Mengelola Persediaan pada Supply Chain

Transkripsi

1 Mengelola Persediaan pada Supply Chain

2 Pendahuluan Persediaan di sepanjang supply chain memiliki implikasi yang besar terhadap kinerja finansial suatu perusahaan. Jumlah modal yang tertanam dalam bentuk persediaan biasanya sangat besar sehingga persediaan adalah salah satu aset terpenting yang dimiliki supply chain. Banyak perusahaan yang memiliki nilai persediaannya melebihi 25% dari nilai keseluruhan aset yang dimiliki. Ini berarti bahwa biaya modal yang tertahan dalam bentuk persediaan di suatu perusahaan/supply chain bisa sangat signifikan. Persediaan muncul di berbagai tempat dengan berbagai bentuk dan fungsi di sepanjang supply chain. Pada contoh supply chain biskuit kaleng, di mana sajakah dan dalam bentuk apa sajakah persediaan di sepanjang supply chain biskuit kaleng tersebut?

3 Pendahuluan Termasuk diantaranya adalah: Persediaan biskuit kaleng di berbagai supermarket dan toko yang siap dijual ke pelanggan. Ukuran, gambar, model, dan isi kaleng tentu banyak variasinya. Ini berarti, setiap supermarket bisa menyimpan ratusan jenis biskuit kaleng. Persediaan dengan bentuk yang sama juga ada di gudang distributor pusat maupun cabang. Sebelum dikirim ke distributor, produk2 tsb juga tersimpan di gudangnya pabrik biskuit. Pabrik pasti juga menyimpan bahan baku seperti tepung, gala, garam, zat pewarna, air, dan kaleng yang sudah siap diisi Pabrik kaleng memiliki persediaan kaleng yang sudah jadi dan siap dikirim ke pabrik, persediaan kaleng yang belum jadi tetapi sudah sebagian diproses (work in process), maupun aluminium sebagai bahan baku kaleng. Pabrik aluminium menyimpan bahan baku maupun aluminium lempengan yang siap dikirinl ke pabrik kaleng.

4 Pendahuluan Kalau dirinci secara detail, tentulah sangat banyak jenis persediaan yang ada di sebuah supply chain biskuit kaleng. Belum termasuk persediaan barang-barang lain yang secara langsung, maupun tidak langsung terlibat dalam supply chain biskuit tadi. Ini termasuk persediaan komponen mesin, karton pembungkus (packaging), kertas, dan sebagainya. Mengelola aliran material / produk dengan tepat adalah salah satu tujuan utama dari supply chain. Aliran yang tepat berarti tidak terlalu terlambat dan tidak terlalu dini, jumlahnya sesuai dengan kebutuhan, dan terkirim ke tempat yang memang membutuhkan. Tentunya jumlah yang dikirim harus mencerminkan kebutuhan masing-masing wilayah pemasaran. Kalau tidak, satu wilayah akan kekurangan produk dan wilayah lain akan kelebihan.

5 Pendahuluan Kekurangan maupun kelebihan pasokan produk sama-sama berdampak negatif bagi kinerja supply chain. Selain alokasi pengiriman harus tepat, pabrik juga harus memproduksi biskuit sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Kebutuhan pelanggan sendiri hanya bisa diramalkan. Kesalahan bisa berupa memproduksi terlalu banyak atau terlalu sedikit (volume error) atau memproduksi jenis biskuit yang salah (mix error) akan menimbulkan masalah persediaan.

6 Kenapa Persediaan Muncul? Persediaan bisa muncul karena memang direncanakan atau merupakan akibat dari ketidaktahuan terhadap suatu informasi. Jadi ada perusahaan yang memiliki persediaan karena sengaja membuat produk lebih awal atau lebih banyak dari waktu dan jumlah yang akan dikirim atau dijual pada suatu waktu tertentu, ada juga karena merupakan akibat dari permintaan yang terlalu sedikit dibandingkan dengan perkiraan awal. Sebagai contoh, Pabrik biskuit tahun ini membuat terlalu banyak, biskuit jenis A. Permintaan sesungguhnya hanya 5320 kaleng padahal produksinya 5500 kaleng. Sisanya sebanyak 180 kaleng tidak terjual sampai akhir masa kadaluwarsanya. Persediaan ini muncul karena ketidakpastian permintaan. Dengan kata lain, perusahaan tidak punya informasi yang akurat berapa kaleng permintaan biskuit jenis A tersebut.

7 Kenapa Persediaan Muncul? Ketidakpastian tersebut juga dialami oleh kebanyak perusahaan yang beroperasi dengan sistem make to stock. Bahkan banyak perusahaan yang akan menghadapi ketidakpastian yang sangat tinggi sehingga bisa memiliki persediaan berlebih yang cukup banyak di akhir masa jual produk tersebut. Pabrik kamera digital, telepon genggam, garmen, pemasok sayursayuran dan buah-buahan, pedagang nasi pecel, perusahaan percetakan buku, majalah dan koran semuanya menghadapi permasalahan yang sejenis. Ketidakpastian pada supply chain tidak hanya muncul dari arah permintaan tetapi juga dari arah pasokan dan operasi internal. Ketidakpastian pengiriman dan harga bahan baku menyebabkan pabrik menimbun persediaan bahan baku.

8 Kenapa Persediaan Muncul? Ketidakpastian pengiriman dari pabrik menyebabkan distributor harus menyimpan persediaan cadangan (safety stock). Ketidakpastian proses internal seperti mesin yang kurang handal dan kecepatan mesin yang bervariasi memaksa pabrik untuk memiliki cadangan barang setengah jadi (WIP). Selain ketidakpastian, perbedaan lokasi, yang membuat munculnya lead time pengiriman, juga merupakan sumber dari persediaan. Pabrik di Indonesia yang membeli bahan baku dari Eropa membutuhkan waktu 1-3 bulan antara waktu pemesanan dan waktu barang sampai di pabrik. Pabrik tentu harus memikirkan cadangan bahan baku yang bisa digunakan selama menunggu kiriman dari supplier. Semakin lama waktu yang dibutuhkan untuk mengirim bahan baku tersebut, semakin banyak persediaan cadangan yang dibutuhkan.

9 Kenapa Persediaan Muncul? Persediaan juga muncul akibat motif ekonomi dalam melakukan suatu kegiatan produksi atau pengiriman. Pabrik tidak akan bisa memproduksi dengan jumlah yang terlalu sedikit karena tidak akan mencapai apa yang dinamakan Skala ekonomi (economics of scale). Begitu juga trek tidak akan ekonomis berjalan kalau hanya mengirim 1 kuintal tepung terigu dari pabrik tepung ke pabrik biskuit. Karena ada kepentingan mencapai skala ekonomi, produksi atau pengiriman dilakukan dengan ukuran batch besar. Pabrik biskuit mungkin harus menerima 10 ton tepung untuk tiap pengiriman, padahal 10 ton tersebut cukup untuk kebutuhan produksi 10 hari.

10 Alat Ukur Persediaan Perusahaan perlu menggunakan ukuran-ukuran untuk melihat kinerja persediaan. Pada prinsipnya kinerja persediaan harus berorientasi pada efisiensi operasi di satu pihak dan pelayanan terhadap pelanggan (service level) di pihak lain. Kedua hal ini sering bertentangan. Sehingga dibutuhkan perubahan mendasar pada sistem, peningkatan service level biasanya berimplikasi pada peningkatan persediaan. Beberapa ukuran yang bisa digunakan untuk memonitor kinerja persediaan adalah: 1. Tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate). 2. Inventory days of supply 3. Fill rate

11 Invetory Turnover Rate Untuk melihat seberapa cepat produk atau barang mengalir relatif terhadap jumlah yang rata-rata tersimpan sebagai persediaan. Nilainya bisa diukur untuk tiap individu produk atau secara agreggat mewakili satu kelompok atau kesoluruhan produk. Tingkat perputaran biasanya diukur dalam setahun. Misalkan sebuah perusahaan menjual 150 jenis produk. Nilai persediaan yang dimiliki rata-rata Rp. 3 milyar. Nilai penjualan dalam setahun untuk keseluruhan produk adalah 40 milyar dimana 25% nya merupakan marjin. Berarti nilai persediaan yang terjual dalam setahun adalah 30 milyar sehingga tingkat perputarannya adalah 10 kali dalam setahun. Semakin besar nilainya semakin bagus. Nilai normal untuk tiap industri tentu berbeda-beda.

12 Invetory Days f Supply Didefinisikan sebagai rata-rata jumlah hari suatu perusahaan bisa beroperasi dengan jumlah persediaan yang dimiliki. Ukuran ini sebenarnya bisa dikatakan seirama dengan tingkat perputaran persediaan. Kalau inventory days of supply panjang maka tingkat perputarannya rendah. Misalkan untuk kasus di atas perusahaan beroperasi selama 250 hari dalam setahun. Berarti nilai persediaan yang terjual per hari adalah 30 milyar / 300 hari = 0.10 milyar. Dengan demikian maka nilai inventory days of supply dari kasus tersebut adalah 3 milyar per hari dibagi 0.10 milyar = 30 hari. Jadi rata-rata perusahaan memiliki persediaan untuk kebutuhan 30 hari kerja.

13 Fill Rate Fill rate adalah persentase jumlah item yang tersedia ketika diminta oleh pelanggan. Jadi fill rate 97% berarti ada kemungkinan 3% dari item yang diminta oleh pelanggan tidak tersedia. Akibatnya pelanggan harus menunggu beberapa lama atau pindah ke tempat lain untuk mendapatkannya. Fill rate bisa diukur untuk tiap produk secara individual atau untuk keseluruhan produk secara agregat. Untuk menciptakan supply chain manajemen yang efektif, perusahaan mungkin harus membedakan target fill rate untuk tiap pelanggan dan tiap item. Perbedaan target fill rate ini biasanya mencerminkan nilai strategis dari tiap kelompok item atau kelompok pelanggan tersebut

14 Klasifikasi Persediaan Persediaan bisa diklasifikasikan dengan berbagai cara. Pada bagian ini kita akan melihat persediaan dari 3 klasifikasi: 1. Berdasarkan Bentuknya, 2. Berdasarkan Fungsinya 3. Berdasarkan Sifat Ketergantungan

15 Berdasarkan Bentuknya Persediaan bisa diklasifikasikan menjadi bagan baku (raw materials), barang setengah jadi (WIP), dan produk jadi (finished product). Klasifikasi ini biasanya hanya berlaku pada konteks perusahaan manufaktur. Produk jadi yang dihasilkan oleh supplier akan menjadi bahan baku bagi sebuah pabrik perakitan. Jadi, dalam konteks supply chain mestinva produk jadi adalah produk yang sudah tidak akan mengalami proses pengolahan lagi dan siap digunakan oleh pemakai akhir

16 Berdasarkan Fungsinya Berdasarkan fungsinya, persediaan bisa dibedakan menjadi: a. Pipeline/transit inventory. Persediaan ini muncul karena lead time pengiriman dari satu tempat ke tempat lain. Barang yang tersimpan di truk sewaktu proses pengiriman adalah salah satu contohnya. Persediaan ini akan banyak kalau jarak (dan waktu) pengiriman panjang. Jadi, persediaan jenis ini bisa dikurangi dengan mempercepat pengiriman misalnya dengan mengubah alat atau mode transportasi atau dengan mencari pemasok yang lokasinya lebih dekat (tentunya dengan mempertimbangkan konsekuensi lain seperti ongkos kirim, harga dan kualitas) b. Cycle stock. Persediaan akibat motif memenuhi skala ekonomi. Persediaan ini punya siklus tertentu. Pada saat pengiriman jumlahnya banyak, kemudian sedikit demi sedikit berkurang akibat dipakai atau dijual sampai akhirnya habis atau hampir habis, kemudian mulai dengan siklus baru lagi.

17 Berdasarkan Fungsinya c. Persediaan pengaman (safety stock). Fungsinya adalah sebagai perlindungan terhadap ketidakpastian permintaan maupun pasokan. Perusahaan biasanya menyimpan lebih banyak dari yang diperkirakan dibutuhkan selama suatu periode tertentu supaya kebutuhan yang lebih banyak bisa dipenuhi tanpa harus menunggu. Besar kecilnva persediaan pengaman terkait dengan biaya persediaan dan service level. d. Anticipation stock adalah persediaan yang dibutuhkan untuk mengantisipasi kenaikan permintaan akibat sifat musiman dari permintaan terhadap suatu produk. Walaupun anticipation stock juga pada hakekatnya mengantisipasi permntaan yang tidak pasti, namun perusahaan bisa memprediksi adanya kenaikan dalam jumlah yang significant (bukan sekedar pola acak).

18 Berdasarkan Sifat Ketergantungan Persediaan bisa diklasifikasikan berdasarkan sifat ketergantungan kebutuhan antara satu item dan item lainnya. Item-item yang kebutuhannya tergantung pada kebutuhan item lain dinamakan dependent demand item. Sedangkan kebutuhan independent demand item tidak tergantung pada kebutuhan item lain. Klasifikasi ini dilakukan karena pengelolaan kedua jenis item ini biasanya berbeda. Dependent demand item biasanya adalah komponen atau bahan baku yang akan digunakan untuk membuat produk jadi. Kebutuhan bahan baku dan komponen tersebut ditentukan oleh banyaknya jumlah produk jadi yang akan dibuat dengan menggunakan komponen atau bahan baku tersebut. Produk jadi biasanya tergolong dalam independent demand item karena kebutuhan akan satu produk jadi tidak langsung mempengaruhi kebutuhan produk jadi yang lain.

19 Model Persediaan Model EQ (economic order quantity) mempertimbangkan dua ongkos persediaan, yakni ongkos pesan dan ongkos simpan. ngkos pesan yang dimaksud adalah ongkos-ongkos tetap yang keluar setiap kali pemesanan dilakukan dan tidak tergantung pada ukuran atau volume pesanan. ngkos simpan adalah ongkos yang terjadi akibat perusahaan menyimpan barang tersebut selama suatu periode tertentu. Bagian terbesar ongkos simpan biasanya adalah biaya modal akibat tertahannya uang dalam bentuk barang yang besarnya kira-kira sama dengan rate of return (RR) dari perusahaan yang bersangkutan. ngkos simpan juga diakibatkan oleh biaya gudang, biaya kerusakan, biaya keusangan atau kadaluwarsa, pajak, dan asuransi.

20 Model Persediaan Karena tingkat keusangan dan tingkat kesulitan penyimpanan tiap barang berbeda-beda maka biaya simpan bervariasi antara satu jenis barang dengan jenis yang lainnya. Namun secara umum biaya simpan per tahun berkisar antara 20% - 35% per tahun dari nilai barang yang disimpan. Artinya, kalau suatu perusahaan memiliki persediaan dengan nilai rata-rata 10 milyar maka biaya simpan setahun sekitar milyar! Angka sebesar ini sering tidak disadari karena bagian terbesar ongkos simpan (yang berupa biaya modal) tidak tercatat dalam laporan akuntansi.

21 Model Persediaan Model EQ hanya bisa digunakan dengan cukup baik apabila sejumlah asumsi tersebut dipenuhi atau setidaknya mendekati. Model EQ dibuat dengan asumsi permintaan terhadap suatu item bersifat kontinyu dengan tingkat yang seragam. Artinya, item tersebut dibutuhkan dengan jumlah yang sama dari waktu ke waktu. Kenyataannya asumsi ini sebenarnya tidak pernah terpenuhi. Namun demikian, model ini tetap cukup baik digunakan asalkan variasi permintaan dari waktu ke waktu tidak terlalu besar. Di lapangan banvak kasus di mana permintaan atau kebutuhan suatu item relatif tetap dari waktu ke waktu.

22 Model Persediaan Contohnya, di sebuah pabrik roti yang cukup besar di mana produksi dari waktu ke waktu berada pada kapasitas yang relatif tetap, kebutuhan akan bahan baku utama seperti tepung terigu, gula pasir, dan garam akan relative stabil. Bahkan pada industri yang relatif inovatif seperti sepeda motor pasti memiliki sejumlah komponen yang kebutuhannya relatif tetap dari waktu ke waktu walaupun jenis sepeda motor yang diproduksi berubah-ubah. Ini biasanya terjadi pada komponen-komponen dasar yang tidak banyak mengalami perubahan walaupun ada variasi pada model sepeda motor yang dijual.

23 Model Persediaan Model EQ dibuat berdasarkan asumsi situasi yang deterministik. Artinya, permintaan maupun pasokan dianggap pasti. Lead time juga belum dipertimbangkan. Untuk beroperasi pada situasi dengan ketidakpastian maka dibutuhkan persediaan pengaman untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kekurangan terhadap barang yang bersangkutan. Adanya lead time membuat kita harus menentukan waktu pemesanan. Apabila lead time suatu pengiriman konstan selama 1 hari (tidak mengandung ketidakpastian), maka kita rnemesan 1 hari sebelum barang habis digunakan sehingga pesanan yang baru akan datang tepat pada saat barang yang ada habis terjual atau terpakai.

24 Model Persediaan Kenyataannya, baik permintaan maupun lead time sama-sama tidak pasti. Karena itu, waktu pemesanan kembali suatu barang harus mempertimbangkan ketidakpastian pada aspek2 tersebut. Waktu pemesanan kembali sering diwujudkan dalam bentuk nilai reorder point. Misalkan perusahaan menggunakan tepung sebanyak 1 ton/hari. Misalkan lead time antara pemesanan sampai pengiriman tepung terigu adalah 5 hari maka perusahaan harus melakukan pemesanan kembali pada saat tepung terigu tersisa 5 ton. Dengan demikian pesanan tersebut akan datang tepat pada saat terigu habis. Jadi, reorder point adalah banyaknya barang tersisa dimana kita harus melakukan pemesanan kembali.

25 Model Persediaan Bagaimana jika lead time selama 5 hari itu hanya nilai rata-rata dan dalam kenyataannya bisa berdistribusi antara 3 sampai 7 hari? Bagaimana juga bila permintaan per hari memiliki variasi dengan standar deviasi 0.2 ton? Kalau ini yang terjadi maka reorder point biasanya lebih besar untuk mengurangi probabilitas terjadinya kekurangan tepung terigu sebelum pesanan berikutnya datang. Jadi, pada situasi dimana ada ketidakpastian pada sisi pasokan maupun permintaan, reorder point bisa dihitung dengan rumus berikut: RP = permintaan selama lead time + safety stock Misalkan permintaan rata-rata per hari adalah d, rata-rata lead time adalah l hari maka RP = d x I + safety stock

26 Model Persediaan Persediaan pengaman atau safety stock berfungsi untuk melindungi kesalahan dalam memprediksi permintaan selama lead time. Untuk mendapatkan gambaran seberapa tidak pasti permintaan selama lead time tersebut, perusahaan perlu mengumpulkan data untuk mendapatkan distribusinya. Besarnya safety stock (SS) secara umum dapat dirumuskan sebagai berikut: SS = Z x sd Misalkan data permintaan selama lead time berdistribusi normal, maka penghitungan nilai safety-stock bisa dilakukan dengan cukup mudah. Yang perlu diketahui hanyalah standar deviasi permintaan selama lead time (sd) dan suatu nilai dari tabel distribusi normal standar yang berkorelasi dengan probabilitas tertentu (Z).

27 Model Persediaan Nilai Z biasanya diterjemahkan dari keputusan manajemen. Kalau manajemen memberikan toleransi terjadinya kekurangan 5 kali untuk setiap 100 siklus pemesanan maka berarti service level yang diinginkan adalah 95 %. Nilai Z yang berkorelasi dengan service level 95 % adalah (dari tabel probabilitas). Nilai sd, bisa dicari dengan mengumpulkan langsung data permintaan selama lead time untuk suatu periode yang cukup panjang, atau diperoleh dengan terlebih dahulu mendapatkan data rata-rata dan standar deviasi dari dua komponen penyusunnya, yaitu permintaan per periode dan lead time. Dengan mendapatkan empat parameter tersebut maka nilai sd bisa dihitung sebagai berikut:

28 Model Persediaan

29 Mengurangi Kesalahan Persediaan dengan Mendeteksi Respon Awal Risiko atas kelebihan dan kekurangan persediaan pada produk- produk inovatif bisa dikurangi dengan meningkatkan akurasi ramalan permintaan. Akurasi ramalan bisa meningkat apabila perusahaan atau supply chain bisa memanfaatkan informasi reaksi pasar di awal muaim jual untuk merevisi ramalan. Hal ini hanya bisa dilakukan secara efektif apabila lead time antara perancangan sampai distribusi produk ke pasar cukup pendek yang memungkinkan supply chain untuk merespon pasar dengan menambah atau mengurangi jumlah produksi suatu item tertentu setelah melihat reaksi awal dari pasar. Dengan informasi tersebut, akurasi ramalan dapat ditingkatkan secara dramatis.

30 Vendor Managed Inventory (VMI) Secara tradisional, perusahaan pembeli selalu menentukan waktu dan ukuran pesanan berdasarkan informasi yang mereka miliki. Pemasok akan merespon permintaan tersebut secara pasif, tanpa mencari tahu lebih lanjut kenapa perusahaan pembeli memesan sejumlah tersebut. Praktek di atas mengakibatkan inefisiensi karena beberapa alasan. Pertama, pemasok tidak mendapatkan cukup 'early signal' dari pembeli akan jumlah dan waktu pesanan. Akibatnya, pemasok meramalkan apa, kapan, dan berapa yang akan dipesan oleh pembeli. Ini tentu mengakibatkan pemasok harus menyimpan persediaan lebih banyak untuk mengantisipasi ketidakpastian pesanan dari pelanggan atau pembeli.

31 Vendor Managed Inventory (VMI) Kedua, pemasok sering harus mengubah jadwal produksi secara tiba-tiba karena apa yang diminta pelanggan tiba-tiba berubah dari apa yang diperkirakan oleh pemasok atau karena pelanggan yang lebih penting tiba-tiba melakukan pesanan mendadak sehingga produksi untuk memenuhi pesanan dari pelanggan 'kelas dua' terpaksa dijadwal ulang. Perubahan pada jadwal produksi selanjutnya mengakibatkan perubahan pada kebutuhan bahan baku, komponen, maupun jam kerja. Perubahan yang terlalu sering pada jadwal produksi bisa mengakibatkan apa yang dinamakan 'schedule nervosuness'. Di samping inefisiensi, fenomena di atas juga mengakibatkan service level yang rendah karena banyak permintaan yang tidak akan bisa dipenuhi tepat waktu.

32 Vendor Managed Inventory (VMI) Dengan adanya masalah tersebut, saat ini banyak perusahaan yang mengubah praktek di atas dengan model yang dinamakan vendor managed inventory (VMI). Pada model ini perusahaan pembeli tidak lagi memutuskan apa, kapan, dan berapa yang akan dipesan, melainkan hanya memberikan informasi permintaan dari pelanggan mereka, persediaan yang tersisa, serta informasi lain seperti rencana promosi atau kegiatan lain yang bisa mempengaruhi penjualan di masa yang akan datang. Kalau perusahaan pembeli yang dimaksud disini adalah perusahaan manufaktur, informasi permintaan yang dimaksud mungkin berupa informasi kebutuhan mereka terhadap bahan baku atau komponen dalam beberapa periode mendatang. Dengan adanya informasi tsb, pemasok akan menentukan sendiri waktu dan jumlah pengiriman ke perusahaan pembeli. Tentu pembeli juga harus memberikan indikasi berapa minimum dan maksimum persediaan yang mereka harapkan.

33 Vendor Managed Inventory (VMI) Diperlukan koordinasi dan peitukaran informasi yang lancar antara kedua belah pihak untuk menjamin model VMI ini berjalan dengan baik. Mereka yang sukses menerapkan program VMI adalah yang memiliki infrastruktur komunikasi dan informasi yang bagus sehingga pembeli bisa memberikan data penjualan maupun persediaan dari waktu ke waktu secara real time. Pemasok juga harus punya kemampuan untuk mengambil keputusan pengiriman dengan tepat. Kemampuan untuk menganalisis pola permintaan, lead time pengiriman, dan meramalkan permintaan perlu dimiliki oleh pemasok. Mereka juga harus sama-sama memahami berapa service level yang harus dicapai.

34 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan Banyak hal yang mengakibatkan sistem persediaan pada supply chain tidak efektif. Sebab-sebab tersebut sangat bervariasi, ada yang teknis dan ada juga yang terkait dengan perilaku individu maupun organisasi. Beberapa diantaranya, yaitu : 1. Tidak ada metrik kinerja yang jelas. Kinerja supply chain banyak terkait dengan persediaan. Misalnya tingkat perputaran persediaan (inventory turnover rate), ratarata lama permintaan atau kebutuhan bisa dipenuhi oleh persediaan (inventory days of supply), banyaknya persediaan yang kadaluwarsa, dan sebagainya. Walaupun ukuran-ukuran tersebut relatif jelas definisi dan cara mengukurnya di lapangan, memilih ukuran mana yang pas dan berapa target yang harus dicapai bukanlah hal yang simpel.

35 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan Hal ini dikarenakan supply chain memiliki strategi yang berbedabeda dan strategi tersebut harus mencerminkan kemampuan sumber daya dan kebutuhan pasar. Supply chain yang berada pada lingkungan industri yang inovatif akan memiliki kriteria yang berbeda terhadap persediaan dibandingkan dengan mereka yang berada pada industri yang relatif stabil dengan siklus produk yang panjang. Pengukuran kinerja persediaan selalu harus dihubungkan dengan kemampuan supply chain untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Ukuran customer service seperti stockout rate atau fill rate perlu didefinisikan dengan baik. Pelanggan dan pemasok mungkin punya target fill rate yang berbeda. Dalam supply chain, ukuran-ukuran kinerja harus mencerminkan kepentingan kedua belah pihak dan sedapat mungkin didefinisikan bersama dengan target yang sama pula.

36 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan 2. Status Pesanan Tidak Akurat. Ketika pelanggan memesan suatu produk ke pemasok, berharap bisa mendapatkan informasi kapan pesanan tersebut bisa dipenuhi. Walaupun pada awalnya pelanggan sudah mendapatkan lnformasi tersebut, mereka tetap mengharapkan informasi yang mutakhir tentang perkembangan pesanan mereka dari waktu ke waktu. Namun sangat sering terjadi supplier tidak mampu memberikan informasitentang status pengiriman yang akurat. Akibatnya, perasaan ketidakpastian tinggi dan mendorong pelanggan untuk menyimpan cadangan persediaan yang lebih banyak.

37 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan 3. Sistem Informasi Kurang Handal. Perusahaan tidak akan bisa memberikan informasi status pesanan kalau system informasi antar bagian dalam perusahaan maupun system yang bisa menghubungkan perusahaan dengan pelanggan tidak handal. Seringkali tiap bagian di dalam perusahaan tidak memiliki informasi yang sama tentang persediaan. Catatan yang berbeda antar bagian. Bagian pemasaran tidak bisa mengakses data persediaan sehingga mereka sering melakukan kesepakatan dengan pelanggan dengan menggunakan data persediaan yang tidak handal. Banyak perusahaan menggunakan system informasi yang terintegrasi namun tetap saja masalah akurasi catatan bisa bermasalah karena ini ditentukan oleh ketelitian dan kemauan mereka yang bertugas untuk memelihara data.

38 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan 4. Kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastian. Perusahaan perlu pemahaman situasi lapangan dengan banyak melakukan analisis data seperti lead time, permintaan, akurasi catatan persediaan, persentase kerusakan (reject / defect rate), dan sebagainya. Perusahaan sering menyamaratakan kebijakan persediaan untuk semua item yang sebenarnya menliliki karakteristik yang berbeda- beda. Kebijakan safety stock, reorder point, dan kebijakan-kebijakan lainnya tentu harus berbeda antara item yang satu dengan yang lain.

39 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan 5. Biaya-biaya persediaan tidak ditaksir dengan benar. Ada perusahaan yang sejak awal mengambil keputusan, tanpa analisis, bahwa pengiriman lewat udara pasti tidak layak. Ada perusahaan yang setelah melakukan analisis transportasi ternyata bisa merealisasikan penghematan luar biasa karena pindah dari transportasi laut ke transportasi udara. Untuk produk-produk yang relatif kecil volumenya dan membutuhkan kecepatan respon yang tinggi, ongkos transportasi yang jauh lebih mahal bisa dibayar dengan penghematan dari berkurangnya tumpukan persediaan yang menghabiskan biaya modal yang besar serta kesempatan jual yang lebih banyak akibat pemendekan waktu untuk mencapai pasar. Perusahaan sering melupakan ongkos-ongkos kesempatan dalam menaksir biaya persediaan terutama karena ongkos-ongkos tersebut tidak tercatat dalam laporan akuntansi.

40 Beberapa Hambatan dalam Manajemen Persediaan 6. Keputusan Supply Chain yang tidak terintegrasi. Implikasi dari keputusan suatu supply chain terhadap persediaan sering tidak dipahami dengan baik. Sebuah perusahaan printer di pada awalnya menerima pesanan dari pusatpusat penjualan mereka di seluruh dunia. Tiap negara biasanya memiliki kebutuhan yang berbeda terutama karena perbedaan bahasa yang akan digunakan pada buku petunjuk serta perbedaan sistem sumber daya listrik Awalnya mengirim produk yang sudah jadi ke masing2 pusat penjualan, namun karena pesanan biasanya dibuat berdasarkan ramalan, sering kali ada perubahan pesanan ketika printer yang mengakibatkan banyak terjadi penumpukan persediaan di satu lokasi dan kekurangan di tempat lain. Akhirnya dilakukan perubahan, pabrik hanya membuat produk dasar standar dan masing2 pusat distribusi bertugas melakukan finalisasi produk pemberian buku petunjuk dan power supply.

41 Ringkasan 1. Setiap supply chain memiliki persediaan di berbagai lokasi dalam berbagai bentuk. Di sebuah perusahaan manufaktur misalnya, persediaan bisa dalam bentuk bahan baku, barang setengah jadi, produk jadi, suku cadang mesin, alat tulis kantor, dan sebagainya. 2. Efek dari persediaan terhadap supply chain biasanya cukup besar. Di banyak perusahaan, nilai persediaan mencapal 25% atau lebih dari nilai keseluruhan asset yang dimiliki. Manajemen persediaan yang baik bisa menekan ongkosongkos persediaan serta meningkatkan service level ke pelanggan. 3. Persediaan bisa muncul karena berbagai sebab antara lain : lokasi permintaan berbeda dengan lokasi produksi (sehingga ada lead time), kecepatan produksi berbeda dengan kecepatan permintaan, ketidakpastian permintaan maupun pasokan, serta adanya motif untuk mencapai skala ekonomi pada kegiatan produksi maupun pengiriman. 4. Kinerja persediaan bisa diukur dengan beberapa metrik seperti kecepatan perputaran persediaan (inventory turnover rate), inventory days of supply, dan service level. 5. Dilihat dari fungsinya, persediaan bisa dibedakan menjadi cycle stock, safety stock, pipeline inventory, dan anticipation inventory. Berdasarkan sifat ketergantungan permintaan antar item, persediaan bisa diklasifikasikan menjadi item yang permintaannya tergantung (dependent demand item) dan yang permintaannya tidak tergantung (dependent demand item).

42 Ringkasan 6. Model-model persediaan diperlukan untuk membantu membuat keputusan pada pengelolaan persediaan. Jenis keputusan dan model-model yang digunakan bisa berbeda berdasarkan tipe item yang dikelola. leh karena itu pemahaman terhadap sifat-sifat tiap item diperlukan untuk menentukan model mana yang bisa digunakan. 7. Untuk tipe item yang kebutuhan maupun pasokannya relative stabil, model EQ bisa digunakan untuk membantu menentukan ukuran pemesanan yang ekonomis. Untuk mengakomodasikan ketidakpastian permintaan maupun pasokan, model EQ biasanya digunakan dengan mekanisme reorder point dimana didalamnya diperhitungkan persediaan pengaman. 8. Untuk tipe item yang permintaannya bersifat musiman, trade off penting dalam membuat keputusan adalah ongkos kelebihan dan kekurangan produk pada suatu musim jual. 9. Pada produk-produk yang permintaannya bersifat musiman, risiko kelebihan produk bisa dikurangi dengan menurunkan harga jual di akhir musim jualnya. Namun cara yang dianggap lebih baik adalah mengurangi lead time sehingga supply chain bisa mengubah keputusan produksi dan pengiriman mereka setelah membaca respon awal dari pasar.

43 Ringkasan 10. Pada produk yang permintaannya stabil maupun musiman, koordinasi antara pembeli dengan pemasok pada hakekatnya menguntungkan keseluruhan supply chain. Namun diperlukan mekanisme pembagian keuntungan yang adil agar kedua belah pihak mau melakukan kerjasama. 11. Vendor managed inventory (VMI) adalah model pengelolaan persediaan dimana keputusan waktu dan ukuran pengiriman ditentukan oleh pemasok dan pembeli memberikan informasi yang up to date tentang persediaan yang tersisa dan permintaan atau kebutuhan dari waktu ke waktu. Model ini bisa mengungguli cara tradisional dimana pembeli menentukan waktu dan ukuran pesanan sedangkan pemasok secara reaktif memenuhi pesanan tersebut. Diperlukan kerjasama dan infrastruktur yang memadai antara kedua belch pihak agar VMI bisa berjalan dengan baik. 12.Banyak kendala atau jebakan yang bisa muncul dalam mengelola persediaan pada supply chain. Termasuk di dalam kendala atau jebakan tersebut adalah metrik yang tidak terdefinisi dengan jelas, status pesanan tidak akurat, sistem informasi tidak handal, kebijakan persediaan terlalu sederhana dan mengabaikan ketidakpastian, ongkos-ongkos persediaan tidak ditaksir dengan akurat, dan keputusan supply chain yang tidak terintegrasi.