BUSINESS PROCESS REENGINEERING PERSEDIAAN DAN PENYEWAAN PADA PT. RENT N PLAY Devin Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Edwin Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Dan Rickson Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia Fransiscus Kowara Rianto Abstrak Dalam era globalisasi saat ini perkembangan teknologi sangat dibutuhkan bagi semua manusia dalam memenuhi kebutuhan mereka sehari-hari dimana teknologi tersebut berguna untuk membuat kegiatan mereka menjadi lebih efektif dan efisien sehingga kita dapat melakukan kegiatan tersebut secara cepat dan tepat. Tujuan Penulisan skripsi ini adalah untuk memberikan rekomendasi dan rekayasa proses bisnis pada proses penyewaan dan persediaan yang dapat mendukung operasional perusahaan. Metodologi Analisis yang digunakan dalam penulisan ini adalah metode perancangan yang dilakukan berdasarkan referensi pada buku-buku yang sesuai dengan topic mengenai sistem informasi, melakukan survey langsung ke perusahaan, serta rekayasa proses bisnis yang baru.
Penelitian ini menghasilkan sebuah rekayasa proses bisnis penyewaan dan persediaan yang dapat memberikan kemudahan dalam proses mengetahui stok barang, pendataan barang di gudang, dan proses update barang secara realtime serta adanya sistem peringatan dini pada penyewaan barang Kesimpulan dari hasil penelitian ini adalah proses bisnis yang dapat membantu kinerja perusahaan dalam menjalankan proses penyewaan dan persediaan barang sehingga proses bisnis dapat berjalan dengan cepat dan tepat Kata Kunci : Business, Process, Reengineering, Penyewaan, Persediaan 1. Pendahuluan Dalam era globalisasi saat ini perkembangan teknologi sangat dibutuhkan bagi semua manusia dalam memenuhi kebutuhan mereka sehari hari dimana teknologi tersebut berguna untuk membuat kegiatan mereka menjadi lebih efektif dan efisien sehingga kita dapat melakukan kegiatan tersebut secara cepat dan tepat. Begitupun dalam dunia bisnis dimana teknologi pun ikut berkembang didalam dunia bisnis, sehingga proses bisnis yang mereka jalankan dalam perusahaan menjadi lebih efektif dan dapat meningkatkan keuntungan serta menjawab permasalahan yang terjadi dalam perusahaan tersebut dimana perusahaan dapat mencapai tujuan dari perusahaan. Hal ini juga terjadi pada proses bisnis PT. Rent n Play yang bergerak dalam bidang jasa, perusahaan ini merupakan perusahaan yang menawarkan jasa penyewaan mainan bagi anak anak dalam jangka waktu tertentu sehingga para orang tua tidak perlu lagi membeli mainan bagi anak mereka dan dapat dengan mudah menyewa atau mengganti mainan tersebut dengan mainan yang lain. Proses bisnis yang berjalan pada PT. Rent n Play masih bersifat
manual karena pengecekan stok barang, pendataan barang, dan pengecekan masa sewa pelanggan masih bersifat manual. 2. Methodology Ruang Lingkup yang ada mencakup penganalisaan proses bisnis yang sedang terjadi di perusahaan dan mengusulkan rekayasa ulang yang dapat digunakan perusahaan agar lebih efektif dan efisien. Untuk mencapai hal ini, haruslah dilakukan tahap-tahap sebagai berikut : 1. Tahap Pemahaman 2. Tahap Inovasi 3. Tahap People 4. Tahap Pengembangan 5. Tahap Implementasi 6. Tahap Pembuktian Nilai 7. Tahap Continous Improvement 2.1 Perancangan PT. Rent n Play akan menyiapkan perangkat lunak dan perangkat keras yang baru agar dapat membuat pekerjaan yang ada menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun perangkatperangkat yang baru tersebut seperti PC, Router Wireless, Printer, Scanner, OS Windows 7, Visual Basic, Website, dll.
Dalam hal perancangan proses bisnis, yang tadinya pelanggan harus menghubungi bagian penyewaan untuk dapat menyewa mainan, sekarang pelanggan dapat langsung menyewa mainan melalui pengaksesan internet, dimana terdapat website dari perusahaan tersebut. Hal ini dapat mempercepat proses pemesanan dan juga mengurangi biaya yang harus dikeluarkan oleh pelanggan untuk menghubungi perusahaan agar pelanggan merasa puas. 2.2 Implementasi Sesaat sedang melakukan pengimplementasian sistem baru terhadap PT. Rent n Play, para anggota akan mencari tahu kelebihan dan kekurangan dari sistem baru dengan cara melakukan percobaan terhadap seluruh komponen yang ada, baik sistem, perangkat keras maupun perangkat lunak yang sedang ingin diimplementasikan dan juga memperbaiki kekurangan tersebut yang nantinya akan dibandingkan perbedaan dari sistem yang lama dengan sistem yang baru dan hasil akhirnya akan dilaporkan kepada Project Manager. Hasil akhir yang dicapai akan dilaporkan kepada pemilik usaha yang nantinya akan menentukan apakah pemilik usaha tersebut puas dengan kinerja yang dilakukan oleh anggota Proyek Manager dan juga pemilik usaha akan menentukan apakah ia akan menggunakan sistem baru tersebut atau tidak.
2.3 Evaluasi Untuk menguji keefektifan dan keefisienan sistem baru, akan dilakukan uji coba dimana pelanggan dapat memesan mainan yang ada melalui Website perusahaan tersebut, dan hasil yang didapat adalah sebagai berikut : Proses Penyewaan Barang Proses Pengembalian Barang Proses Bisnis Lama Waktu rata Jumlah rata SDM Proses Bisnis Baru Waktu rata Jumlah rata SDM 185 Menit 13 Orang 80 Menit 7 Orang 83 Menit 7 Orang 37 Menit 4 Orang TOTAL 268 Menit 20 Orang 117 Menit 11 Orang Rata-rata Jumlah pelanggan Proses Bisnis Lama Proses Bisnis Baru 20-25 orang 30-35 orang Sistem ini pada akhirnya sangat berguna untuk mempercepat proses penyewaan dan pengembalian mainan, dan juga untuk mengurangi jumlah karyawan yang bekerja di dalam perusahaan tersebut agar menghemat biaya pengeluaran.
3. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan perancangan dan implementasi yang ada adalah sebagai berikut : 1. Proses bisnis yang telah direkayasa ulang dapat membantu meningkatkan kinerja perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien, dimana proses bisnis ini dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan penyewaan barang, dan juga menambah jumlah pelanggan yang akan memesan mainan ke perusahaan. 2. Proses bisnis yang telah direkayasa ulang dapat membantu perusahaan untuk dapat mengupdate stok barang yang ada dengan cepat dan juga dapat mengetahui secara langsung stok barang yang tersedia. 3. Proses bisnis yang telah direkayasa ulang dapat membantu perusahaan untuk memberikan peringatan dini kepada bagian penyewaan bahwa masa sewa pelanggan telah habis, dimana nantinya bagian penyewaan dapat langsung menghubungi pelanggan untuk memberitahunya. 4. Proses bisnis yang telah direkayasa ulang dapat membantu Bagian Penyewaan dalam pencarian data pelanggan yang dimiliki perusahaan dengan cepat dan mudah tanpa harus melakukan pengecekan secara satu-persatu pada arsip pelanggan, dengan begitu dapat meminimalisir terjadinya kesalahan.
Daftar Pustaka Armstrong (2000). Principles Of Marketing. Edisi ke-10. United Kingdom : Pearson Education Brown, V. Carol (1999). Managing Information Technology. Edisi ke-7. New Jersey : Pearson Hall Hall, A. James (2002). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta : Salemba Empat Hansen, A. Gregory (1994). Automating Business Process Reengineering. Eaglewood Cliffs : Prentice Hall Hoffer, A. Jeffrey (2009). Modern Database Management. Edisi ke-9. New Jersey : Pearson Prentice Hall Jeston, John (2006). Business Process Management, Practical Guidelines to Successful Implementations. Oxford : Elsevier Kimmel (2002). Financial Accounting Tools for Business Decision Making. Edisi ke-6. New Jersey : John Wiley and Sons Lukas, Jonathan (2006). Jaringan Komputer. Edisi ke-1. Yogyakarta : Graha Ilmu Lyons, C. Andrew (1988). Customer Driven Supply Chains : From Glass to Open Innovation Networks. New York : Springer Malik, Jamaludin (2010). Implementasi Teknologi Barcode dalam Dunia Bisnis, Yogyakarta :Andi Yogyakarta Mathiassen, Lars (2000). Object Oriented Analysis & Design. Denmark : Marco Publishing Niswonger, Warren, Reeve, Fees (2006). Prinsip-prinsip Akuntansi. Edisi ke-19. Jakarta : Erlangga O Birne, J. A. (2001). Introduction to Information Systems. Edisi ke-8. New York : McGraw Hill Peppard, Joe (1995). The Essence of Business Process Re-Engineering. England : Prentice Hall