensasi Penilaian kinerja membantu pengambil keputusan menentukan siapa yang seharusnya menerima peningkatan pembayaran dalam bentuk upah dan bonus yang didasarkan pada system merit. c. Keputusan Penempatan Promosi, transfer, dan penurunan jabatan biasanya didasarkan pada kinerja masa lalu dan antisipatif; misalnya dalam bentuk penghargaan.
14 d. Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan Kinerja buruk mengindikasikan sebuah kebutuhan untuk melakukan pelatihan kembali. Setiap karyawan hendaknya selalu mampu mengembangkan diri. e. Perencanaan dan Pengembangan Karir Umpan balik kinerja membantu proses pengambilan keputusan tentang karir spesifik karyawan. f. Defisiensi Proses Penempatan Staf Baik buruknya kinerja berimpikan dalam hal kekuatan dan kelemahan dalam prosedur penempatan staf di departemen SDM. g. Ketidakakuratan Informasi Kinerja buruk dapak mengindikasikan kesalahan dalam informasi analisis pekerjaan, rencana SDM, atau hal lain dari system manajemen personal. Hal demikian akan mengarah pada ketidaktepatan dalam keputusan menyewa karyawan, pelatihan, dan keputusan konseling. h. Kesalahan Rancangan Pekerjaan Kinerja buruk mungkin sebagai gejala dari rancangan pekerjaan yang keliru. Lewat penilaian dapat didiagnosis kesalahan-kesalahan tersebut. i. Kesempatan Kerja yang Sama
15 Peniaian kinerja yang akurat yang secara actual menghitung kaitannya dengan kinerja dapat menjamin bahwa keputusan penempatan internal bukanlah sesuatu yang bersifat diskriminasi. j. Tantangan-tantangan Eksternal Kadang-kadang kinerja dipengaruhi oleh faktor-faktor lingkungan pekerjaan, seperti keluarga, financial, kesehatan, atau masalah-masalah lainnya. Jika masalah-masalah tersebut tidak diatasi melalui penilaian, departemen SDM mungkin mampu menyediakan bantuannya. k. Umpan Balik pada SDM Kinerja yang baik dan buruk diseluruh organisasi mengindikasikan bagaimana baiknya fungsi departemen SDM diterapkan. 2.2.3 Tahapan Penilian Kinerja Tahapan penilaian kinerja karyawan secara garis besarnya adalah sebagai berikut : a. Penetapan target atau rencana penyelesaian tugas; Merupakan kegiatan diskusi antara Line Manager dengan Pegawai yang dinilai dalam rangka perumusan target atau rencana penyelesaian tugas yang akan dicapai dalam 1 (satu) periode penilaian. b. Evaluasi Awal
16 1) Evaluasi awal atas rencana penyelesaian tugas dilakukan oleh Line Manager dengan Pegawai yang bersangkutan. 2) Dalam hal Line Manager yang bersangkutan memiliki bawahan dalam jumlah yang banyak, maka pelaksanaan penilaian dapat dilakukan dengan bantuan pejabat lain yang ditunjuk oleh pimpinan satuan kerja. 3) Apabila evaluasi awal dilakukan oleh pejabat lain sebagai dimaksud pada angka 2, maka tanggung jawab akhir tetap pada Line Manager pegawai yang bersangkutan. 4) Evaluasi awal merupakan proses dalam mengarahkan dan membantu pegawai untuk mencapai rencana penyelesaian tugas yang telah disepakati. b. Evaluasi Akhir; 1) Berupa penetapan nilai kinerja dan predikat kinerja bagi pegawai di satuan kerja dilakukan oleh Line Manager dan pegawai yang bersangkutan dan dituangkan dalam formulir Penilaia Kinerja Pegawai. 2) Line Manager melakukan penilaian atas pencapaian prestasi kerja dan perilaku kerja pegawai yang bersangkutan berdasarkan ; a. Hasil pengamatan langsung b. Pendapat dan masukan dari atasan langsung pegawai yang besangkutan c. Informasi pendukung lainnya
17 3) Hasil penilaian prestasi kerja dan perilaku kerja yang telah disepakati dan ditandatangani oleh pegawai yang dinilai dan Line Manager pegawai yang besangkutan diajukan kepada Pimpinan Satuan Kerja untuk ditetapkan. 4) Hasil peniaian prestasi kerja dan perilaku pegawai sebagaimana dimaksud pada angka 3 disampaikan kepada Pemimpin Satuan Kerja sebagai bahan pertimbangan untuk penetapan Nilai Kinerja dan Predikat Kerja pegawai yang bersangkutan. 5) Dalam menetapkan Nilai Kinerja dan Predikat Kerja bagi pegawai di satuan kerja sebagaimana dimaksud pada angka 4 Pemimpin Satuan Kerja melakukan pembahasan dengan Line Manager dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut : a) Pencapaian tugas dan perilaku kerja pegawai yang disampaikan oleh Line Manager b) Hasil kinerja dan rangking Nilai Kinerja pegawai untuk golongan yang sama di satuan kerja yang bersangkutan c) Pola dan distribusi Predikat Kerja pegawai. 6) Nilai Kinerja dan Predikat Kerja pegawai di satuan kerja yang telah ditetapkan dituangkan dalam formulir Kinerja Pegawai yang bersangkutan dan ditandatangani oleh pegawai yang dinilai, Line Manager, seta Pemimpin Satuan Kerja yang bersangkutan.
18 Penilaian prestasi kerja dalam rangka pengembangan sumber daya manusia sangat penting artinya dalam kehidupan organisasi, karena setiap orang ingin mendapatkan penghargaan dan perlakuan yang adil. Namun harus disadari bahwa penilaian prestasi kerja sulit diterapkan secara objektif karena dalam penilaiannya terdapat kecendrungan (pikologis) seperti adanya kelonggaran (leniency), kecendrungan ke pusat (central tendency) dan efek halo. 1) Kelonggaran (Leniancy/ seveity), masalah yang terjadi saat penyelia memiliki kecendrungan untuk memberikan peringkat tinggi atau rendah kepada semua bawahannya tanpa/ kurang memperhatikan hasil pekerjaan sesungguhnya. 2) Kecendrungan Terpusat, yaitu kecendrungan untuk memberikan peringkat semua karyawan dengan cara yang sama, seperti memberikan peringkat rata-rata kepada semuanya (tidak akan menilai paling baik atau paling jelek). 3) Efek halo, dalam penilaian prestasi masalah yang muncul ketika peringkat yang diberikan oleh penyelia kepada bawahan atas satu sifat tertentu membuat bias peringkat orang itu atas sifat lainnya, sehingga cenderung menghasilkan nilai tertinggi atau sebaliknya nilai terendah akibat kesan sesaat tadi dan biasanya terjadi pada pekerjaan yang hasil kerja pegawai sulit diukur.
19 2.3 Pengertian dan Arti penting Promosi Jabatan Motivasi yang mendorong seseorang untuk berpartisipasi aktif dalam suatu organisasi antara lain adalah kesempatan untuk maju. Sifat dasar manusia pada umumnya ingin menjadi lebih baik, lebih maju dari posisi yang dipunyai pada saat ini. Karena itulah mereka pada umumnya menginginkan kemajuan dalam hidupnya. Kesempatan untuk maju di dalam suatu organisasi dinamakan promosi (penaikan jabatan). Suatu promosi berarti pula pemindahan dari suatu jabatan ke jabatan yang lain yang mempunyai status dan tanggung jawab yang lebih tinggi. Hal ini berarti bahwa kompensasi (penerimaan upah/gaji dan sebagainya) pada umumnya lebih tinggi bila dibandingkan dengan jabatan lama. Suatu promosi jabatan pada umumnya didambakan oleh setiap anggota organisasi. Perpindahan seseorang pada jabatan baru dapat juga terjadi apabila organisasi yang bersangkutan mengalami ekspansi ataupun karena adanya lowongan yang harus segera diisi. Perwujudan dan prinsip orang yang tepat pada jabatan yang tepat, baik dengan jalan pemindahan ataupun dengan jalan lain, bukan saja akan membawa hasil yang baik bagi organisasi, tetapi juga kepada petugas yang bersangkutan. Disinilah pentingnya suatu promosi untuk meningkatkan motivasi seseorang dalam suatu organisasi. Namun pemberian promosi harus bertitik tolak untuk kepentingan organisasi dan bukan untuk kepentingan pribadi seseorang petugas.
20 Untuk memperolah gambaran yang lebih jelas mengenai pengertian promosi jabatan, berikut dikemukakan beberapa definisi promosi jabatan menurut beberapa ahli lain : Menurut Mangkuprawira (2002 ; 168), Sebuah promosi terjadi ketika seorang karyawan dipindahkan dari suatu pekerjaan ke posisi lain yang lebih tinggi dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab, dan atau tingkat status keorganisasiannya. Sedangkan menurut Dessler (2005 ; 43), Promosi merupakan kemajuan ke posisi dengan tanggung jawab meningkat sedangkan pemindahan adalah penugasan ke posisi serupa (atau lebih tinggi) dibagian lain perusahaan. Berdasarkan kepada definisi di atas maka penulis dapat menyimpulkan bahwa promosi mempunyai arti yang penting bagi instansi, sebab dengan promosi berarti kestabilan instansi dan moral pegawai akan lebih terjamin. Promosi akan selalu diikuti oleh tugas, tanggung jawab, dan wewenang yang lebih tinggi dari pada jabatan yang diduduki sebelumnya. Seseorang dipromosikan karena dianggap mempunyai prestasi rata-rata lebih tinggi dari pegawai yang lain meskipun mungkin oleh pimpinan dinilai prestasi yang ada belum memuaskan.
21 2.3.1 Dasar-dasar Promosi Jabatan Menurut Ranupandojo dan Husnan ada dua dasar yang biasa dipakai untuk menentukan promosi adalah a. Kecakapan kerja (Sistem Merit) Dengan dasar pertimbangan ini, maka pegawai yang memiliki kecakapan kerja yang dapat terus mengembangkan karirnya, sementara mereka yang berprestasi dibawah standar akan tersisihkan. Jadi system ini hanya berdasarkan kecakapan kerja seseorang yang menyebabkan 21actor-faktir lain seperti senioritas, kekeluargaan sehingga hasilnyapun akan lebih objektif. b. Sistem Senioritas Senioritas diartikan sebagai lamanya masa kerja seseorang yang diakui prestasi baik pada jabatan yang bersangkutan maupun dalam instansi keseluruhan. Sistem ini pada dasarnya merupakan salah satu bentuk penghargaan instansi kepada pegawai atas kesetiaan yang didedikasikan kepada instansi. 2.3.2 Maksud dan tujuan promosi jabatan Promosi jabatan adalah sebagai penghargaan atas keberhasilan seseorang menunjukan prestasi kerja yang tinggi dalam pekerjaan dan jabatan yang dipangkunya sekarang. Selain itu sebagai pengakuan atas kemampuan dan
22 potensi yang bersangkutan untuk menduduki posisi yang lebih tinggi dalam organisasi. Selain itu juga promosi dapat merangsang agar karyawan lebih bergairah bekerja, berdisiplin tinggi, dan memperbesar produktivitas kerjanya. 2.3.3 Syarat-syarat Penetapan Promosi Jabatan Untuk melaksanakan promosi, harus dapat ditetapkan syarat-syaratnya terlebih dahulu. Syarat-syarat promosi itu haruslah dapat dipakai untuk menentukan siapa yang berhak untuk segera dipromosikan. Syarat-syarat yang biasa dipakai antara lain adalah sebagai berikut : a. Pengalaman Banyaknya pengalaman seseorang karyawan seringkali dipakai sebagai salah satu syarat untuk promosi sebab dengan pengalaman yang lebih banyak diharapkan kemampuan yang lebih tinggi, ide yang lebih banyak dan sebagainya. b. Tingkat Pendidikan Pendidikan sebagai syarat untuk dapat dipromosikan pada jabatan tertentu. c. Loyalitas Loyalitas atau kesetiaan terhadap instansi tempat bekerja sering kali dipakai sebagai syarat untuk promosi.
23 d. Kejujuran Kejujuran merupakan syarat promosi yang penting dalam jabatan tertentu. e. Tanggung Jawab Instansi memerlukan tanggung jawab yang cukup besar sehingga masalah tanggung jawan merupakan syarat utama untuk promosi. f. Kepandaian Bergaul Kepandaian bergaul sebagai persyaratan promosi jabatan tertentu. g. Prestasi Kerja Pada umumnya setiap instansi selalu mencantumkan syarat prestasi kerja untuk promosi. Ini dapat dilihat dari catatan-catatan prestasi yang telah dikerjakan. h. Inisiatif dan Kreatif Untuk promosi pada jabatan tertentu mungkin syarat tingkat inisiatif dan kreatif harus diperhatikan. Hal ini disebabkan untuk jabatan tersebut sangat diperlukan inisiatif dan kreatif. 2.4 Hubungan Penilaian Kinerja terhadap Promosi Jabatan Berdasarkan rumusan masalah dalam skripsi ini, hepotesis bahwa Terdapat pengaruh yang positif antara Sistem SPKP dengan promosi jabatan dimana semakin baik nilai kinerja yang diperoleh maka semakin efektif pelaksanaan promosi jabatan.
24 Penilaian kinerja merupakan evaluasi terhadap perilaku, prestasi kerja dan potensi pengembangan yang telah dilakukan dan berguna sebagai dasar pengambilan keputusan untuk promosi, demosi, pemberhentian dan penetapan besarnya balas jasa. Pendapat Mangkuprawira proses penugasan kembali seorang karyawan ke posisi pekerjaan yang lebih tinggi, umumnya diberikan sebagai pengakuan dari kinerja masa lalu dan hal yang menjanjikan di masa depan. Menurut pendapat dari Dessler (2005; 2), ada empat alasan mengapa perlu penilaian prestasi, yaitu pertama, penilaian memberikan informasi untuk keputusan promosi dan gaji, kedua, memberikan sebuah kesempatan untuk meninjau perilaku karyawan yang berhubungan dengan pekerjaan, ketiga penilaian adalah bagian dari proses perencanaan karir di perusahaan, karena penilaian memberikan sebuah kesempatan untuk meninjau recana karir karyawan dengan kekuatan dan kelemahannya, keempat penilain membantu untuk mengatur dan meningkatkan prestasi perusahaan.