BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM III.1. Analisa Sistem Yang Berjalan Proses analisa sistem merupakan langkah kedua pada fase pengembangan sistem. Analisa sistem dilakukan untuk mengetahui kelebihan dan kekurangan dari sistem yang selama ini dijalankan oleh perusahaan serta memahami informasi-informasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri. Untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan sistem tersebut, maka perlu diketahui bagaimana sistem yang sedang berjalan pada perusahaan. Adapun sistem yang sedang berjalan adalah sebagai berikut. Pada sistem yang sedang berjalan mekanisme dalam hal pembelian bahan baku oleh unit di menajemen PT.PLN Persero Wilayah Cabang Sidempuan dalam hal pembelian bahan baku berupa barang kwh meter listrik dan daya kwh/mcb di PT/CV Sangatlah lambat dalam hal prosedur pembelian bahan baku. Ini di karenakan prosedur pencatatan administrasi baik berupa data data barang baku, harga, sampai perjanjian maupun pengiriman laporan bulanan rekanan pihak ke dua dari PT atau CV yang menginginkan kerjasama, dalam hal prosedur kerjasama mengalami sistem yang proses manual. di karenakan baik di PLN maupun pihak rekanan tidak menyediakan suatu alat yang berupa aplikasi sistem program yang terintegrasi ke PLN, dengan ini sistem yang berjalan di PLN masih menggunakan sistem pencatatan manual dan kurang efektif dalam hal kerja sama 33
pembelian bahan baku di PT maupun CV. Maka dari itu penulis memberikan suatu solusi dalam hal permasalahan yang ada di PT.PLN maupun di pihak rekanan pln dalam hal mencoba dan membuat aplikasi sistem informasi pembelian bahan baku secara efisien. menyajikan data data barang yang akurat efektif dan tidak memakan waktu yang lama dalam hal proses kerjasama antara PLN dan PT/CV dan sama sama menberikan keuntungan diantara kedua belah pihak apabila menggunakan sistem informasi ini dan sangat mengurangi beban permasalahan yang ada di PT PLN maupun di PT/CV. III.1.1. Analisa Input Adapun input data dalam pengolahan data Pembelian bahan baku yang sedang berjalan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal adalah sebagaimana Gambar III.1. berikut ini Gambar III.1. Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN (Persero)Wilayah Sumatera Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal
III.1.2. Analisa Proses Adapun proses pengolahan data pembelian bahan baku pada PT.PLN (Persero) Wilayah Sumatera Utara Cabang padang Sidempuan yang sedang berjalan dapat digambarkan dalam bentuk aliran informasi sebagaimana Gambar III.2. Pelanggan Pemasok Bagian Pembelian Pimpinan Mulai Data Pelanggan Menerima Data Pelanggan Menerima Data Pelanggan Dan Permohonan Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku Menerima Faktur Penerimaan Bahan Baku Membuat Data Permohonan Pembelian Bahan Baku Memberikan Faktur Penerimaan Dan Pengeluaran Bahan Baku Selesai Menerima Faktur Penerimaan Dan Pembelian Bahan Baku Membuat Laporan Pembelian Bahan Baku Laporan Pembelian Bahan Baku Gambar III.2. Flow Of Document Perancangan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara Ranting Natal
Dari Gambar III.2. diatas dapat dilihat aliran dokumen yang terjadi dalam Perancangan Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara Medan. Aliran dokumen ini sudah cukup baik, sebab terdapat proses penyimpanan, seperti data pelanggan, pemasok, dan bagian pembelian yang berguna untuk memudahkan pembuatan laporan pembelian bahan baku guna diserahkan kepada pimpinan. Aliran dokumen dari Perancangan Sistem Perancangan Sistem Informasi Akutansi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN (Persero) wilayah Sumatera Utara Medan mencakup 4 bagian yaitu Pelanggan, Pemasok, Bagian Pembelian, Pimpinan. III.1.3. Analisa Output Adapun output data dalam pengolahan data Pembelian bahan baku yang sedang berjalan pada PT PLN (Persero) Wilayah Sumatera Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal adalah sebagaimana Gambar III.3. berikut ini Gambar III.3. Laporan Pembelian Bahan Baku di PT.PLN Persero Wilayah Sumatera Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal
Gambar III.3. di atas menunjukan contoh dari laporan bahan baku yang digunakan oleh PT. PLN Persero Wilayah Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal. Laporan ini dihasilkan dengan cara manual, sehingga proses pembuatan laporan ini dapat memakan waktu yang lama dan kurang akurat. Kekurangannya dari laporan ini adalah hasil laporan pembelian bahan baku masih menggunakan sistem pencatatan arsip buku terkadang hasil pembelian tidak sama dengan data yg di beli dan juga mekanisme laporanna tidak mempunyai database dalam hal terprogram aplikasi sehingga menyulitkan bagi pimpinan dan staff administrasi dalam hal pengambilan keputusan. III.2. Evaluasi sistem yang berjalan Dalam hal ini sistem yang digunakan belumlah efektif dikarenakan sistem informasi pembelian bahan baku yang ada masih tergolong Manual. Pengolahan data sistem informasi pembelian bahan baku pada PT. PLN (Persero) Medan yang masih sederhana ini membuat pelaporan terkadang bermasalah dalam bentuk perhitungan bahan baku dalam hal pembelian. Tidak jarang juga bermasalah dari segi pendataan yang tidak sesuai antara laporan barang yang masuk dengan data yang ada. Dan masalah ini sering membuat kekecewaan bagi perusahaan. Dengan masalah tersebut penulis dengan membuat sistem dengan bahasa pemograman VB. Net.
III.3 Desain Sistem Untuk membantu membangun perancangan sistem informasi pembelian Bahan mentah pada PT PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal, penulis mengusulkan pembuatan sebuah sistem dengan menggunakan aplikasi program yang lebih akurat dan lebih mudah dalam pengolahannya. Dengan menggunakan VB. NET dan database MY SQL dengan merancang sistem dengan menggunakan bahasa pemodelan UML III.3.1 Desain Sistem Global Pada perancangan sistem ini terdiri dari tahap perancangan yaitu 1. Perancangan Use Case Diagram 2. Perancangan Class Diagram 3. Perancangan Sequence Diagram 4. Perancangan Database 5. Perancangan Logika Program III.3.1.1 Use Case Diagram Dalam penyusunan suatu program diperlukan suatu model data yang berbentuk diagram yang dapat menjelaskan suatu alur proses sistem yang akan di bangun. Dalam penulisan skripsi ini penulis menggunakan metode UML yang dalam metode itu penulis menerapkan diagram Use Case. Maka digambarlah suatu bentuk diagram Use Case yang dapat dilihat pada gambar III.4. berikut ini.
Perancangan Sistem Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN Cabang Sidempuan Ranting Natal Laporan Data pemasok <<include>> Login Laporan Data data barang <<include>> Isi Data Pemasok <<include>> Laporan Data pelanggan Isi Data barang <<include>> Laporan data kontrak <<include>> Isi Data Pelanggan Pimpinan Laporan user Laporan terima barang <<include>> Isi Data Kontrak/ Bagian Admin <<include>> Isi Data user Laporan Post Jurnal <<include>> Isi Data terima barang Post jurnal Gambar III.4. Use Case Perancangan Sistem Akutansi Pembelian bahan baku pada PT.PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal
III.3.1.2 Class Diagram Class Diagram adalah sebuah spesifikasi yang jika diinstansiasi akan menghasilkan sebuah objek dan merupakan inti dari pengembangan dan desain berorientasi objek. Class Diagram menggambarkan keadaan (atribut/properti) suatu sistem, sekaligus menawarkan layanan untuk memanipulasi keadaan tersebut (metode/fungsi). Maka digambarkan suatu bentuk class Diagram yang dapat dilihat pada gambar III.5. Gambar III.5 Class Diagram Perancangan Sistem Akutansi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal
III.3.1.3 Sequence Diagram Sequence Diagram menggambarkan perilaku pada sebuah skenario, diagram ini menunjukkan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakkan diantara objek-objek ini di dalam use case, berikut gambar sequence diagram a. Sequence Diagram Update Data Adapun Sequence Diagram Update Data dapat dilihat pada gambar III.6. Admin ;Login ;Admin Page ;Update data Login Invalid Page New Sent (item) View (item) Message Succes Logout Gambar III.6. Sequence Diagram Update Data b. Sequence Input Data User Adapun Sequence Input Data User dapat dilihat pada gambar III.7. User ;Halaman utama ;registrasi user ;Sukses registrasi user View (item) Invalid Open New Message Succes Open New Sent ( item ) Gambar III.7. Sequence Diagram Input Data User
c. Sequence Proses Data Daftar Pelanggan III.8. Adapun Sequence Proses Data Daftar Pelanggan dapat dilihat pada gambar User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Pelanggan Message Succes Sent ( item ) Gambar III.8 Sequence Diagram Proses Data Pelanggan d. Sequence Proses Data Barang Adapun Sequence Proses Data Barang dapat dilihat pada gambar III.9. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Barang Message Succes Sent ( item ) Gambar III.9. Sequence Diagram Proses Data Barang
e. Sequence Proses Data Akun Adapun Sequence Proses Data Akun dapat dilihat pada gambar III.10. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data akun Message Succes Sent ( item ) Gambar III.10. Sequence Diagram Proses Data Akun f. Sequence Proses Data Kontrak Adapun Sequence Proses Data Kontak dapat dilihat pada gambar III.11. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Kontrak Message Succes Sent ( item ) Gambar III.11. Sequence Diagram Proses Data Kontrak
g. Sequence Proses Data Posting Jurnal Adapun Sequence Proses Data Posting Jurnal dapat dilihat pada gambar III.12. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data PostingJurnal Message Succes Sent ( item ) Gambar III.12 Sequence Diagram Proses PostingJurnal h. Sequence Proses Data Master Kas dan Bank Adapun Sequence Proses Data Master Kas Dan Bank dapat dilihat pada gambar III.13. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Master Kas dan Message Succes Sent ( item ) Gambar III.13 Sequence Diagram Proses Master Kas dan Bank
i. Sequence Proses Data Terima Barang Adapun Sequence Proses Data Terima Barang dapat dilihat pada gambar III.14. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Terima barang Message Succes Sent ( item ) Gambar III.14. Sequence Diagram Proses Data Terima Barang j. Sequence Proses Data Keluar Barang Adapun Sequence Proses Data Keluar Barang dapat dilihat pada gambar III.15. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data keluar barang Message Succes Sent ( item ) Gambar III.15. Sequence Diagram Proses Data Keluar Barang
k. Sequence Proses Data Rekanan Adapun Sequence Proses Data Rekanan dapat dilihat pada gambar III.16. User ;Halaman utama ;login ;user page View (item) Invalid Open New Proses Data Rekanan Message Succes Sent ( item ) Gambar III.16. Sequence Diagram Proses Data Rekanan III.3.2. Desain Sistem Detail Desain sistem detail dari Perancangan Sistem Informasi Akutansi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN adalah sebagai berikut III.3.2.1.Desain Output Desain sistem ini berisikan pemilihan menu dan hasil pencarian yang telah dilakukan. Adapun bentuk rancangan output dari perancangan Sistem Informasi Akutansi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Padang Sidempuan ini adalah sebagai berikut
1. Rancangan Output Laporan Daftar Akun Rancangan output laporan daftar akun berfungsi menampilkan data-data daftar akun. Adapun rancangan output laporan daftar akun dapat dilihat pada Gambar III.17. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN AKUN Diketahui oleh Pimpinan No Akun Nama Akun 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx Medan, 99 - xxxx,9999 Dicetak oleh Administrasi ( ) ( ) Gambar III.17. Rancangan Output Laporan Daftar Akun 2. Rancangan Output Laporan Pelanggan rancangan output laporan data pelanggan berfungsi menampilkan data-data pelanggan. Adapun rancangan output laporan data pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.18. sebagai berikut
PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN PELANGGAN ID Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Telepon 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 999999999999 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 999999999999 Medan, 99 - xxxx,9999 Diketahui oleh Dicetak oleh Pimpinan Administrasi ( ) ( ) Gambar III.18. Rancangan Output Laporan Pelanggan 3. Rancangan Output Laporan Rekanan Rancangan output laporan data rekanan berfungsi menampilkan data-data pelanggan. Adapun rancangan output laporan data rekanan dapat dilihat pada Gambar III.19. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN REKANAN ID Rekanan Nama Rekanan Alamat Telepon 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 999999999999 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxx 999999999999 Diketahui oleh Pimpinan Medan, 99 - xxxx,9999 Dicetak oleh Administrasi ( ) ( ) Gambar III.19. Rancangan Output Laporan Rekanan
4. Rancangan Output Laporan Kontrak ncangan output laporan data Kontrak berfungsi menampilkan data-data pelanggan. Adapun rancangan output laporan Kontrak dapat dilihat pada Gambar III.20. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN KONTRAK No Surat Kontrak Id Rekanan Kode Baranng Harga Beli Jumlah Total Nilai Tabel barang Sisa Terima 999999999 xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 99999999999 999999999 999999 xxxxxx 999999 99999999 xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx 99999999999 999999999 999999 xxxxxx 999999 Diketahui oleh Pimpinan Medan, 99 - xxxx,9999 Dicetak oleh Administrasi ( ) ( ) Gambar III.20. Rancangan Output Laporan Kontrak
5. Rancangan Output Laporan Master Kas dan Bank Rancangan output laporan data Master Kas dam Bank berfungsi menampilkan data-data pelanggan. Adapun rancangan output laporan data Master Kas dan Bank dapat dilihat pada Gambar III.21. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN MASTER KAS DAN BANK No Rek Kas Dan Bank Kas Dan Bank 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx 999999999999 xxxxxxxxxxxxxx Medan, 99 - xxxx,9999 Diketahui oleh Dicetak oleh Pimpinan Administrasi ( ) ( ) Gambar III.21. Rancangan Output Laporan Master Kas Dan Bank
6. Rancangan Output Laporan Terima Barang Rancangan output laporan Terima barang berfungsi menampilkan data penerima barang. Adapun rancangan output laporan Terima barang dapat dilihat pada gambar III.22. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUT CABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN TERIMA BARANG no terima barang Tgl Bulan Tahun no surat kontrak cara pembayaran no rek kas bank jumlah terima no akun uraian jumlah Bayar terbilang 9999 9999 999999 9999 9999 xxxxx 9999 9999 9999 xxxxx 9999 xxxx Medan, 99 - xxxx,9999 Diketahui oleh Pimpinan Dicetak oleh Administrasi ( ) ( ) Gambar III.22. Rancangan Output Laporan Terima barang
7. Rancangan Output Laporan Posting Jurnal Rancangan output laporan posting jurnal berfungsi menampilkan data posting jurnal. Adapun rancangan output laporan posting jurnal dapat dilihat pada gambar III.23. Bulan Posting Tahun Posting No.Rek Kas Bank Kas Dan Bank Buka Form Tutup PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUTCABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN POSTING JURNAL Periode xxxxx 9999 No Rek Kas bank 99999 xxxxxx Tanggal No Bukti No Akun Uraian Jumlah debet Jumlah kredit 999999 999999 999999 xxxxxxxxxxxx 99999999999 999999999 Saldo awal 99999 Total debet 99999 Total kredit 99999 Saldo akhir 99999 Gambar III.23. Rancangan Output Laporan Posting Jurnal
8. Rancangan Output Laporan Keluar Barang Rancangan output laporan keluaran barang berfungsi menampilkan data-data keluaran barang. Adapun rancangan output laporan keluaran barang dapat dilihat pada Gambar III.24. sebagai berikut PT PLN PERSERO WILAYAH SUMUT CABANG PADANG SIDEMPUAN RANTING NATAL LAPORAN KELUAR BARANG No Keluar Barang Tgl Bulan Tahun Id Pelanggan Kode Barang Harga Jual jumlah Jual 9999 9999 999999 9999 9999 xxxxx 9999 9999 9999 Total Medan, 99 - xxxx,9999 Diketahui oleh Pimpinan Dicetak oleh Administrasi ( ) ( ) Gambar III.24. Rancangan Output Laporan Keluar barang
III.3.2.2. Desain Input Perancangan input merupakan masukan yang penulis rancang guna lebih memudahkan dalam entry data. Entry data yang dirancang akan lebih mudah dan cepat dan meminimalisir kesalahan penulisan dan memudahkan perubahan. Perancangan input tampilan yang dirancang adalah sebagai berikut 1. Perancangan Input Form Login Perancangan input form login berfungsi untuk verifikasi pengguna yang berhak menggunakan sistem. Adapun rancangan form login dapat dilihat pada Gambar III.25. sebagai berikut Login User Masukan Login Yang Valid Login ID Password PT.PLN Persero Wilayah Sumut CabangPadang Sidempuan Log In Log Out Sistem Informasi Akutansi Gambar III.25. Rancangan Input Form Login
2. Form Menu Utama Rancangan input form menu utama berfungsi untuk menampilkan tampilan utama dari user interface. Adapun rancangan input form menu utama dapat dilihat pada Gambar III.26. sebagai berikut Rancangan Form Menu Utama Input Admin User Keluar Admin Keluar PT.PLN (Persero) Wilayah Sumut Utara Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal Gambar III.26. Rancangan Input Form Menu Utama 3. Rancangan Input Entry Akun Perancangan input form entry akun merupakan form untuk penyimpanan data-data daftar akun. Adapun bentuk input form entry akun dapat dilihat pada Gambar III.27 Sebagai berikut Input Data Akun Simpan Edit Hapus Update Batal No Akun Nama Akun No Akun Nama Akun 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx Tutup Gambar III.27. Rancangan Input Form Entry Akun
4. Rancangan Input Entry Barang Perancangan input form entry Barang merupakan form untuk penyimpanan data-data Pelanggan. Adapun bentuk input form entry Barang dapat dilihat pada Gambar III.28. Sebagai berikut Input Barang Simpan Edit Hapus Update Batal Kode Barang Nama Barang Satuan Stok Harga Jual Kode Barang Nama Barang Satuan Stok Harga Jual 9999999 xxxxxx xxxxxxx 99999999 999999 9999999 xxxxxx xxxxxxx 99999999 999999 Tutup Gambar III.28. Rancangan Input Form Entry Barang
5. Rancangan Input Entry Pelanggan Perancangan input form entry Pelanggan merupakan form untuk penyimpanan data-data Pelanggan. Adapun bentuk input form entry Pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.29. Sebagai berikut Input Pemberi Dan Penerima Simpan Edit Hapus Update Batal ID Nama Telepon Alamat ID Nama Alamat Telepon 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 Tutup Gambar III.29. Rancangan Input Form Entry Pelanggan
6. Rancangan Input Entry Rekanan Perancangan input form entry Rekanan merupakan form untuk penyimpanan data-data rekanan. Adapun bentuk input form entry rekanan dapat dilihat pada Gambar III.30. Sebagai berikut Input Rekanan Simpan Edit Hapus Update Batal ID Rekanan Telepon Nama Rekanan Alamat Rekanan ID Rekanan Nama Rekanan Alamat Telepon 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 9999999999999 xxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx 9999999999999 Tutup Gambar III.30. Rancangan Input Form Rekanan
7. Rancangan Input Entry Kontrak Perancangan input form entry Kontrak merupakan form untuk penyimpanan data-data rekanan. Adapun bentuk input form entry Kontrak dapat dilihat pada Gambar III.31. Sebagai berikut Input Kontrak Simpan Edit Hapus Update Batal No Surat kontrak Harga beli jumlah Total Nilai Kontrak Total Barang di terima Id rekanan Nama rekanan Kode barang Nama barang Sisa terima No Surat Id Kode Harga Jumlah Total nilai Tatal Sisa terima Kontrak Rekanan Barang beli barang 9999999 xxxxxxx xxxxxxx 999999 999999 999999 99999 9999999 9999999 xxxxxxx xxxxxxx 999999 9999999 999999 99999 9999999 Tutup Gambar III.31. Rancangan Input Form Kontrak
8. Rancangan Input Entry Master Kas Dan Bank Perancangan input form entry master kas dan bank merupakan form untuk penyimpanan data-data master kas dan bank. Adapun bentuk input form entry master kas dan bank dapat dilihat pada Gambar III.32. Sebagai berikut Input Data Master Kas Dan Bank Simpan Edit Hapus Update Batal No Rek Kas Dan Bank Kas Dan Bank No Rek Kas Dan Bank Kas Dan Bank 99999999 xxxxxxxxxxx 99999999 xxxxxxxxxxx Tutup Gambar III.32. Rancangan Input Form Entry Master Kas Dan Bank
9. Rancangan Input Entry Terima Barang Perancangan input form entry master Terima Barang untuk penyimpanan data-data Terima Barang input form entry Terima Barang ada Gambar III.33. Sebagai berikut Bulan Terima Barang Tahun Terima Barang Buka Form Tutup Input Data Penerima Barang Simpan Edit Hapus Update Batal No Terima Barang Tanggal Cara Pembayaran No Rek Bank/Kas Saldo Awal Bank Total Debet Rek Total Kredit Rek Saldo Akhir Rek Bank/Kas Lihat Daftar Lihat Daftar No Surat Kontrak Harga Beli Persatuan Jumlah Total Nilai Total Barang Terima Sisa Terima Id Rekanan Nama Rekanan Kode Barang Lihat Daftar Nama Barang Stok Barang No Akun Lihat Daftar Jumlah Bayar Uraian No Terima Tanggal Bulan Tahun No Surat Cara No Rek Kas / Jumlah Barang kontrak pembayaran Bank Terima 9999999 99 xxxxxxxx 9999999 9999999 9999999 xxxxxxxx 99999999 Terbilang Total Kredit Tutup Gambar III.33. Rancangan Input Form Entry Terima Barang
10. Rancangan Input Entry Keluar Barang Perancangan input form entry Keluar Barang untuk penyimpanan data-data keluar Barang, input form entry Keluar Barang ada Gambar III.34 Sebagai berikut Bulan Keluar Barang Tahun Keluar Barang Buka Form Tutup Input Data Terima Barang Simpan Edit Hapus Update Batal No Terima Barang Tanggal Cara Pembayaran No Rek Bank/Kas Saldo Awal Bank Total Debet Rek Total Kredit Rek Saldo Akhir Rek Bank/Kas Lihat Daftar Lihat Daftar No Surat Kontrak Harga Beli Persatuan Jumlah Total Nilai Kontrak Total Barang Terima Sisa Terima Id Rekanan Nama Rekanan Kode Barang Lihat Daftar Nama Barang Stok Barang No Akun Lihat Daftar Jumlah Bayar Uraian No Terima Tanggal Bulan Tahun No Surat Cara No Rek Kas / Jumlah Barang kontrak pembayaran Bank Terima 9999999 99 xxxxxxxx 9999999 9999999 9999999 xxxxxxxx 99999999 Terbilang Total Kredit Tutup Gambar III.34. Rancangan Input Form Entry Keluar Barang
11. Rancangan Input Entry Update Saldo Akhir Bulan Perancangan input form entry data update saldo akhir bulan untuk penyimpanan data data update saldo akhir bulan. Adapun perancangan Update Saldo Akhir Bulan ada di Gambar III.35 Bulan Update Saldo Tahun Update Saldo No.Rek Kas Bank Kas Dan Bank Buka Form Tutup Tanggal Bulan Tahun No.Bukti No.Akun Uraian Jumlah Debet Jumlah Kredit 99999 xxxxx 99999 99999 99999 xxxxx 999999 99999 99999 xxxxx 99999 99999 99999 xxxxx 999999 99999 Lihat Daftar Update Saldo Saldo awal Total Debet Total Kredit SaldoBerjalan Saldo Akhir Gambar III.35. Rancangan Input Form Entry Update Saldo Akhir Bulan
III.3.2.3. Perancangan Database III.3.2.3.1. Kamus data (Data Dictionaries) Kamus data merupakan suatu daftar terorganisasi tentang komposisi elemen data, aliran data dan data store yang digunakan. Pengisian data dictionary dilakukan setiap saat selama proses pengembangan berlangsung, ketika diketahui adanya data atau saat diperlukan penambahan data item ke dalam sistem. Berikut Kamus Data dari perancangan sistem Informasi Akutansi Pembelian Bahan Baku Pada PT.PLN Persero Wilayah Cabang Ranting Padang Sidempuan 1. User = IDUser + Password 2. Akun = NoAkun + NamaAkun + IDJenisAkun 3. Pelanggan = IDPelanggan + NamaPelanggan + alamat + telepon 4. Barang = Kode barang + NamaBarang + Satuan+ Stok.+ Harga jual 5. Kontrak = NosuratKontrak + IdRekanan + KodeBarang +HargaBeli + Jumlah + Total Nilai Kontrak + Totalbarangdi terima 6. Master Kas Dan Bank = NoRekKasBank + KasDanBank 7. PostingJurnal = Tanggal + Bulan +Tahun + No Akun + NoBukti + Uraian + JumlahDebet + JumlahKeluar
8. Terima Barang = NoTerima barang + Tanggal + Bulan + Tahun + Nosurat Kontrak+ Norekkasbank + Jumlah di terima + Noakun + Uraian + Jumlah bayar + Terbilang 9. Keluar Barang = NoTerima barang + Tanggal + Bulan + Tahun + Nosurat Kontrak+ Norekkasbank + Jumlah di terima + Noakun + Uraian + Jumlah bayar + Terbilang III.3.2.3.2. Normalisasi Normalisasi merupakan proses penyusunan tabel-tabel yang tidak redundan (double), yang dapat menyebabkan anomali pada saat operasi manipulasi data, seperti tambah, simpan, edit, hapus, update, batal dan keluar. 1. Bentuk Tidak Normal Bentuk tidak normal merupakan suatu redundansi data yang cenderung melebihi ukuran dari data basis data dan itu menjadi sebuah masalah yang sangat serius dalam media basis data yang besar. Berikut tabel III.1. tidak normal.
Tabel III.1. Tabel masuk barang Bentuk Tidak Normal No Masuk barang Tanggal Bulan Tahun No keluar barang no surat kontrak No Akun Nama Akun 0000001 01 Juli 2012 0000001 0000001 1.1.1 Pembelian bahan baku 0000002 01 Juli 2012 0000002 0000002 1.2.1 Penjualan bahan baku ID rekana n nama rekanan ID pelanggan Nama pelanggan Saldo Awal Bulan Saldo Akhir Bulan I Pendapatan 0000001 Hildawati 4.500.000 4.500.000 II Beban Usaha 0000002 Joni Sianipar 2.000.000 6.500.000 2. Bentuk Normal Pertama (1 NF) Bentuk normal merupakan tahap pertama yang harus dipenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama. Berikut tabel-tabel dalam bentuk normal a. Tabel Pos Jurnal Kas Masuk Tabel pos jurnal kas masuk merupakan tabel yang berfungsi untuk menyimpan data keuangan yang menjadi objek keuangan dalam sistem yang dirancang. Tabel III.2. Tabel masuk barang Normal Pertama (I NF) No Terima Barang Tanggal Bulan Tahun 0000001 01 Juli 2012 0000002 01 Juli 2012
b. Tabel Pos Jurnal Kas Keluar Tabel pos jurnal kas keluar merupakan tabel yang berfungsi untuk menyimpan data keuangan yang menjadi objek keuangan dalam sistem yang dirancang. 3. Bentuk Normal Kedua (2 NF) Tabel III.3. Tabel Normal Pertama (I NF) No keluar barang Tanggal Bulan Tahun 0000001 01 Juli 2012 0000002 01 Juli 2012 Bentuk normal kedua merupakan tahap kedua yang harus dipenuhi jika sebuah tabel tidak memiliki atribut bernilai banyak atau lebih dari satu atribut dengan nilai domain yang sama. Berikut tabel-tabel dalam bentuk normal a. Tabel Daftar Akun Tabel daftar akun merupakan tabel yang berfungsi untuk menyimpan data daftar akun. Tabel III.4. Tabel Daftar Akun Normal Kedua (2 NF) No Akun Nama Akun ID Jenis Akun 1.2.1 Pembelian Barang I 1.2.2 Penjualan Barang II
b. Tabel Jenis Akun Tabel jenis akun merupakan tabel yang berfungsi untuk menyimpan data jenis akun. Tabel III.5 Tabel Jenis Akun Normal Kedua (2 NF) ID Jenis Akun I II Jenis Akun Pendapatan Beban Usaha III.3.2.3.3. Desain Tabel/File Perancangan struktur database adalah untuk menentukan file database yang digunakan seperti field, tipe data, ukuran data. Sistem ini dirancang dengan menggunakan database SQL Server 2008 Berikut adalah desain database dan tabel dari sistem yang dirancang. 1. Tabel User Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf TabelUser IDUser Foreign Key - Tabel III.6 Tabel User Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *IDUser Nchar 10 *IDUser Password Nchar 10 Password
2. Tabel Akun Nama Database Nama Tabel Primary Key Foreign Key Bahan Baku.Mdf TabelAkun *NoAkun IDJenisAkun Tabel III.7 Tabel Akun Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *NoAkun Nchar 10 *NoAkun NamaAkun Varchar 30 NamaAkun IDJenisAkun Nchar 5 IDJenisAkun 3. Tabel Kontrak Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf TabelKontrak *ID NoSuratKontrak Foreign Key - Tabel III.8 Tabel Kontrak Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *IDNoSuratKontrak Nchar 5 *IDNoSuratKontrak NoSuratKontrak Varchar 15 JenisAkun Id rekanan Varchar 15 Id Rekanan Kode barang Char 15 Kode barang Hargabeli Double 13 Hargabeli Jumlah Int 9 Jumlah Totalnilaikontrak Double 9 Totalnilaikontrak Totalbarangditerima Int 9 Totalbarangditerima Sisaterima Var char 9 Sisaterima
4. Tabel Pelanggan Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf TabelPelanggan *ID Foreign Key - Tabel III.9. Tabel Pelanggan Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *ID Nchar 10 *ID Nama Varchar 30 Nama Alamat Varchar 50 Alamat Telepon Varchar 20 Telepon 5. Tabel Master Kas Dan Bank Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf TabelMasterKasDanBank NoRekKasBank Foreign Key - Tabel III.10. Tabel Master Kas Dan Bank Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *NoRekKasBank Nchar 10 *NoRekKasBank KasDanBank Varchar 30 KasDanBank
6. Tabel Barang Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf TabelBarang *IDKodebarang Foreign Key Tabel III.11. Tabel Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *KodeBarnag Nchar 10 *KodeBarnag Nama barang Int 4 Nama Satuan Nchar 10 Satuan Stok Int 4 Stok Harga jual Varchar 50 Harga jual 7. Tabel Jurnal Pembantu Arus Barang Nama Database Nama Tabel Bahan Baku.Mdf Jurnal Pembantu Arus Barang Primary Key - Foreign Key - Tabel III.12. Tabel Jurnal Pembantu Arus Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Tanggal Int 4 Tanggal Bulan Nchar 10 Bulan Tahun Int 4 Tahun NoAkun Varchar 20 NoAkun NoBukti Nchar 10 NoBukti Uraian Varchar 10 Uraian JumlahDebet Double 10 JumlahDebet JumlahKredit Double 10 JumlahKredit
8. Tabel Keluar Barang Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf Tabel Keluar Barang *NoKeluarBarang Foreign Key - Tabel III.13. Tabel Keluar Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *NoKeluarBarang Varchar 10 *NoKeluarBarang Tanggal Int 4 Tanggal Bulan Nchar 10 Bulan Tahun Int 4 Tahun Idpelanggan Varchar 50 Idpelanggan Kodebarang Nchar 10 Kodebarang Hargajual Double 10 Hargajual Jumlahjual Int 10 Jumlahjual Total Double 70 Total 9. Tabel Terima Barang Nama Database Nama Tabel Primary Key Bahan Baku.Mdf Tabel Terima Barang *No Terima Barang Foreign Key - Tabel III.14Tabel Masuk Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan *NoTerimaBarang Varchar 10 *NoTerimaBarang Tanggal Int 4 Tanggal Bulan Nchar 10 Bulan Tahun Int 4 Tahun
Nosuratkontrak Varchar 50 Idpelanggan Cara pembayaran Varchar 10 Kodebarang Norekkasbank Double 10 Hargajual Jumlahterima Int 10 Jumlahjual Noakun Double 70 Noakun Uraian Varchar 50 Jumlahbayar Jumlahbayar Double 25 Uraian Terbilang Varchar 45 Terbilang 10. Tabel Posting Pembantu Arus Barang. Nama Database Nama Tabel Bahan Baku.Mdf Tabel Posting Pembantu Arus Barang Primary Key Foreign Key - Tabel III.15. Tabel Posting Pembantu Arus Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan Posting Pembantu Arus Barang. Varchar 10 Posting Pembantu Arus Barang. Tanggal Int 4 Tanggal Bulan Nchar 10 Bulan Tahun Int 4 Tahun No.Bukti Varchar 20 No.Bukti No.Akun Varchar 10 No.Akun Uraian Varchar 10 Uraian Jumlah Debet Double 20 Jumlah Debet Jumlah Kredit Double 20 Jumlah Kredit
11. Tabel Saldo Kas dan Bank Nama Database Nama Tabel Bahan Baku.Mdf Tabel Saldo Kas dan Bank Primary Key Foreign Key - Tabel III.16. Tabel Posting Pembantu Arus Barang Nama Field Tipe Data Ukuran Keterangan No.Rek Kas Dan Bank Varchar 10 No.Rek Kas Dan Bank Bulan Saldo Char 4 Bulan Saldo Tahun Saldo Char 10 Tahun Saldo Saldo Awal Char 4 Saldo Awal Debet Double 20 Double Kredit Double 10 Double Saldo Akhir Double 10 Double Jumlah Debet Double 20 Double
III. 3.2.3.4. ERD (Entity Relationship Diagram) Setelah merancang database maka dapat dibuatkan relasi antar tabel sebagai kebutuhan data. Relasi ini menggambarkan hubungan antara satu tabel dengan tabel yang lain. Apakah hubungan satu dengan satu, satu dengan banyak dan banyak dengan banyak. Adapun relasi antar tabel dapat ditunjukkan pada gambar III.36. sebagai berikut
Nama Pelanggan Alamat Nama Barang Nama Rekanan Telepon ID Pelanggan Satuan Kode Barang Harga Beli Stok ID Rekanan Alamat Telepon Pelanggan 1 Membeli M Barang M Mempunyai 1 Rekanan Tanggal 1 Bulan Keluar Barang Tahun 1 No Keluar Barang Mempunyai Jumlah Bayar Terbilang No Terima Barang M Tanggal Bulan Terima Barang Tahun 1 Harga Beli Per Satuan Memiliki Kode Barang 1 M Mempunyai 1 Kontrak No Surat Kontrak ID Rekanan Harga Jual Kode Barang ID Pelanggan Total No Akun Jumlah Jual Nama Akun No Rek Kas Dan Bank Jumlah Terima Uraian Cara Pembayaran No Rek Kas Dan Bank No Akun No Surat Kontrak Kas Dan Bank Sisa Terima Tanggal Total Barang Diterima Bulan Tahun Jumlah Total Nilai Kontrak Mempunyai 1 M 1 Mempunyai Master Rek Kas Dan Bank 1 1 Mempunyai Akun Posting Jurnal No Bukti No Akun Uraian Jumlah Kredit Jumlah Debet Gambar III.36. Entity Relationship Diagram (ERD) Perancangan Sistem Informasi Pembelian bahan baku pada PT.PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Padang Sidempuan Ranting Natal
III.3.2.3.4 Activity Diagram Activity diagrams menggambarkan berbagai alir aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, bagaimana masing-masing alir berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir. Activity diagram juga dapat menggambarkan proses paralel yang mungkin terjadi pada beberapa eksekusi. 1. Activity Diagram Form Input Data Login Activity diagram form input data login dapat dilihat pada Gambar III.37. Sebagai berikut Login Username & Password Invalid Cek Validation Valid Login Gambar III.37. Activity Diagram Halaman Login 2. Activity Diagram Form Entry Data Pelanggan Activity diagram form entry data pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.38 Sebagai berikut
Tambah Data Pelanggan Isi Data Pelanggan Simpan Data Pelanggan Edit Data Pelanggan Isi Data pelanggan Update Data Pelanggan Hapus Data Pelanggan Pilih Data Pelanggan Hapus Data Pelanggan Batal Data Pelanggan Pilih Data Pelanggan Keluar Data Pelanggan Gambar III.38. Activity Diagram Form Entry Data Pelanggan 3. Activity Diagram Form Entry Data Barang Activity diagram form entry data barang dapat dilihat pada Gambar III.39. Sebagai berikut Tambah Data barang Isi Data Jenis barang Simpan Data barang Edit Data barang Isi Data barang Update Data Jenis barang Hapus Data barang Pilih Data barang Hapus Data barang Batal Data Data barang Pilih Data J barang Keluar Data barang Gambar III.39. Activity Diagram Form Entry Data Barang
4. Activity Diagram Form Entry Data Rekanan Activity diagram form entry Rekanan dapat dilihat pada Gambar III.40. Sebagai berikut Tambah Data Rekanan Isi Data Rekanan Simpan Data Rekanan Edit Data Rekanan Isi Data Rekanan Update Data Rekanan Hapus Data Rekanan Pilih Data Rekanan Hapus Data Rekanan Batal Data Rekanan Pilih Rekanan Keluar Data Rekanan Gambar III.40. Activity Diagram Form Entry Data Rekanan 5. Activity Diagram Form Entry Kontrak Activity diagram form entry kontrak dapat dilihat pada Gambar III.42. Sebagai berikut Tambah Data kontrak Isi Data kontrak Simpan Data kontrak Edit Data kontrak Hapus Data kontrak Isi Data kontrak Pilih Data kontrak Update Data kontrak Hapus Data kontrak Batal Data kontrak Pilih Data kontrak Keluar Data kontrak Gambar III.41. Activity Diagram Form Entry Kontrak
6. Activity Diagram Form Entry Terima Barang Activity diagram form entry terima barang dapat dilihat pada Gambar III.42. Sebagai berikut Tambah Data Terima barang l Isi Data Terima barang Simpan Data Terima barang Edit Data Terima barang Hapus Data Terima barang Isi Data terima barang Pilih Data PostingJurnal Update Data Terima barang Hapus Data Terima barang Batal Data Terima barang Pilih Data PostingJurnal Keluar Data terima barang Gambar III.42. Activity Diagram Form Entry Terima Barang 7. Activity Diagram Form Entry Keluar Barang Activity diagram form entry Keluar Barang dapat dilihat pada Gambar III.43. Sebagai berikut Tambah Data Keluar barang Isi Data keluar barang Simpan keluar barang Edit Data Keluar barang Isi Data keluar barang Update Data keluar barang Hapus keluar barang Pilih Data Keluar barang Hapus Data Keluar barang Batal Data Keluar barang Pilih Data Keluar barang Keluar Data keluar barang Gambar III.43. Activity Diagram Form Entry Keluar Barang
8. Activity Diagram Form Entry Akunt Activity diagram form entry data Akunt dapat dilihat pada Gambar III.44. Sebagai berikut Tambah Data akunt Isi Data Akunt Simpan Data Akunt Edit Data Akunt Isi Data Akunt Update Data Akunt Hapus Data Akunt Pilih Data Akunt Hapus Data Akunt Batal Data Akunt Pilih Data Akunt Keluar Data akunt Gambar III.44. Activity Diagram Form Entry Data Akunt 9. Activity Diagram Form Entry Master Kas Dan Bank Activity diagram form entry Master Kas Dan Bank dapat dilihat pada Gambar III.45. Sebagai berikut Tambah Data master kas dan bank Isi Data Master kas dan bank Simpan Data Master kas dan bank Edit Data master kas dan bank Isi Data Master kas dan bank Update Data master kas dan bank Hapus Data Master kas dan bank Pilih Data Master kas dan bank Hapus Data Master kas dan bank Batal Data Master kas dan bank Pilih Data Master kas dan bank Keluar Data master kas dan bank Gambar III.45. Activity Diagram Form Entry Master Kas Dan Bank
10. Activity Diagram Form Entry Post Jurnal Activity diagram form entry Post Jurnal dapat dilihat pada Gambar III.46. Sebagai berikut Tambah Data post jurnal Isi data post jurnal Simpan Data Post jurnal Edit Data post jurnal Isi Data post jurnal Update Data post jurnal Hapus Data Post jurnal Pilih Data post jurnal Hapus Data post jurnal Batal Data Post jurnal Pilih Data Post jurnal Keluar Data master post jurnal Gambar III.46. Activity Diagram Form Entry Post Jurnal 11. Activity Diagram Form Entry laporan Pelanggan Activity diagram laporan pelanggan dapat dilihat pada Gambar III.47. Sebagai berikut Laporan Pelanggan Cetak Laporan Pelanggan Gambar III.47. Activity Diagram Laporan Pelanggan
12. Activity Diagram Form Entry Laporan Barang berikut Activity diagram laporan barang dapat dilihat pada Gambar III.48. Sebagai Laporan Barang Cetak Laporan Barang Gambar III.48. Activity Diagram Laporan Barang 13. Activity Diagram Form Entry Laporan Rekanan Activity diagram laporan rekanan dapat dilihat pada Gambar III.49. Sebagai berikut Laporan Rekanan Cetak Laporan Rekanan Gambar III.49. Activity Diagram Laporan Rekanan
14. Activity Diagram Form Entry Laporan Kontrak Activity diagram laporan Kontrak dapat dilihat pada Gambar III.50. Sebagai berikut Laporan Kontrak Cetak Laporan Kontrak Gambar III.50. Activity Diagram Laporan Kontrak 15. Activity Diagram Form Entry Laporan Terima Barang Activity diagram laporan Terima Barang dapat dilihat pada Gambar III.51. Sebagai berikut Laporan Terima Barang Cetak Laporan Terima Barang Gambar III.51. Activity Diagram Laporan Terima Barang
16. Activity Diagram Form Entry Laporan Keluar Barang Activity diagram laporan Keluar Barang dapat dilihat pada Gambar III.52. Sebagai berikut Laporan Keluar Barang Cetak Laporan Keluar Barang Gambar III.52. Activity Diagram Laporan Keluar Barang 17. Activity Diagram Form Entry Laporan Akunt Activity diagram laporan Akunt dapat dilihat pada Gambar III.53. Sebagai berikut Laporan Akunt Cetak Laporan Akunt Gambar III.53. Activity Diagram Laporan Terima Akunt
18. Activity Diagram Form Entry Laporan Master Kas Dan Bank Activity diagram laporan Keluar Master Kas Dan Bank dapat dilihat pada Gambar III.54. Sebagai berikut Laporan Master Kas Dan Bank Cetak Laporan Master Kas Dan Bank Gambar III.54. Activity Diagram Laporan Master Kas Dan Bank 19. Activity Diagram Form Entry Laporan Jurnal Pembantu Arus Barang Activity diagram laporan Jurnal pembantu arus barang dapat dilihat pada Gambar III.55. Sebagai berikut Laporan Jurnal Cetak Laporan Jurnal Gambar III.55. Activity Diagram Laporan Jurnal