MANAJEMEN LOGISTIK & SUPPLY CHAIN MANAGEMENT KULIAH 7: MENGELOLA PERSEDIAAN PADA SUPPLY CHAIN By: Rini Halila Nasution, ST, MT
PENDAHULUAN Persediaan di sepanjang supply chain memiliki implikasi yang besar terhadap kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah modal yang tertanam dalam bentuk persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan adalah salah satu aset terpenting yang dimiliki supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaannya melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang dimiliki. Ini berarti bahwa biaya modal yang tertahan dalam bentuk persediaan di suatu perusahaan/supply chain bisa sangat signifikan. Pada contoh supply chain biskuit kaleng, di mana sajakah dan dalam bentuk apa sajakah persediaan di sepanjang supply chain biskuit kaleng tersebut?
1 5 11 10 2 6 11 3 4 7 8 9 10 11 11 1. penghasil gandum 2. penghasil tebu 3. penghasil garam 4. penghasil aluminium 5. pabrik tepung terigu 6. pabrik gula 7. distributor garam 8. pabrik kaleng 9. pabrik biskuit 10. distributor biskuit 11. supermarket
DIANTARANYA: Persediaan biskuit kaleng di berbagai supermarket dan toko yang siap dijual ke pelanggan. Ukuran, gambar, model, dan isi kaleng tentu banyak variasinya. Ini berarti, setiap supermarket bisa menyimpan ratusan jenis biskuit kaleng. Persediaan dengan bentuk yang sama juga ada di gudang distributor pusat maupun cabang. Sebelum dikirim ke distributor, produk2 tsb juga tersimpan di gudangnya pabrik biskuit. Pabrik pasti juga menyimpan bahan baku seperti tepung, gala, garam, zat pewarna, air, dan kaleng yang sudah siap diisi.
Pabrik kaleng memiliki persediaan kaleng yang sudah jadi dan siap dikirim ke pabrik, persediaan kaleng yang belum jadi tetapi sudah sebagian diproses (work in process), maupun aluminium sebagai bahan baku kaleng. Pabrik aluminium menyimpan bahan baku maupun aluminium lempengan yang siap dikirinl ke pabrik kaleng.
KENAPA PERSEDIAAN MUNCUL? Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim atau dijual pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal. Sebagai contoh, Pabrik biskuit tahun ini membuat terlalu banyak, biskuit jenis A. Permintaan sesungguhnya hanya 5320 kaleng padahal produksinya 5500 kaleng. Sisanya sebanyak 180 kaleng tidak terjual sampai akhir masa kadaluwarsanya.
Persediaan ini muncul karena ketidakpastian permintaan. Dengan kata lain, perusahaan tidak punya informasi yang akurat berapa kaleng permintaan biskuit jenis A tersebut. Ketidakpastian tersebut juga dialami oleh kebanyak perusahaan yang beroperasi dengan sistem make to stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi ketidakpastian yang sangat tinggi sehingga bisa memiliki persediaan berlebih yang cukup banyak di akhir masa jual produk tersebut.
Ketidakpastian pada supply chain tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan operasi internal. Ketidakpastian pengiriman dan harga bahan baku menyebabkan pabrik menimbun persediaan bahan baku. Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor harus menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Ketidakpastian proses internal seperti mesin yang kurang handal dan kecepatan mesin yang bervariasi memaksa pabrik untuk memiliki cadangan barang setengah jadi (WIP).
Selain ketidakpastian, perbedaan lokasi, yang membuat munculnya lead time pengiriman, juga merupakan sumber dari persediaan. Pabrik di Indonesia yang membeli bahan baku dari Eropa membutuhkan waktu 1-3 bulan antara waktu pemesanan dan waktu barang sampai di pabrik. Pabrik tentu harus memikirkan cadangan bahan baku yang bisa digunakan selama menunggu kiriman dari supplier. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim bahan baku tersebut, semakin banyak persediaan cadangan yang dibutuhkan.
ALAT UKUR PERSEDIAAN Perusahaan perlu menggunakan ukuran-ukuran untuk melihat kinerja persediaan. Pada prinsipnya kinerja persediaan harus berorientasi pada efisiensi operasi di satu pihak dan pelayanan terhadap pelanggan (service level) di pihak lain. Peningkatan service level biasanya berimplikasi pada peningkatan persediaan. Beberapa ukuran yang bisa digunakan untuk memonitor kinerja persediaan adalah: Tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate). Inventory days of supply Fill rate
INVENTORY TURNOVER RATE Untuk melihat seberapa cepat produk atau barang mengalir relatif terhadap jumlah yang rata-rata tersimpan sebagai persediaan. Nilainya bisa diukur untuk tiap individu produk atau secara agreggat mewakili satu kelompok atau keseluruhan produk. Tingkat perputaran biasanya diukur dalam setahun. Misalkan sebuah perusahaan menjual 150 jenis produk. Nilai persediaan yang dimiliki rata-rata Rp. 3 milyar. Nilai penjualan dalam setahun untuk keseluruhan produk adalah 40 milyar dimana 25% nya merupakan marjin. Berarti nilai persediaan yang terjual dalam setahun adalah 30 milyar sehingga tingkat perputarannya adalah 10 kali dalam setahun. Semakin besar nilainya semakin bagus.
INVENTORY DAYS OF SUPPLY Didefinisikan sebagai rata-rata jumlah hari suatu perusahaan bisa beroperasi dengan jumlah persediaan yang dimiliki. Ukuran ini sebenarnya bisa dikatakan seirama dengan tingkat perputaran persediaan. Kalau inventory days of supply panjang maka tingkat perputarannya rendah. Misalkan untuk kasus di atas perusahaan beroperasi selama 300 hari dalam setahun. Berarti nilai persediaan yang terjual per hari adalah 30 milyar/300 hari = 0.10 milyar. Dengan demikian maka nilai inventory days of supply dari kasus tersebut adalah 3 milyar per hari dibagi 0.10 milyar = 30 hari. Jadi rata-rata perusahaan memiliki persediaan untuk kebutuhan 30 hari kerja.
FILL RATE Fill rate adalah persentase jumlah item yang tersedia ketika diminta oleh pelanggan. Jadi fill rate 97% berarti ada kemungkinan 3% dari item yang diminta oleh pelanggan tidak tersedia. Akibatnya pelanggan harus menunggu beberapa lama atau pindah ke tempat lain untuk mendapatkannya. Fill rate bisa diukur untuk tiap produk secara individual atau untuk keseluruhan produk secara agregat. Untuk menciptakan supply chain manajemen yang efektif, perusahaan mungkin harus membedakan target fill rate untuk tiap pelanggan dan tiap item.
KLASIFIKASI PERSEDIAAN Persediaan bisa diklasifikasikan dengan berbagai cara. Pada bagian ini kita akan melihat persediaan dari 3 klasifikasi: 1. Berdasarkan Bentuknya, 2. Berdasarkan Fungsinya 3. Berdasarkan Sifat Ketergantungan
BERDASARKAN BENTUKNYA Persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bahan baku (raw materials), barang setengah jadi (WIP), dan produk jadi (finished product). Klasifikasi ini biasanya hanya berlaku pada konteks perusahaan manufaktur. Produk jadi yang dihasilkan oleh supplier akan menjadi bahan baku bagi sebuah pabrik perakitan. Jadi, dalam konteks supply chain mestinva produk jadi adalah produk yang sudah tidak akan mengalami proses pengolahan lagi dan siap digunakan oleh pemakai akhir
BERDASARKAN FUNGSINYA Berdasarkan fungsinya, persediaan bisa dibedakan menjadi: a. Pipeline/transit inventory. Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Barang yang tersimpan di truk sewaktu proses pengiriman adalah salah satu contohnya. Persediaan ini akan banyak kalau jarak (dan waktu) pengiriman panjang. Jadi, persediaan jenis ini bisa dikurangi dengan mempercepat pengiriman misalnya dengan mengubah alat atau mode transportasi atau dengan mencari pemasok yang lokasinya lebih dekat (tentunya dengan mempertimbangkan konsekuensi lain seperti ongkos kirim, harga dan kualitas)
b. Cycle stock. Persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Persediaan ini punya siklus tertentu. Pada saat pengiriman jumlahnya banyak, kemudian sedikit demi sedikit berkurang akibat dipakai atau dijual sampai akhirnya habis atau hampir habis, kemudian mulai dengan siklus baru lagi. c. Persediaan pengaman (safety stock). Fungsinya adalah sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak dari yang diperkirakan dibutuhkan selama suatu periode tertentu supaya kebutuhan yang lebih banyak bisa dipenuhi tanpa harus menunggu. Besar kecilnva persediaan pengaman terkait dengan biaya persediaan dan service level.
d. Anticipation stock Adalah persediaan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman dari permintaan terhadap suatu produk. Walaupun anticipation stock juga pada hakekatnya mengantisipasi permntaan yang tidak pasti, namun perusahaan bisa memprediksi adanya kenaikan dalam jumlah yang significant (bukan sekedar pola acak).
BERDASARKAN SIFAT KETERGANTUNGAN Persediaan bisa diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dan item lainnya. Item-item yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sedangkan kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lain. Klasifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda. Dependent demand item biasanya adalah komponen atau bahan baku yang akan digunakan untuk membuat produk jadi.
Kebutuhan bahan baku dan komponen tersebut ditentukan oleh banyaknya jumlah produk jadi yang akan dibuat dengan menggunakan komponen atau bahan baku tersebut. Produk jadi biasanya tergolong dalam independent demand item karena kebutuhan akan satu produk jadi tidak langsung mempengaruhi kebutuhan produk jadi yang lain.
MODEL PERSEDIAAN Model EOQ (economic order quantity) mempertimbangkan dua ongkos persediaan, yakni ongkos pesan dan ongkos simpan. Ongkos pesan yang dimaksud adalah ongkos-ongkos tetap yang keluar setiap kali pemesanan dilakukan dan tidak tergantung pada ukuran atau volume pesanan. Ongkos simpan adalah ongkos yang terjadi akibat perusahaan menyimpan barang tersebut selama suatu periode tertentu. Bagian terbesar ongkos simpan biasanya adalah biaya modal akibat tertahannya uang dalam bentuk barang yang besarnya kira-kira sama dengan rate of return (ROR) dari perusahaan yang bersangkutan. Ongkos simpan juga diakibatkan oleh biaya gudang, biaya kerusakan, biaya keusangan atau kadaluwarsa, pajak, dan asuransi.
Model EOQ dibuat dengan asumsi permintaan terhadap suatu item bersifat kontinyu dengan tingkat yang seragam. Artinya, item tersebut dibutuhkan dengan jumlah yang sama dari waktu ke waktu. Kenyataannya asumsi ini sebenarnya tidak pernah terpenuhi. Namun demikian, model ini tetap cukup baik digunakan asalkan variasi permintaan dari waktu ke waktu tidak terlalu besar. Di lapangan banvak kasus di mana permintaan atau kebutuhan suatu item relatif tetap dari waktu ke waktu. Contohnya, di sebuah pabrik roti yang cukup besar di mana produksi dari waktu ke waktu berada pada kapasitas yang relatif tetap, kebutuhan akan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, dan garam akan relative stabil.
Model EOQ dibuat berdasarkan asumsi situasi yang deterministik. Artinya, permintaan maupun pasokan dianggap pasti. Lead time juga belum dipertimbangkan. Untuk beroperasi pada situasi dengan ketidakpastian maka dibutuhkan persediaan pengaman untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kekurangan terhadap barang yang bersangkutan. Adanya lead time membuat kita harus menentukan waktu pemesanan. Apabila lead time suatu pengiriman konstan selama 1 hari (tidak mengandung ketidakpastian), maka kita rnemesan 1 hari sebelum barang habis digunakan sehingga pesanan yang baru akan datang tepat pada saat barang yang ada habis terjual atau terpakai.
Kenyataannya, baik permintaan maupun lead time sama-sama tidak pasti. Karena itu, waktu pemesanan kembali suatu barang harus mempertimbangkan ketidakpastian pada aspek-aspek tersebut. Waktu pemesanan kembali sering diwujudkan dalam bentuk nilai reorder point. Misalkan perusahaan menggunakan tepung sebanyak 1 ton/hari dan lead time antara pemesanan sampai pengiriman tepung terigu adalah 5 hari maka perusahaan harus melakukan pemesanan kembali pada saat tepung terigu tersisa 5 ton. Dengan demikian pesanan tersebut akan datang tepat pada saat terigu habis. Jadi, reorder point adalah banyaknya barang tersisa dimana kita harus melakukan pemesanan kembali.
Bagaimana jika lead time selama 5 hari itu hanya nilai rata-rata dan dalam kenyataannya bisa berdistribusi antara 3 sampai 7 hari? Bagaimana juga bila permintaan per hari memiliki variasi dengan standar deviasi 0.2 ton? Kalau ini yang terjadi maka reorder point biasanya lebih besar untuk mengurangi probabilitas terjadinya kekurangan tepung terigu sebelum pesanan berikutnya datang. Jadi, pada situasi dimana ada ketidakpastian pada sisi pasokan maupun permintaan, reorder point bisa dihitung dengan rumus berikut: ROP = permintaan selama lead time + safety stock
Misalkan permintaan rata-rata per hari adalah d, rata-rata lead time adalah l hari maka ROP = (d x I) + safety stock Persediaan pengaman atau safety stock berfungsi untuk melindungi kesalahan dalam memprediksi permintaan selama lead time. Untuk mendapatkan gambaran seberapa tidak pasti permintaan selama lead time tersebut, perusahaan perlu mengumpulkan data untuk mendapatkan distribusinya. Besarnya safety stock (SS) secara umum dapat dirumuskan sebagai berikut: SS = Z x sd
Misalkan data permintaan selama lead time berdistribusi normal, maka penghitungan nilai safety-stock bisa dilakukan dengan cukup mudah. Yang perlu diketahui hanyalah standar deviasi permintaan selama lead time (sd) dan suatu nilai dari tabel distribusi normal yang berkorelasi dengan probabilitas tertentu (Z). Nilai Z biasanya diterjemahkan dari keputusan manajemen. Kalau manajemen memberikan toleransi terjadinya kekurangan 5 kali untuk setiap 100 siklus pemesanan maka berarti service level yang diinginkan adalah 95%. Nilai Z yang berkorelasi dengan service level 95 % adalah 1.645 (dari tabel probabilitas).
Nilai sd, bisa dicari dengan mengumpulkan langsung data permintaan selama lead time untuk suatu periode yang cukup panjang, atau diperoleh dengan terlebih dahulu mendapatkan data rata-rata dan standar deviasi dari dua komponen penyusunnya, yaitu permintaan per periode dan lead time. Dengan mendapatkan empat parameter tersebut maka nilai sd bisa dihitung sebagai berikut: